彭 紅

(重慶交通大學(xué) 科技處，重慶400074)

一、引言

當(dāng)今人類已進(jìn)入信息時代，信息成為推動人類社會發(fā)展的重要資源之一。信息科技有三大核心能力——處理、存儲及傳遞信息，所有信息技術(shù)革新都是圍繞它展開的［1］。今天，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展極大地提升了這三種能力，來自世界各地的大量信息在網(wǎng)絡(luò)間穿梭，隨時隨地響應(yīng)人們的要求，提供各類信息，網(wǎng)絡(luò)成為人們獲取各類數(shù)據(jù)的主要途徑?；ヂ?lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)了人與人連接，而物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了物與物連接;同時，“云計(jì)算”和“大數(shù)據(jù)”技術(shù)又顯著提升信息存儲量級與處理水平等級，移動互聯(lián)演變成人們的工作或生活必需品。

在信息時代，人類對信息的收集與傳輸能力得到空前提高［2］，主要表現(xiàn)在:一是快速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)改變了信息或數(shù)據(jù)的存儲形式，使之突破空間條件和存儲容量的限制，海量信息存儲正在逐步實(shí)現(xiàn);二是依托網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的新信息傳播速度非常快，最新的資訊從發(fā)布到網(wǎng)絡(luò)用戶接收不過短短幾分鐘，這一速度在過去依靠印刷出版?zhèn)鞑バ畔⒌臅r代是無法想象的。由此，越來越多的紙媒用戶轉(zhuǎn)向微信公眾號、微博等自媒體平臺，后者大大縮短了信息從上傳到審核發(fā)布再到用戶接收的傳播過程。

二、高?？蒲袡n案管理體系的內(nèi)涵界定

科研檔案是科研工作者在研究與開發(fā)機(jī)構(gòu)、高等學(xué)校、企業(yè)中，在一定的周期內(nèi)運(yùn)用嚴(yán)密的科學(xué)方法，從事有目的、有計(jì)劃、有系統(tǒng)的認(rèn)知客觀世界，探索客觀真理的活動過程中形成的有查考利用價值，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的數(shù)據(jù)、圖紙、圖表等科技文件材料。進(jìn)一步說，高?？蒲袡n案活動就是追蹤科研過程，即“立項(xiàng)論證→研究實(shí)施→過程管理→結(jié)題驗(yàn)收→成果管理→成果轉(zhuǎn)化”，記錄并保存各種形式的信息，包括文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等。高?？蒲袡n案管理工作就是通過一定的模式將科技檔案進(jìn)行收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用和統(tǒng)計(jì)的整個過程，它是一個包括思想意識、法規(guī)制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、組織體系、管理模式、人才隊(duì)伍、經(jīng)費(fèi)投入等各個層面在內(nèi)的復(fù)雜有機(jī)系統(tǒng)。

(一)檔案收集

《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》是科研檔案收集所依據(jù)的基本規(guī)定，由國家科委和國家檔案局聯(lián)合發(fā)布。該規(guī)定明確了檔案管理工作人員獲取科研檔案資料的方式，可接收收繳、征集征購，還可購買，以及資料來源范圍，包含學(xué)校科研機(jī)構(gòu)、部門或個人。簡而言之，科研檔案收集是工作主體——科技檔案工作人員嚴(yán)格按照規(guī)定，將分散于學(xué)校各組織和個體的實(shí)體檔案資料或電子檔案信息，包含從事科學(xué)研究、技術(shù)生產(chǎn)、發(fā)明創(chuàng)造、實(shí)用新型創(chuàng)新的一系列具體科技文件材料、科研數(shù)據(jù)、科研成果等，接收到學(xué)?？萍继帣n案部門的一個過程［3］。

(二)檔案鑒定

科研檔案的鑒定工作有兩類:一是科研檔案的價值鑒定工作，包括確定有價值的科研檔案的保管期限并保存，以及嚴(yán)格按程序銷毀無價值的或超期保管的科研檔案。二是科研檔案的質(zhì)量鑒別與核查，主要通過三種途徑——修正檔案中不準(zhǔn)確的部分、補(bǔ)充檔案中不完整的部分和再次確定檔案的保管期限，來保證質(zhì)量。

