楊牧原

在社會主義學(xué)院（以下簡稱“社院”）的組織架構(gòu)中，行政工作承擔(dān)著十分重要的管理和服務(wù)職能，是保障社院內(nèi)部各項工作順利開展的重要基礎(chǔ)，也促進(jìn)統(tǒng)一戰(zhàn)線人才培養(yǎng)和科學(xué)研究的助力器。規(guī)范化的行政工作有利于各項工作運(yùn)轉(zhuǎn)流暢、系統(tǒng)高效、保質(zhì)保量?！渡鐣髁x學(xué)院工作條例》（以下簡稱《條例》）以黨內(nèi)法規(guī)的形式對社院的工作提出了新部署新要求，使社院人深感使命光榮、責(zé)任重大。為切實(shí)有效推進(jìn)《條例》各項要求的貫徹落實(shí)，推動社院各項工作創(chuàng)新發(fā)展，必須夯實(shí)基礎(chǔ)、打牢根基，建立健全規(guī)范有效的行政工作流程，確保日常行政工作簡潔、高效、明晰。

一、《條例》的頒布是社院工作規(guī)范化進(jìn)程中的里程碑

（一）《條例》對規(guī)范化的要求全面而精準(zhǔn)

《條例》在總結(jié)社院辦學(xué)歷史、經(jīng)驗(yàn)以及新時代的創(chuàng)新和探索的基礎(chǔ)上，為推進(jìn)社院工作科學(xué)化規(guī)范化水平提供了遵循?！稐l例》的內(nèi)容涉及各個方面，囊括了社院工作的各個部分，既包含大的方針、任務(wù)和目標(biāo)，又包含了具體的組織建設(shè)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)，細(xì)化到教師的人員比例、培訓(xùn)學(xué)員的范圍，為每一項工作提供了遵循和指導(dǎo)，囊括了多個方面，具有廣度。同時，《條例》的文字表述清晰明確、嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范、詳細(xì)精確，對各項工作提出了直接清楚的要求。例如針對各級社院培訓(xùn)班的學(xué)員構(gòu)成，以條目形式梳理成章；對上下級社院的指導(dǎo)關(guān)系有了明確的規(guī)定。這對于社院工作規(guī)范化進(jìn)程有著極為重要的意義。

（二）《條例》明確了行政工作規(guī)范化的具體要求

《條例》第九章第五十七條明確指出：“社會主義學(xué)院應(yīng)當(dāng)建立健全行政和后勤工作規(guī)章制度，不斷提高管理水平、服務(wù)質(zhì)量和后勤保障能力?！盵1]這對行政工作作出了直接和明確的目標(biāo)要求，那就是以建立健全行政工作規(guī)章制度為出發(fā)點(diǎn)，以規(guī)章制度要求為依據(jù)，以規(guī)章制度的落實(shí)為保障，不斷推進(jìn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，不斷提高行政管理水平。制度是基礎(chǔ)，制度是保障，制度是依據(jù)，將繁瑣而多面的行政工作具體到規(guī)章制度的條目文字性約束和要求中去，明確責(zé)任、明確流程、明確要求，持續(xù)推進(jìn)社院行政工作的標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、規(guī)范化，進(jìn)而不斷提高社院行政工作的能力水平。

二、社院行政工作規(guī)范化存在的問題

（一）行政隊伍建設(shè)相對滯后

在社院日常工作中，教育培訓(xùn)、理論研究、政策宣傳等是重點(diǎn)工作，決策咨詢、中華文化教育研究和對外交流、聯(lián)誼交友等新職能也日趨重要，行政工作則相對處于從屬地位，其職能劃分與隊伍建設(shè)都存在著一定的滯后性。一是與同級黨委、政府部門相比較，社院辦公室人員編制配備還存在不足量的問題，在學(xué)習(xí)交流、繼續(xù)培訓(xùn)等提升工作能力素質(zhì)方面還存在著制度不完善、措施不充分的問題，行政人員專業(yè)化水平未能做到與時俱進(jìn)。二是受限于社院編制現(xiàn)狀，行政職能的劃分上有待進(jìn)一步明晰。社院辦公室職能有待進(jìn)一步明確，例如有的社院將信息化納入辦公室職能，有的社院將人事工作納入辦公室職能，沒有一個較為合適而可行的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)供社院系統(tǒng)參照和學(xué)習(xí)。

