胡春麗

[摘 要]信息化已經(jīng)成為全球共同的路徑選擇，成為世界各國(guó)的發(fā)展戰(zhàn)略，成為各行各業(yè)的建設(shè)重點(diǎn)。檔案信息化是國(guó)家信息化、地區(qū)信息化、行業(yè)信息化和機(jī)構(gòu)信息化的重要組成部分，也是當(dāng)代檔案學(xué)理論和實(shí)踐的核心任務(wù)。

[關(guān)鍵詞]數(shù)字檔案；信息資源；建設(shè)

一、數(shù)字檔案信息資源的含義

（一）信息資源的含義。信息資源的含義，雖然國(guó)內(nèi)外的學(xué)者都具有不同的爭(zhēng)議。但是，在眾多觀點(diǎn)中，其中具有代表性的有兩種種：（1）狹義信息資源，認(rèn)為信息資源是文獻(xiàn)資源或者數(shù)據(jù)資源以及各種媒介和形式的信息集合；（2）廣義信息資源，認(rèn)為信息資源是信息活動(dòng)中各種要素的集合總稱(chēng)，不僅包括信息本身，而且還具有設(shè)備和技術(shù)以及相關(guān)的工作人員等各種資源組成。

（二）檔案信息資源的含義。檔案信息資源是整個(gè)信息資源當(dāng)中作為重要的一個(gè)部分。傳統(tǒng)檔案信息資源均是由紙張作為主要的載體，利用文字的記述方式作為主要儲(chǔ)存對(duì)象，其主要來(lái)源是生活中人們直接產(chǎn)生或者形成的各種紙質(zhì)文件資料。但是，這種檔案信息檔案對(duì)于具體的物理載體和物理過(guò)程以及空間位置有著較強(qiáng)的依賴(lài)性。

（三）數(shù)字檔案信息資源的含義。數(shù)字檔案信息具有層次豐富和種類(lèi)多等特點(diǎn)，本文所講的數(shù)字檔案信息是可以有效的通過(guò)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行成功傳遞。數(shù)字信息資源可以統(tǒng)稱(chēng)為電子資源，數(shù)字檔案信息資源主要是利用電子作為載體進(jìn)而達(dá)到對(duì)文獻(xiàn)資料進(jìn)行儲(chǔ)存的目的，同計(jì)算機(jī)操作對(duì)其進(jìn)行記錄和傳輸以及儲(chǔ)存利用等。當(dāng)然，數(shù)字檔案信息也存在著一定的依賴(lài)性，主要是針對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理的依賴(lài)。

二、數(shù)字檔案信息資源的特點(diǎn)

（一）存儲(chǔ)介質(zhì)的高密度性。數(shù)字檔案資源可以將過(guò)去傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效地融合在一起，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)對(duì)其進(jìn)行全面的制作，利用光盤(pán)和磁帶以及硬盤(pán)作為載體進(jìn)行儲(chǔ)存，與紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存量相比較有了很大的提高。通常我們使用的普通只讀光盤(pán)的儲(chǔ)存容量大概是3.4億文字，然而，一張密度較高的只讀光盤(pán)的儲(chǔ)存量更是一個(gè)驚人的數(shù)字，將一個(gè)紙質(zhì)的檔案館里面所有的文獻(xiàn)資料全部?jī)?chǔ)存在幾張光盤(pán)當(dāng)中已不在是幻想。

（二）傳播方式的快捷性。數(shù)字檔案的傳播媒介主要是利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行同步傳輸，與傳統(tǒng)的傳輸速度相比較是一個(gè)質(zhì)的飛躍，而且對(duì)于信息內(nèi)容的傳輸量也在很大程度上遠(yuǎn)遠(yuǎn)的超越了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在正常的速度下只需要一分鐘左右的時(shí)間就可以從網(wǎng)絡(luò)上下載一篇幾千字的文字資料。

（三）信息資源檢索的智能化?？茖W(xué)技術(shù)不斷高速發(fā)展的今天，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在社會(huì)中已經(jīng)具有了空前的發(fā)展，在辦公自動(dòng)化環(huán)境中電子文件，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)轉(zhuǎn)變成電子檔案。利用電子掃描和漢字識(shí)別系統(tǒng)也可以對(duì)過(guò)去傳統(tǒng)的紙張檔案進(jìn)行有效的處理，將其成功的轉(zhuǎn)換成今天人們更加方便索取的電子檔案。信息檢索從對(duì)精心設(shè)計(jì)的短記錄查找，逐漸的發(fā)展成為在大量館藏中對(duì)每一個(gè)信息的全文查找。數(shù)字檔案的檢索不僅采用了高度規(guī)范的檢索語(yǔ)言，而且還將先進(jìn)的智能技術(shù)運(yùn)用其中，利用自然語(yǔ)言作為檢索語(yǔ)言對(duì)全網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行概念性搜索。自然語(yǔ)言有著非常多的特點(diǎn)，如查找準(zhǔn)確率高和通用性好以及方便實(shí)現(xiàn)自動(dòng)標(biāo)引等。