(三)檔案整理

科研檔案整理是一個系統(tǒng)化科研檔案資料的過程，即通過整合、編目排號并上架，使收集到的檔案資料排列具有系統(tǒng)性和有序性。它分科研文件材料和科研檔案管理兩個工作階段，前者是對科技文件材料進(jìn)行鑒別和組織科技檔案案卷、編目的整理工作，后者是對科研檔案進(jìn)行整理，具體包括分類、排列、編號。

(四)檔案保管

科研檔案保管工作的目的是為了延伸檔案的使用壽命，必須堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則。在檔案保管過程中，必須采用合理方法和措施，在確保其完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性之外，還必須采用相應(yīng)的制度、設(shè)施設(shè)備、技術(shù)手段與方法等，來保證實(shí)體或電子信息資料的絕對安全性。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)保管過程中，為了確保檔案實(shí)體的安全，必須做到防火防盜、防潮防塵、防高溫防光、防蟲防鼠、防磁防有害氣體等，由此常常在檔案庫房安裝溫度濕度控制設(shè)備，配備防磁柜、滅火系統(tǒng)、防盜系統(tǒng)等，以及雇傭人力開展日常除塵、定期投放防蟲防鼠藥物等工作;為了確保電子檔案信息的安全，必須嚴(yán)格按照國家數(shù)字化信息安全標(biāo)準(zhǔn)開發(fā)檔案管理信息平臺，嚴(yán)格審查檔案信息的數(shù)字化入網(wǎng)，尤其是涉及國家、社會公眾和個人利益或敏感的信息。

(五)檔案檢索

科研檔案檢索工作的基礎(chǔ)是建立檔案數(shù)據(jù)庫，即將利用各類途徑收集和積累的檔案信息，按相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)程序完成檔案的著錄或標(biāo)引，形成有規(guī)定順序的檔案數(shù)據(jù)庫，以系統(tǒng)存放和妥善管理相關(guān)信息資料。在此基礎(chǔ)上，為滿足人們檢索不同檔案的要求，必須開發(fā)對應(yīng)的檢索系統(tǒng)。根據(jù)加工及處理信息手段的不同，高?？蒲泄芾聿块T的檔案檢索系統(tǒng)通常有手工檢索與機(jī)械檢索之分。前者是利用人工查找目錄或索引，優(yōu)點(diǎn)是操作簡便且成本低，缺點(diǎn)是隨著檔案信息的增加，用于查找的目錄或索引卡片及書本量增大，需要更長時間來實(shí)現(xiàn)檢索。后者是利用電子信息技術(shù)查找檔案線索，因線索存放在磁帶、磁盤、磁鼓、膠片或電子計(jì)算機(jī)等可讀取的介質(zhì)上，使檔案信息容量更海量，檢索更快捷。但著錄和標(biāo)引依然是電子化檔案線索的主要組成部分。我國陸續(xù)推出了《檔案著錄規(guī)則》《中國檔案分類法》《中國檔案主題詞表》等重要標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則，規(guī)范著錄和索引的編制，以標(biāo)準(zhǔn)化檔案檢索工作，擴(kuò)大檢索范圍和提升效率。

(六)檔案統(tǒng)計(jì)

常見的科研檔案統(tǒng)計(jì)工作是利用統(tǒng)計(jì)學(xué)原理及方法，對科研檔案和科研檔案工作的數(shù)量進(jìn)行匯總、整理及對比分析，以反映科研檔案和科研檔案工作的狀況。

(七)檔案編研

與統(tǒng)計(jì)整理過的科技信息相比，科研檔案信息是一手材料，具有原始性、真實(shí)性和分散性，很難直接作為科技、生產(chǎn)活動的依據(jù)，必須進(jìn)行編輯研究。對科研檔案信息的編輯研究是一個信息再度加工的過程，在特定條件下的編研成果還可進(jìn)一步開發(fā)利用。具體而言，科研檔案編研工作就是從實(shí)際需要出發(fā)，按照特設(shè)題目或研究目的，對科研檔案信息開展再分析研究，再擇選、編纂、編輯加工等，以取得特定條件下的成果［3］。

