郭香花

【摘要】公路工程檔案的完整性、系統(tǒng)性、質(zhì)量?jī)?yōu)劣，很大程度上是由從事工程檔案管理人員的素質(zhì)決定的，因此提高檔案管理人員的素質(zhì)十分重要。本文分析了檔案管理人員在普通公路檔案管理中的重要性，闡釋了普通公路工程檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)。

【關(guān)鍵詞】公路工程;檔案管理人員;素質(zhì)

隨著公路建設(shè)項(xiàng)目的迅速發(fā)展，公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料信息已成為工程建設(shè)過程和工程后期維護(hù)重要的信息資源。歸檔文件材料的真實(shí)性、完整性、可用性也不斷被重視。工程檔案質(zhì)量的好壞，將直接影響到后期的歸檔、查詢、利用、擴(kuò)建、改建等工作。從文件管理的角度來看，把控好文件的形成過程將有利于檔案后期的歸檔與利用，也能減少因文件材料不合格而造成的返工，減少檔案歸檔整理的工作量。工程檔案質(zhì)量的完整性、系統(tǒng)性，很大一部分是由從事工程建設(shè)檔案人員決定的。

一、公路工程檔案的重要性

公路工程檔案是科技檔案，存在雙重價(jià)值，即文件的原始價(jià)值和文件的從屬價(jià)值。公路工程檔案在形成過程中，其文件價(jià)值對(duì)文件的形成者在對(duì)工程質(zhì)量評(píng)定、完工后的維護(hù)管理等從事的其他工程實(shí)務(wù)都具有參考和憑證的價(jià)值。而文件的從屬價(jià)值體現(xiàn)了文件對(duì)社會(huì)的有用性，文件檔案可以給社會(huì)提供參考、借鑒等有用的情報(bào)價(jià)值。因此做好公路工程檔案管理非常重要，根據(jù)工程檔案的價(jià)值屬性我們知道在文件形成的過程中，控制好文件的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整是必要的。

二、檔案管理人員在公路工程檔案管理中的重要性

（一）檔案管理人員對(duì)前期文件收集認(rèn)識(shí)不夠，使得前期資料收集不全。公路工程建設(shè)時(shí)期比較長(zhǎng)，筆者從事的國(guó)道205線三明市區(qū)過境段普通公路工程建設(shè)項(xiàng)目，其中梅列區(qū)2012年10月31日由三明市發(fā)展和改革委員會(huì)立項(xiàng)批復(fù)，2014年3月25日下發(fā)開工令，全線2017年1月12日建成通車，項(xiàng)目檔案形成周期長(zhǎng)。故立項(xiàng)階段的資料存在前期辦人員完成資料審批工作未及時(shí)移交檔案管理部門，普通公路建設(shè)管理單位不夠重視檔案建設(shè)，無人專門收集與管理的風(fēng)險(xiǎn)，又或者公路建設(shè)涉及到多個(gè)地市的，一般立項(xiàng)審批資料只有一份原件，而同一條公路建設(shè)，由于跨區(qū)，存在不同的項(xiàng)目法人，那么對(duì)于立項(xiàng)審批資料存在其中一方或多方?jīng)]有立項(xiàng)的資料，諸如此類的情況比較多，而從事檔案管理的人員對(duì)于前期的建設(shè)程序不熟悉，或是對(duì)于工程建設(shè)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件哪些需要收集，哪些不需要收集沒有概念，及對(duì)歸檔的范圍不清楚。

（二）檔案管理人員專業(yè)知識(shí)不足，導(dǎo)致歸檔的檔案資料不符合要求。公路建設(shè)不是一兩家單位的事，其涉及到的參建單位數(shù)量眾多，各單位在工程檔案管理方面的水平也是不一致的。同一工序所用的表格不統(tǒng)一，表格使用不正確，填寫格式不一致，檔案整理五花八門等等一系列的問題。有的項(xiàng)目做的比較好，有制定統(tǒng)一的表格、填寫的規(guī)范、整理的依據(jù)等等一系列的措施，但仍然出現(xiàn)歸檔的工程檔案資料不符合要求，且很大程度上，所填寫的資料都存在抽檢頻率不足、檢測(cè)項(xiàng)目不符合規(guī)定、測(cè)量數(shù)據(jù)與檢驗(yàn)單上的數(shù)據(jù)不對(duì)應(yīng)，放樣時(shí)間晚于施工時(shí)間，施工的部位和報(bào)檢的工程部位不一致等一系列的錯(cuò)亂，使得所填寫的施工資料缺乏真實(shí)性，其原始性受到質(zhì)疑。對(duì)于資料歸檔質(zhì)量不符合要求的情況，很大一部分都是填寫資料的人員對(duì)于工程現(xiàn)場(chǎng)的不熟悉，其對(duì)于公路工程內(nèi)業(yè)資料填寫的知識(shí)不熟悉，對(duì)于檔案人員，因?yàn)槿狈こ虒I(yè)知識(shí)，故其不能在檔案的收集整理過程中發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，盲目收集整理。

