謝偉柯，陳偉豪（通信作者）

廣州中醫(yī)藥大學(xué)第一附屬醫(yī)院設(shè)備管理處 （廣東廣州 510405）

醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同是對(duì)醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)活動(dòng)雙方承諾的描述[1]，是雙方或者多方根據(jù)招投標(biāo)或者談判協(xié)商一致同意的結(jié)果簽訂的法律性文件，不能脫離招投標(biāo)文件的范圍[2]，其法律依據(jù)是平等、自愿、公平地書面約定合同期間的權(quán)利及義務(wù)。醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同是經(jīng)濟(jì)合同，當(dāng)事人均受“經(jīng)濟(jì)合同法”保護(hù)和承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，如屬于政府采購(gòu)還應(yīng)符合《政府采購(gòu)法》的規(guī)定（我們探討的均為書面形式簽訂的合同）。

隨著經(jīng)濟(jì)和科技的不斷發(fā)展，基本醫(yī)療服務(wù)保障體系不斷完善，患者對(duì)醫(yī)療服務(wù)的需求不斷提高，諸多利好促使公立醫(yī)院迅猛發(fā)展；醫(yī)療設(shè)備則是醫(yī)療服務(wù)發(fā)展的核心支撐因素，引進(jìn)醫(yī)療設(shè)備屬于采購(gòu)行為，自然離不開簽訂采購(gòu)合同，而采購(gòu)合同的規(guī)范與否，將直接影響所購(gòu)置的醫(yī)療設(shè)備及其服務(wù)的優(yōu)劣，不規(guī)范的采購(gòu)合同存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。

目前，部分公立醫(yī)院對(duì)采購(gòu)合同風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)較薄弱，完全匹配不了自身對(duì)醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)增長(zhǎng)的需求，容易造成國(guó)有資產(chǎn)流失、醫(yī)院利益受損?，F(xiàn)以公立醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同管理中的常見問題作為研究對(duì)象，通過與兄弟醫(yī)院同行交流及分析近年來多家公立醫(yī)院近1 000多份醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同，剖析、評(píng)估存在的問題可能帶來的風(fēng)險(xiǎn)，結(jié)合政策法規(guī)，針對(duì)性地提出應(yīng)對(duì)策略，為同行提供參考。

1 醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同管理現(xiàn)狀及常見問題

合同管理質(zhì)量直接影響醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)工作的質(zhì)量，隨著近年來逐步加強(qiáng)的內(nèi)部控制，各大醫(yī)院的采購(gòu)合同管理質(zhì)量有所提升，但仍然普遍存在一些突出的問題。

1.1 部分公立醫(yī)院重采購(gòu)、輕合同管理

合同管理包括合同簽訂及合同履約兩個(gè)方面，目前部分公立醫(yī)院對(duì)采購(gòu)合同管理重視力度不夠，相關(guān)制度不健全，重采購(gòu)而輕合同管理，對(duì)經(jīng)濟(jì)合同所隱含的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)不充分，最終引起合同糾紛，賣方不按談判或者招標(biāo)結(jié)果進(jìn)行供貨及提供服務(wù)，院方利益受損。

1.2 未在30 d內(nèi)完成合同簽訂

《政府采購(gòu)法》第四十六條規(guī)定：“采購(gòu)人與中標(biāo)、成交供應(yīng)商，應(yīng)當(dāng)在中標(biāo)、成交通知書發(fā)出之日起30 d內(nèi)，按照采購(gòu)文件確定的事項(xiàng)簽訂政府采購(gòu)合同?！钡ǔａt(yī)院采購(gòu)合同會(huì)簽部門多，流程不規(guī)范，審批時(shí)間長(zhǎng)，甚至負(fù)責(zé)合同簽訂的工作人員對(duì)合同工作不重視，按時(shí)簽訂合同率極低，導(dǎo)致合同簽訂時(shí)間嚴(yán)重超時(shí)，甚至存在合同三四個(gè)月未完成簽訂的情況。合同的簽訂超時(shí)，無形中給醫(yī)院及患者造成了極大的損失，設(shè)備晚投入，最終效益產(chǎn)生晚，患者不能及時(shí)獲得設(shè)備帶來的醫(yī)療診療技術(shù)。

