周慧俐

【摘要】在當(dāng)前形勢(shì)背景下，實(shí)現(xiàn)檔案資料管理信息化已經(jīng)成為不可阻擋之勢(shì)，這是檔案資料管理的必然發(fā)展趨勢(shì)。

【關(guān)鍵詞】檔案資料管理信息化 發(fā)展趨勢(shì) 策略

鑒于檔案管理工作對(duì)于我們各項(xiàng)工作開(kāi)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，使得檔案工作一直以來(lái)都是社會(huì)關(guān)注的重點(diǎn)。由此可見(jiàn)，做好檔案資料管理工作意義重大。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到社會(huì)領(lǐng)域的各個(gè)角落，傳統(tǒng)的檔案資料管理方式已經(jīng)明顯落后于時(shí)代發(fā)展的步伐。在當(dāng)前形勢(shì)背景下，實(shí)現(xiàn)檔案資料管理信息化已經(jīng)成為不可阻擋之勢(shì)，這是檔案資料管理的必然發(fā)展趨勢(shì)。

一、檔案資料管理信息化的涵義

檔案資料能反映一個(gè)單位的歷史全貌，實(shí)現(xiàn)檔案資料管理信息化是時(shí)代賦予檔案管理部門(mén)的新使命。顧名思義，檔案資料管理信息化就是通過(guò)檔案信息資源的電子化和檔案信息管理過(guò)程的網(wǎng)絡(luò)化，經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)加工和處理后，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的優(yōu)化配置和有效應(yīng)用，最后實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享共用，幫助單位提高工作質(zhì)量與效率。很顯然，實(shí)現(xiàn)檔案資料管理信息化對(duì)單位發(fā)展大有裨益。一方面，這是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然需要，21 世紀(jì)是信息技術(shù)時(shí)代，實(shí)現(xiàn)檔案資料管理信息化，是單位保持與時(shí)俱進(jìn)的最好證明。另一方面，這是保護(hù)傳統(tǒng)檔案的必然要求。一些傳統(tǒng)、珍貴的檔案資料由于年代久遠(yuǎn)，發(fā)生自然老化或人為損害的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化和電子化，可以保護(hù)檔案原件，使其壽命不斷延長(zhǎng)，降低原件受損的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案資料管理信息化還能節(jié)省單位的存儲(chǔ)空間，減輕管理人員的工作負(fù)擔(dān)。由此可見(jiàn)，實(shí)現(xiàn)檔案資料管理信息化勢(shì)在必行、刻不容緩。

二、檔案資料管理信息化存在的問(wèn)題

雖然檔案資料管理信息化具有至關(guān)重要的作用，但由于種種原因所限，檔案資料管理信息化進(jìn)程并不盡如人意，存在一系列不容忽視的問(wèn)題。

（一）信息資源建設(shè)存在“重開(kāi)發(fā)、輕利用”的問(wèn)題。一些檔案部門(mén)為了所謂的“面子工程”，一味強(qiáng)調(diào)檔案館館藏?cái)?shù)字化的數(shù)量，沒(méi)有對(duì)館藏資源進(jìn)行充分分析就盲目實(shí)施信息化工作。一方面，造成了檔案館人力物力資源的浪費(fèi)，分散了工作人員的精力。另一方面，這些大量的信息數(shù)據(jù)產(chǎn)生了不必要的存儲(chǔ)壓力，導(dǎo)致基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的負(fù)擔(dān)大為增加。

（二）開(kāi)發(fā)檔案信息資源存在“表層化”之嫌。不少檔案部門(mén)在開(kāi)發(fā)檔案信息資源時(shí)過(guò)于“表面化”，僅僅停留在目錄錄入和數(shù)字化掃描方面。很顯然，如果開(kāi)發(fā)工作只是滿足于改變檔案資料的存儲(chǔ)方式，而不是探索信息利用方式的轉(zhuǎn)變，那么檔案資料管理信息化很可能就成了“擺設(shè)”，沒(méi)有絲毫價(jià)值可言。

（三）信息資源開(kāi)發(fā)沒(méi)有形成統(tǒng)一體系。如今，很多檔案部門(mén)已經(jīng)開(kāi)發(fā)了大量的目錄信息資源，但是沒(méi)有實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)互通，沒(méi)有將相關(guān)資源實(shí)現(xiàn)共享。由于各館的信息資源無(wú)法滿足跨平臺(tái)、跨系統(tǒng)的信息化應(yīng)用需求，所以導(dǎo)致信息資源出現(xiàn)各自為政、無(wú)法共享的現(xiàn)象，這不利于檔案信息的價(jià)值發(fā)揮。再加上檔案資料的機(jī)密性，更是加劇了這種現(xiàn)象的出現(xiàn)。

三、促進(jìn)檔案資料管理信息化的策略

實(shí)現(xiàn)檔案資料管理信息化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要從多個(gè)方面入手，具體而言，要做到以下幾點(diǎn)基本工作：