（三）檔案人員責(zé)任心較差，導(dǎo)致資料缺失較大。公路工程建設(shè)周期長(zhǎng)，建設(shè)地點(diǎn)又都在偏遠(yuǎn)的地區(qū)，交通生活都相對(duì)不便利，且檔案管理人員的待遇相對(duì)較差，這導(dǎo)致了在很多項(xiàng)目上，工程建設(shè)完工后至少會(huì)換2個(gè)以上的檔案管理人員，對(duì)于他們來說，反正后期檔案整理又不是我的事，這里做煩了，就換工作，至于目前手上來的資料，只要有人交過來了，我就收，至于是否有做臺(tái)賬登記，是否有核對(duì)缺失，是否檢查收集上來的檔案資料是否符合歸檔要求一概不管。所以，一個(gè)專門負(fù)責(zé)檔案管理的人員辭職后，往往會(huì)出現(xiàn)很多交接問題，新來的檔案人員有的有經(jīng)驗(yàn)，有的沒經(jīng)驗(yàn)，但在大多數(shù)工程項(xiàng)目上新來的檔案人員是沒有經(jīng)驗(yàn)的，而前面的檔案人員在離職的時(shí)候，也不做好交接，加上前期檔案資料沒有整理，或是整理的比較混亂，對(duì)于新的檔案人員來說，一是馬上接收很難，對(duì)于什么該收集，什么不該收集不清楚，對(duì)于前期已收集上來的資料不知道是否要?dú)w檔，等等一系列的問題，將導(dǎo)致檔案在收集過程中存在越來越多的缺漏。更有甚者，有些檔案人員的職業(yè)道德較差，離職時(shí)盡將自己整理歸檔的資料帶走或是丟棄，這都將造成資料在收集過程中存在較大缺失，為后期的整理歸檔帶來諸多的不便。

三、提高檔案管理人員基本素質(zhì)的必要性

檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性、管理性和政治性的工作，檔案工作的性質(zhì)決定了檔案工作的重要地位。檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)由個(gè)體素質(zhì)和群體素質(zhì)兩個(gè)方面構(gòu)成，檔案人員的個(gè)體素質(zhì)主要體現(xiàn)為思想、道德品質(zhì)、知識(shí)、能力等方面因素。檔案人員的群體素質(zhì)主要體現(xiàn)為整體的精神風(fēng)貌和環(huán)境條件，兩者相輔相成，相互促進(jìn)。

（一）營(yíng)造良好的環(huán)境條件，完善獎(jiǎng)懲制度。環(huán)境營(yíng)造人，一個(gè)工作環(huán)境和氛圍都不是很好的項(xiàng)目，難以留住優(yōu)秀的檔案人員，相反，好的環(huán)境造就好的人，即使是初學(xué)者，在良好的學(xué)習(xí)、工作、生活環(huán)境下，也將不斷成長(zhǎng)為優(yōu)秀的人才。在公路工程建設(shè)中，先天的環(huán)境因素并非特別理想，但環(huán)境氛圍是人為創(chuàng)造的。業(yè)主管理單位一開始就要（下轉(zhuǎn)第179頁(yè)）

（上接第169頁(yè)）求監(jiān)理、施工單位建立檔案管理制度，建構(gòu)檔案框架，具體到人，責(zé)任到分管領(lǐng)導(dǎo)。國(guó)道205線三明市區(qū)過境段項(xiàng)目A2項(xiàng)目部通過建立獎(jiǎng)罰制度、培訓(xùn)制度、提高檔案人員的待遇、改善員工的生活環(huán)境等手段營(yíng)造輕松良好的工作氛圍，從各方面提高綜合檔案人員的積極性、增強(qiáng)責(zé)任感、提升個(gè)人能力、減少流動(dòng)性，期間兩名專職檔案人員在工程建設(shè)期間未更換，有效保障了檔案資料的延續(xù)性，為工程交工驗(yàn)收提供了有利的保證。

