董彥

摘 要：在當(dāng)今信息時(shí)代，高校科技檔案管理工作變得越來(lái)越重要，所以要堅(jiān)決落實(shí)好四個(gè)同步。當(dāng)前，在高校科技檔案管理工作中，存在四個(gè)問(wèn)題。本文基于制度層面和知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)為出發(fā)點(diǎn)，充分論證高校科技檔案管理工作的重要意義，并對(duì)高?？萍紮n案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行深入分析，探討解決問(wèn)題的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：高校;科技檔案;管理

1 前言

我國(guó)實(shí)施科教興國(guó)戰(zhàn)略，該戰(zhàn)略為我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展作出了巨大貢獻(xiàn)。知識(shí)產(chǎn)權(quán)是以權(quán)利保護(hù)為核心內(nèi)容的重要戰(zhàn)略，體現(xiàn)國(guó)家科技政策相關(guān)的公共政策問(wèn)題。然而，目前我國(guó)檔案管理方法普遍落后，雖然高校檔案管理制度在不斷完善，但在實(shí)施過(guò)程中，并沒(méi)有達(dá)到預(yù)期的效果。究其原因在知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)和制度建設(shè)層面存在問(wèn)題，更重要的是四個(gè)同步?jīng)]有落實(shí)到實(shí)處。

2 高?？萍紮n案工作中存在的問(wèn)題

1）科技檔案管理工作普遍落后。根據(jù)數(shù)據(jù)顯示，在北京44所高校中，對(duì)高?？蒲许?xiàng)目文件材料歸檔情況進(jìn)行調(diào)查，歸檔基本完整占比52%，歸檔不完整占比29%，根本沒(méi)有歸檔的高校占比19%。有72%高校在科研項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)，同時(shí)提出歸檔要求，做到驗(yàn)收科研成果與驗(yàn)收科研檔案資料同步的高校只有43%[1]?？萍疾块T(mén)整理提交文件類(lèi)的檔案資料是高?？萍紮n案管理的資料來(lái)源，在具體到每一個(gè)項(xiàng)目的完整檔案，尤其核心檔案材料時(shí)十分欠缺。

2）科技檔案管理與項(xiàng)目過(guò)程控制脫節(jié)。重申請(qǐng)輕驗(yàn)收、重經(jīng)費(fèi)輕成果是我國(guó)高?？萍柬?xiàng)目管理存在的普遍問(wèn)題?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理存在的主要問(wèn)題有：經(jīng)費(fèi)預(yù)算與科研項(xiàng)目開(kāi)支相脫節(jié)、項(xiàng)目管理與科研經(jīng)費(fèi)管理透明度較低、科研經(jīng)費(fèi)監(jiān)督機(jī)制不完善等。僅有5%的高?？蒲许?xiàng)目檔案信息化建設(shè)體系較完善，只有9%的高?？蒲泄芾硐到y(tǒng)包含檔案管理模塊，45%的高校檔案管理系統(tǒng)有獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)，26%的高校檔案完全不用計(jì)算機(jī)管理[2]。

3）高校檔案資料缺少重要核心內(nèi)容。完善高?？萍紮n案管理，對(duì)科技工作進(jìn)行創(chuàng)新，促進(jìn)科技水平提高和科研成果工作的共同發(fā)展。在長(zhǎng)期的檔案管理工作中，少部分檔案管理工作人員管理觀念沒(méi)有跟上時(shí)代的發(fā)展，仍然認(rèn)為檔案管理工作只負(fù)責(zé)收納學(xué)校管理型文件，不夠重視高校教師的學(xué)術(shù)成果，經(jīng)常把這些高校教師的研究資料擋在檔案管理之外。只重視科技成果的推廣，而忽視科技文件形成的材料，造成了巨大的科研損失，影響了科技檔案資料的質(zhì)量和技術(shù)，不利于技術(shù)儲(chǔ)備和成果的創(chuàng)新。

4）科技檔案利用開(kāi)發(fā)少。在現(xiàn)有的科技檔案管理制度下，對(duì)科技檔案的利用能力較弱，更不具備開(kāi)發(fā)、服務(wù)的能力。目前，科技項(xiàng)目檔案主要是財(cái)務(wù)收支數(shù)據(jù)檔案比較多，知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛偶爾也會(huì)有，但由于原始檔案的欠缺，導(dǎo)致無(wú)法滿(mǎn)足實(shí)際的需要。由于科技檔案的利用能力弱，導(dǎo)致開(kāi)展相關(guān)領(lǐng)域的研究只能各自獨(dú)立進(jìn)行，無(wú)法進(jìn)行有效的合作?；A(chǔ)性研究無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享，導(dǎo)致重復(fù)勞動(dòng)低層次研究。

3 基于知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)和制度層面的分析

1）知識(shí)產(chǎn)權(quán)主體尚未根本確立。當(dāng)前，我國(guó)科技計(jì)劃項(xiàng)目成果知識(shí)產(chǎn)權(quán)的現(xiàn)狀是，名義上國(guó)家所有，實(shí)際上單位持有。由于權(quán)責(zé)不清，影響了單位對(duì)知識(shí)保護(hù)采取措施的主動(dòng)性，又造成國(guó)家對(duì)重要科研成果缺乏管理的局面，導(dǎo)致無(wú)法形成自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)。知識(shí)產(chǎn)權(quán)主體的不確立，導(dǎo)致難以發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益，也失去了知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的實(shí)際意義，要改變這種局面，需要長(zhǎng)期的根本性變革。

