陳柳伊

【摘要】文章通過分析海外工程檔案管理的現(xiàn)狀和特殊性，提出了一系列相應(yīng)的解決措施，旨在通過分析，研究新形勢(shì)下如何提高海外工程檔案工作的效率和完整性。

【關(guān)鍵詞】新形勢(shì);海外工程;檔案管理

伴隨我國(guó)“一帶一路”倡議的逐步深入，國(guó)內(nèi)工程企業(yè)實(shí)力不斷提升，拓展海外市場(chǎng)的能力不斷增強(qiáng)，通過成功交付實(shí)施，越來越多的海外工程項(xiàng)目打開了市場(chǎng)和知名度。項(xiàng)目增多的同時(shí)加大了海外工程檔案管理工作的難度，造成海外工程檔案管理混亂。如何在新形勢(shì)下做好海外工程檔案管理工作，促進(jìn)企業(yè)工程的順利完成，是一個(gè)值得細(xì)細(xì)研究的問題。

一、海外工程檔案管理概述

我們都知道，海外工程檔案關(guān)系重大，不僅是記錄企業(yè)在海外發(fā)展歷史的憑證，更是工程質(zhì)量和項(xiàng)目安全檢查的重要依據(jù)，企業(yè)的生存和發(fā)展離不開工程檔案，特別是電子檔案，更是對(duì)于提高企業(yè)勘察設(shè)計(jì)工作效率的提高起到積極作用。因此，保證海外工程檔案管理的質(zhì)量和利用率，是當(dāng)前企業(yè)發(fā)展過程中的重點(diǎn)工作。

二、海外工程檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題

（一）海外工程業(yè)務(wù)人員檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，人員隊(duì)伍薄弱。海外項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員對(duì)于檔案管理沒有很強(qiáng)的意識(shí)，對(duì)工程進(jìn)行過程中產(chǎn)生的文件不夠重視，或是只對(duì)業(yè)主要求的文件進(jìn)行整理，甚至存在一些技術(shù)人員不上交材料的現(xiàn)象，不注重對(duì)文件資料的整理和排放。

（二）檔案管理體系不健全。多數(shù)海外項(xiàng)目沒有完善的檔案管理體系，檔案管理工作方面的權(quán)責(zé)不明確，再加上領(lǐng)導(dǎo)的不重視，進(jìn)而出現(xiàn)沒有直接責(zé)任人負(fù)責(zé)對(duì)檔案資料進(jìn)行歸檔處理的現(xiàn)象。

（三）海外工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。根據(jù)不同國(guó)家的標(biāo)準(zhǔn)，海外工程項(xiàng)目對(duì)工程的要求也不同，依據(jù)的法律法規(guī)也不盡相同，這就使得海外工程在檔案管理工作上沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。

（四）海外工程檔案文件歸檔滯后。受到地域的限制，海外工程檔案主要存儲(chǔ)在海外辦事處或者海外項(xiàng)目部，靠相關(guān)人員回國(guó)時(shí)帶回。由于這些人員回國(guó)的次數(shù)有限，造成了檔案歸檔的不及時(shí)，因此文件歸檔滯后的現(xiàn)象普遍存在。

（五）對(duì)海外工程檔案的監(jiān)督指導(dǎo)不到位。海外工程檔案的管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案工作開展定期的檢查，使檔案規(guī)范化，但是由于地域的限制，管理人員只能通過電話、網(wǎng)絡(luò)與海外項(xiàng)目部取得聯(lián)系，很難做到實(shí)地檢查，發(fā)揮不出應(yīng)有的監(jiān)督作用，導(dǎo)致國(guó)內(nèi)的檔案管理人員只能被動(dòng)接收檔案，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案信息不完整或者不規(guī)范的現(xiàn)象。