（二）行政制度體系不完善

沒有規(guī)矩不成方圓，沒有制度管理就沒有約束，沒有切實(shí)有效的制度就沒有高效率。各地社院自二十世紀(jì)五十年代紛紛建立以來，經(jīng)歷了長時間的自我探索，這種探索既包括工作方式方法上的探索，也包括自我建設(shè)的探索。如今社院在制度體系建設(shè)上仍存在以下問題。一是缺少長效的制度體系。在行政工作中常常出現(xiàn)無規(guī)可依、有規(guī)難依的局面，有的規(guī)章制度缺失，導(dǎo)致工作效率低下；有的規(guī)章制度滯后，導(dǎo)致工作流程不完善，給整個學(xué)院的日常運(yùn)轉(zhuǎn)帶來了一定的負(fù)面效應(yīng)。二是涉及短期工作的制度靈活度不夠。涉及某項短期工作的制度或辦法存在思維固化、模式僵化、形式老化等問題，存在著對于政策和現(xiàn)狀吃不透、摸不準(zhǔn)的問題，導(dǎo)致工作推進(jìn)比較困難、成果不夠顯著等問題。

（三）行政管理模式相對落后

進(jìn)入新時代，統(tǒng)一戰(zhàn)線教培工作面臨著新的統(tǒng)戰(zhàn)群體、新的多元訴求，特別是大數(shù)據(jù)和信息技術(shù)的不斷革新，對統(tǒng)一戰(zhàn)線教培工作的信息化、智能化提出了新的要求，而行政管理模式相對落后，不能適應(yīng)和滿足新時代的需要。一是在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上，未能建立一套高效快捷、行政有效且針對性強(qiáng)的行政管理系統(tǒng)，傳統(tǒng)管理模式的創(chuàng)新和變革比較緩慢，沒有將日常的行政管理工作進(jìn)行數(shù)據(jù)化、信息化、智能化的整合，未能進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化、便捷化、綠色化的應(yīng)用，即便有些已經(jīng)建立的智能化辦公系統(tǒng)也未能與教培科研的中心工作相結(jié)合，未能與學(xué)員日常管理相適應(yīng)，導(dǎo)致行政管理工作較為繁瑣，也影響了行政管理的效率。二是信息化資源使用過程中的浪費(fèi)，在信息化建設(shè)過程中，未能樹立一個總體的信息化整合思維，有關(guān)操作人員未能完整地掌握信息化管理技術(shù)，在信息化、智能化的建設(shè)和運(yùn)用上往往出現(xiàn)各部門、各流程獨(dú)立運(yùn)作、無法兼容的情況，導(dǎo)致線上操作不順暢，又不得不轉(zhuǎn)變?yōu)榫€下操作，信息共享和傳播的效率比較低，行政管理的規(guī)范化受到了一定的影響。[2]

三、社院行政工作規(guī)范化的關(guān)鍵要素

（一）制度建設(shè)規(guī)范化

行政規(guī)范化，制度是基礎(chǔ)。社院行政工作的規(guī)范化，要始終以健全規(guī)章制度、建立完整的運(yùn)行體系為依靠。完善的規(guī)章制度體系，能夠使事務(wù)性工作有所遵循，無論是對于領(lǐng)導(dǎo)層的科學(xué)管理還是針對普通教職的有效工作，都有著極為有效的保障。單純依靠個人的習(xí)慣性思維和經(jīng)驗(yàn)性行為，易導(dǎo)致事務(wù)性處理上效率低下、漏洞頻出甚至是事倍功半。同時，制度上的缺失也會導(dǎo)致權(quán)責(zé)不明、分工不清，影響工作氛圍，進(jìn)而影響工作質(zhì)量。因此，制度的規(guī)范化是行政工作規(guī)范化的基礎(chǔ)，有了基礎(chǔ)性的建設(shè)，才能夠持續(xù)突破，促進(jìn)社院發(fā)展。