(八)檔案利用

科研檔案的利用工作是指學(xué)校科研檔案工作人員按照管理程序，采用合規(guī)合法的方式方法，為利用者提供科研檔案信息資源的過程。在該過程中，科研檔案管理人員首先要核實(shí)利用者即用戶的身份，以確定能提供給用戶何種密級的科研檔案信息。但是，為保持科研檔案的整體性，常有不同密級的科技文件材料被存放在同一個科研檔案案卷里。當(dāng)用戶所需的科研檔案信息存放在一個有多層密級的案卷里，科研檔案工作者必須遵循有選擇的利用原則，只提供符合用戶身份的信息材料。

更重要的是，科研檔案工作者在任何時候都要堅(jiān)持國家科學(xué)技術(shù)安全第一的信念，嚴(yán)守《科學(xué)技術(shù)保密條例》和其他保密規(guī)定，面對任何利用者都無權(quán)違反，堅(jiān)持“區(qū)別對待”與“促進(jìn)科技信息交流”并舉。涉及國家政治經(jīng)濟(jì)、技術(shù)研發(fā)、軍事發(fā)展等國情國力記錄，以及各類普查資料和統(tǒng)計(jì)分析報告，尤其是涉及國家重大科技機(jī)密，如國家安全、國家戰(zhàn)略決策和布局、尖端技術(shù)、公關(guān)項(xiàng)目等，都要上報相關(guān)主管部門，獲批后才能開發(fā)與利用［4］。

三、傳統(tǒng)科研檔案管理模式的不足

(一)管理對象存在缺陷

科技文件是產(chǎn)生于科技、生產(chǎn)業(yè)務(wù)活動中的信息記錄，其中有保存價值的部分最終轉(zhuǎn)化為科研檔案，科技文件的質(zhì)量決定了科研檔案的質(zhì)量。首先，傳統(tǒng)的科研檔案管理是以紙質(zhì)文檔或材料為主要介質(zhì)，記錄與保存有關(guān)個人、團(tuán)體和組織的科研工作痕跡和研究成果。紙質(zhì)檔案的收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用和統(tǒng)計(jì)全部由人工手動完成。其次，傳統(tǒng)檔案內(nèi)容記錄形式單一，主要是紙質(zhì)材料，僅有少數(shù)影像資料，使得檔案內(nèi)容的全面性和真實(shí)性不足，檔案工作不夠完整。最后，傳統(tǒng)檔案管理工作的職責(zé)劃分不夠明確，難以調(diào)動管理人員的積極性和主動性，會出現(xiàn)不能及時完成收集、移交、歸檔等現(xiàn)象，工作效率有待提高。

(二)管理工作重點(diǎn)欠缺

傳統(tǒng)科研檔案管理工作的重點(diǎn)在檔案的收集、整理和保管，欠缺主觀性的利用。檔案管理部門的工作局限于收集資料，而在提供檔案服務(wù)的水平上更是欠缺。大多數(shù)科研檔案的保密性較高，科技管理部門在收集科研檔案后就將其束之高閣，很多檔案面臨著無人翻閱的狀況。傳統(tǒng)的“重保管，輕利用”觀念制約著科研檔案價值的發(fā)揮。傳統(tǒng)的人、財、物、力模式下對于科研檔案的管理已經(jīng)不能適應(yīng)信息時代發(fā)展的要求。

(三)管理制度不完善

高等院?？蒲袡n案管理有一個共同問題是盲目性與隨意性較大，突出表現(xiàn)在:一是收集或歸檔材料不及時，少歸、錯歸或漏歸發(fā)生頻次多，有時還會出現(xiàn)無驗(yàn)收或鑒定成果的課題材料歸檔，致使很多有價值的檔案材料流失。這直接影響科研檔案的利用率，是一種嚴(yán)重浪費(fèi)科研成果資源的行為。二是存在人為破壞情況，比如借閱人未能盡快歸還或者遺失檔案材料，造成檔案內(nèi)容缺失，降低檔案工作的價值和功能。傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)檔案開發(fā)利用的發(fā)展，也不能使檔案的信息資源有助整個社會的發(fā)展。

