坎卓

摘要：21世紀(jì)被稱為“信息時(shí)代’，信息的價(jià)值被無限放大，成為一種十分重要的資源。在這種情況下，檔案管理工作的重要性就格外突出。而傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足新時(shí)代的需要，如何應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代給高校檔案管理工作帶來的挑戰(zhàn)，成為檔案管理從業(yè)者需要面對(duì)的首要問題。筆者將在本文中針對(duì)這一問題提出的自己看法與見解，以供各位同行參考。

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理;大數(shù)據(jù);信息化

隨著第三次科技革命的進(jìn)行，信息技術(shù)悄無聲息地融入每個(gè)人的生活，改變著社會(huì)的方方面面。在這種潛移默化的影響催生了信息的爆炸式增長(zhǎng)。面對(duì)這種變化，檔案管理理念及管理方式也需要隨之變革。而在高校中，要想準(zhǔn)確收集、管理學(xué)生的信息，更需要利用大數(shù)據(jù)來提升高校學(xué)生檔案的管理水平。

一、什么是檔案管理

檔案管理亦稱檔案工作，是檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。其主要工作內(nèi)容包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究、檔案提供利用。

而在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作將發(fā)生顯著變化，傳統(tǒng)的檔案管理方式會(huì)逐漸被淘汰，基于云儲(chǔ)存、云計(jì)算、云服務(wù)等技術(shù)的新型檔案管理模式將會(huì)得到越來越多的運(yùn)用。此外，檔案管理工作的內(nèi)容也將進(jìn)一步延伸拓展，不再是單純的管理與維護(hù)，數(shù)據(jù)分析職能將成為檔案管理工作的重要組成部分。

二、為什么要將大數(shù)據(jù)引入檔案管理主作中

（一）高校檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需要

高校檔案管理工作，是高校管理工作不可或缺的一部分。相較于其他機(jī)構(gòu)的檔案管理部門，高校檔案管理工作的內(nèi)容更為龐雜，程序更為繁瑣，包括每年大量入學(xué)新生檔案的收集與整理、畢業(yè)生檔案的完善與派發(fā)、期末學(xué)生成績(jī)的收錄與分析等工作，其重要性不言而喻。此外，隨著時(shí)代的發(fā)展，我國教育也在不斷改革，素質(zhì)教育得到了越來越多的人的認(rèn)可，這就使高校學(xué)生檔案管理范圍不斷擴(kuò)大，不僅包括傳統(tǒng)的學(xué)習(xí)成績(jī)、政治表現(xiàn)，還吸納了學(xué)生的日常表現(xiàn)、科研能力等新內(nèi)容。而傳統(tǒng)的檔案管理方式無法有效收集這些信息，因此必須將大數(shù)據(jù)與高校檔案管理工作相結(jié)合。

（二）大數(shù)據(jù)在檔案管理方面的具有十分明顯的優(yōu)勢(shì)

相較于傳統(tǒng)的檔案管理方式，大數(shù)據(jù)在以下兩個(gè)方面有著十分明顯的優(yōu)勢(shì)。首先，便捷高效。目前，大部分高校的學(xué)生檔案仍以紙質(zhì)化為主，這管理方式難以適應(yīng)信息時(shí)代的需求，庫房資源阻礙了學(xué)生檔案管理工作的發(fā)展。而在日常工作中，其需要耗費(fèi)大量的人力物力資源，而且效率低下，而在大數(shù)據(jù)模式下，學(xué)生的全部信息都被納入數(shù)據(jù)庫中，提取、查詢檔案只需要輸入指令便可完成，方便高效，極大地節(jié)省了時(shí)間。

其次，大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)分析功能對(duì)于當(dāng)前高校管理工作的優(yōu)化十分重要。在大數(shù)據(jù)的幫助下，能夠全面地分析和整合學(xué)生的個(gè)人信息，比如全面收集學(xué)生在校期間的個(gè)人信息，包括性格愛好、學(xué)習(xí)成績(jī)、出勤情況、課堂表現(xiàn)、政治思想、心理狀況、寢室表現(xiàn)等。將這些信息綜合整理，出具相關(guān)報(bào)告，這樣，不僅能為獎(jiǎng)學(xué)金等的評(píng)選提供客觀的依據(jù)，還能夠幫助學(xué)生進(jìn)行職業(yè)規(guī)劃，確定未來發(fā)展方向。

三、在大數(shù)據(jù)時(shí)代如何做好檔案管理

（一）制定基于大數(shù)據(jù)技術(shù)下的檔案管理工作規(guī)范

大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)信息的全面性、真實(shí)性有著極高的要求，只有確保各項(xiàng)信息準(zhǔn)確無誤，才能最大限度地發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的功效。但部分信息涉及到學(xué)生的個(gè)人隱私，如果不對(duì)檔案管理工作進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，很容易導(dǎo)致學(xué)生個(gè)人信息的泄露，不利于學(xué)生隱私的保護(hù)。因此，制定基于大數(shù)據(jù)技術(shù)下的檔案管理規(guī)范，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作者的教育和管理很有必要。

（二）同專業(yè)的大數(shù)據(jù)開發(fā)公司進(jìn)行合作

對(duì)于大多數(shù)高校而言，獨(dú)立收集學(xué)生信息、購買服務(wù)器、搭建數(shù)據(jù)庫、建設(shè)數(shù)據(jù)管理與分析系統(tǒng)是一項(xiàng)非常困難的工作，有很多技術(shù)難點(diǎn)無法突破，且其運(yùn)行維護(hù)成本太高，不利于這一技術(shù)的長(zhǎng)期應(yīng)用與推廣。這就要求高校同相關(guān)大數(shù)據(jù)開發(fā)公司進(jìn)行合作，將數(shù)據(jù)庫的搭建與維護(hù)、數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)的建設(shè)與管理工作承包給大數(shù)據(jù)開發(fā)公司，自己負(fù)責(zé)學(xué)生信息的收集與完善。這樣不僅降低了成本，而且確保了學(xué)生信息的安全以及數(shù)據(jù)分析報(bào)告的專業(yè)性，可謂一舉多得。

（三）構(gòu)建數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理可視化

大數(shù)據(jù)時(shí)代，要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的有效利用，就要必須構(gòu)建數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，確保學(xué)生檔案管理可視化，同時(shí)還要向?qū)W生提供其個(gè)人信息分析報(bào)告，允許學(xué)生自由查閱相關(guān)信息，并對(duì)其中不符合實(shí)際情況的部分及時(shí)進(jìn)行修改。這樣不僅能確保信息的準(zhǔn)確性，還能最大限度地發(fā)揮這一技術(shù)的作用。

“路漫漫其修遠(yuǎn)兮，吾將上下而求索”，就目前的情況來看，大數(shù)據(jù)在高校檔案管理中的應(yīng)用還有很長(zhǎng)的路要走，這注定是一條充滿荊棘和坎坷的道路，需要我們?nèi)w從業(yè)者共同努力，依托大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)，制定合理的檔案管理工作規(guī)范，不斷改善檔案信息管理的方法和策略，提升檔案管理水平。

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