黃劍錚

摘 要：隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，信息化技術發(fā)展日漸成熟、大數(shù)據(jù)應用日趨廣泛。目前，學校的后勤部門目前對信息技術的應用比較滯后，尤其是學校內(nèi)部采購一直依賴于采購人員的主觀判斷和經(jīng)驗采購。本文正是基于這種背景，闡述了大數(shù)據(jù)的特征和作用、采購應用大數(shù)據(jù)的必要性、大數(shù)據(jù)環(huán)境下采購應對策略，旨在完善學校內(nèi)部采購機制。

關鍵詞：大數(shù)據(jù);學校內(nèi)部采購;采購機制

一、大數(shù)據(jù)的特征和作用

大數(shù)據(jù)主要是指在可承受的時間范圍內(nèi)用常規(guī)軟件工具進行不斷捕捉、管理和處理的數(shù)據(jù)集合。目前，大數(shù)據(jù)主要包括四大特征：具有容量較大的特征――數(shù)量較多的數(shù)目的集合;具有類型多樣的特征――在收集的數(shù)據(jù)里其種類較多，紛繁復雜;具有高效性特征――捕捉數(shù)據(jù)和處理數(shù)據(jù)具有高效性;具有便捷性特征――通過一系列的數(shù)據(jù)收集與處理，及時有效獲得信息，進行科學決策。大數(shù)據(jù)帶來的積極作用主要體現(xiàn)三個方面：大數(shù)據(jù)有利于信息高效的收集與處理，提高管理層決策的科學性;大數(shù)據(jù)技術可以有效甄別風險，提高組織內(nèi)部的有序性與安全性;大數(shù)據(jù)技術可以有效進行組織內(nèi)部的資源整合，實現(xiàn)資源的高效利用。

二、采購應用大數(shù)據(jù)的必要性

學校內(nèi)部采購是指政府采購規(guī)定范圍外的采購，具有范圍廣、種類雜、數(shù)量多、價格低廉等特點。學校內(nèi)部采購受到學校教育教學活動的直接影響，之前都是由采購經(jīng)辦人憑借自身的主觀經(jīng)驗購買或者臨時應急性購買，缺乏一定的科學性和指導性。因此，通過引進大數(shù)據(jù)，可以對學校內(nèi)部采購進行實時監(jiān)控分析，通過大數(shù)據(jù)分析，可以提高采購的有效性、合理性，最終提高學校資金使用績效，因此學校內(nèi)部采購采用大數(shù)據(jù)的很有必要性。

1.物料需求實現(xiàn)動態(tài)獲取，避免資源浪費

在傳統(tǒng)的學校內(nèi)部采購中，一般是由學校后勤部門結(jié)合歷年教育教學部門使用資源情況以及資源庫存量，憑借主觀經(jīng)驗判斷學校內(nèi)各類資源的需求情況，在學期初進行相應的采購。這種購買方式往往缺乏科學性、判斷較為主觀，不能夠準確判斷學校內(nèi)的實際資源情況，容易造成資源庫存積壓。如果采用信息化管理，學校后勤部門就能夠通過實時采集的數(shù)據(jù)準確判斷各類資源的使用情況和庫存量，從而對各類資源進行合理采購，避免了一些資源短缺或者資源使用較少導致積壓的情況發(fā)生。

2.有效節(jié)約人力成本，提高工作效率

在傳統(tǒng)的學校內(nèi)部采購環(huán)節(jié)中，往往是學校內(nèi)的采購人員進行資源信息收集，而學校內(nèi)部采購的種類繁雜并且數(shù)量較多，容易人為造成采購差錯，而且在這種采購方式下采購人員的工作量較大且效率低下。采用信息化管理后引入大數(shù)據(jù)分析技術，可以有效提高采購人員信息收集與分析的效率，通過對數(shù)據(jù)處理分析，采購人員可以實時獲得學校內(nèi)部短缺的資源，進而制定相應的采購計劃，有效節(jié)約人力成本，提高了采購人員的工作效率。

3.實現(xiàn)個性化采購，提高滿意度

在學校內(nèi)部采購中，運用大數(shù)據(jù)分析處理技術可以對學校資源進行合理分類，對需求進行分析，智能化判斷學校內(nèi)部的資源短缺或者資源利用率不夠的現(xiàn)象，出具詳細的數(shù)據(jù)報告。通過報告可以詳細得知哪些資源是利用效率最高的，哪些資源是沒有利用的，哪些資源為重點采購資源，進而對資源的采購進行個性化制定，在采購清單中加以標注，以便形成采購人員的詳細采購清單。通過數(shù)據(jù)分析與處理，可以提高資源采購的精準度與效率，降低人為疏漏，實現(xiàn)對資源的需求數(shù)據(jù)更加便捷、準確地獲取，最終實現(xiàn)高效采購與管理。

