摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，檔案作為一種重要的信息資源，漸漸被大眾所認(rèn)知，其潛在的利用價(jià)值也日益突顯。但同時(shí)我們也應(yīng)看到，在檔案資源實(shí)現(xiàn)其利用價(jià)值的過(guò)程中，也給檔案的保密工作帶來(lái)了不少問(wèn)題。所以如何協(xié)調(diào)好利用和保密的工作，充分地發(fā)揮檔案資源的價(jià)值是一個(gè)非常值得探討的問(wèn)題。本文主要介紹了檔案利用和檔案保密的關(guān)系，分析了在檔案管理過(guò)程中如何處理利用和保密的關(guān)系，旨在確保檔案信息在保密的基礎(chǔ)上得到充分的利用。

關(guān)鍵詞：檔案;檔案利用;檔案保密

一、檔案利用的內(nèi)涵

根據(jù)《檔案法》的規(guī)定，檔案利用是指對(duì)檔案的閱覽、復(fù)制和摘錄。它是檔案館通過(guò)一定的方式或方法為檔案利用者提供各項(xiàng)服務(wù)的過(guò)程，包括檔案原件、檔案復(fù)制品和由各種綜合檔案內(nèi)容編寫的書(shū)面材料的利用。一般可以通過(guò)檔案閱覽、檔案外借、檔案復(fù)制、開(kāi)具檔案證明、舉辦檔案展覽、提供檔案咨詢和編寫參考資料等方式來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的利用。

二、檔案保密的內(nèi)涵

檔案是對(duì)過(guò)去和現(xiàn)在的政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、科技文化等活動(dòng)的歷史記錄。對(duì)于關(guān)系到國(guó)家安全和利益的，要根據(jù)國(guó)家的保密法律法規(guī)進(jìn)行保護(hù);對(duì)于涉及商業(yè)秘密的、有較大經(jīng)濟(jì)價(jià)值的也要進(jìn)行保護(hù)，以防經(jīng)濟(jì)利益受損。

檔案的保密程度是有層次的。根據(jù)檔案法的規(guī)定和檔案的保存價(jià)值，可以把這種層次分為三個(gè)密級(jí)：絕密、機(jī)密和秘密。這三個(gè)密級(jí)并不是靜止不變的，是有時(shí)效性的，會(huì)根據(jù)社會(huì)需求及形勢(shì)需要而變化的。有些保密檔案，當(dāng)保密期限已滿后，便會(huì)失去保密的價(jià)值，就要求我們要及時(shí)做好解密工作;而有些檔案，保密期限已滿時(shí)，由于某些原因需再次被劃為密級(jí)或是繼續(xù)延長(zhǎng)保密期限的，我們就要做好調(diào)密及延密的工作。

三、在檔案管理中，做好檔案利用與檔案保密的工作

首先，要做好檔案利用前的保密工作。檔案的保密管理是每個(gè)檔案工作者的職責(zé)。在檔案收集后，開(kāi)始?xì)w檔工作時(shí)，檔案管理人員就要根據(jù)每份檔案的價(jià)值進(jìn)行密級(jí)劃分，分為保密文件和非保密文件，把它們分開(kāi)存放。對(duì)于非保密文件，要做好保管利用的常規(guī)工作，對(duì)于保密文件，則要重點(diǎn)管理，把他們存放在配有安全措施的庫(kù)房。同時(shí)還要注意對(duì)保密文件再進(jìn)行深入劃分，劃出不同密級(jí)的文件，按級(jí)別放置，也要制定出安全管理機(jī)制和利用制度，對(duì)于不同的密級(jí)，規(guī)范不同的利用范圍，對(duì)檔案利用的時(shí)間、權(quán)限等也要做出明確的規(guī)定，使開(kāi)放利用和保密管理達(dá)到檔案發(fā)展的要求，方便日后管理。同時(shí)，在硬件方面，要加強(qiáng)檔案查閱室的安全建設(shè)。檔案查閱室是檔案利用者查閱檔案的地方，要提前做好安全保障工作。在查閱室門口設(shè)置門禁和管理人員，禁止無(wú)關(guān)人員隨意進(jìn)入，還要在里面安裝360度無(wú)死角的攝像頭，利用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，監(jiān)督查閱者的行為，避免原始檔案資料的遺失或是外泄。

