許志紅

摘要：OA系統(tǒng)運用于財務(wù)管理中的預(yù)算控制、財務(wù)審批、資產(chǎn)管理等方面，可以有效提升財務(wù)管理效率。本文通過介紹OA系統(tǒng)在廣東省生態(tài)環(huán)境技術(shù)研究所科研經(jīng)費管理創(chuàng)新的運用實踐，先是分析OA系統(tǒng)在科學(xué)事業(yè)單位科研經(jīng)費管理中的優(yōu)勢與存在的問題，最后提出相應(yīng)的優(yōu)化建議。

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng) 科學(xué)事業(yè)單位 科研經(jīng)費 管理創(chuàng)新

OA系統(tǒng)，即辦公自動化系統(tǒng)。在經(jīng)典的“表單+工作流+門戶”的技術(shù)路線下，融合移動技術(shù)，來幫助組織實現(xiàn)更高效的協(xié)同管理。解決通用型的組織協(xié)同問題，幫助組織完成制度落地、效率提升，增強執(zhí)行力，提供基礎(chǔ)表單支持業(yè)務(wù)審批、提供支撐知識文檔中心，提升組織業(yè)務(wù)管理的支持水平，使組織效率得以提升。在實踐應(yīng)用中，科學(xué)事業(yè)單位可以將OA系統(tǒng)的應(yīng)用拓展至科研經(jīng)費管理，科研費用預(yù)算控制，實現(xiàn)對各科研項目經(jīng)費預(yù)算的事前控制、事中控制和事后反饋。

一、OA系統(tǒng)應(yīng)用于科學(xué)事業(yè)單位科研經(jīng)費管理的優(yōu)勢

廣東省生態(tài)環(huán)境技術(shù)研究所自2016年起實行在科研經(jīng)費管理中引用OA系統(tǒng)。近兩年的實踐證明，OA系統(tǒng)運用于科學(xué)事業(yè)單位科研經(jīng)費管理具有明顯優(yōu)勢。

（一）移動線上審批，大幅提升審批效率

OA系統(tǒng)可支持局域網(wǎng)運行，也可支持iPad、手機等移動客戶端運行，可通過手機APP、微信等方式登錄OA.移動線上申請和審批。由于科研人員經(jīng)常要出差，這極大地方便了廣大科研人員和審批人員在任何地方登錄OA，在線上辦理申請和審批工作。據(jù)統(tǒng)計，OA系統(tǒng)的移動線上審批流程與傳統(tǒng)的紙質(zhì)審批流程相比，平均縮短了3-4天的審批時間。申請和審批的線上辦理，審批環(huán)節(jié)自動流轉(zhuǎn)，也不需要科研人員親自去跟進各個審批環(huán)節(jié)。

（二）審批過程管理，規(guī)范內(nèi)部控制流程

廣東省生態(tài)環(huán)境技術(shù)研究所根據(jù)科研經(jīng)費管理及科研事業(yè)單位組織管理的特點，在致遠(yuǎn)公司的協(xié)助下，開發(fā)設(shè)計的OA系統(tǒng)集成了組織運行的主要管理功能并流程化。先后設(shè)計并完善二十多個表單，如常規(guī)申請的：出差審批單、用車審批單、固定資產(chǎn)入庫單、設(shè)備采購申請、發(fā)票審批單、會議審批表、公務(wù)接待審批表等。通過OA系統(tǒng)集成的管理審批流程，將內(nèi)部控制工作落實到OA審批中。各審批環(huán)節(jié)按設(shè)計好的流程運作，有效避免了內(nèi)部控制工作的遺漏。

（三）費用報銷管控，強化預(yù)算控制管理

1.制定審批流程與權(quán)限。根據(jù)研究所相關(guān)的財務(wù)制度，制定費用報銷的審批流程：申請人—團隊（課題）負(fù)責(zé)人—業(yè)務(wù)辦負(fù)責(zé)人—財務(wù)辦主管—財務(wù)辦負(fù)責(zé)人—分管所領(lǐng)導(dǎo)。單筆費用報銷金額小于等于5000元的，由財務(wù)辦負(fù)責(zé)人審批；單筆費用報銷金額大于5000元的，由分管所領(lǐng)導(dǎo)審批。

