王雪芹

宿州學院辦公室，安徽宿州,234000

近年來，伴隨我國高等教育的迅速發(fā)展，作為高校管理工作重要內容的檔案管理工作，也得到逐步發(fā)展和完善，并在“推動學校發(fā)展規(guī)劃的制定、加強思想政治教育、強化對外宣傳和進行學科評估等方面發(fā)揮了重要作用”[1]。然而，總體來看，高校檔案工作與時代的前進步伐、與現代技術的更新步伐相比，仍存在不少差距[2]，進一步來說相對于我國高等教育的快速發(fā)展，在檔案價值訴求和職能發(fā)揮等方面還存在諸多急需解決的問題。信息時代，高校檔案工作亟待構建和完善科學高效的工作模式。

1 高校檔案工作存在的主要問題

1.1 檔案管理機制急需完善

從某種意義而言，高校檔案管理是一項極其復雜的系統(tǒng)工程，其規(guī)范化、科學化和系統(tǒng)化程度，在很大程度上取決于檔案管理制度的支撐和規(guī)制。不可否認，目前供國內各級各類高校檔案管理的宏觀制度已經初步具備，尤其是伴隨著《檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》的頒布實施，國內高校逐步規(guī)范了檔案管理機制和方法。然而，總體來看，目前國內各級各類高校似乎還沒有形成富有各自特色、支撐學校改革發(fā)展的檔案管理制度體系和管理機制，嚴重影響和制約了檔案管理的作用和職能的發(fā)揮。例如，一些縣級市的普通民辦高校，由于缺乏對檔案工作的高度重視，甚至為了節(jié)約辦學資金，可能還會削減檔案管理的經費，導致檔案管理十分松散，檔案收繳的范圍和內容也很模糊，根本達不到《檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》的基本要求，更沒有形成自己的檔案管理制度和運行機制。

還有一些高校，尤其是地方非名牌高校，沒有獨立設置檔案管理部門，甚至將檔案管理等同于一般的物資管理和倉儲管理，將檔案管理的職能分解到總務部門或者后勤部門，缺乏對檔案管理的深刻性和系統(tǒng)性認識。在實踐中，還有一些高校由于缺乏制度保障，導致檔案管理邊緣化，缺乏足夠的場地和空間，這里的空間既包括物理空間，也包括網絡虛擬空間，致使很多有價值的影像資料和圖片資料得不到及時的采集、編輯、保存和后期資源的共享。與醫(yī)療、交通、網購等行業(yè)的快速、便捷的信息化發(fā)展相比，高校的檔案管理嚴重落后。作為關系國家發(fā)展、民族教育水平的高校，不能僅僅關注教學、科研等，檔案管理部門作為大學管理的一個重要組成部分,不應該被邊緣化，一定要在國家的信息化發(fā)展趨勢下，抓住機遇，完善檔案管理，提升高校的整體綜合實力。

1.2 檔案管理人員嚴重匱乏

在現代信息時代和網絡時代，高校檔案管理也要與時俱進，無論是管理機制建設還是運行模式維護，均離不開高素質的專業(yè)技術人員，否則網絡化、信息化的檔案管理將會成為無源之水、無本之木。長期以來，我國高校尤其是公辦高校在辦學中由于缺乏對檔案管理的深刻認知，看不到檔案管理的戰(zhàn)略價值和作用，于是在潛移默化之中把檔案管理視為教學科研的附屬物或者教輔工作，最終導致檔案管理人員要么是身體上的“老弱病殘”，要么是技術上的“老弱病殘”，從而使檔案管理陷入惡性循環(huán)之中，最終導致缺乏足夠的人才支撐和人力資源保障。一種普遍現象就是很多高校在引進各類高素質、高學歷和領軍人才時，往往配套解決擬引進人才的子女、配偶或者家屬等工作，且絕大部分在圖書館、后勤和檔案管理中進行安置。另外，作為事業(yè)單位，我國高校每年要義務接收一些轉業(yè)軍人和殘障人士進行就業(yè)，實際上這些就業(yè)、再就業(yè)人員絕大多數被分配到圖書館和檔案管理部門。由于年齡、學歷和從業(yè)經驗等多方面限制，導致我國高校檔案管理人員長期以來在低效狀態(tài)下運行，與現代網絡化、信息化、電子化、虛擬化相適應的高素質檔案管理和工作人員嚴重缺失，嚴重制約著檔案管理的價值發(fā)揮和作用凸顯，最終將檔案管理機構淪為了高校的附屬甚至附庸部門。