（一）牢固樹(shù)立信息化管理意識(shí)。思想影響行動(dòng)。21 世紀(jì)是一個(gè)全新的時(shí)代，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到社會(huì)領(lǐng)域的各個(gè)角落。各行各業(yè)都要看到信息技術(shù)給自己帶來(lái)的影響，檔案部門(mén)亦要如此。誠(chéng)然，在新時(shí)期背景下，檔案資料管理工作發(fā)生了前所未有的變化，檔案資料管理人員要保持與時(shí)俱進(jìn)的眼光，改變傳統(tǒng)的管理思想，樹(shù)立信息化管理意識(shí)，這樣才會(huì)在實(shí)際工作中積極落實(shí)信息化目標(biāo)。

（二）配置專(zhuān)業(yè)、統(tǒng)一的軟硬件設(shè)備。如今，不少單位各自為政，采用的信息化手段和設(shè)備沒(méi)有協(xié)調(diào)性，從而導(dǎo)致很多數(shù)據(jù)不兼容，為實(shí)現(xiàn)檔案資料管理信息化設(shè)置了人為障礙。由此一來(lái)，單位應(yīng)該配置專(zhuān)業(yè)、統(tǒng)一的數(shù)字化設(shè)備和檔案管理系統(tǒng)，要實(shí)現(xiàn)字符自動(dòng)識(shí)別、自動(dòng)編目和檢索、自動(dòng)轉(zhuǎn)化、自動(dòng)上載、自動(dòng)存儲(chǔ)、自動(dòng)標(biāo)引等。只有使用專(zhuān)業(yè)統(tǒng)一的電腦設(shè)備，才能為檔案資料管理信息化提供必要保證。

（三）規(guī)范信息化管理機(jī)制。在檔案資料管理機(jī)構(gòu)中，所有的檔案信息都存在著統(tǒng)一的邏輯關(guān)系，將它們錄入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)后就會(huì)成為數(shù)據(jù)字段與運(yùn)行程序之間、數(shù)據(jù)庫(kù)與數(shù)據(jù)庫(kù)之間彼此依賴(lài)的邏輯關(guān)系，以此構(gòu)成計(jì)算機(jī)檔案資料管理信息化的重要依據(jù)。在這種情況下，規(guī)范管理機(jī)制、統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)就成了必須解決的問(wèn)題，這樣可以為應(yīng)用檔案信息提供方便。否則，要是各單位的檔案部門(mén)沒(méi)有遵循統(tǒng)一制度，不按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)去處理檔案信息，就會(huì)導(dǎo)致檔案網(wǎng)絡(luò)資料無(wú)法暢通，無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源共享的目的。

（四）拓寬檔案資料信息化的服務(wù)對(duì)象。毫無(wú)疑問(wèn)，檔案資料實(shí)現(xiàn)信息化的主要目的就是最大程度地滿足社會(huì)對(duì)檔案信息的需求。然而從目前來(lái)看，我國(guó)在確定檔案信息服務(wù)對(duì)象時(shí)，比較重視為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和決策者服務(wù)，在一定程度上忽視了基層和大眾的需求，另外，采取的服務(wù)方式稍顯落后，服務(wù)理念相對(duì)保守。有鑒于此，檔案資料管理信息化要努力拓展服務(wù)對(duì)象，為信息找到合適的使用者，同時(shí)也為社會(huì)大眾找到所需要的檔案信息提供方便。

（五）提高管理人員的綜合素質(zhì)。一方面，要提高檔案資料管理人員的事業(yè)心和責(zé)任心，促使他們?cè)趰徫簧蟿?chuàng)造不平凡的業(yè)績(jī)。另一方面，要對(duì)檔案資料管理人員加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，促使他們熟知計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，了解電子文件的基本特征，掌握電子檔案管理的全部流程，以此從容有余地開(kāi)展檔案信息化管理工作。檔案部門(mén)可以邀請(qǐng)專(zhuān)家為管理人員開(kāi)設(shè)講座，為他們介紹最前沿的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，還要促使管理工作人員多交流、多溝通，查缺補(bǔ)漏，一起進(jìn)步。也可以安排專(zhuān)職檔案干部為工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，接受他們的業(yè)務(wù)咨詢(xún)，竭力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和專(zhuān)業(yè)水平。

四、結(jié)束語(yǔ)

在信息技術(shù)時(shí)代背景下，實(shí)現(xiàn)檔案資料管理信息化已是重要趨勢(shì)。單位的檔案部門(mén)要正視這股時(shí)代潮流，采取多種措施積極落實(shí)信息化進(jìn)程，這樣才能讓檔案信息發(fā)揮應(yīng)有的作用和價(jià)值。同時(shí)，面對(duì)信息化進(jìn)程中存在的種種問(wèn)題，檔案部門(mén)要利用各種手段予以解決，這樣才能讓檔案資料信息化進(jìn)程走上正軌，緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐。

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