劉運(yùn)莉

摘 要：隨著社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位也迎來了發(fā)展的新時(shí)期，檔案管理的改革逐步被提上日程。這就要求檔案管理不僅要做好資料和文件的收集，還應(yīng)該為事業(yè)單位的規(guī)劃和發(fā)展做好指導(dǎo)。因此事業(yè)單位的檔案管理應(yīng)從管理設(shè)備、手段、產(chǎn)品，甚至管理工作者的綜合素質(zhì)等入手，以實(shí)現(xiàn)新時(shí)期下檔案管理的全面改進(jìn)，符合時(shí)代發(fā)展的潮流，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展?；诖?，本文對(duì)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問題；創(chuàng)新思路

檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展中的重要工作，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展影響重大，對(duì)社會(huì)發(fā)展的影響同樣不可忽略。事業(yè)單位必須重視檔案管理工作的開展，并且需要在工作實(shí)踐中尋求創(chuàng)新，提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，使其在現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展競爭中更加適應(yīng)。并且，加強(qiáng)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)及員工的積極貢獻(xiàn)，將檔案管理工作做好，促進(jìn)我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的繁榮與發(fā)展。

1創(chuàng)新發(fā)展檔案管理工作的重要作用

1.1促進(jìn)社會(huì)發(fā)展

隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，社會(huì)現(xiàn)代化進(jìn)程也不斷遞進(jìn)，在社會(huì)飛速發(fā)展的今天，市場經(jīng)濟(jì)促使社會(huì)不斷變革，隨之而來的巨大信息數(shù)據(jù)也成為檔案管理的重要問題，如何能夠更高效地促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行，并且通過將繁雜的社會(huì)信息進(jìn)行分類儲(chǔ)存，詳細(xì)、真實(shí)地記錄相關(guān)信息資源，通過信息數(shù)據(jù)作為社會(huì)發(fā)展前進(jìn)的理論依據(jù)，有效促進(jìn)我國社會(huì)改革的快速前行和發(fā)展。

1.2遵從科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)

檔案管理工作能夠直接影響社會(huì)發(fā)展進(jìn)程。當(dāng)前，我國正處在社會(huì)發(fā)展的不斷變革時(shí)期，科學(xué)執(zhí)行現(xiàn)代化檔案管理流程能夠有效促進(jìn)社會(huì)發(fā)展，并且有效樹立科學(xué)發(fā)展觀。通過科學(xué)發(fā)展觀的指導(dǎo)能夠提高檔案管理的水平，積極全面地進(jìn)行協(xié)調(diào)統(tǒng)一管理，促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的平衡需求。檔案管理工作是社會(huì)發(fā)展的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，應(yīng)該得到更多的關(guān)注，改變傳統(tǒng)的檔案管理思想束縛，有效改變以往工作中的檔案流失、破損等現(xiàn)象給社會(huì)發(fā)展帶來的不利影響。

2事業(yè)單位檔案管理問題

2.1缺乏對(duì)檔案管理的重視

部分事業(yè)單位在發(fā)展的過程對(duì)檔案管理方面沒有引起足夠的重視，缺乏對(duì)檔案管理相關(guān)法律的認(rèn)識(shí)。檔案管理作為國家重要的項(xiàng)目，是我國珍貴財(cái)富的重要組成部分。由于部分事業(yè)單位在長期的發(fā)展過程中對(duì)檔案管理缺乏足夠認(rèn)識(shí)，造成事業(yè)單位在運(yùn)行的過程中沒有對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，使得單位內(nèi)部各項(xiàng)工作無法正常開展，給事業(yè)單位未來發(fā)展產(chǎn)生了阻礙。

2.2檔案管理的基礎(chǔ)較為薄弱

現(xiàn)階段我國事業(yè)單位在檔案管理的基礎(chǔ)方面較為薄弱，即便部分事業(yè)單位設(shè)立了檔案管理的相關(guān)制度，但在發(fā)展的過程中事業(yè)單位的管理者并未將檔案管理放在日常工作的重要規(guī)劃中去，造成制度形同虛設(shè)[2]。與此同時(shí)，部分事業(yè)單位沒有對(duì)內(nèi)部的檔案進(jìn)行規(guī)范的管理，使內(nèi)部的諸多檔案產(chǎn)生混亂，給事業(yè)單位未來的資料整合帶來了嚴(yán)重的弊端。此外，少數(shù)事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的過程中，并未根據(jù)相關(guān)的管理制度來進(jìn)行日常管理工作的開展，給單位后期檔案整合帶來很大的麻煩。

2.3事業(yè)單位檔案管理制度不完善，缺乏對(duì)信息的有效利用

制度的完善是事業(yè)單位檔案管理的重要步驟，而很多事業(yè)單位都存在制度混亂的現(xiàn)象，甚至出現(xiàn)了朝令夕改的情況，員工在規(guī)整檔案的過程中常常會(huì)感覺到無從下手和模棱兩可。首先是事業(yè)單位制度的制定流于形式，執(zhí)行的效果較差。例如在針對(duì)一些外借資料時(shí)，管理人員按照相關(guān)的手續(xù)做好了外借的過程，卻不關(guān)注資料的歸還情況，甚至認(rèn)為資料的歸還不在自己的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)。其次是制度的制定過程沒有責(zé)任到人，缺乏激勵(lì)和懲罰，極易導(dǎo)致工作人員懶散的狀態(tài)，使得信息得不到有效的利用，例如對(duì)于比較重要的信息和資料很多員工怕?lián)?zé)任，就會(huì)你推我我推你，最終不了了之，等領(lǐng)導(dǎo)審查的時(shí)候，才會(huì)發(fā)現(xiàn)問題的重要性。最后是檔案管理制度沒有做到與時(shí)俱進(jìn)，缺乏動(dòng)態(tài)性，尤其是隨著新時(shí)期信息量和工作量的加大，需要舊制度下形式和內(nèi)容的改進(jìn)，否則員工難以在短時(shí)間內(nèi)做到對(duì)所有信息的規(guī)整，而且無法保證錯(cuò)誤率。