1.3 檔案管理的信息化滯后

北京大學信息資源管理研究專家洪啟兵在研究中指出：“在信息時代高校檔案管理的模式在發(fā)生悄然變化，逐步從以往的手工管理向現代智能管理轉型升級，從而催生了高校檔案管理的信息化建設?！盵3]高校檔案管理的信息化，不僅包括硬件建設，也包括軟件建設，更包括人才建設，因此需要足夠的、堅實的財力支撐和經費保障。目前，總體來看，我國高校尤其是一些民辦高校和地方高校，由于認識上的不重視，加上財務資金壓力等多方面的限制，導致高校的檔案信息化建設和數字化建設出現資金緊張狀況，使得檔案管理的信息化配置跟不上時代的發(fā)展要求。在實踐中，一些高校通過引進社會資本或者校企合作模式進行檔案管理的信息化建設，由于缺乏系統(tǒng)規(guī)劃，導致信息化建設達不到預期目標。另外，在我國一些高校甚至是公辦高校，手工管理檔案、人工檢索檔案的現象和行為還普遍存在，這與我國飛速發(fā)展的信息化和網絡化格格不入。尤其在互聯(lián)網大數據時代，高效、便捷已成為各行各業(yè)達成的共識。唯獨高校師生需要檔案資料服務時，仿佛瞬間回到幾十年前，低效、煩瑣、費時費力已引起師生的不滿，檔案管理的信息化滯后問題必須扭轉。另外，在配置檔案管理的應用系統(tǒng)方面，部分高校要么簡單引進OA系統(tǒng)，要么沒有做到與供應商的無縫對接，導致檔案管理的個性化、便利化和定制化價值與作用得不到真正的發(fā)揮。

2 構建高校檔案工作新模式路徑

2.1 完善制度，規(guī)范檔案管理

新時期，我國高校應完善制度，規(guī)范檔案管理與工作模式，要牢牢把握檔案管理的重要內容，比如干部人事檔案、國有資產檔案、教育教學檔案、招生就業(yè)檔案，按照檔案管理場所、人員配置、管理種類、管理模式、管理程序和管理機制等進行制度設計，切實做好高校檔案管理的制度建設，引領新時代高校檔案管理制度化、規(guī)范化、常態(tài)化。第一，要把握重點領域和關鍵環(huán)節(jié)，比如高職院校要集中圍繞服務地方經濟社會發(fā)展、辦學條件改善、職業(yè)教育素質提升等方面收繳相應的文字資料和圖片資料乃至影像資料。第二，要重點圍繞檔案信息的收集、檔案文件的分類整理、檔案文件的分區(qū)管理與存取等環(huán)節(jié)進行制度建設，切實提高檔案管理的質量和效率。第三，要堅持以人才制度建設為引領，緊緊圍繞檔案管理的人才引進、培訓、教育和管理等環(huán)節(jié)，健全檔案管理的人力資源管理體系建設，為檔案管理提供源源不斷的活力和支撐。第四，要強化流程創(chuàng)新和機制創(chuàng)新，切實做好機要檔案的領取、查閱、回收以及歸檔工作，預防各種不必要的隱患和危機。

