羅婷婷　閆鵬　周文杰　王宏宇

摘要：2019年1月1日起，高校開始執(zhí)行《政府會(huì)計(jì)制度》，支出收入合同作為校區(qū)參與社會(huì)重要經(jīng)濟(jì)活動(dòng)之一，在政府會(huì)計(jì)制度執(zhí)行中具有橋梁作用，本文通過(guò)分析校區(qū)合同管理的現(xiàn)狀，提出合同管理存在的弊端，同時(shí)提出要建立全程聯(lián)動(dòng)、模塊銜接、信息系統(tǒng)控制機(jī)制，把集中歸口管理與專項(xiàng)管理進(jìn)行信息化整合，在內(nèi)控程序上把控校區(qū)管理的風(fēng)險(xiǎn)。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制? 合同管理機(jī)制? 信息化

一、前言

依法治國(guó)是黨領(lǐng)導(dǎo)人民治理國(guó)家的基本方略，依法治校是依法治國(guó)方針在高校辦學(xué)活動(dòng)中的具體體現(xiàn)和要求。2019年1月1日起，高校開始執(zhí)行《政府會(huì)計(jì)制度》，該制度改革的特點(diǎn)是引入權(quán)責(zé)發(fā)生制，要求財(cái)務(wù)部門確認(rèn)當(dāng)期收入及成本，及時(shí)準(zhǔn)確的反映學(xué)校目前資產(chǎn)流轉(zhuǎn)、負(fù)債等財(cái)務(wù)真實(shí)情況，控制學(xué)校的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。支出收入合同作為校區(qū)參與社會(huì)重要經(jīng)濟(jì)活動(dòng)之一，在政府會(huì)計(jì)制度執(zhí)行中具有橋梁作用。校區(qū)需通過(guò)建立預(yù)算、采購(gòu)、合同準(zhǔn)備、合同審查、合同訂立、履行、結(jié)算、歸檔、評(píng)價(jià)服務(wù)商、資產(chǎn)入帳等環(huán)節(jié)的信息聯(lián)動(dòng)化來(lái)牽制規(guī)范合同管理流程，在內(nèi)控中減少合同管理的風(fēng)險(xiǎn)。

二、校區(qū)合同管理的現(xiàn)狀

（一）缺乏統(tǒng)一管理機(jī)構(gòu)

調(diào)研發(fā)現(xiàn)大部分高校合同管理機(jī)構(gòu)一般設(shè)立在法律事務(wù)辦公室或綜合辦公室。目前校區(qū)合同由不同部門管理，未建立統(tǒng)一歸口部門。根據(jù)財(cái)政部?jī)?nèi)控基礎(chǔ)性評(píng)價(jià)指標(biāo)要求，學(xué)校應(yīng)設(shè)立專職合同管理人員及部門并建立登記臺(tái)賬，對(duì)所有有效合同進(jìn)行有規(guī)律的排序編碼，利用編碼可以查詢到財(cái)務(wù)預(yù)算、國(guó)資采購(gòu)等相關(guān)信息，使得合同管理與財(cái)務(wù)預(yù)算收支管理、國(guó)有資產(chǎn)采購(gòu)管理有效結(jié)合，提高學(xué)校服務(wù)質(zhì)量、效率和效果。

（二）缺乏合同電子信息化

隨著教育體制改革深化及高校內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制的要求，學(xué)校應(yīng)梳理財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)的相關(guān)業(yè)務(wù)及流程，在遵循學(xué)校內(nèi)控的基礎(chǔ)上，分析識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)，補(bǔ)充完善業(yè)務(wù)流程。目前校區(qū)合同審批、合同保管以紙質(zhì)合同為主，這樣未充分考慮到業(yè)務(wù)本身的運(yùn)行方式，未打破各部門之間的界限，部門之間的信息未能無(wú)障礙傳遞。