（二）服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化

行政規(guī)范化，服務(wù)是檢驗(yàn)。行政工作規(guī)范化落實(shí)情況，往往在日常服務(wù)中有著比較直觀的體現(xiàn)，大到一次接待工作的完整方案，小到日常事務(wù)，都會直接展示出行政工作水平的高低，表現(xiàn)為規(guī)范化建設(shè)落實(shí)的好壞。因此，日常服務(wù)是行政規(guī)范化最為直接的檢驗(yàn)。一方面，要建立一套要求嚴(yán)格、量化具體的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，細(xì)化到每一項日常行政服務(wù)流程，涵蓋每一項具體業(yè)務(wù)范圍，使服務(wù)有標(biāo)準(zhǔn)、行動有規(guī)范。另一方面，要增強(qiáng)行政人員的服務(wù)水平，任何標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范都只是大數(shù)據(jù)方面的總結(jié)與概括，落實(shí)到具體的行為中，不可能滿足具體情況的特殊要求，行政服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范最終要取決于行政人員的服務(wù)水平。要切實(shí)增強(qiáng)行政人員的服務(wù)意識，始終以思想引領(lǐng)行動，要培養(yǎng)較好的服務(wù)意識，同時要通過各種方式增強(qiáng)行政人員的服務(wù)水平，提高業(yè)務(wù)能力，不斷適應(yīng)不同情況下的新的服務(wù)要求。

（三）人員配備規(guī)范化

行政規(guī)范化，人才是關(guān)鍵。有了制度作為基礎(chǔ)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，制度的應(yīng)用和創(chuàng)新關(guān)鍵在人。人員的匹配不規(guī)范，一方面會導(dǎo)致制度運(yùn)行不暢。缺乏專業(yè)性高素質(zhì)的行政工作人員，制度的理解會出現(xiàn)紕漏，制度的應(yīng)用會出現(xiàn)疏忽，制度的執(zhí)行會出現(xiàn)松散，導(dǎo)致已經(jīng)建立的制度成為紙上談兵，無法為現(xiàn)實(shí)工作提供指導(dǎo)和遵循。另一方面，任何制度在時代因素的變化中都會出現(xiàn)滯后性，都會出現(xiàn)不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作需求的情況，而發(fā)現(xiàn)和改進(jìn)這一問題的關(guān)鍵在于人才。[3]行政工作是靈活的、多變的，固化的、僵化的思維和行為模式會導(dǎo)致行政工作出現(xiàn)問題。社院工作既要面對黨委部門，又要面對廣泛的統(tǒng)一戰(zhàn)線成員，單純依靠傳統(tǒng)的制度規(guī)范不能夠滿足工作需要。人員配備是實(shí)現(xiàn)行政工作規(guī)范化的關(guān)鍵，既要能夠滿足行政工作的要求，又要能夠發(fā)揮崗位人員的優(yōu)勢。

（四）信息網(wǎng)絡(luò)規(guī)范化

行政規(guī)范化，網(wǎng)絡(luò)是手段。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用涉及各行各業(yè)，沒有哪個行業(yè)能夠脫離信息網(wǎng)絡(luò)而獨(dú)立運(yùn)作，在現(xiàn)如今的行政管理工作中，有著無數(shù)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，例如OA辦公系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、學(xué)院內(nèi)網(wǎng)、網(wǎng)上工作群等等，信息網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)滲透到每一個人的日常工作中。信息網(wǎng)絡(luò)能夠提供高效率的運(yùn)轉(zhuǎn)模式、綠色環(huán)保的辦公方式以及規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的處理流程，保證日常行為的穩(wěn)定性和持續(xù)性。社院工作面對各行各業(yè)的統(tǒng)戰(zhàn)成員，智能化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化行政管理系統(tǒng)能夠?yàn)榻y(tǒng)戰(zhàn)成員們提供更加方便快捷的途徑，縮短二者的距離，建立長久而穩(wěn)固的數(shù)據(jù)聯(lián)系，形成一個覆蓋學(xué)員院內(nèi)和院外的暢通渠道。

