于燕

【摘要】在現(xiàn)代檔案管理中有效應用計算機技術，對于保證檔案信息的完整性和時效性有很大的幫助，而且還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的資源共享;在現(xiàn)代檔案管理中通過計算機技術創(chuàng)建數(shù)據(jù)終端，并規(guī)范相應的數(shù)據(jù)庫管理，這對于保障檔案信息的安全性有很大幫助。通過計算機技術對檔案進行管理的過程中，要不斷完善相應的管理制度，不僅要提高檔案信息管理的安全意識，同時還要提高管理人員的綜合素質(zhì)，這樣才才能確保檔案信息的準確性和安全性，從而為企業(yè)經(jīng)濟效益的快速發(fā)展帶來更多有效的支持。

【關鍵詞】數(shù)字檔案;現(xiàn)代檔案管理;注意的問題

一、檔案數(shù)字化對于現(xiàn)代檔案管理的作用

（一）檔案數(shù)字化讓現(xiàn)代檔案管理實現(xiàn)了資源共享。通過計算機技術建立一個存儲量大而且信息量十分廣泛的數(shù)據(jù)庫，能夠有效為檔案管理工作提供更加廣闊的空間?，F(xiàn)代檔案管理工作的目的就是通過對早期信息進行整理和利用，從而為日后的信息查詢和制定決策等提供相應的依據(jù)和借鑒。更好更快地為用戶提供利用。由于傳統(tǒng)的信息儲存方式主要依賴于紙質(zhì)信息存儲，所以其存儲量非常小，存儲空間巨大，而且使用極不方便，很難滿足檔案信息的利用要求，也無法有效實現(xiàn)資源共享，因此在這種需求下，通過數(shù)字檔案技術建立現(xiàn)代檔案管理數(shù)據(jù)庫，不僅能快速實現(xiàn)資源共享，而且還能有效延長儲存時間，增加儲存的容量和范圍，這不僅對檔案管理人員的工作帶來了極大的便利，同時也更加全面滿足了員工的實際需求。

（二）數(shù)字檔案的應用使現(xiàn)代檔案管理工作更加便捷。在信息化技術不斷發(fā)展的過程中，網(wǎng)絡已經(jīng)成為學習溝通的重要載體，在現(xiàn)代檔案管理中，其實用性有突出的表現(xiàn)，通過網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫能夠?qū)崿F(xiàn)資源快速搜索和查找，相關人員登錄網(wǎng)站進入系統(tǒng)后，可以隨時隨地滿足對檔案查詢的需求，這不僅使檔案管理人員的工作效率得到了很大的提升，同時也有效節(jié)省了人力、物力和財力的投入。數(shù)字檔案技術可以讓檔案管理人員從復雜繁瑣的工作中脫離出來，能夠快速、大量保存相應信息，在查詢過程中也能夠按照設定的程序，根據(jù)相關的關鍵詞或者代碼等形式輕松的實現(xiàn)搜索和查看，因此有效減少了檔案管理人員的工作量，提高了檔案管理的工作效率。這些信息的獲取需要檔案人員前期檔案的收集、整理、編目等基礎數(shù)據(jù)的錄入和文檔的掃描工作。

二、數(shù)字檔案在現(xiàn)代檔案管理工作中的具體應用

把計算機技術應用于檔案管理中，首先需要把相關的資料和數(shù)據(jù)進行有效的整合，建立相應的數(shù)據(jù)庫。在實際使用的過程中，要不斷對相應的資料進行整合和實時更新，通過不斷改進來逐步完善數(shù)據(jù)庫的相關內(nèi)容，通過數(shù)據(jù)庫的建立滿足相關單位對檔案管理的實際需求。此外需要特別注意的是，建立數(shù)據(jù)庫時一定要根據(jù)本單位具體的實際情況和實際需求來完成，不能盲目模仿或毫無依據(jù)地建立，因此在建立數(shù)據(jù)庫時一定要根據(jù)需求，合理建立數(shù)據(jù)欄以及數(shù)據(jù)的檢索條目等，這樣才能方便相關人員查詢和檢索，此外，在對數(shù)據(jù)和資料進行添加和更新時也會更加便捷。基于以上的需求，在建立本單位的數(shù)據(jù)庫時，要有專業(yè)的技術人員做好軟件的研發(fā)和設計，這樣才能為后期的工作提供更多幫助。目前我單位已經(jīng)全面實行實體檔案與電子檔案同步的原則。

三、數(shù)字檔案技術應用于現(xiàn)代檔案管理中需要注意的問題

（一）建立健全相關管理制度。利用數(shù)字化檔案技術對現(xiàn)代檔案進行管理的過程中，一定要建立健全相關的檔案信息管理制度，通過在原有制度的基礎上不斷改進和完善，從而使相應的管理制度更加科學合理，這不僅能夠有效確保管理的規(guī)范性，同時對于檔案管理工作的長遠發(fā)展也有很大好處。檔案管理制度涉及收集和歸檔制度以及利用和保管制度等，在收集檔案信息的時候，一定要確保信息的及時性和完整性，此外在其它的管理環(huán)節(jié)，還要對相關的檔案信息進行及時的補充和更新，確保檔案信息的安全性和準確性，把相關的管理制度切實應用于實際的工作當中。

（二）提高安全意識，保障檔案信息安全。在對檔案信息進行管理的過程中，一定要確保信息的安全性，尤其是一些重要的文件和資料，要嚴格界定檔案信息的保密級別，通過計算機技術的加密功能，來對數(shù)據(jù)庫中不同的數(shù)據(jù)進行分級別的加密設置。此外，還要安裝殺毒軟件，為相應的檔案管理系統(tǒng)設置入侵檢測以及漏洞的掃描和防火墻，通過實時的監(jiān)控來隨時掌握系統(tǒng)的安全，一旦發(fā)現(xiàn)問題要及時采取相應的措施，并做出相應的彌補方案，這樣才能保證整個檔案管理系統(tǒng)的安全運行。

四、結論

數(shù)字檔案技術在現(xiàn)代檔案管理中的應用已經(jīng)成為趨勢，這不僅有效的提高了檔案管理工作的效率，充分節(jié)省了相關人力和財力的投入，同時對于檔案管理工作的長遠發(fā)展也提供了有效的支持。所以，我們需要不斷探索和研究在檔案管理中，計算機技術如何更好地發(fā)揮其作用，并且不斷創(chuàng)新和完善相關的解決方案，為促進檔案管理工作的現(xiàn)代化作出更多的貢獻，為企業(yè)的經(jīng)營目標和利潤做好強有力的保障。

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