3事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路

3.1檔案管理理念的創(chuàng)新

認(rèn)識(shí)指導(dǎo)實(shí)踐，事業(yè)單位要想提高檔案管理的質(zhì)量首先要從理念上入手，用現(xiàn)代化的管理理念來認(rèn)識(shí)檔案信息的重要性，并在理念的指導(dǎo)下有效地開展管理工作，例如領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該從信息社會(huì)的角度出發(fā)，理解檔案內(nèi)容對(duì)于提高事業(yè)單位工作效率的作用，同時(shí)利用文化宣傳，讓每一個(gè)職員，尤其是檔案管理人員重新認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值，進(jìn)而將這種理念融合到日常工作中來。

3.2檔案管理管理方式的創(chuàng)新

管理方式是落實(shí)管理理念的載體，而事業(yè)單位在創(chuàng)新管理方式的過程中可以從以下兩點(diǎn)入手：其一，創(chuàng)新管理模式，即事業(yè)單位應(yīng)該積極引入現(xiàn)代管理理念中的責(zé)任制與監(jiān)督機(jī)制，將檔案管理的各相關(guān)業(yè)務(wù)落實(shí)到人，并通過相關(guān)的監(jiān)督機(jī)制，不斷改進(jìn)業(yè)務(wù)執(zhí)行的質(zhì)量；其二，利用信息化、數(shù)字化的管理手段將檔案進(jìn)行整理、分類、歸納，這樣不僅提高了檔案的安全性，也方便了檔案的使用和管理。

3.3加強(qiáng)員工內(nèi)部培訓(xùn)，提高員工綜合素質(zhì)

首先事業(yè)單位在進(jìn)行招聘的過程中，要做好人才選拔關(guān)，即積極引進(jìn)專業(yè)的人才，不受到編制內(nèi)的限制，一方面要求人才較高的文化水平，另一方面則要求人才過硬的專業(yè)知識(shí)，以實(shí)現(xiàn)人才為我所用。其次要建立完善的內(nèi)部競爭機(jī)制，鑒于目前很多員工都有消極怠工的現(xiàn)象存在，事業(yè)單位的檔案管理部門就可以設(shè)立末位淘汰機(jī)制，即定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核，對(duì)于每次業(yè)績都不突出的員工，實(shí)施警告、教育和開除的機(jī)制，提高其他員工的重視。最后是定期對(duì)檔案管理員工進(jìn)行培訓(xùn)。對(duì)于新員工，要做好崗前培訓(xùn)，使他們盡快熟悉工作的內(nèi)容和流程，也盡快了解哪些事情是工作過程中可以做的，哪些事情是不可以做的；對(duì)于專業(yè)素質(zhì)較差的員工，則應(yīng)該做好專業(yè)領(lǐng)域的培訓(xùn)，提高專業(yè)技能；對(duì)于消極怠工的員工，則要做工作作風(fēng)方面的培訓(xùn)，提高他們?yōu)樗撕蜕鐣?huì)服務(wù)的意識(shí)；而對(duì)于工作能力較強(qiáng)的員工，最好能根據(jù)他們自身發(fā)展的需求，提供更加多樣化的培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)人才的成長。

3.4創(chuàng)新信息化檔案管理

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，在檔案管理工作上采用先進(jìn)的信息技術(shù)可以有效提升檔案管理的效率，節(jié)省大量檔案管理的時(shí)間。所以，信息化檔案管理是檔案管理工作的發(fā)展方向。作為新時(shí)期事業(yè)單位的檔案管理人員，一定要與時(shí)俱進(jìn)，具備現(xiàn)代信息管理理念，掌握信息化檔案管理手段，能夠借助掃描儀，計(jì)算機(jī)等信息設(shè)備對(duì)文字類紙質(zhì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化，保證檔案信息的齊全和完整，避免丟失。在檔案信息資源共享上，檔案管理要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，創(chuàng)造便利的人性化的共享?xiàng)l件，推動(dòng)檔案管理的信息化職能。另外，事業(yè)單位不同于私營單位，所以，在信息設(shè)備的采購上要盡量一步到位，結(jié)合事業(yè)單位的現(xiàn)實(shí)需要，引進(jìn)符合實(shí)際情況，滿足實(shí)際需求的現(xiàn)代信息化檔案管理設(shè)備設(shè)施，可以保障檔案信息傳遞的準(zhǔn)確性和有效性。

結(jié)束語：

對(duì)于事業(yè)單位而言，檔案的合理化管理尤為重要，檔案管理是一項(xiàng)需要單位長期關(guān)注的工作。就目前而言，大多單位仍存在著管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)以及管理手段較為陳舊等這些問題，因此作為管理人士必須注重個(gè)人專業(yè)素質(zhì)的提高，作為事業(yè)單位要注重創(chuàng)新管理手段，不斷學(xué)習(xí)采用和檔案管理相關(guān)的新技術(shù)，讓管理工作實(shí)現(xiàn)科學(xué)化。

參考文獻(xiàn)：

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[2]李鳳娟，牛穎.關(guān)于事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新思路的探討[J].黑龍江史志，2015（01）.