2.規(guī)范表單設(shè)計。為使費用報銷的表單統(tǒng)一、規(guī)范，廣東省生態(tài)環(huán)境技術(shù)研究所根據(jù)不同的費用事項，設(shè)計了多個表單。費用報銷主要使用項目費用中的表單，包括：項目差旅費用報銷單、項目費用分?jǐn)倛箐N單、項目借款單、經(jīng)費撥入單、費用預(yù)算追加單、項目費用報銷單、項目立項單、調(diào)賬申請等。申請人根據(jù)不同的費用事項，選擇合適的表單填寫并提交審批。

3.強化預(yù)算編制與控制。根據(jù)各科研項目的到位經(jīng)費金額及項目合同書的經(jīng)費預(yù)算內(nèi)容，在OA上錄入項目檔案，并導(dǎo)入預(yù)算編制，完成預(yù)算審核。課題負(fù)責(zé)人在OA上提交經(jīng)費撥入申請并完成審批后，該課題即可在OA上申請費用報銷。若報銷金額超出預(yù)算，系統(tǒng)會自動提示“超過可用余額”，該表單無法通過提交。

（四）多形式查詢，輕松掌握實時信息

1.即時查詢審批流程進度。OA系統(tǒng)協(xié)同管理的各個模塊都是流程化的形式，流程各節(jié)點的相關(guān)人員可以通過“已發(fā)事項”或“已辦事項”查詢到“當(dāng)前待辦人”及“審批流程節(jié)點”。對于比較緊急的事項，可以通過催辦的方式提醒和催促各節(jié)點的經(jīng)辦人和審批人，經(jīng)辦人和審批人看到相關(guān)的催辦信息后及時辦理該事項。

2.快速統(tǒng)計科研經(jīng)費使用情況。由于會計科目明細(xì)與科研經(jīng)費的預(yù)算明細(xì)并非完全一一對應(yīng)，在未使用OA系統(tǒng)前，科研人員統(tǒng)計一個項目的支出明細(xì)執(zhí)行情況，需要1-2個小時，一個科研人員往往同時承擔(dān)多個項目，僅是這項統(tǒng)計項目的支出明細(xì)執(zhí)行情況的工作，就耗費了科研人員大量寶貴的科研時間與精力。廣東省生態(tài)環(huán)境技術(shù)研究所的OA系統(tǒng)上線后，根據(jù)各項目的經(jīng)費預(yù)算對經(jīng)費支出進行管控，在“項目費用分析”中輸入課題號，可以迅速查詢到該項目的執(zhí)行情況表并可導(dǎo)出生成Excel表格。科研人員可以隨時查詢并掌握各經(jīng)費明細(xì)的支出及結(jié)余情況，快速發(fā)現(xiàn)經(jīng)費使用存在的問題，有針對性地及時做好經(jīng)費使用進度計劃，根據(jù)項目開展的進度情況，科學(xué)合理地安排經(jīng)費使用，保證科研項目按時完成。

3.智能查詢已辦事項的存儲數(shù)據(jù)。在OA系統(tǒng)上發(fā)起的審批事項及流程等數(shù)據(jù)會保存在OA系統(tǒng)里，需要查詢“已發(fā)事項”、“已辦事項”時，可以在“查詢條件”輸入關(guān)鍵詞：標(biāo)題、重要程度、發(fā)起人、發(fā)起時間、接收時間、處理期限、處理狀態(tài)等進行查詢。對比紙質(zhì)審批流程的存儲及查詢數(shù)據(jù)，OA系統(tǒng)具有明顯的優(yōu)勢。

二、OA系統(tǒng)應(yīng)用于科學(xué)事業(yè)單位科研經(jīng)費管理的存在問題

（一）增加申請人與財務(wù)審核人員的工作量

廣東省生態(tài)環(huán)境技術(shù)研究所的OA系統(tǒng)上線以來，給申請人與財務(wù)審核人員帶來了工作量的增加。

1.增加申請人的工作量。申請人仍需手工填寫紙質(zhì)報銷面單，同時要根據(jù)報銷內(nèi)容，在OA系統(tǒng)中選擇合適的費用報銷表單線上填列，另外還要把報銷的發(fā)票、附件等證明材料逐張掃描上傳到OA系統(tǒng)。申請人要關(guān)注報銷單的審批流程，審批流程到財務(wù)審核人員時提交原始憑證。