四、行政工作規(guī)范化的具體措施

（一）建立全方位、多角度的制度體系

要始終將全方位、多角度的制度體系作為提高行政工作規(guī)范化的根基，建立一套適應(yīng)《條例》新要求新部署，適應(yīng)統(tǒng)一戰(zhàn)線新形式新變化的行政管理的制度體系。一是要認(rèn)真研究《條例》對各項工作提出的新要求，據(jù)此建立有針對性和前瞻性的規(guī)章制度。例如《條例》第五十五條明確規(guī)定：“社院應(yīng)當(dāng)建立工作人員考試錄（聘）用、學(xué)習(xí)進(jìn)修、實(shí)踐鍛煉、職級晉升、績效評估、考核評價等制度?！贬槍k公室而言，工作類別多，工作內(nèi)容雜，不同崗位之間學(xué)習(xí)進(jìn)修的要求和目標(biāo)不同，應(yīng)當(dāng)根據(jù)新的工作要求建立多層次的制度。二是要根據(jù)統(tǒng)戰(zhàn)教培工作新的變化完善規(guī)章制度。例如檔案管理制度的更新，隨著統(tǒng)戰(zhàn)教培工作日益重要，學(xué)員數(shù)量不斷增加，隨之需留存的檔案門類和數(shù)量不斷增加，山東社院辦公室制定了檔案工作的相關(guān)制度，明確規(guī)定了檔案歸檔時間、歸檔程序、歸檔類別等多方面內(nèi)容，切實(shí)有效地促進(jìn)了檔案工作開展。三是學(xué)院規(guī)章制度要建立“一盤棋”的格局，圍繞服務(wù)教學(xué)培訓(xùn)這一中心工作，各個部門、各項工作的制度建立要相互聯(lián)系、相互協(xié)調(diào)、相互補(bǔ)充，沒有一項制度是可以獨(dú)立存在的。制度的建立既要符合各項工作的實(shí)際要求，又要符合其他工作的客觀規(guī)律，形成一個相互補(bǔ)充、覆蓋全局的制度體系。[4]

（二）完善專業(yè)性、針對性的人員配備

要始終將專業(yè)性、針對性的人員配備作為提高行政工作規(guī)范化的關(guān)鍵所在，形成適應(yīng)社院工作需要的人員配備?！稐l例》第五十三條明確規(guī)定：“社院應(yīng)當(dāng)按照政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、工作作風(fēng)好的要求，建設(shè)一支精干高效、結(jié)構(gòu)合理的行政、后勤管理隊伍?！币皇侨藛T配備上要做到“結(jié)構(gòu)合理”。辦公室工作涉及方方面面，既要面對內(nèi)部事務(wù)的上傳下達(dá)工作，又要面對外部事務(wù)的溝通協(xié)調(diào)工作，還要面對與統(tǒng)戰(zhàn)成員的服務(wù)交流工作，要求在人員數(shù)量充足，過剩的人員配備會導(dǎo)致人才資源的浪費(fèi)，過少的人員配備會導(dǎo)致工作過于繁重，而部分辦公室行政工作崗位專業(yè)性要求高，需要專人專崗，例如財務(wù)工作就不可能在短時間內(nèi)完全掌握，這就要求行政工作的人員配備既能滿足客觀事實(shí)的要求，又能夠最大限度地發(fā)揮每個人的專業(yè)技術(shù)優(yōu)勢，使行政效率最大化。二是人員配備要做到“精干高效”。要求行政工作的每個人都需要有較高的能力水平，發(fā)揮好每個人的特長。行政工作人員要多學(xué)習(xí)、多參加相關(guān)專業(yè)的培訓(xùn)，在理論和技術(shù)層面上不斷充實(shí)自己。同時，行政工作人員要多交流，加強(qiáng)社院系統(tǒng)之間同類工作人員的交流，取長補(bǔ)短，共同進(jìn)步。行政工作人員還要有強(qiáng)烈的責(zé)任心，多給自己加壓力，多給自己提要求，在實(shí)踐中不斷提升能力水平。

（三）建立高效率、標(biāo)準(zhǔn)化的信息網(wǎng)絡(luò)