（二）注重培養(yǎng)良好的思想素質(zhì)，高尚的職業(yè)情操。注重培養(yǎng)總監(jiān)辦、項(xiàng)目部專兼職檔案人員的思想素質(zhì)和職業(yè)道德。檔案人員的職業(yè)道德是從事檔案管理工作的人員在其工作中所必須遵循的道德規(guī)范和應(yīng)當(dāng)具備的道德品質(zhì)。工程檔案工作是枯燥無味的，工地一線的工作環(huán)境條件相對(duì)較差，這一性質(zhì)決定了從事檔案管理工作的人員必須熱愛這份工作，在從事檔案工作上能盡心盡力，克服外界不良因素的影響，才能全心全意做好本職工作。為此，各項(xiàng)目合同段中標(biāo)后，建設(shè)單位就要求明確項(xiàng)目檔案人員，并通過培訓(xùn)等手段提高相關(guān)人員的思想素質(zhì)和職業(yè)情操，納入內(nèi)部考核，結(jié)合工作給與獎(jiǎng)懲，激勵(lì)工作的積極性。

（三）扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，全面的知識(shí)結(jié)構(gòu)。工程檔案屬于科技檔案，需要掌握的知識(shí)也較一般的檔案多，只有具備扎實(shí)的知識(shí)，才能在工程檔案工作中得心應(yīng)手。因此，組織各參建單位檔案人員參加省、市檔案部門組織的繼續(xù)教育培訓(xùn)，取得合格證書。工程檔案管理人員不僅要有專業(yè)的檔案知識(shí)，還需掌握與工程相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，工程管理部組織檔案人員學(xué)習(xí)工程基礎(chǔ)知識(shí)，只有通過培訓(xùn)并考核合格的人員才能從事工程檔案管理工作。在工程建設(shè)的過程中，仍定期不定期對(duì)檔案人員進(jìn)行加強(qiáng)培訓(xùn)，有了扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)和全面的知識(shí)結(jié)構(gòu)才能更好地服務(wù)于工程建設(shè)，為檔案的完成建設(shè)提供有利的條件。

（四）良好的信息素質(zhì)，較強(qiáng)的信息處理能力。工程檔案作為工程建設(shè)的重要資源，隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理工作已經(jīng)步入了信息化的時(shí)代，檔案信息化建設(shè)在工程檔案管理中的地位越來越重要，檔案工作者的信息素養(yǎng)也越來越重要，作為檔案管理從業(yè)人員，在掌握了檔案必備的知識(shí)后，更應(yīng)該掌握現(xiàn)代計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、通信等技術(shù)，善于應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)管理手段來管理檔案，做好檔案管理工作，運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理檔案，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息規(guī)范化。國(guó)道205線三明市過境段項(xiàng)目依托福州華閩通達(dá)信息技術(shù)公司開發(fā)的項(xiàng)目總控平臺(tái)軟件系統(tǒng)，將工程施工過程中所有的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行上傳，各方在軟件平臺(tái)上進(jìn)行工程檔案資料審核，業(yè)主方實(shí)現(xiàn)了對(duì)工程數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)管控的狀態(tài)，為工程檔案信息化提供了很好的平臺(tái)。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理人員是公路工程檔案建設(shè)的關(guān)鍵，加強(qiáng)檔案管理人員基本素質(zhì)建設(shè)，將有利于公路工程檔案事業(yè)的發(fā)展。提高檔案人員職業(yè)素養(yǎng)是社會(huì)發(fā)展的需要，是檔案事業(yè)發(fā)展的需要，是檔案人員自身建設(shè)的內(nèi)在需要。

【參考文獻(xiàn)】

[1]范麗娜.檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)[J].西安郵電學(xué)院學(xué)報(bào)，2009（3）.

[2]鄭雪飛，王文峰.淺談如何提高檔案管理人員的素質(zhì)[J].黑龍江史志，2010（7）.

[3]趙艷蘭.試論檔案工作者應(yīng)具備的基本素質(zhì)[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2007，17（36）.