2.增加財務(wù)審核人員的工作量。財務(wù)審核人員先是根據(jù)財務(wù)法規(guī)及制度對申請人提交的原始憑證進行審核，審核無誤后再與OA系統(tǒng)提交的報銷單進行逐一核對。若出現(xiàn)兩種情況，要將審批流程退回申請人修改后重新提交：一是原始憑證及紙質(zhì)報銷單審核通過，OA系統(tǒng)提交的報銷單填寫與紙質(zhì)報銷單不一致，應(yīng)退回申請人修改OA系統(tǒng)提交的報銷單；二是原始憑證及紙質(zhì)報銷單審核不通過，需將原始憑證及紙質(zhì)報銷單、OA系統(tǒng)提交的報銷單都退回申請人修改，再重新走審批流程。

費用報銷審批流程結(jié)束后，財務(wù)審核人員需打印OA系統(tǒng)上審批通過的費用報銷單，分別粘貼到原值憑證及紙質(zhì)報銷單前面，再交由出納辦理支付。這時，費用報銷流程才算結(jié)束。

（二）缺少科研經(jīng)費執(zhí)行情況的定期推送

由于科研人員不是財務(wù)人員，要專注于科學(xué)研究工作，也不會經(jīng)常想起要查看經(jīng)費執(zhí)行情況。目前的OA系統(tǒng)尚未具備科研經(jīng)費執(zhí)行情況的定期自動推送功能?？蒲腥藛T要了解科研經(jīng)費的執(zhí)行情況，還是要靠自己去查詢。此外，對于科研經(jīng)費支出進度明顯落后于序時進度的情況，現(xiàn)時的OA系統(tǒng)也缺少進度異常預(yù)警的功能。

（三）數(shù)據(jù)同步存在時間差

1.OA系統(tǒng)扣款與財務(wù)系統(tǒng)錄入憑證的時間差。OA系統(tǒng)的費用報銷是審批流程結(jié)束后，OA系統(tǒng)便自動扣款，經(jīng)費支出金額及結(jié)余金額也會同步發(fā)生變動。但憑證錄入財務(wù)系統(tǒng)是在出納完成支付后才安排錄入。因此，在發(fā)生費用報銷時，OA系統(tǒng)的經(jīng)費支出金額及結(jié)余金額會和財務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出的項目明細(xì)賬的金額不一致，會產(chǎn)生數(shù)據(jù)同步的時間差。

2.由業(yè)務(wù)管理部門發(fā)起的費用導(dǎo)致的時間差。由于科研經(jīng)費的支出并非全部由項目組成員發(fā)起的，如管理費、水費、電費等費用的支出。這些費用的支出是由業(yè)務(wù)管理部門根據(jù)研究所的管理制度等發(fā)起的，項目負(fù)責(zé)人或科研助理未必及時獲取費用扣取的信息。財務(wù)人員取得業(yè)務(wù)管理部門提交的項目扣款清單后，在財務(wù)系統(tǒng)錄入憑證時，還需及時通知各個項目在OA系統(tǒng)中補錄扣款，否則OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)與財務(wù)軟件的數(shù)據(jù)不同步。

三、OA系統(tǒng)應(yīng)用于科學(xué)事業(yè)單位科研經(jīng)費管理的優(yōu)化建議

結(jié)合OA系統(tǒng)在科學(xué)事業(yè)單位科研經(jīng)費管理中的運用時間，OA系統(tǒng)運用于科研經(jīng)費管理，還需要持續(xù)改進與優(yōu)化。

