李國浩

摘 要：本文針對合資合作公司體量小、人員少、資產(chǎn)輕量化等特點(diǎn)，從目前檔案管理工作中存在的諸多問題出發(fā)，探索性的在檔案管理頂層設(shè)計、一體化體制機(jī)制建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)、檔案資料有效利用等方面提出了一些創(chuàng)新思路。

關(guān)鍵詞：合資合作;檔案管理;創(chuàng)新管理

隨著國有企業(yè)改革不斷深化，在國內(nèi)出現(xiàn)了一大批合資合作公司。這些公司主要是針對國家戰(zhàn)略的某一重點(diǎn)領(lǐng)域或某一項前沿科技，堅持“按需定制、要素融合、優(yōu)勢互補(bǔ)”的原則成立，通常具有體量小、人員少、資產(chǎn)輕量化等特點(diǎn)。針對這樣一個來自“五湖四?！?，具有不同管理經(jīng)驗(yàn)和文化背景的合資合作公司，在檔案收集、管理、利用上常常存在這樣那樣的問題。主要表現(xiàn)在：一是檔案管理意識淡薄，管理層重視不夠;二是管理制度與公司體制不匹配，傳統(tǒng)管理模式“一統(tǒng)到底”;三是檔案管理專兼職人員配備不足，專業(yè)技能培訓(xùn)不夠;四是規(guī)范化程度不高，信息化手段利用較少;五是檔案利用率較低，沉睡檔案比例較大。

針對以上問題，如何充分發(fā)揮合資合作公司獨(dú)特優(yōu)勢，整合優(yōu)勢，凝聚合力做好檔案管理工作，“守好企業(yè)的財富”，不斷提升市場競爭力，筆者有以下幾點(diǎn)淺顯的思考。

1 從頂層設(shè)計入手，建立特色化的管理體系

合資合作公司和傳統(tǒng)大型國有企業(yè)不同，具有自身的特殊性，本文討論的合資合作公司都是在國有企業(yè)改革中產(chǎn)生的，難免在管理層會有傳統(tǒng)的“一統(tǒng)到底”的管理思路，這必將對新時期的合資合作企業(yè)帶來不適應(yīng)。

第一，要明確檔案管理的主體。無論企業(yè)的大小和規(guī)模，都是按照《公司法》建立的經(jīng)濟(jì)活動實(shí)體，具有法定的獨(dú)立性和自主性。因此，在公司成立之初就要整體布局檔案管理工作，在頂層設(shè)計上統(tǒng)籌把握部門設(shè)置、人員配備、資金保障等方面。同時，在公司實(shí)際運(yùn)營過程中，各層級的管理者都要高度重視檔案管理工作，摒棄只追求經(jīng)濟(jì)效益的短淺目光。

第二，要認(rèn)真分析本企業(yè)的特殊性。在國有企業(yè)改革過程中可能產(chǎn)生很多不同類型的合資合作公司，從股權(quán)結(jié)構(gòu)上看有中外合資、不同國企合資、國有企業(yè)引進(jìn)民營資本等，在專業(yè)技術(shù)上看有按照整個產(chǎn)業(yè)鏈分段、分專業(yè)組成的合資合作公司，也有地企聯(lián)合的形式。但是，無論什么形式的合資合作公司，在檔案管理上都要明確檔案主體，保證其獨(dú)立性，同時要認(rèn)真分析本企業(yè)的專業(yè)特點(diǎn)和檔案類型，堅決杜絕傳統(tǒng)的“一統(tǒng)到底”的檔案管理模式。

第三，要制定適合合資合作公司的檔案管理體系。首先要從公司的主營業(yè)務(wù)出發(fā)，緊密圍繞公司生產(chǎn)、經(jīng)營和管理工作的實(shí)際，不能完全照抄照搬國家檔案管理規(guī)章制度和其他任何一家企業(yè)的管理制度。要實(shí)實(shí)在在摸清本企業(yè)所有工作流程，仔仔細(xì)細(xì)掌握檔案類型和特點(diǎn)，制定全覆蓋、全流程的管理制度。同時，要從適應(yīng)性出發(fā)，用好制度執(zhí)行評價，及時發(fā)現(xiàn)和糾正執(zhí)行過程中出現(xiàn)的不適應(yīng)、不合理，不斷修訂完善檔案管理體系。

2 從統(tǒng)籌規(guī)劃入手，構(gòu)建高效檔案信息網(wǎng)絡(luò)

在當(dāng)今信息化的社會大潮中，要使檔案管理工作與各項其他工作有機(jī)結(jié)合，走信息化之路是必然的，也只有這樣才能高效的完成各項檔案管理工作要求，充分發(fā)揮檔案資料的優(yōu)勢作用。

第一，把檔案信息化建設(shè)納入長期規(guī)劃。對于一個新成立的公司，必須在公司層面一開始就統(tǒng)籌規(guī)劃，建立結(jié)構(gòu)合理、種類齊全的檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)體系，用發(fā)展的眼光構(gòu)建一個適應(yīng)公司生產(chǎn)經(jīng)營、網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)清晰的檔案管理框架。同時，在建立黨建管理系統(tǒng)、公文處理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、工程監(jiān)督系統(tǒng)、經(jīng)營管理系統(tǒng)等各子系統(tǒng)時，充分從檔案管理證據(jù)化、便捷化、共享化方面考慮，確保能很好的融入框架，實(shí)現(xiàn)信息化共享。