2.2 強化人才建設，提供人力資源保障

新時期，構建高校檔案管理工作新模式，對檔案專業(yè)人才的需求十分迫切，可以說“人才是檔案管理工作的主體，檔案工作人員的素質直接影響到檔案管理工作的實際成敗?！盵4]隨著我國各領域信息化、網絡化和智慧化的發(fā)展，高校必須以提高檔案管理的信息化程度為引領，加快檔案管理的人力資源建設，重點培養(yǎng)、引進和挖掘大批政治過硬、業(yè)務精湛、富于創(chuàng)新的高素質檔案管理人員和工作人員，并以此為動力規(guī)范檔案管理程序和流程，提高檔案管理質量。首先，要從戰(zhàn)略高度認識到檔案管理的重要地位和作用，從而將檔案管理人員配置放在應有的戰(zhàn)略地位，并將其視為高校人才戰(zhàn)略的重要組成部分，切實提升檔案管理人員的質量和素質。其次，要在征集檔案管理部門人員需求的基礎上，通過外部調研、專家訪談和第三方外包等途徑，向社會招聘專業(yè)化、高素質的檔案管理人員，并注重引進人員的綜合素質和專業(yè)素養(yǎng)的提高，而不是單純的信息管理或者資源管理專業(yè)的學生。目前北京大學、中國人民大學、廈門大學等30多所高校已經開設了檔案專業(yè)，這些經過專業(yè)化、系統(tǒng)化學習的檔案專業(yè)學生，素質較高。高校理應引進這些檔案專門人才，以推進學校檔案的信息化發(fā)展。再次，要注重對檔案管理人員的訴求回應和職業(yè)發(fā)展，通過電大、網絡教育、開放教育以及遠程教育甚至脫產教育等模式，兼顧職業(yè)生涯規(guī)劃，切實提高檔案管理人員的質量和工作效率。最后，要建立檔案管理人員的競爭機制，通過獎優(yōu)罰劣、優(yōu)勝劣汰來激勵和鼓勵檔案管理人員開創(chuàng)性的工作。相對于以往的手工傳統(tǒng)的檔案管理模式，新時期檔案管理最突出的特點就是科技含量高，對檔案管理和檔案工作人員的基本技能和計算機操作能力要求也高。一旦高等學校無法培養(yǎng)和引進相應的高素質人才，勢必會導致檔案信息化建設過程中出現人才短板問題，隨之相應地會使檔案工作模式創(chuàng)新面臨極大的人才壓力和現實困境挑戰(zhàn)，必須引起各類高校管理層高度的重視，應為強化檔案人才建設提供有力的保障。例如，高校要加強對檔案管理工作人員的培訓，使其熟練運用現代化的網絡技術，充分運用移動網絡開展APP服務、微信公眾號信息發(fā)布服務，以便從檔案辦公室、節(jié)假日等非工作日的空間、時間的限制中解放出來，真正改變檔案過去那種傳統(tǒng)、低效的管理模式，以構建高校檔案工作的新模式。

2.3 推進信息化，提高管理質量

目前，人們已經生活在一個互聯(lián)網時代，衣食住行都可以借助互聯(lián)網平臺快速解決，高校檔案管理工作當然不應該被排除在互聯(lián)網之外。互聯(lián)網時代，檔案信息化工作的最大優(yōu)勢就是可以極大地提高高校檔案管理的速度和質量。因為，在現代信息化時代，隨著高校招生規(guī)模的擴大，在校師生三四萬人已成常態(tài)，師生信息資料、學校教學成果十分龐雜，不管是文件資料的歸類，還是圖片資料的編輯和視頻影像資料的保管與檢索，都會涉及大量的檔案數據分類、整合、歸檔、檢索和查詢等服務。很顯然，傳統(tǒng)的手工檔案管理模式已經無法適應這種信息化形勢發(fā)展的要求，一旦借助于檔案信息化工作模式的創(chuàng)新，上述諸多問題便可迎刃而解。