4.提高監(jiān)督與管理水平，高效利用資源

由于大數(shù)據(jù)技術可對學校內(nèi)部資源的使用情況和庫存量進行實時監(jiān)督，因此后勤部門可以對學校資源的采購、使用、報廢等信息進行準確記錄。通過記錄可以避免內(nèi)部人員錯賬、假賬等情況的出現(xiàn)，提高學校內(nèi)部資源使用效率和管理水平;通過記錄可對資源進行科學采購，提高學校內(nèi)部采購的透明度，最終促進學校內(nèi)部采購制度的完善。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下采購應對策略

大數(shù)據(jù)環(huán)境下的學校內(nèi)部采購流程：請購部門根據(jù)業(yè)務需求編制請購單，經(jīng)分管校長簽字確認后交由后勤部門負責人審批，若金額超過后勤部門負責人審批權限的流轉(zhuǎn)到主管后勤副校長或校長審批確認，審批后流轉(zhuǎn)到采購人員，采購人員根據(jù)請購單和庫存情況制定采購計劃，采購時由采購人員和請購部門聯(lián)合選取供應商，經(jīng)后勤部門負責人批準后生成清單或合同，合同交合同審核部門審核，審核無誤后由采購人員和請購部門進行采購，貨物到位后經(jīng)資產(chǎn)管理人員、請購部門聯(lián)合驗收、倉庫保管員清點后存儲，最后請購部門領取貨物。整個采購流程加強了內(nèi)部審批和大數(shù)據(jù)分析，大大提高了資源使用效率，降低人力資源成本，為使用部門提供個性化、高效的采購清單，提高學校資源的使用績效。因此，完善學校內(nèi)部采購制度提高采購效率和個性化必須對信息系統(tǒng)、采購人員業(yè)務水平、內(nèi)控制度建設等方面進行完善與提高。

1.提高采購人員的信息處理水平，促進采購科學化管理

首先，對學校內(nèi)部采購人員準入門檻進行設定，對信息技術提出明確的要求;其次，需要對采購人員進行定期、不定期的信息技術培訓，與時俱進地提高他們的信息技術水平;最后，需要對采購人員制定績效考評，對他們的工作進行考評與監(jiān)督，提高他們的工作責任感與積極性，進而更好地完成采購工作，促進學校內(nèi)部采購的科學化管理與發(fā)展。

2.建立完備的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)學校內(nèi)部采購智能化

在大數(shù)據(jù)背景下，所有資源的采購、使用以及報廢情況都能得到準確的記錄，進而有效提高學校內(nèi)部的采購效率。因此，首要任務是建立完備的信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)智能化采購?？梢詮囊韵聨讉€方面進行優(yōu)化完善：首先，根據(jù)學校教育教學需求情況建立精確的數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)，將資源分類依次錄入，并且對資源使用和庫存量進行實時監(jiān)控，定期出具數(shù)據(jù)報告;其次，對信息系統(tǒng)進行正常維護，保證信息系統(tǒng)能夠正常操作運行;最后，對大數(shù)據(jù)收集以及分析進行及時匯總并制定出精確的個性化采購計劃，提高采購效率和用戶滿意度。

3.建立完善的內(nèi)控制度，監(jiān)督學校內(nèi)部采購流程

目前學校內(nèi)部采購多多少少都有出現(xiàn)資金浪費、使用不明等情況。因此，需要建立完善的內(nèi)控制度保證采購計劃的順利完成。主要從以下幾個方面進行完善：首先，建立完善的內(nèi)控制度，通過一個有效的內(nèi)控制度，可以使組織內(nèi)成員有法可依、有章可循，保障采購工作有條不紊的進行;其次，需要優(yōu)化監(jiān)督流程，對采購各環(huán)節(jié)進行有效的監(jiān)督，明確資金的流向和流程的合法高效，實現(xiàn)流程優(yōu)化、科學監(jiān)督的目的;最后，建立對應的內(nèi)控監(jiān)督管理部門，該部門是對采購人員制定的采購計劃、采購流程進行監(jiān)督;為了保證監(jiān)督部門的獨立性與工作透明度，必須與采購部門相互獨立，從而促進學校內(nèi)部采購工作的透明化發(fā)展。

4.促進部門之間的交流合作，建立學校內(nèi)部采購體系

為了更好發(fā)揮大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，需要學校內(nèi)部各個部門之間的合作，通過有效的部門間交流合作，可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)充分流通，促使學校建立全新的采購系統(tǒng)。主要從以下幾個方面進行優(yōu)化完善：首先，在學校內(nèi)部加大對大數(shù)據(jù)的宣傳工作，使員工對大數(shù)據(jù)有充分的了解，從而提高他們主動學習的興趣，更加有利于大數(shù)據(jù)的應用;其次，需要建立全新的采購體系，該體系不僅包括學校采購資源的相關信息，而且要針對資源的使用、耗費以及報廢情況進行實時統(tǒng)計，對需求時間、需求量等數(shù)據(jù)做出及時反饋，采購人員能在第一時間把這些關鍵信息輸入到內(nèi)部系統(tǒng)中，通過部門之間的協(xié)同效應衍生出更高價值的信息，充分實現(xiàn)大數(shù)據(jù)的功能，最終提高學校內(nèi)部采購的效率。

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（責任編輯：蘭卡）