（四）信息資源的共享性。信息資源能夠同時(shí)滿足多個(gè)用戶的使用稱(chēng)之為數(shù)字信息資源共享。也就在一定范圍之內(nèi)有效的將檔案機(jī)構(gòu)成功的融入到一個(gè)有組織的網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，各個(gè)檔案機(jī)構(gòu)之間按照互補(bǔ)余缺的原則進(jìn)行有效的互相協(xié)調(diào)和共享檔案資源活動(dòng)。對(duì)于信息資源的利用方面，使用者之間并不存在相互的制約性，也就是說(shuō)多個(gè)用戶可以在統(tǒng)一時(shí)間共同的對(duì)同一個(gè)信息資源進(jìn)行有效的利用，而不會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的影響。

三、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

（一）基藏?cái)?shù)據(jù)庫(kù)。檔案館和檔案信息中心以及文件中心所收集的檔案文獻(xiàn)，通常都汲取于文件的形成單位。在檔案的管理階段其主要還是作為原單位的服務(wù)對(duì)象，隨著檔案逐漸向檔案館進(jìn)行移交，那么，檔案的服務(wù)對(duì)象就相應(yīng)的發(fā)生的改變和拓展，導(dǎo)致對(duì)于檔案信息的利用和服務(wù)的重點(diǎn)發(fā)生轉(zhuǎn)變。完整以及經(jīng)過(guò)系統(tǒng)化條理化的檔案，對(duì)于立檔單位的歷史能夠有效的進(jìn)行再現(xiàn)和查閱真實(shí)的記錄信息。那么，建立基藏?cái)?shù)據(jù)庫(kù)就顯得極其有必要，因?yàn)閾?jù)藏?cái)?shù)據(jù)庫(kù)能夠有效的反映出檔案館藏的真實(shí)情況，能夠?qū)⒃仍谖锢頎顟B(tài)下的實(shí)體檔案在師資環(huán)境中得以全面再現(xiàn)，有效的實(shí)現(xiàn)了檔案信息的優(yōu)化管理?；?cái)?shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，能夠充分的發(fā)揮出氣主要特性，不但能夠滿足日常管理和服務(wù)的需要，而且還能夠?yàn)閲?guó)家積累數(shù)字檔案信息資源，為檔案信息的集成服務(wù)做好基礎(chǔ)。

（二）基本素材數(shù)據(jù)庫(kù)。人們?cè)谌粘５纳钌a(chǎn)過(guò)程中的原始記錄生成了檔案，是同一個(gè)單位部門(mén)以及一個(gè)國(guó)家歷史的真實(shí)寫(xiě)照。想要更好的滿足一個(gè)國(guó)家和社會(huì)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)利用必須要做好基本素材數(shù)據(jù)庫(kù)的建立。所以，基礎(chǔ)素材數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)具有非常重要的積極意義。基礎(chǔ)素材數(shù)據(jù)庫(kù)的成功建設(shè)，還是需要以本地區(qū)和部門(mén)之前所形成的檔案信息作為基礎(chǔ)內(nèi)容，將數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的基礎(chǔ)性和數(shù)據(jù)利用的長(zhǎng)期性進(jìn)行充分的發(fā)揮，能夠全面的以及集中的反映立檔部門(mén)的基本情況。

（三）特色數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案是立檔單位形成的，其中有很多資料都是單一形式記載存在，所記錄單位和部門(mén)的檔案信息內(nèi)容都是獨(dú)一無(wú)二的，檔案記錄信息所反映的部門(mén)和單位的情況也均是各不相同。數(shù)據(jù)庫(kù)特色化建設(shè)，不僅是數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的發(fā)展方向，而且也是信息產(chǎn)業(yè)面向縱向發(fā)展的趨勢(shì)。特色數(shù)據(jù)庫(kù)的建立就是要服務(wù)與社會(huì)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)，對(duì)立檔單位的特色進(jìn)行有效的突破，突出其獨(dú)有性。建立特色數(shù)據(jù)庫(kù)，需要與立檔單位的實(shí)際情況進(jìn)行緊密的相互結(jié)合在一起，對(duì)于歷史能夠真實(shí)的記錄和真實(shí)的反映，對(duì)于檔案的真實(shí)性需要格外的重視。在建設(shè)的過(guò)程中需要將已有的館藏檔案信息資源作為主要依托，將檔案信息部門(mén)的服務(wù)功能進(jìn)行充分的發(fā)揮，全面體現(xiàn)出檔案信息服務(wù)的特色和優(yōu)勢(shì)。

總之，對(duì)于數(shù)字信息資源的建設(shè)，還需要全面加快檔案信息資源管理專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)，充分發(fā)揮人的積極性和創(chuàng)造性。檔案能否在信息服務(wù)中發(fā)揮作用，關(guān)鍵在于檔案工作者掌握知識(shí)和技能的水平。

參考文獻(xiàn)：

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