1.3 合同簽訂不規(guī)范

部分醫(yī)院沒有固定的采購(gòu)合同范本，合同簽訂把關(guān)不嚴(yán)，簽訂行為不規(guī)范，制度不健全，容易造成以下錯(cuò)誤：（1）在中標(biāo)通知書發(fā)出前已完成合同簽訂；（2）漏寫合同簽訂日期；（3）采購(gòu)標(biāo)的不明確或約定不全面，甚至與招標(biāo)結(jié)果不一致；（4）數(shù)量與招標(biāo)結(jié)果不一致（套數(shù)或者臺(tái)數(shù)）；（5）履行地點(diǎn)不明確，容易出現(xiàn)二次運(yùn)費(fèi)等問題；（6）合同金額與招標(biāo)結(jié)果不一致或者大小寫不一致，合同金額沒有明確是否包含稅金、運(yùn)費(fèi)、安裝費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)等；（7）合同條款沒有按照招投標(biāo)資料一致擬定；（8）合同中存在錯(cuò)別字或者表述存在誤解；（9）對(duì)仲裁地點(diǎn)條款審核不嚴(yán)格，合同約定仲裁地點(diǎn)為外地，如發(fā)生糾紛，仲裁處理將產(chǎn)生不必要的麻煩，對(duì)醫(yī)院不利；（10）售后要求部分不明確（如保修期是否整機(jī)保修、是否存在除外內(nèi)容），培訓(xùn)內(nèi)容及人員不明確；（11）應(yīng)該蓋章、簽名的地方漏蓋、漏簽（如公章、騎縫章、法人簽名）。

1.4 設(shè)備采購(gòu)合同履行監(jiān)督不力而造成醫(yī)院利益損失

主要體現(xiàn)在驗(yàn)收階段，設(shè)備安裝、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與招投標(biāo)、合同約定不一致，驗(yàn)收工作馬虎、不認(rèn)真、不規(guī)范[3]。甚至部分醫(yī)院存在設(shè)備管理部門不參與驗(yàn)收，只由廠家及使用科室代表進(jìn)行簡(jiǎn)單清點(diǎn)貨物即認(rèn)可驗(yàn)收完畢，該過程容易發(fā)生設(shè)備配套的功能軟件不全、設(shè)備性能與招投標(biāo)結(jié)果存在差異；設(shè)備管理部門工程技術(shù)人員沒有能力鑒定是否符合采購(gòu)合同要求，但又未引進(jìn)第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)參與驗(yàn)收。此類行為，極有可能導(dǎo)致醫(yī)院利益受損，造成國(guó)有資產(chǎn)流失。

1.5 保存不當(dāng)

部分醫(yī)院對(duì)檔案不存檔，易造成采購(gòu)合同丟失或者相關(guān)文件缺失，或者沒有按照相關(guān)管理規(guī)定，設(shè)備尚未報(bào)廢，其采購(gòu)合同等檔案已經(jīng)先行銷毀，給后期設(shè)備使用中調(diào)用合同造成不必要的麻煩。

2 醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同管理應(yīng)對(duì)策略

2.1 制定完整、健全的合同管理制度及規(guī)范

全院所有醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同歸口管理部門共同參與制定合同管理規(guī)范制度，應(yīng)詳盡規(guī)范包含但不限于合同簽訂的范圍，審核和審批流程，合同簽訂程序及流程，合同履行的監(jiān)督，法律責(zé)任追究辦法，檔案的科學(xué)管理及蓋章流程要求等。必要時(shí)，明確各部門在經(jīng)濟(jì)合同審閱中的職責(zé)和權(quán)限，落實(shí)崗位責(zé)任。

