曲曼榮

摘要：檔案管理作為發(fā)展過程中的重要工作之一，對(duì)于長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展具有極為重要的影響。在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的推動(dòng)下，對(duì)于檔案管理工作重視的程度也日益提高。必須積極的進(jìn)行傳統(tǒng)檔案管理工作理念和模式的改革與創(chuàng)新，才能在促進(jìn)檔案管理工作水平和效率穩(wěn)步提升的同時(shí)為長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè);思考;探討

1、信息化檔案管理工作的重要性

1.1檔案在高校發(fā)展和建設(shè)中發(fā)揮著極大的作用

對(duì)于以往傳統(tǒng)的檔案管理來說，主要圍繞手工操作方式來進(jìn)行，這樣極容易損壞和丟失紙質(zhì)檔案資料，影響到檔案材料的完整性，不利于學(xué)校管理工作的順利進(jìn)行?；谛畔⒒瘯r(shí)代的發(fā)展，檔案管理實(shí)現(xiàn)了向電子文檔的順利轉(zhuǎn)變，在這信息化的影響下，不僅不會(huì)影響到紙質(zhì)檔案材料查詢、閱讀和保存，還提高了檔案材料的安全性，將檔案的作用更充分的發(fā)揮了出來。

1.2 有利于提高檔案管理工作效率

在高校規(guī)模不斷擴(kuò)張的影響下，大大豐富了檔案內(nèi)容，其數(shù)量越來越多，進(jìn)一步擴(kuò)張了服務(wù)范圍，如果借助手工操作方法，加強(qiáng)檔案管理，極容易導(dǎo)致問題的出現(xiàn)，比如檔案編號(hào)、保存的合理性等等，而且借助手工操作方法極容易導(dǎo)致檢索效率出現(xiàn)滯后現(xiàn)象。通過應(yīng)用信息化管理，可以有效處理好上述問題，將檔案資源的應(yīng)用效率提升上來，不斷提高檔案使用的便利性，進(jìn)而促使信息資源共享目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2、檔案管理工作存在的問題

2.1檔案的內(nèi)容缺乏真實(shí)性

假如檔案中記錄的內(nèi)容不全面或者真實(shí)性不足的話，那么檔案管理工作也就失去了其原本的意義。雖然檔案中記錄的相關(guān)信息都是與自身發(fā)展密切相關(guān)的信息。但是，由于的檔案數(shù)據(jù)在搜集、整理的過程中，采取的都是自下而上的傳遞方法，由最底層一級(jí)級(jí)的上傳至檔案管理部門，而在信息傳遞的過程中，很多工作人員為了節(jié)省信息傳遞的時(shí)間，就會(huì)出現(xiàn)信息記錄內(nèi)容失真或者內(nèi)容準(zhǔn)確性不足的現(xiàn)象，而導(dǎo)致檔案管理工作無法發(fā)揮出其應(yīng)有的管理價(jià)值和作用。

2.2管理工作缺乏規(guī)范性

傳統(tǒng)的以人工方式為主的檔案管理方式，由于受到時(shí)間、空間等因素的限制，導(dǎo)致檔案管理人員在獲取數(shù)據(jù)的過程中經(jīng)常出現(xiàn)數(shù)據(jù)不全面、不及時(shí)或者不具體等各方面的問題，再加上傳統(tǒng)檔案管理工作缺乏解決具體問題的有效措施，所以影響了檔案管理工作效率和水平的提升。檔案管理部門因?yàn)楹雎粤藱n案收集與整理的工作，而在檔案收集的過程中只是簡(jiǎn)單的填寫相關(guān)的內(nèi)容，這種現(xiàn)象的存在不僅對(duì)檔案內(nèi)容的全面性產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響，而且增加了后期檔案查閱和使用的難度。另外，很多在檔案管理工作過程中因?yàn)闄n案管理制度不完善，導(dǎo)致后期檔案管理工作出現(xiàn)了嚴(yán)重的問題。

2.3缺乏信息化檔案管理技術(shù)

檔案信息化的不斷滲透以及推廣之中，在當(dāng)前已然成為了一項(xiàng)趨勢(shì)以及主流，但是，仍舊有很多對(duì)于檔案信息化沒有重視的情況，檔案信息化技術(shù)也就應(yīng)用的不是很到位，而采用傳統(tǒng)的人工檔案管理方式。正是因?yàn)闄n案管理工作缺乏了信息化技術(shù)的支持，所以不僅增加了檔案數(shù)據(jù)信息遺漏現(xiàn)象發(fā)生的幾率，浪費(fèi)了檔案記錄的時(shí)間，而且不利于檔案數(shù)據(jù)信息的保存，嚴(yán)重影響了檔案管理工作效率與質(zhì)量的提升。