第二，高度重視檔案信息安全性建設(shè)。在“黑客泛濫”的時代，一定要做好檔案的信息安全工作，特別是電子檔案載體的風(fēng)險和安全隱患一定要提前識別，格外重視，在人力物力財力方面加大投入，用好“物防人防技防”手段。要持之以恒的在全員范圍內(nèi)，特別是合資合作公司特有的數(shù)量巨大的承包商隊伍管理上下功夫，用案例常講保密、用制度約束保密、用考核督促保密，確保公司專有技術(shù)、核心工藝等重要檔案不丟失、不外泄。

第三，提高檔案資料利用的信息化手段。檔案管理除了收集、整理和歸存公司在發(fā)展歷程中的重大經(jīng)營活動、特有技術(shù)創(chuàng)新等重要資料之外，更重要的作用就是發(fā)揮和利用好這些資料，在成功或失敗的基礎(chǔ)上，為公司提供經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和發(fā)展后勁。當(dāng)前，檔案管理的信息化主要還停留在錄入、歸集、儲存等基礎(chǔ)層面，需要進(jìn)一步根據(jù)公司特點(diǎn)，思考建立內(nèi)部局域?qū)＞W(wǎng)，在防火墻內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源共享，按照權(quán)限管理不斷開放檔案資料，將“檔案館從線下搬到線上”，不斷提高主動服務(wù)能力。

3 從檔案規(guī)范入手，借助高效的市場化力量

國家關(guān)于檔案管理的規(guī)定很多，對文書檔案、建設(shè)項目檔案、人事檔案、會計檔案等都有明確的規(guī)范?，F(xiàn)如今，檔案的形式規(guī)格各不相同、載體多樣性、文字文種較多等特性給檔案收集、整理、保管、歸檔等工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。

第一，要加強(qiáng)檔案的規(guī)范化建設(shè)。要認(rèn)真學(xué)習(xí)各類檔案的歸檔規(guī)范，在檔案收集中充分評價文件和資料的價值，站在公司發(fā)展的角度評估其深遠(yuǎn)意義;在檔案整理中認(rèn)真記錄每一個細(xì)節(jié)，客觀準(zhǔn)確的反映事件全過程，精準(zhǔn)完整的記錄每一個試驗(yàn)參數(shù)和工程數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案利用價值最大化;在檔案歸檔中注重利用新理念、新方法，確保檔案完整性、查閱便捷性和檔案安全性。

第二，要充分借助專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)力量。合資合作公司人員精簡的特性決定了不可能設(shè)置一個龐大的檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案館，而合資合作公司往往從事的又是探索性、戰(zhàn)略性的工作，必然會產(chǎn)生大量的文字、照片、視頻等資料。這就要充分借助市場化力量，尋求一些資質(zhì)齊全、技術(shù)過硬、保密意識強(qiáng)的社會化專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)，通過合同約定形成長期穩(wěn)定的戰(zhàn)略合作關(guān)系，定期和不定期參與公司的檔案管理知識宣講、整理歸檔、暫存保管和技術(shù)咨詢工作。

第三，要嚴(yán)格要求承包商對檔案進(jìn)行收集整理。合資合作公司大多按照項目制運(yùn)行，在承包商管理方面要監(jiān)督好檔案管理工作，避免檔案轉(zhuǎn)接過程中發(fā)生散失、損毀或者非法占為己有的現(xiàn)象。特別是，在階段成果和合同履行結(jié)束時，要利用合同約定，充分發(fā)揮甲方權(quán)利，嚴(yán)格檔案的完整性、規(guī)范性驗(yàn)收，在不完成檔案歸檔工作的情況下不予結(jié)算，將檔案歸集完成情況納入承包商進(jìn)出考評體系。

4 從人員素質(zhì)入手，加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力

企業(yè)的競爭力體現(xiàn)在人才，檔案管理工作一樣也需要綜合素質(zhì)強(qiáng)、專業(yè)技能精的人才隊伍得以保障。

首先，要培養(yǎng)一定數(shù)量的“專精尖”檔案管理人員，這些少數(shù)的精英主要是直接參與檔案管理工作的頂層設(shè)計、宏觀管理、技術(shù)指導(dǎo)等工作，包括和專業(yè)技術(shù)機(jī)構(gòu)的溝通協(xié)調(diào)。

其次，要在全員范圍內(nèi)普及檔案管理必備知識，通過開展日常培訓(xùn)、檔案知識宣傳等活動，讓公司全體員工掌握檔案管理的基本知識，在工作進(jìn)程中提前考慮檔案的完整性、規(guī)劃性。

最后，就是要加強(qiáng)交流學(xué)習(xí)，通過向各股東方、其他優(yōu)秀企業(yè)學(xué)習(xí)借鑒檔案管理的先進(jìn)做法，定期開展公司內(nèi)部檔案管理工作分析會、經(jīng)驗(yàn)交流會、先進(jìn)評比表彰等，不斷提升合資合作公司的檔案管理水平。

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