其次，要做好檔案利用時(shí)的保密工作。檔案在利用過(guò)程中也是存在泄漏、遺失等方面的安全問(wèn)題的，為了確保利用過(guò)程的順利進(jìn)行，我們也是要從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)保密工作的。第一、加強(qiáng)檔案利用時(shí)的監(jiān)督工作。從制度方面看，要制定監(jiān)管制度，規(guī)范檔案使用的程序、內(nèi)容、時(shí)間和用途，完善檔案復(fù)印、外借、歸還等相關(guān)制度，做到有法可依，有章可循;從檔案利用者方面來(lái)看，管理人員要對(duì)不用的利用者采用不同的監(jiān)督策略，要學(xué)會(huì)觀察、分析每位利用者的心理狀態(tài)及行為，對(duì)于不文明及不恰當(dāng)?shù)男袨橐皶r(shí)提醒、制止，預(yù)防檔案被涂改、弄臟或是撕毀，保證檔案資料的完整性;從程序方面來(lái)講，要做好借閱審批的監(jiān)督工作。當(dāng)利用者要查閱檔案時(shí)，管理人員要做好登記，包括查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱者、有無(wú)什么特殊情況的，還要查看有無(wú)借閱審批單，手續(xù)是否完整，讓借閱者簽好字后方可讓其查閱;從檔案利用的內(nèi)容方面來(lái)看，對(duì)于非保密文件，要按照程序做好審批工作，對(duì)于保密文件則要嚴(yán)格審批、登記、傳遞等手續(xù)，對(duì)利用者的權(quán)限要認(rèn)真核對(duì)，不得讓無(wú)關(guān)的人員隨意進(jìn)入涉密檔案的保管場(chǎng)所。第二、要加強(qiáng)檔案管理人員的崗位職責(zé)和專業(yè)素養(yǎng)建設(shè)。保證每一份檔案的安全是每個(gè)檔案管理者的職責(zé)。在檔案利用時(shí)，管理人員除了要有較強(qiáng)的責(zé)任心和一絲不茍的工作態(tài)度外，還要有高度的保密意識(shí)及較強(qiáng)的政治素養(yǎng)和專業(yè)操守，能夠在檔案利用者查閱檔案時(shí)，隨時(shí)監(jiān)控，宣傳保密原則，提醒使用者勿在檔案資料上亂涂亂畫，禁止更改或是撕毀文件等違法行為。第三、在檔案利用時(shí)，要積極使用現(xiàn)代化設(shè)備，比如高清攝像頭、監(jiān)視器、紅外線等技術(shù)，監(jiān)控和記錄檔案利用者的行為，確保檔案的安全。

再者，要做好檔案利用后的保密工作。在檔案利用者使用完檔案資料后，管理人員要及時(shí)做好各項(xiàng)工作。首先，要在檔案利用者離開(kāi)前，認(rèn)真清點(diǎn)、仔細(xì)檢查被利用過(guò)的資料是否完整、是否有被涂改、弄臟、毀壞等情況，若情況正常，請(qǐng)使用者在檔案利用登記表上確認(rèn)簽字;若有出現(xiàn)問(wèn)題，要把出現(xiàn)的問(wèn)題記錄在登記表上，并請(qǐng)使用者在上面簽字確認(rèn)，對(duì)于情節(jié)嚴(yán)重的行為，要及時(shí)報(bào)告給相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)處理，挽回?fù)p失。接著，要再認(rèn)真檢查一遍檔案利用登記表的內(nèi)容是否完整，特別是要確定是否有利用者的簽名后，方可讓其離開(kāi)。在使用者離開(kāi)后，管理人員要及時(shí)把被利用過(guò)的檔案歸檔，放回原來(lái)的地方，避免遺漏或丟失。

最后，要做好檔案利用和檔案保密的日常工作。檔案管理人員在日常的工作中，除了要按照規(guī)定做好檔案的收集、分類、閱覽、轉(zhuǎn)移及銷毀等工作外，還要對(duì)保密檔案定期核查，保證其安全。在核查保密檔案時(shí)，要及時(shí)做好保密檔案的調(diào)級(jí)工作。檔案的密級(jí)是動(dòng)態(tài)的，管理人員要根據(jù)具體情況做好檔案的升密、降密和解密的工作。同時(shí)，最為一名合格的檔案工作者，要把加強(qiáng)安全技術(shù)學(xué)習(xí)和提高安全意識(shí)當(dāng)成日常學(xué)習(xí)的一部分，在任何場(chǎng)合，都要堅(jiān)守職業(yè)道德，不可在生活中或工作中泄露機(jī)密。

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作者簡(jiǎn)介：

林燕卿（1981-），女，福建泉州，研究方向：檔案管理