李娟

摘要：在事業(yè)單位檔案管理中，檔案管理信息化建設(shè)成為檔案工作中的重點(diǎn)，檔案管理模式打破了以往的事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理方式，利用網(wǎng)絡(luò)簡(jiǎn)化了檔案的管理流程，突破了時(shí)間、地域的限制，極大程度地提高了檔案管理的工作效率。根據(jù)事業(yè)單位的特點(diǎn)，檔案管理人員要認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)模式的弊端及檔案信息化建設(shè)的必然性和必要性，不斷提升檔案管理信息化創(chuàng)新意識(shí)，培養(yǎng)接受新事物的能力和水平，打破傳統(tǒng)的慣性思維模式，改進(jìn)工作方式、方法，提升檔案管理工作質(zhì)、效。信息化快速發(fā)展的大背景下，檔案管理信息化已是大勢(shì)所趨，機(jī)關(guān)、事業(yè)單位都已開啟了檔案管理的信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：檔案;信息安全管理;信息化

一、健全法制防御

（一）填補(bǔ)檔案信息安全管理專門性法律空白，實(shí)現(xiàn)有法可依

國(guó)外檔案管理發(fā)展歷程及環(huán)境充分表明，完善的法律、法規(guī)是檔案信息安全管理體系運(yùn)行和發(fā)展的有效保障，我國(guó)雖然出臺(tái)了《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等檔案工作統(tǒng)領(lǐng)性法律，但關(guān)于檔案信息安全管理的專項(xiàng)法律、法規(guī)仍然未出臺(tái)。當(dāng)前社會(huì)發(fā)展需求及政務(wù)公開制度的落實(shí)推動(dòng)了檔案的開放及利用，同時(shí)也對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息安全管理提出了更高的要求，因此國(guó)家立法機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)高度重視檔案信息安全管理專門性法律法規(guī)的制定、出臺(tái)，并且對(duì)檔案信息安全管理的覆蓋范圍、方式方法、人員管理、設(shè)備要求、軟件配備、權(quán)利義務(wù)、監(jiān)管制約等做出明確要求及說明，為檔案信息安全管理的科學(xué)化、規(guī)范化、法治化、制度化建設(shè)提供法律依據(jù)。

（二）制定完善執(zhí)行度高的制度、規(guī)范，實(shí)現(xiàn)有章可循

檔案工作法律為檔案工作提供了總的要求，相關(guān)規(guī)章、制度作為法律的重要補(bǔ)充不可或缺，當(dāng)前我國(guó)檔案部門及各單位檔案工作開展及管理的制度依據(jù)主要有《機(jī)關(guān)檔案工作條例》，涉及檔案信息化管理的主要有《電子公文歸檔暫行管理辦法》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、《電子檔案移交與接收辦法》等，涉及檔案信息安全管理的專門性規(guī)章制度也是空白。

二、強(qiáng)化管理防護(hù)

（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，建立完善健全的組織管理體系

信息安全日益受到關(guān)注，但部分事業(yè)單位檔案信息安全管理工作仍存在多口頭重視，輕實(shí)地落實(shí)情況。提高事業(yè)單位檔案信息安全管理工作實(shí)效，需建立健全組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，成立檔案信息安全管理的專門管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)綜合協(xié)調(diào)和指導(dǎo)落實(shí)，并要求各級(jí)事業(yè)單位將檔案信息安全管理納入檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)范疇，及時(shí)研究解決實(shí)際問題;加大資金投入，將機(jī)房、計(jì)算機(jī)、防護(hù)軟件等基礎(chǔ)設(shè)施的配備及維護(hù)費(fèi)用納入年度預(yù)算，切實(shí)保障檔案信息安全管理工作經(jīng)費(fèi);將檔案信息安全管理工作情況納入事業(yè)單位及領(lǐng)導(dǎo)班子及全體工作人員年度考核體系，明確職責(zé)，失職必究，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息安全工作職責(zé)全覆蓋。

（二）健全檔案形成、歸檔、保管、使用等管理制度

歸檔是檔案整理的重要環(huán)節(jié)之一，這一過程的規(guī)范程度對(duì)檔案的完整性及有效性有關(guān)鍵性的影響，檔案收集部門對(duì)檔案收集時(shí)間、范疇、方式，都應(yīng)形成規(guī)范的制度，作出明確的說明，其中檔案信息的完整性不僅僅是內(nèi)容的完整，還包含目錄、附件和相關(guān)描述及說明。

（三）堅(jiān)持預(yù)防為主工作原則，完善檔案安全管理機(jī)制

隨著檔案信息化進(jìn)程的加快，檔案的數(shù)量不斷增加，使用率不斷提升，檔案的管理風(fēng)險(xiǎn)也不斷加強(qiáng)。

三、加強(qiáng)硬件等基礎(chǔ)設(shè)施防護(hù)

（一）及時(shí)更新自然界非確定因素防護(hù)設(shè)備

預(yù)防水、火、潮、蛀是檔案管理的四個(gè)基礎(chǔ)問題，當(dāng)前檔案信息化載體的變化發(fā)展，溫度、光照、雷電、磁場(chǎng)、有害氣體、環(huán)境質(zhì)量等自然界非確定因素成為影響信息存儲(chǔ)的重要方面，對(duì)檔案存儲(chǔ)硬件設(shè)備的破壞或使用壽命的降低，將直接影響檔案信息安全。