新時期，構建高校檔案管理工作新模式，要以信息化建設為主，切實做好檔案管理的硬件和軟件建設，努力提升檔案管理的質量和層次，為構建快速反應、檢索方便、使用高效的檔案管理新模式提供堅實的技術支持和設備保障。第一，要通過整體設計和制度創(chuàng)新來保障，通過財務預算來籌集檔案管理的財政性資金，為檔案管理的信息化條件提供充足的資金。同時在檔案管理信息化建設與創(chuàng)新上，要與時俱進，通過組建校友會捐款，教學科研成果轉化收益，地方政府貼息貸款等渠道，構建多元化、多渠道的檔案信息化管理資金籌措機制。例如，地級市高?？梢猿浞掷帽臼械奈幕糜钨Y源和優(yōu)勢，采取和本市政府、本市博物館、名人故居合作的形式整合檔案資源，為本地經濟服務，并擴大本地的宣傳和影響力，帶動本地旅游文化產業(yè)的發(fā)展。如黃山學院與黃山旅游局的合作、淮陰師范學院與周恩來故居的合作、宿州學院與賽珍珠研究中心、靈璧奇石館的合作，就可以把檔案規(guī)模做大、做強，既擴大了高校的影響力，也提升了本市的形象傳播力，形成良性循環(huán)，檔案管理信息化建設將會獲得更多的資金支持。第二，要通過第三方外包模式，將信息化建設任務部分承包給高素質的信息商，要求他們圍繞學校的辦學實際和主要目標，尤其是檔案管理的信息風險預警與管理等進行研發(fā)設計，從而提供完善的檔案管理信息系統(tǒng)以及各個具體模塊，把“專業(yè)的事交給專業(yè)的人去做”，實現效率最大化。第三，要在整合圖書館、信息中心和網信辦人力資源的基礎上，建立一支高效率的檔案信息化管理運維隊伍，切實保障檔案管理信息系統(tǒng)正常運轉，完善高校檔案工作，將信息化技術融入高校檔案工作中，提高高校檔案的利用率，加快檔案工作的前進步伐，促進高?？焖?、穩(wěn)定地發(fā)展，真正“對高校事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展發(fā)揮橋梁和借鑒作用?！盵5]

3 結 語

隨著國家信息化的推進，我國一些高校檔案管理工作已經有了很大的提升，但是，目前不同地域、不同層次的高校檔案管理水平參差不齊，發(fā)展不平衡問題十分突出。相對于北京、上海、深圳等經濟、技術發(fā)達的一線城市高校，地方普通高校的檔案管理部門要積極尋找自己的差距，既要向北京大學、復旦大學、武漢大學等高校學習，也要努力利用互聯(lián)網的優(yōu)勢，盡快彌補檔案管理工作落后的短板，正如我國學者王獻飛所言：“互聯(lián)網作為一種新的傳輸介質，能有效提升檔案管理行業(yè)的服務水平，在一定程度上拓展其服務空間，延伸檔案工作手臂，壯大檔案隊伍，實現各種檔案信息的網絡化、開放化?！盵6]互聯(lián)網不僅能為高校檔案的查詢、檢索、保存等提供便捷、迅速的服務，更重要的是能突破時空限制，極大地提高檔案的利用率和服務效率，尤其在個性化服務和定制性服務方面彰顯自己的力量。

總之，高校檔案管理工作的提升不是一蹴而就的，高校要重視這項工作，既要完善制度、規(guī)范檔案管理，又要大力投入資金保障檔案管理模式轉型的順利開展。各高校不管是強化檔案管理人才還是推進檔案信息化管理，都不是新時期構建高校檔案工作新模式的最終目的，而是最大限度“利用一整套信息技術對檔案數據進行加工，通過網絡推動檔案數據開放，激活檔案信息價值，從而形成知識化、智慧化、人性化的檔案服務平臺?！盵7]這樣，高校檔案管理水平必將再上一個新臺階，重新獲得生機和活力，檔案管理工作才會真正發(fā)揮服務師生、服務社會的作用，在新時期以新的姿態(tài)、新的模式、新的面貌展現在世人面前。