3、強(qiáng)化檔案管理工作的策略

3.1提高數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和完整性

數(shù)據(jù)資料的收集和整理是確保檔案管理工作順利開展的基礎(chǔ)。由于數(shù)據(jù)資料的收集和整理不僅需要檔案管理人員必須深入到基礎(chǔ)進(jìn)行調(diào)查和研究，而且還應(yīng)合理的分類和整理搜集到的數(shù)據(jù)信息。因此，現(xiàn)代在開展檔案管理工作的過程中，必須充分的重視資料收集和整理的工作，以此保證數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性，同時(shí)還可以為后期檔案的查閱以及檔案的使用提供方便。

3.2制定完善的檔案管理工作制度

在開展檔案管理工作的過程中，必須制定完善的檔案管理制度，要求檔案管理工作人員嚴(yán)格的按照相關(guān)制度開展檔案管理工作，才能實(shí)現(xiàn)推動(dòng)檔案管理工作有序發(fā)展的目的。首先，檔案管理部門必須加強(qiáng)與其他部門之間相互交流與溝通的力度，才能確保檔案管理工作順利進(jìn)行的同時(shí)，保證員工檔案的管理意識(shí)有效提升，同時(shí)為檔案管理工作的有效持續(xù)展開夯實(shí)基礎(chǔ)。其次，作為管理人員，對(duì)于檔案的重要性一定要正確的認(rèn)識(shí)，唯有如此才能更好的從頂層開始，進(jìn)行檔案信息化管理建設(shè)的進(jìn)程，為檔案管理工作營(yíng)造良好的氛圍。

3.3提升信息化檔案管理水平

信息化檔案管理制度的建設(shè)成為當(dāng)前檔案管理的發(fā)展整體態(tài)勢(shì)，因此應(yīng)當(dāng)緊隨信息技術(shù)的發(fā)展腳步，將信息技術(shù)的自身優(yōu)勢(shì)有效發(fā)揮，建立完善的檔案管理工作制度，促進(jìn)檔案管理工作效率和質(zhì)量的穩(wěn)步提升。

a加大信息化檔案管理體系建設(shè)投入的力度

現(xiàn)代在建設(shè)信息化檔案管理體系的過程中，應(yīng)該強(qiáng)化硬件設(shè)施的建設(shè)，不斷投入人力資源、物力資源以及財(cái)力資源等多種資源，這樣才能更好的滿足現(xiàn)代化的信息化檔案建設(shè)，為檔案管理的有效開展夯實(shí)基礎(chǔ)。

b現(xiàn)代化檔案管理人才隊(duì)伍引進(jìn)和培養(yǎng)力度的加強(qiáng)

通過對(duì)當(dāng)前各級(jí)檔案管理工作人員的學(xué)歷分析后發(fā)現(xiàn)，我國(guó)大多數(shù)的檔案管理工作都存在著專業(yè)檔案管理畢業(yè)人才少的問題。所以，為了滿足信息化檔案管理工作的要求，必須在根據(jù)自身發(fā)展的要求，加大現(xiàn)代化檔案管理人才隊(duì)伍培養(yǎng)的力度。以此更好的滿足當(dāng)前信息化以及現(xiàn)代化的需求。

c保密意識(shí)的增強(qiáng)。在構(gòu)建信息化檔案管理體系的過程中，必須根據(jù)信息技術(shù)發(fā)展的特點(diǎn)，有效構(gòu)建安全保障系統(tǒng)，這就需要檔案管理人員要有一個(gè)端正的安全管理理念，才能確保檔案管理的安全有序進(jìn)行。

3.4加強(qiáng)專業(yè)人才培養(yǎng)建設(shè)

對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)來說，明確提出了對(duì)專業(yè)人才的需求，所以高校必須注重專業(yè)人才的培養(yǎng)建設(shè)，爭(zhēng)取與新時(shí)代的發(fā)展需求相一致。首先，要加強(qiáng)人才引進(jìn)，踐行高素質(zhì)綜合型專業(yè)人才培養(yǎng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，將檔案管理人才隊(duì)伍范圍拓展開來。其次，要加強(qiáng)教育培訓(xùn)機(jī)制的構(gòu)建，將教育培訓(xùn)落實(shí)到位，將檔案管理人員的專業(yè)水平提升上來。最后，要注重檔案管理人員專業(yè)化建設(shè)，如果檔案管理人員非本專業(yè)出身，必須要將專業(yè)教育培訓(xùn)的作用充分發(fā)揮出來，并加強(qiáng)激勵(lì)考核機(jī)制的構(gòu)建，定期評(píng)價(jià)和考核檔案管理人員，并與職務(wù)晉升等聯(lián)系在一起，做到獎(jiǎng)懲分明，充分調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員的工作熱情。

4、總論

在高校檔案管理工作中，加強(qiáng)信息化建設(shè)勢(shì)在必行，可以不斷提高高校檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息資源的高效利用和整合，為高校各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行提供切實(shí)可行的依據(jù)，將高校檔案管理的信息化建設(shè)的實(shí)施效能充分發(fā)揮出來。

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（作者單位：威海職業(yè)學(xué)院）