2.2 制定規(guī)范的設(shè)備采購(gòu)合同模板

合同模板的制定務(wù)必相關(guān)部門共同參與，設(shè)備管理部門、招標(biāo)管理部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門、監(jiān)察部門、醫(yī)院辦公室及主管院領(lǐng)導(dǎo)集思廣益，最后由醫(yī)院法律顧問進(jìn)行合規(guī)審核。最終的合同模板格式應(yīng)具有通用性，包含當(dāng)事人的名稱和住所（地址），采購(gòu)設(shè)備項(xiàng)目的名稱、品牌、產(chǎn)地、型號(hào)、規(guī)格、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)單價(jià)、采購(gòu)總價(jià)（是否含稅費(fèi)、運(yùn)費(fèi)、安裝費(fèi)、調(diào)試費(fèi)等）、技術(shù)要求、詳細(xì)配置清單、供貨期、履行合同的相關(guān)要求，設(shè)備安裝地點(diǎn)（具體到安裝科室及樓層為佳，如不能確定，務(wù)必注明“按院方確定安裝”）與方式，保修期（特別注意整機(jī)還是主機(jī)，是否存在除外內(nèi)容），付款方式（包含質(zhì)保金預(yù)留情況），售后承諾等合同基本內(nèi)容[4]；詳細(xì)的還包含高值備件消耗品（耗材）價(jià)格、易損件價(jià)格、安裝驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等；總體要求條理清晰、條款齊全、語言規(guī)范、權(quán)責(zé)分明、無空白條款、時(shí)效上具有可追溯性[5]。

2.3 完善合同會(huì)簽制度，利用信息化管理手段落實(shí)采購(gòu)合同簽訂督辦機(jī)制

醫(yī)院所有與合同簽訂有關(guān)的部門（如使用科室、設(shè)備管理部門、招標(biāo)管理部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門、監(jiān)察部門及主管院領(lǐng)導(dǎo)，甚至法律顧問）都應(yīng)該積極參與進(jìn)來。設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)整體合同的初審，然后傳閱會(huì)簽；同時(shí)要明確各部門在會(huì)簽合同過程中各自審閱的側(cè)重點(diǎn)，使用部門著重審閱技術(shù)及配置需求；設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)審核賣方的資質(zhì)、證件、履約能力等綜合情況；招標(biāo)管理部門負(fù)責(zé)審核合同范圍是否符合招標(biāo)結(jié)果；財(cái)務(wù)部門著重審閱資金情況、合同價(jià)格款項(xiàng)、付款方式及與財(cái)務(wù)相關(guān)的手續(xù)；審計(jì)部門詳細(xì)審查合同內(nèi)容、簽訂合同的流程合規(guī)性及合理性；監(jiān)察部門負(fù)責(zé)全過程進(jìn)行監(jiān)督；如有法律顧問參與，其主要對(duì)合同條款的合法性及合規(guī)性進(jìn)行最終審核；醫(yī)院辦公室負(fù)責(zé)最終審定蓋章。

利用信息化方式管理合同簽訂流程，避免紙質(zhì)版重復(fù)會(huì)簽、修改煩瑣造成時(shí)間上的浪費(fèi)。關(guān)鍵是設(shè)備管理部門協(xié)同審計(jì)部門、財(cái)務(wù)處、信息管理部門等相關(guān)部門梳理流程，明確各部門審批所需時(shí)間，通過完善合同管理系統(tǒng)或者辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)合同簽訂每個(gè)環(huán)節(jié)的實(shí)時(shí)監(jiān)控，各部門超時(shí)審核及時(shí)提醒并發(fā)出警告，嚴(yán)重超時(shí)自動(dòng)發(fā)信息提醒主管院長(zhǎng)，實(shí)行督辦、問責(zé)[6]；條件允許，甚至可以引入獎(jiǎng)懲機(jī)制，提高效率，使合同在自收到中標(biāo)通知書之日起30 d內(nèi)完成簽訂。