要始終將高效率、標(biāo)準(zhǔn)化的信息網(wǎng)絡(luò)作為提高行政工作規(guī)范化的常規(guī)方式，建立起一套技術(shù)先進(jìn)、運(yùn)轉(zhuǎn)流暢、綠色高效的，既能適應(yīng)社院教職工工作需要、又能適應(yīng)各行各業(yè)統(tǒng)戰(zhàn)教培學(xué)員需要的信息化網(wǎng)絡(luò)。一是遵循方便快捷、技術(shù)適當(dāng)?shù)脑瓌t，使信息化網(wǎng)絡(luò)切合實(shí)際地高速運(yùn)轉(zhuǎn)。建立的信息化網(wǎng)絡(luò)既要考慮到年輕人學(xué)習(xí)接受新事物快的因素，又要考慮到老同志學(xué)習(xí)接受新事物慢的因素，不能一味只顧“面子”，不顧“里子”，要讓信息化網(wǎng)絡(luò)切實(shí)有效。同時，信息化網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)應(yīng)用也應(yīng)當(dāng)考慮兩方面，既能夠保證技術(shù)上簡單有效、樸實(shí)有用，又能夠具有一定的前瞻性，短時間內(nèi)不被快速發(fā)展的技術(shù)革新所淘汰，保證可接受范圍內(nèi)的運(yùn)轉(zhuǎn)。二是與教學(xué)培訓(xùn)工作相融合?！稐l例》第五十八條明確規(guī)定：“社院應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)智慧校園建設(shè)，建立統(tǒng)一戰(zhàn)線網(wǎng)絡(luò)教育培訓(xùn)平臺，提高辦學(xué)信息化水平?！毙姓ぷ鞯男畔⒒W(wǎng)絡(luò)建設(shè)要與之相融合，不能獨(dú)立于中心工作之外，要始終以服務(wù)中心工作、服務(wù)學(xué)員為主。

（四）實(shí)現(xiàn)高質(zhì)高效、細(xì)致規(guī)范的行政服務(wù)

要始終將高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)的日常服務(wù)作為提高行政工作規(guī)范化的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，制定嚴(yán)格規(guī)范、細(xì)致入微、質(zhì)效突出的日常服務(wù)規(guī)則，不斷提升行政服務(wù)人員的行為規(guī)范、言語表達(dá)和應(yīng)變能力。一是要以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜粘谭?wù)規(guī)則為基礎(chǔ)，在學(xué)習(xí)借鑒和實(shí)踐總結(jié)的基礎(chǔ)上制定嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)的日常服務(wù)規(guī)則，確保一切行政服務(wù)按流程進(jìn)行，既要做到細(xì)致入微、服務(wù)到位，又要做到嚴(yán)守紀(jì)律、不出紕漏，以標(biāo)準(zhǔn)化促進(jìn)規(guī)范化，打造高質(zhì)高效行政服務(wù)。二是要不斷提升行政服務(wù)人員的能力水平，服務(wù)工作關(guān)鍵在于服務(wù)人員，要不斷加強(qiáng)行政服務(wù)人員的素質(zhì)能力。首先要加強(qiáng)基本素養(yǎng)的培訓(xùn)，服務(wù)人員要全面掌握本單位的基本情況，深入了解行政服務(wù)的要求、流程和規(guī)范，筑牢一切按規(guī)章制度辦事的思想，確保沒有錯誤，不出紕漏。其次要加強(qiáng)靈活應(yīng)變的能力，行政服務(wù)復(fù)雜瑣碎，會根據(jù)不同的事項出現(xiàn)不同的變化，提出不同的要求，行政服務(wù)人員必須時刻做到靈活有度，時刻保持應(yīng)對突發(fā)情況的警惕性，確保任何情況下依然能夠做穩(wěn)、做好、做扎實(shí)服務(wù)工作。

《條例》已經(jīng)對于社院各項工作有了明確的規(guī)范化要求，規(guī)范化是打牢社院工作的重要根基，是推動社院工作不斷發(fā)展的重要動力，是促進(jìn)社院工作不斷創(chuàng)新的重要力量。行政工作作為保障日常工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐，必須持續(xù)推進(jìn)規(guī)范化水平，建立健全切實(shí)有效的規(guī)章制度，以專業(yè)高質(zhì)的人員配備，利用信息化、智能化各項手段，不斷增強(qiáng)行政工作的規(guī)范性，推動社院發(fā)展再上新臺階。