2）科技檔案成果保密措施相對(duì)薄弱。隨著科技檔案利用的增多，存在一部分人侵犯他人知識(shí)產(chǎn)權(quán)與鉆科技檔案管理漏洞，盜取他人的科技成果。這種現(xiàn)象反映了當(dāng)前科技檔案成果保護(hù)措施薄弱，出于個(gè)人合法權(quán)益及國(guó)家利益的保護(hù)，需要加強(qiáng)科技檔案的保密工作。目前，在高?？蒲泄ぷ髦?，還有部分科研工作者對(duì)科技檔案管理的重要性沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)，表現(xiàn)為不愿意把科技檔案放在資料室保管，對(duì)檔案室的保護(hù)抱有不放心的心理。

3）現(xiàn)有知識(shí)產(chǎn)權(quán)制度操作性較差。當(dāng)前，在宏觀制度體系層面上，我國(guó)有著相對(duì)健全知識(shí)保護(hù)制度，但是，在實(shí)際操作中效果不是很理想。在北京44所高校中，還沒(méi)有建立科研文件檔案管理制度的高校占比27%，還沒(méi)有把科研文件檔案管理納入到整體工作中的高校占比39%[3]。雖然《中華人民共和國(guó)檔案資料法》已經(jīng)頒布實(shí)施多年，但在處罰力度上還是不足。如對(duì)他人技術(shù)檔案的抄襲、丟失、損壞和泄密等問(wèn)題，往往只是進(jìn)行批評(píng)、檢查等簡(jiǎn)單處理。

4）工作思路、方法相對(duì)落后?？萍紮n案的前身是高校日常科技活動(dòng)形成的一些科技文件，在實(shí)際檔案管理中，管理人員不夠重視科技文件的保存。有些高校只重視科研計(jì)劃的落實(shí)情況，對(duì)科技文件的形成視而不見(jiàn)。當(dāng)今，存在高?？萍紮n案管理人員素質(zhì)的良莠不齊，還有一部分是兼職檔案管理人員的身份，缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)，無(wú)法保證很好的完成檔案收集及歸檔保存。

4 解決高?？萍紮n案管理的對(duì)策

1）提高管理人員認(rèn)識(shí)，健全規(guī)章制度。首先，各相關(guān)檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)我國(guó)檔案管理法，提高自己的專(zhuān)業(yè)水平，努力成為檔案管理的專(zhuān)家。其次，對(duì)已有的規(guī)章制度進(jìn)行整理，找出現(xiàn)行制度的缺陷，不斷完善規(guī)章制度，形成科學(xué)系統(tǒng)的管理制度，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。不斷規(guī)范檔案管理工作，使檔案管理工作的開(kāi)展有章可循。

2）提高管理人員素質(zhì)，健全檔案管理機(jī)構(gòu)。首先明確檔案機(jī)構(gòu)的職責(zé)，實(shí)行項(xiàng)目負(fù)責(zé)人歸檔責(zé)任制，確?？蒲谢顒?dòng)的形成的檔案材料能夠妥善的保存，不斷健全檔案管理機(jī)構(gòu)。同時(shí)要加強(qiáng)相關(guān)管理人員的素質(zhì)，特別是對(duì)一些兼職的檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高他們的專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平。提高相關(guān)管理人員的責(zé)任意識(shí)，從思想層面認(rèn)識(shí)到該工作的重要意義，積極學(xué)習(xí)檔案管理理論以及案卷整理流程[4]。普及科技檔案管理的知識(shí)，對(duì)檔案管理的基本要求作出明確規(guī)定，以便檔案管理工作的有效開(kāi)展。要重視檔案資料人才隊(duì)伍的建立，培養(yǎng)好檔案管理人員梯隊(duì)。

3）加大資金投入，改善硬件設(shè)施。高校要落實(shí)好檔案發(fā)展事業(yè)的經(jīng)費(fèi)，使得檔案管理人員能改善硬件設(shè)施，要把科技檔案工作列入到本校的發(fā)展規(guī)劃中。目前，我國(guó)高校的硬件設(shè)施仍不完善，高校在經(jīng)費(fèi)支出上也存在困難，但可以采取分期撥款經(jīng)費(fèi)的方式，逐步改善檔案館的硬件設(shè)施?；谀壳暗男蝿?shì)下，要制定出一條切實(shí)可行的計(jì)劃，根據(jù)輕重緩急，分批對(duì)硬件設(shè)施進(jìn)行更新。

4）加大信息開(kāi)發(fā)力度，實(shí)現(xiàn)信息資源共享?？萍紮n案作為一種重要的科技資源，其管理的目的是為科研教學(xué)而服務(wù)，在充分的利用過(guò)程中體驗(yàn)價(jià)值?？萍紮n案管理人員要具備服務(wù)意識(shí)，了解校內(nèi)師生的信息需求，在科技檔案庫(kù)的基礎(chǔ)上，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)信息管理，并對(duì)檔案信息加工中的相關(guān)信息進(jìn)行編制，提高檔案資料的安全性以及方便師生查詢(xún)數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)科技檔案資源共享。

5 結(jié)語(yǔ)

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化正深刻的影響人們的學(xué)習(xí)生活，因此檔案管理工作者應(yīng)具備更高的素質(zhì)。檔案管理工作的中心由保存檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒓庸さ姆绞?，繼續(xù)為人們服務(wù)。要把高校的檔案管理工作建成與教育發(fā)展相適應(yīng)的特色體系，創(chuàng)新檔案管理工作方法，管理思想就要與時(shí)俱進(jìn)，以服務(wù)促進(jìn)管理，以管理完善服務(wù)，確保檔案管理工作目標(biāo)的早日實(shí)現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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[3]王玉斌.高校科技檔案管理：?jiǎn)栴}、原因及對(duì)策[J].檔案學(xué)研究，2015（01）：70-73.

[4]孫彬彬.淺析現(xiàn)代科技在高校檔案管理中的應(yīng)用[J].商情，2017（12）：90.