謝芳

摘要：數(shù)字檔案是人類的寶貴財富，它在經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展中起著越來越重要的作用。由于數(shù)字檔案的載體材料脆弱，附加設(shè)備眾多，技術(shù)成分復(fù)雜，影響因素廣泛，這就使得它的安全保護(hù)比紙質(zhì)檔案的安全保護(hù)還要重要和困難得多。本文從數(shù)字檔案安全保護(hù)的視角出發(fā)，對損壞數(shù)字檔案的因素進(jìn)行了分析，對相關(guān)的防治對策提出了建議。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案；損壞；因素；分析；對策

數(shù)字檔案是人類的寶貴財富，它在經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展中起著越來越重要的作用。數(shù)字檔案依賴于計算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，它可以不受時空限制，但其不安全性已成為制約其發(fā)展的最大障礙。由于數(shù)字檔案的載體材料脆弱，附加設(shè)備眾多，技術(shù)成分復(fù)雜，影響因素廣泛，這就使得它的安全保護(hù)比紙質(zhì)檔案的安全保護(hù)還要重要和困難得多。

1 數(shù)字檔案實(shí)施中存在的問題

1.1存儲載體的影響 現(xiàn)有的數(shù)字檔案一般都存儲在磁性材料或兼有光學(xué)、電學(xué)性質(zhì)材料制成的載體之中，如磁盤、光盤等。以光盤為例，光盤的盤基一般由金屬（如銅、鋁等）或石英、或高分子聚合物等材料制成，其中金屬常被氧化銹蝕，石英較易踤裂，高分子材料容易老化。而它的記錄材料一般由碲、硒、鍺等金屬、高分子聚合物氣泡型材料以及相變晶體材料制成，它們具有被氧化銹蝕、易老化踤裂、易疲勞失效等缺點(diǎn)。磁盤有可能因存放太久、磁道受損而不能正確讀取內(nèi)存數(shù)據(jù)。所以，光盤、磁盤的使用壽命是有限的。存儲載體的"脆弱性"會導(dǎo)致各種安全風(fēng)險[1]。

1.2硬件故障的影響 數(shù)字檔案為達(dá)到公眾查詢利用和實(shí)現(xiàn)資源共享的目的，就必須借助于計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)，為此必須購置檔案數(shù)字化輸入設(shè)備（如平板A3掃描儀、大幅面掃描儀等）、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備（如計算機(jī)、大型高速交換機(jī)等）、存儲設(shè)備（如計算機(jī)硬盤、SAN存儲器等），還要配置輸出設(shè)備（如視頻輸出設(shè)備、大幅面彩色噴墨打印機(jī)等）、保密設(shè)備（如脫機(jī)存儲設(shè)備）等。如此龐大的設(shè)備體系無論哪一個出了故障，都會造成數(shù)字檔案的使用受阻或損毀。如離線存儲載體需要相應(yīng)的驅(qū)動器來對數(shù)據(jù)進(jìn)行存取，一旦脫離驅(qū)動器就不能檢測到數(shù)字能否正確讀寫了。RAID磁盤陣列為一種在線的熱備份存儲，它也有一定的安全風(fēng)險。此外，磁帶庫、磁盤庫、虛擬磁帶庫等，還不能防止黑客和病毒入侵，一旦出現(xiàn)黑客和病毒入侵以及人為的誤操作，都有可能毀掉主機(jī)及存儲的數(shù)據(jù)，都不能保障數(shù)字檔案的絕對安全[2]。

1.3軟件故障的影響 操作系統(tǒng)故障、應(yīng)用軟件故障、驅(qū)動程序故障等都屬軟件故障，也會對正在生成的數(shù)據(jù)造成大的影響。

1.4人為因素的影響 人為誤操作如對磁盤誤格式化、誤分區(qū)、誤刪除等都會造成對存儲數(shù)據(jù)的損壞。如果是人為破壞，如對磁盤消磁、用Winhex軟件將數(shù)據(jù)完全填充，數(shù)據(jù)將完全損壞，而且不能恢復(fù)。

1.5自然因素的影響 如果遭到地震、火災(zāi)、水災(zāi)、泥石流、化工品爆炸等自然災(zāi)害的不可抗拒力的影響，必然會使數(shù)字檔案造成毀滅性的打擊。此外，戰(zhàn)爭、恐怖襲擊等，則使所有數(shù)字檔案的設(shè)備和數(shù)據(jù)頃刻化為烏有。