（三）合同結(jié)算終結(jié)缺乏監(jiān)督

合同簽署要經(jīng)歷合同基本信息準(zhǔn)備、合同審批簽署、合同履行、合同結(jié)算、合同終結(jié)這些階段。在合同準(zhǔn)備及合同審批簽署階段，各部門領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)合同相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行審核，此時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的幾率最大，監(jiān)督全面。合同一旦進(jìn)入結(jié)算階段、終結(jié)階段，只有合同經(jīng)辦人對(duì)合同的支付結(jié)算情況有了解，結(jié)算幾筆，還有多少質(zhì)保金等信息反而無(wú)人理會(huì)，甚至經(jīng)辦人會(huì)產(chǎn)生等到合同相對(duì)方要的時(shí)候在支付也不遲的想法，所以合同的結(jié)算階段時(shí)缺乏監(jiān)督管理的。隨著校區(qū)不斷發(fā)展，如果不安排專門的部門和專業(yè)人員對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)一動(dòng)態(tài)監(jiān)督，財(cái)務(wù)部門就只能按照實(shí)際收款、付款情況確認(rèn)收入、成本，無(wú)法按照合同約定條款的時(shí)間期限計(jì)算當(dāng)期收入與成本。

（四）缺乏專職合同管理人員

校區(qū)對(duì)外簽訂合同涉及材料、設(shè)備采購(gòu)、科研研究等各方面。這對(duì)合同管理人員提出了很高的要求，他們要熟悉學(xué)校的財(cái)務(wù)、合同等校區(qū)相關(guān)流程，還需具備邏輯、分析能力及責(zé)任心。目前院系及機(jī)關(guān)各職能部門的合同管理人員是由辦公人員兼職或由“2+X”助管擔(dān)任，助管在工作兩年后會(huì)離開校區(qū)，這樣會(huì)造成合同管理的不連續(xù)性，存在內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。

三、加強(qiáng)校區(qū)合同內(nèi)控管理的措施

（一）建立合同統(tǒng)一管理部門

好制度要好體系作為支撐才能貫徹執(zhí)行，建立健全校區(qū)合同統(tǒng)一管理部門是關(guān)鍵。通過(guò)調(diào)研，規(guī)模較大的高校由法律事務(wù)辦公室負(fù)責(zé)合同管理，法律事務(wù)辦公室針對(duì)合同可以從法律角度對(duì)合同進(jìn)行審核也可以作為一個(gè)比較客觀獨(dú)立的部門對(duì)合同進(jìn)行一個(gè)統(tǒng)一的管理，目前校區(qū)不具備設(shè)立法律事務(wù)辦公室的能力，建議在綜合辦公室設(shè)合同統(tǒng)一管理部門。

合同統(tǒng)一管理部門職責(zé)為在合同履行、結(jié)算兩個(gè)關(guān)鍵流程中確定審批流程及內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)，按要求審核監(jiān)督合同結(jié)算、終結(jié)等環(huán)節(jié)，規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)校區(qū)合法利益。具體流程如下：

一是完善修改合同管理辦法。校區(qū)應(yīng)進(jìn)一步完善和修訂校區(qū)合同管理辦法，進(jìn)一步規(guī)范授權(quán)委托書、法人簽字章、合同專用章的使用管理制度，嚴(yán)格按照一事一審、一事一簽的管理流程進(jìn)行審查，明確各位領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)權(quán)限，避免在管理中出現(xiàn)授權(quán)不明、職責(zé)不清等行為。

二是引審計(jì)為合同管理的必要流程。在合同管理中，尤其是在合同的前期準(zhǔn)備即合同準(zhǔn)備信息、合同審批流程中，將審計(jì)納入其中是對(duì)合同管理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的有效把控。審計(jì)部門應(yīng)在易出問(wèn)題的事項(xiàng)中從專業(yè)的角度制定審計(jì)辦法，確定合理的審計(jì)范圍，針對(duì)合同金額巨大、關(guān)系學(xué)校切身利益的合同，應(yīng)納入審計(jì)必審事項(xiàng)，在審計(jì)的過(guò)程中審核相關(guān)內(nèi)容，完成合同的內(nèi)部審計(jì)，降低執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)。