一是制定并執(zhí)行嚴(yán)格的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)論證庫(kù)房、機(jī)房等的選址，選擇地理位置、氣象條件優(yōu)越、地質(zhì)環(huán)境穩(wěn)定，溫濕度適宜及符合檔案法法規(guī)中關(guān)于庫(kù)房選址的要求。二是優(yōu)化資源配置，配齊防火、防潮、避雷設(shè)備，完善防盜措施，同時(shí)應(yīng)注意庫(kù)房外部綠化率的提升，植被將有效凈化空氣、阻擋、吸附灰塵，防風(fēng)防沙，杜絕有害氣體侵蝕，延長(zhǎng)檔案存儲(chǔ)壽命。三是針對(duì)不同載體特性，科學(xué)保存檔案，信息化的檔案的主要載體光盤、硬盤、U 盤等要注意外部環(huán)境和自身特殊屬性，恒溫、恒濕儲(chǔ)存，遠(yuǎn)離磁場(chǎng)。四是落實(shí)定期排查制度，對(duì)檔案信息材料存儲(chǔ)狀態(tài)及設(shè)施設(shè)備功效及時(shí)排查，隨時(shí)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，及時(shí)處理發(fā)現(xiàn)問題。

（二）配齊硬件設(shè)施設(shè)備

軟硬件設(shè)施設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的重要載體，軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是實(shí)現(xiàn)檔案信息安全管理的基礎(chǔ)和前提。質(zhì)量過硬、運(yùn)行順暢的硬件設(shè)備，可以大大減少因硬件設(shè)施設(shè)備故障帶來的損失。

1.硬件方面：外部安全防御設(shè)備包含門禁、專用防盜存儲(chǔ)柜，溫度計(jì)、濕度計(jì)、空調(diào)、防磁防火柜、滅火器材，紅外線監(jiān)控、視頻監(jiān)控等安全要求設(shè)施設(shè)備。其中，滅火器材方面應(yīng)當(dāng)配齊工作人員防護(hù)裝備，如防毒面罩，滅火毯等，有利于檔案安全管理工作人員自身的防護(hù)，也便于及時(shí)對(duì)于珍貴檔案材料的搶救;紅外線監(jiān)控多在非工作時(shí)間發(fā)揮作用，需關(guān)聯(lián)安保部門第一時(shí)間做出反應(yīng)。當(dāng)前安全防御設(shè)施設(shè)備不斷更新升級(jí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)將新設(shè)備應(yīng)用于檔案安全管理領(lǐng)域。

2.內(nèi)部運(yùn)行設(shè)備包含電腦、打印機(jī)、掃描儀、相機(jī)、錄音設(shè)備、音視頻制作等信息錄入、輸出、運(yùn)轉(zhuǎn)等基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。由專人負(fù)責(zé)定期檢查部分設(shè)備的運(yùn)行情況、可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，并做好相關(guān)記錄，電源或者易出現(xiàn)故障部件應(yīng)儲(chǔ)備應(yīng)急件。檔案信息存儲(chǔ)設(shè)備與信息的安全管理與存儲(chǔ)介質(zhì)的特性息息相關(guān)，選擇合適的存儲(chǔ)介質(zhì)也是實(shí)現(xiàn)安全管理的重要環(huán)節(jié)。當(dāng)前檔案信息化的實(shí)現(xiàn)多以掃描件、照片、視頻資料、音頻資料為主，除系統(tǒng)存儲(chǔ)外多采用 CD、DVD 等光盤刻錄技術(shù)。光盤攜帶輕便、存取速度較快，成本低廉且易保存，但與硬盤相比存儲(chǔ)速率、穩(wěn)定性、儲(chǔ)存量都有不足。因此在工作實(shí)際中，可根據(jù)存儲(chǔ)信息的不同要求來選擇存儲(chǔ)設(shè)備，特別珍貴的信息應(yīng)選擇穩(wěn)定性強(qiáng)的專用存儲(chǔ)設(shè)備，或者轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)材料儲(chǔ)存;需長(zhǎng)期保存且品質(zhì)要求較高的選擇硬件等穩(wěn)定性較強(qiáng)的存儲(chǔ)設(shè)備;存儲(chǔ)周期短且存取速度要求不高的可選擇價(jià)格低廉的一次性或可擦除光盤。

（三）嚴(yán)格篩選軟硬件設(shè)備供應(yīng)、維護(hù)服務(wù)商

當(dāng)前，各類軟硬件品牌種類繁多，競(jìng)爭(zhēng)激烈，且品質(zhì)參差不齊，而國(guó)家又未及時(shí)出臺(tái)全國(guó)統(tǒng)一且詳細(xì)可行的實(shí)施意見，即使有政府采購(gòu)商范圍也往往是針對(duì)性不強(qiáng)，這就造成多數(shù)事業(yè)單位在軟硬件選擇上缺乏規(guī)范參照標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)施設(shè)備的選擇與工作需求不符合，出現(xiàn)“大材小用”或者“小材大用”問題。同時(shí)隨著國(guó)內(nèi)外合作的全方位開展，洋品牌發(fā)展深入中國(guó)，且部分洋品牌采取中外合資方式不斷提高市場(chǎng)占有率，國(guó)外設(shè)施設(shè)備的引進(jìn)也給檔案信息安全管理帶來了風(fēng)險(xiǎn)。因此硬件設(shè)備的采購(gòu)、維護(hù)、銷毀落實(shí)政府定點(diǎn)采購(gòu)，硬件的鋪設(shè)要采取嚴(yán)格的電磁屏障措施，嚴(yán)防不明人員非法搭接線路;選取安全系數(shù)高、技術(shù)水平過硬的服務(wù)商，其中重要涉密設(shè)備實(shí)行軟件系統(tǒng)升級(jí)、硬件設(shè)備維修、銷毀上報(bào)記錄制度，要在專門工作人員陪同監(jiān)督下維護(hù)升級(jí)、銷毀，并與相關(guān)服務(wù)人員簽署安全協(xié)議。

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