2 我院開展數(shù)字化檔案的實(shí)踐與做法

2006年國家組織部門明確指出：要充分利用現(xiàn)代技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案管理方式，加快電子檔案的建設(shè)，完善干部檔案管理系統(tǒng)和干部信息管理系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。我院于2015年開展干部人事檔案專項(xiàng)審查工作，為了加強(qiáng)數(shù)字化檔案建設(shè)工作，我們將檔案案卷與電子信息化管理結(jié)合在一起，兩手抓兩手硬，取得了一定的效果。

2.1建立與維護(hù)數(shù)字檔案信息化管理系統(tǒng)，從嚴(yán)加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)。按照市委組織部統(tǒng)一要求，抓緊熟悉政策，迅速行動起來。建立與維護(hù)檔案專審工作電子信息系統(tǒng)，印發(fā)《關(guān)于采集報送干部電子信息的通知》，按照干部人事檔案專項(xiàng)審核工作要求，規(guī)范報送口徑，明確統(tǒng)一要求，保證干部檔案真實(shí)性。嚴(yán)格落實(shí)《黨政領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任用工作條例》、《干部檔案工作條例》等有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)肅對待個人檔案，嚴(yán)禁干部檔案弄虛作假。重視檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，堅持標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)把入口，選配政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)好的黨員干部從事干部人事檔案工作。我院按照"千卷1人"的要求，配足配強(qiáng)檔案工作力量，并保持相對穩(wěn)定性。

2.2建立干部電子信息庫，創(chuàng)新數(shù)字化檔案建設(shè)工作。我院在職職工1800人，干部電子信息采集的工作量大，維護(hù)信息政策業(yè)務(wù)性強(qiáng)、要求很高，但我們克服困難、創(chuàng)新工作。在加強(qiáng)人事檔案與技術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)工作時，我院將干部檔案中的個人資質(zhì)、證件以及相關(guān)的成果、榮譽(yù)等凡能通過案卷反映出來的內(nèi)容，除加強(qiáng)紙質(zhì)材料的接收、借查閱、轉(zhuǎn)遞、保管等環(huán)節(jié)外，還創(chuàng)新檔案管理的方法與手段，將他們拍照、制作成PPT、建立個人電子檔案儲存，并做好電子信息庫的后期維護(hù)工作。待實(shí)施電子檔案管理成熟后，整理、歸納并儲存在光盤內(nèi)，定期進(jìn)行光盤備份，定期對計算機(jī)殺毒，不斷研究數(shù)據(jù)恢復(fù)的新技術(shù)。

2.3不斷排查數(shù)字化檔案管理故障與問題，嚴(yán)格落實(shí)檔案工作責(zé)任制。檔案專職人員加強(qiáng)數(shù)字化、信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，定期做好數(shù)字化檔案故障排查工作。檔案管理部門與信息科、網(wǎng)絡(luò)中心等部門做好聯(lián)動，不斷解決數(shù)字化檔案工作中反映出來的故障與問題。加強(qiáng)與紀(jì)檢監(jiān)察、衛(wèi)計委、人社、教育等部門的協(xié)調(diào)聯(lián)系，共同研究解決干部檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)和突出問題。不斷創(chuàng)新干部檔案管理的方法和手段，積極推進(jìn)干部檔案數(shù)字化，不斷提高管檔工作水平。

3 討論

數(shù)字檔案損壞的防治對策，就內(nèi)容、形式、技術(shù)、方法與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案損壞的防治相比，會有很大的不同，但傳統(tǒng)的"以防為主、防治結(jié)合"的指導(dǎo)思想，在現(xiàn)代依然是正確和有效的。因?yàn)闊o論是紙質(zhì)的檔案還是數(shù)字化的檔案，保護(hù)的核心部分都是存儲載體，只是數(shù)字檔案附加了許多設(shè)備而已。所以，"以防為主"，就要不斷研究存儲載體的質(zhì)量問題，使其壽命更長，運(yùn)用時間更久。比如，古時的圣旨就是封建帝王下達(dá)的文書命令及封贈有功官員或賜給爵位名號的誥命或敕命，當(dāng)屬珍貴的史實(shí)檔案[3]，它所用的紙質(zhì)是很有考究的。而在今天，就要不斷研究改進(jìn)數(shù)字檔案的存儲載體，盡量提高它的存取速度、使用時間，最大限度地延長檔案的壽命，確保檔案的安全。