（一）大力推進科研財務(wù)助理制度

為使科研人員潛心從事科學(xué)研究，培養(yǎng)一批懂業(yè)務(wù)，熟悉財務(wù)的科研財務(wù)助理，為科研人員在項目預(yù)算編制和調(diào)劑、經(jīng)費支出、財務(wù)決算和驗收等方面提供專業(yè)化服務(wù)。在OA系統(tǒng)的使用中，科研財務(wù)助理可以根據(jù)科研人員的需要，在OA系統(tǒng)上發(fā)起審批申請，并跟進審批的各個環(huán)節(jié)進度，把握科研經(jīng)費執(zhí)行情況，并定期向項目負(fù)責(zé)人匯報。項目負(fù)責(zé)人只需對其發(fā)起的審批申請進行審核。把科研人員從繁雜的事務(wù)性工作中解放出來，有更多的時間和精力用于科學(xué)研究?？蒲胸攧?wù)助理作為科研人員與財務(wù)部門之間的紐帶，有效傳達(dá)相關(guān)的信息。

（二）加強OA系統(tǒng)的培訓(xùn)推廣

為使科研人員和科研財務(wù)助理盡快了解并掌握OA系統(tǒng)的使用方法和技巧，通過開展培訓(xùn)會的形式，加強OA系統(tǒng)的培訓(xùn)推廣，集中解決科研人員和科研財務(wù)助理在使用OA系統(tǒng)過程中遇到的共性問題。另外，財務(wù)管理部門要主動聽取科研人員和科研財務(wù)助理提出的改進建議，為進一步優(yōu)化OA系統(tǒng)提供參考。

（三）進一步完善OA系統(tǒng)的推送功能

OA系統(tǒng)是科研人員的有力工具，應(yīng)根據(jù)科研人員的需求，進一步完善OA系統(tǒng)的推送等功能，把被動管理變?yōu)橹鲃庸芾怼Ｘ攧?wù)部門與軟件服務(wù)商要進一步完善OA系統(tǒng)。開發(fā)定期自動向項目負(fù)責(zé)人推送科研經(jīng)費執(zhí)行情況。對于科研經(jīng)費支出進度明顯落后于序時進度的情況，OA系統(tǒng)要自動向項目負(fù)責(zé)人推送進度異常預(yù)警。

（四）優(yōu)化規(guī)范流程與操作

為解決OA系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)同步時間差的問題，針對兩種造成數(shù)據(jù)同步時間差的原因，可以從以下方式優(yōu)化：一是OA系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)對接，科研項目經(jīng)費的預(yù)算支出科目與財務(wù)會計的支出明細(xì)科目對接，OA系統(tǒng)的費用報銷完成審批后，可以直接在財務(wù)系統(tǒng)中自動生成憑證，大幅減少因在財務(wù)系統(tǒng)中錄入憑證滯后導(dǎo)致的數(shù)據(jù)同步時間差；二是優(yōu)化業(yè)務(wù)管理部門對部分費用扣款的流程，在OA系統(tǒng)中，開放業(yè)務(wù)管理部門負(fù)責(zé)人的權(quán)限，可以發(fā)起各項目由業(yè)務(wù)管理部門扣取費用的報銷申請，但仍需經(jīng)過項目負(fù)責(zé)人在OA系統(tǒng)中審批，審批流程結(jié)束后，可以直接在財務(wù)系統(tǒng)中自動生成憑證，有效減少因業(yè)務(wù)管理部門扣款流程不合理導(dǎo)致的數(shù)據(jù)同步時間差。

四、結(jié)束語

在科技創(chuàng)新的新時代下，科學(xué)事業(yè)單位的管理方式及手段的創(chuàng)新，有力激發(fā)了創(chuàng)新創(chuàng)造活力，促進了科技事業(yè)發(fā)展。OA系統(tǒng)在科研經(jīng)費管理中的應(yīng)用，有利于完善科研項目資金管理等問題，推動形成充滿活力的科研經(jīng)費管理和運行機制，也是落實黨中央進一步推進簡政放權(quán)、放管結(jié)合、優(yōu)化服務(wù)的重要體現(xiàn)。

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基金項目：廣東省2017-2018年度會計科研課題項目（2017A24）資助。

（作者單位：廣東省生態(tài)環(huán)境技術(shù)研究所）