三是合同訂立前，按合同為詢價(jià)、招標(biāo)、單一來(lái)源采購(gòu)、談判等不同方式，形成不同維度的審批流程，通過(guò)多層次的權(quán)限管理，加強(qiáng)合同信息的前期審批。同時(shí)建立供應(yīng)商資質(zhì)評(píng)價(jià)平臺(tái)，對(duì)于履行合同不合理的供應(yīng)商拉成 “黑名單”，踢出學(xué)校服務(wù)行列。

四是合同訂立中，明晰合同審批流程，合同經(jīng)辦人準(zhǔn)備材料→申請(qǐng)部門審核→預(yù)算部門審核→財(cái)務(wù)部門審核→合同管理部門審核→按照合同標(biāo)的金額及事項(xiàng)的大小，分別送分管校領(lǐng)導(dǎo)、總會(huì)計(jì)師、校長(zhǎng)審批→簽署蓋章備案登記。

五是合同簽署后，合同履行是高校實(shí)現(xiàn)合同目的的關(guān)鍵。合同經(jīng)辦人應(yīng)對(duì)合同進(jìn)行準(zhǔn)確把握，及時(shí)關(guān)注合同相對(duì)方的動(dòng)態(tài)，遇到不按合同履約的情況，及時(shí)匯報(bào)并采取措施，規(guī)避經(jīng)濟(jì)損失。在履行過(guò)程中如果出現(xiàn)重要事項(xiàng)的變更，要進(jìn)行書面協(xié)議的變更留檔，不得進(jìn)行口頭變更。合同履行結(jié)算后，不得以任何理由增加合同相關(guān)協(xié)議。

六是合同歸檔工作。合同管理部門應(yīng)在初期合同登記、變更情況的基礎(chǔ)上，結(jié)合校區(qū)業(yè)務(wù)內(nèi)容對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，此編號(hào)可以查詢到合同從預(yù)算到采購(gòu)到合同到資產(chǎn)上帳的系列內(nèi)容。

（二）建立聯(lián)動(dòng)信息化平臺(tái)

目前，高校合同的信息化管理往往僅包括合同線上申請(qǐng)、線上審批等功能，缺少預(yù)算、采購(gòu)、資產(chǎn)上帳等程序的信息化管理，校區(qū)應(yīng)建立信息化一體管理，將預(yù)算、采購(gòu)、資產(chǎn)等管理模塊與合同管理相連接，形成校區(qū)關(guān)鍵業(yè)務(wù)模塊的信息系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)，使“事前規(guī)劃→ 事中控制→事后監(jiān)督”有效銜接，實(shí)現(xiàn)以預(yù)算管理為主線、以資金管控為核心的合同訂立及履行流程的管控工作。

（三）加強(qiáng)合同履行控制體系

合同履行環(huán)節(jié)控制是指高校借助對(duì)合同實(shí)施狀況的監(jiān)督，規(guī)范合同補(bǔ)充、轉(zhuǎn)讓和解除等合同變更程序，明確合同結(jié)算要求，妥善處理合同糾紛，詳細(xì)登記合同履行和變更情況，嚴(yán)格管控高校合同的履行過(guò)程。合同歸口管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)合同履行情況的跟蹤和監(jiān)控，實(shí)行從合同訂立履行到終結(jié)的全過(guò)程管理，確保合同履行環(huán)節(jié)的監(jiān)控與監(jiān)督。如果發(fā)現(xiàn)對(duì)方或自身因素造成無(wú)法按期履行合同的情況，需采用相應(yīng)對(duì)策進(jìn)行止損。

（四）增強(qiáng)合同管理隊(duì)伍建設(shè)

通過(guò)分析高校在合同管理中出現(xiàn)的弊端，高校應(yīng)該從源頭做起，加強(qiáng)合同管理人員風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，通過(guò)開展法律知識(shí)培訓(xùn)、法律實(shí)務(wù)專題研討的方式提高校區(qū)管理人員的法律素質(zhì)，管理人員只有有了足夠的法律知識(shí)才能盡可能地規(guī)避合同中會(huì)出現(xiàn)的法律風(fēng)險(xiǎn)，才能更好地保護(hù)校區(qū)的合法權(quán)益。

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（作者單位： 中國(guó)石油大學(xué)（北京）克拉瑪依校區(qū)）