3.1加強(qiáng)制度管理 建立和健全數(shù)字檔案館（室）的規(guī)章制度，是檔案科學(xué)管理的依據(jù)。要制定科學(xué)的規(guī)章制度，明確管理規(guī)范。通過精細(xì)化的管理使檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作和利用者服務(wù)實(shí)現(xiàn)科學(xué)化，實(shí)現(xiàn)管理環(huán)節(jié)和程序向更精準(zhǔn)的方向發(fā)展。

3.2做好預(yù)算管理 編制好經(jīng)費(fèi)預(yù)算是檔案工作精細(xì)化管理的第一步。有計劃合理地分配經(jīng)費(fèi)，特別是數(shù)字化檔案開通后，通過對數(shù)據(jù)庫資源的多方了解及性價比比較，選擇適合本單位適用的數(shù)據(jù)庫。對檔案信息設(shè)備及其他辦公用品的購置做出相應(yīng)的預(yù)算，并對下一年數(shù)據(jù)庫的購置、調(diào)整、維護(hù)等工作做到統(tǒng)籌兼顧、輕重緩急，力求創(chuàng)造更多的價值和效益。

3.3 探討數(shù)字檔案損壞的各個因素，根據(jù)實(shí)際情況采取相應(yīng)對策，真正做到"防范于未然"。"防治結(jié)合"就是要采取行動，保證數(shù)字檔案有合適的溫度、濕度、避光、防污染條件，還要考慮數(shù)字檔案保護(hù)的一些特殊要求。如庫房對電力、空調(diào)、地面防靜電的要求，器具上防磁、防光、防污染的要求等。"防"字在這里的一個特別意義就是防止數(shù)據(jù)丟失，所以定期要進(jìn)行光盤、磁盤的離線備份（冷備份），或使用RAID磁盤陣列和應(yīng)用軟件進(jìn)行雙機(jī)備份（熱備份）[4]。而"治"字在這里的一個特別意義就是指數(shù)據(jù)的恢復(fù)。所以要定期對計算機(jī)殺毒，不斷研究數(shù)據(jù)恢復(fù)的新技術(shù)。

3.4盡快制定通用的數(shù)字檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn) 改革開放以來，我國的現(xiàn)代化建設(shè)、國民經(jīng)濟(jì)和社會各部門的建設(shè)等都得到了很快的發(fā)展和進(jìn)步。作為與現(xiàn)代化建設(shè)和社會各項(xiàng)事業(yè)協(xié)同發(fā)展的檔案事業(yè)，目前我國尚無統(tǒng)一的、通用的的數(shù)字檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，這需要盡快制定。依法治國，依規(guī)辦事，數(shù)字檔案的安全問題才能有根本保證。

3.5著力解決好制約檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的瓶頸問題 隨著計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式也遇到了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。與發(fā)達(dá)國家相比，我國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)還存在著滯后性。從我國檔案事業(yè)發(fā)展來看，檔案事業(yè)的主體-檔案館（室），存在著館（室）藏結(jié)構(gòu)單一、檔案內(nèi)容信息匱乏與社會對檔案信息無多少需求之間的矛盾，量大質(zhì)次的檔案收藏量過多給檔案庫房保管造成的壓力的問題等，這些都是制約檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的瓶頸問題。因此，如果不運(yùn)用先進(jìn)的科技設(shè)備和技術(shù)手段采取有效措施，借鑒國外同行或者國內(nèi)其他部門的模式和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行現(xiàn)代化管理，實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展，就可能造成檔案事業(yè)全面滯后于社會的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]彭遠(yuǎn)明.試論數(shù)字遺產(chǎn)的保護(hù)與管理策略[J].檔案學(xué)研究，2007（2）：56-59.

[2]唐躍進(jìn).數(shù)字檔案災(zāi)難防治研究[J].檔案學(xué)通訊，2014（3）：12-14.

[3]李福君.試論明代誥敕文書[J].檔案學(xué)通訊，2007（3）：92-95.

[4]王改性.數(shù)據(jù)存儲備份與災(zāi)難恢復(fù)[M].北京：電子工業(yè)出版社，2009：126.

編輯/蔡睿琳