三、新形勢(shì)下如何做好海外工程檔案工作

（一）建立完善的海外工程檔案管理體系。企業(yè)在海外的項(xiàng)目部應(yīng)當(dāng)建立一整套工程檔案管理體系，明確檔案管理工作的權(quán)責(zé)。工程檔案管理體系中，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)當(dāng)是檔案管理工作的主要負(fù)責(zé)人，明確各崗位人員的責(zé)任，細(xì)化工作分工，設(shè)立項(xiàng)目專職資料員崗位，保證海外資料及時(shí)收集、分類整理，認(rèn)真歸檔。如資料收集、檔案整理等，在各個(gè)部門設(shè)置兼任的檔案管理人員，將各類工程檔案報(bào)企業(yè)本部備案。將項(xiàng)目部經(jīng)理確定為工程檔案管理的主要責(zé)任人，是重視檔案管理工作的體現(xiàn)，而且完善的檔案管理體系，能夠極大地推動(dòng)檔案管理質(zhì)效的提高。

（二）完善海外工程檔案管理制度。制度是海外工程檔案管理的重要保障，也是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理目標(biāo)的前提。完善的海外工程檔案管理制度能夠制約不規(guī)范的工作行為，保證檔案管理工作有章可循。企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定專門的海外檔案管理辦法，規(guī)定檔案管理工作的各項(xiàng)職責(zé)和文件的歸檔范圍。同時(shí)，針對(duì)海外工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問題，企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一的檔案管理要求，以實(shí)現(xiàn)海外工程檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

（三）提高人員檔案意識(shí)及管理水平。一方面，企業(yè)應(yīng)當(dāng)為海外工程項(xiàng)目配置檔案管理人員，專門負(fù)責(zé)監(jiān)督工程運(yùn)行過程中產(chǎn)生的檔案文件，加強(qiáng)工程檔案的收集、整理和歸檔等工作，確保檔案信息的真實(shí)性和完整性。另一方面，檔案文件的形成并不只是一個(gè)部門或者崗位的工作，而是需要調(diào)動(dòng)每個(gè)員工主動(dòng)參與檔案管理的積極性，只有全體員工的檔案管理意識(shí)提高了，才能真正提高檔案管理水平。

（四）加強(qiáng)硬件軟件投入。為了滿足海外工程檔案管理的需求，企業(yè)應(yīng)當(dāng)為海外項(xiàng)目部配備專業(yè)的硬件設(shè)施，應(yīng)設(shè)置專業(yè)的符合要求的檔案庫房、安裝檔案密集架用來存放、保管檔案，同時(shí)配備各種專業(yè)的檔案管理設(shè)備，以保證海外檔案的安全和完整。項(xiàng)目部還應(yīng)當(dāng)配備一些防止檔案毀損滅失的工具。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極運(yùn)用先進(jìn)的檔案管理軟件，規(guī)范檔案管理的工作流程，增強(qiáng)檔案管理的流暢性。

（五）加大檔案監(jiān)督檢查力度。針對(duì)海外工程檔案檢查監(jiān)督不到位的情況，企業(yè)應(yīng)當(dāng)采取一切有效的措施對(duì)工程檔案實(shí)行實(shí)地檢查，只有實(shí)地檢查，才能及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目和檔案管理中存在的問題并加以解決，確保檔案資料的質(zhì)量。同時(shí)海外項(xiàng)目部應(yīng)該積極創(chuàng)造良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，保證海外項(xiàng)目檔案信息順利的錄入網(wǎng)絡(luò)，并通過系統(tǒng)進(jìn)行查詢和管理。

四、結(jié)語

總而言之，要想做好海外工程檔案工作，就必須完善相關(guān)的制度，健全檔案管理體系，并促進(jìn)海外工程檔案的信息平臺(tái)建設(shè)，同時(shí)加強(qiáng)檔案的監(jiān)督檢查，以做到權(quán)責(zé)明確，進(jìn)而為企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)提供堅(jiān)實(shí)的保障。

【參考文獻(xiàn)】

[1]張連枝.論海外項(xiàng)目檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（13）.