2.4 較大型醫(yī)療設(shè)備合同可嘗試引進(jìn)第三方驗(yàn)收

該項(xiàng)主要針對(duì)重采購(gòu)、輕履約的現(xiàn)象，如大型醫(yī)用設(shè)備CT、MRI、DSA等，可積極引進(jìn)計(jì)量檢測(cè)院、檢測(cè)所、性能檢測(cè)機(jī)構(gòu)等第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)參與驗(yàn)收，甚至可以邀請(qǐng)外院醫(yī)學(xué)工程技術(shù)專家及臨床使用專家協(xié)同驗(yàn)收。協(xié)同醫(yī)院使用部門、職能部門、廠家、供應(yīng)商多方參與，最終以第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)出具的性能檢測(cè)報(bào)告作為依據(jù)，連同醫(yī)院貨物驗(yàn)收?qǐng)?bào)告一起作為付款憑證，第三方的引入及外院專家的參與，將極大地提高采購(gòu)合同的驗(yàn)收質(zhì)量，確保配置齊全及醫(yī)院權(quán)益。

2.5 重視采購(gòu)合同檔案管理

醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同簽訂完，編號(hào)后，由設(shè)備管理部門及醫(yī)院辦公室負(fù)責(zé)紙質(zhì)版合同的歸檔保存。正式合同應(yīng)掃描電子存儲(chǔ)。此外，當(dāng)發(fā)生合同變更或解除時(shí)，設(shè)備管理部門務(wù)必聯(lián)合合同相關(guān)會(huì)簽部門進(jìn)行審核，所變更合同務(wù)必交醫(yī)院辦公室檔案管理員統(tǒng)一歸檔，確保檔案一致性。合同檔案應(yīng)該加強(qiáng)信息化管理，方便使用中查閱（如維修、更新等）。

檔案還應(yīng)參照《醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)醫(yī)學(xué)裝備管理辦法》（衛(wèi)規(guī)財(cái)發(fā)〔2011〕24號(hào)）第三十一條“醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)健全醫(yī)學(xué)裝備檔案管理制度，按照集中統(tǒng)一管理的原則，做到檔案齊全、賬目明晰、完整準(zhǔn)確。檔案保管期限至醫(yī)學(xué)裝備報(bào)廢為止。國(guó)家有特殊要求的，從其規(guī)定”和《政府采購(gòu)法》第四十二條“采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)對(duì)政府采購(gòu)項(xiàng)目每項(xiàng)采購(gòu)活動(dòng)的采購(gòu)文件應(yīng)當(dāng)妥善保存，不得偽造、變?cè)?、隱匿或者銷毀。采購(gòu)文件的保存期限為從采購(gòu)結(jié)束之日起至少保存15年。采購(gòu)文件包括采購(gòu)活動(dòng)記錄、采購(gòu)預(yù)算、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)估報(bào)告、定標(biāo)文件同文本、驗(yàn)收證明、質(zhì)疑答復(fù)、投訴處理決定及其他有關(guān)文件、資料”的規(guī)定保管。

3 小結(jié)

醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同管理存在各種風(fēng)險(xiǎn)，院方務(wù)必提高風(fēng)險(xiǎn)控制意識(shí)，以科學(xué)的態(tài)度和方法通過規(guī)范化管理，組織落實(shí)醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同的簽訂及履行，做到有章可循、權(quán)限明確、責(zé)任清晰，避免合同風(fēng)險(xiǎn)，提高合同執(zhí)行質(zhì)量，確保醫(yī)院利益不受損失，為醫(yī)療設(shè)備精細(xì)化管理提供依據(jù)。綜合以上，規(guī)范的合同管理將在防止糾紛、預(yù)防違約中起到關(guān)鍵作用。院方務(wù)必細(xì)化管理設(shè)備采購(gòu)合同工作，做到“管理制度化、制度流程化、流程表單化、表單信息化”，把握好每個(gè)節(jié)點(diǎn)，重視過程的痕跡管理。