(四)管理模式分散

各個高?？萍脊芾聿块T形成有自己獨(dú)特的科研檔案管理模式。不同高校的科研檔案分散于獨(dú)立的部門和相關(guān)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人手中，管理較分散。很多高校都認(rèn)同科研檔案分散管理有利于科技工作開展，使得科技文件的存檔、借閱等程序復(fù)雜，這主要源于對科研檔案管理缺乏重視。顯然，這樣的科研檔案工作現(xiàn)狀已不能很好地滿足現(xiàn)代科技項(xiàng)目的研發(fā)需要［5］。

(五)科研檔案的運(yùn)用方式落后

通常來說，科研檔案的傳統(tǒng)應(yīng)用方式包括三種:一是檔案原件的利用，二是檔案復(fù)印件的提供利用;三是編研成果的利用服務(wù)。我國高校科研檔案的利用目前主要采取前兩種方式。對編研成果的利用原則上應(yīng)為最重要的部分，但實(shí)際對編研成果的利用則少之又少，而且檔案利用的層次不夠深。我國現(xiàn)有的檔案信息資源大多是原始信息和經(jīng)加工分析后形成的二次信息，較少的二次信息經(jīng)過加工成為三次信息。在大數(shù)據(jù)時代，原生性的信息已滿足不了用戶多樣化、個性化、靈活化的利用需求，需要大量加工分析后形成的二次、三次信息。

四、信息時代科研檔案管理模式創(chuàng)新路徑

(一)理論創(chuàng)新

目前，科研檔案管理的主要對象已從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。互聯(lián)網(wǎng)時代的檔案材料還有兩大發(fā)展趨勢:一是“大”檔案，即所有具有保存價值的文件、數(shù)據(jù)、視頻、實(shí)物都可歸檔，并可利用信息系統(tǒng)和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將其轉(zhuǎn)化成電子信息檔案，形成在范圍和數(shù)量上都遠(yuǎn)超傳統(tǒng)模式的“大”檔案;二是“大”服務(wù)，即互聯(lián)網(wǎng)時代的檔案服務(wù)將圍繞企業(yè)或個體的個性化需求，提供智慧型的網(wǎng)絡(luò)化高效服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)社會化、多樣化、開放性、先進(jìn)性等發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)。在科研檔案管理的八大環(huán)節(jié)中應(yīng)樹立互聯(lián)網(wǎng)理念，唯有以互聯(lián)網(wǎng)理念為導(dǎo)向，才能在各個環(huán)節(jié)擁有互聯(lián)網(wǎng)思維，實(shí)現(xiàn)具體管理工作的優(yōu)化與創(chuàng)新。

(二)方法創(chuàng)新

在探索科研檔案管理方法創(chuàng)新的過程中，發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)管理方式的效率低下且浪費(fèi)資源，耗費(fèi)大量人財物力，卻僅能實(shí)現(xiàn)檔案管理的基礎(chǔ)需求［6］。由此，要改變管理現(xiàn)狀，必須先確立檔案管理的發(fā)展目標(biāo)，從有利于實(shí)際發(fā)展的角度，優(yōu)化檔案管理的方式方法，積極創(chuàng)新，達(dá)到提升管理效率和減少資源浪費(fèi)的目的。在這一變革過程中，還要善于應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，進(jìn)行科研檔案管理方法創(chuàng)新。代表自動化、高效、科學(xué)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展理念恰好契合科研檔案管理的未來目標(biāo)，使得借助信息技術(shù)研發(fā)科研檔案的管理系統(tǒng)及促進(jìn)相應(yīng)的管理方法創(chuàng)新成為一種趨勢。相應(yīng)地，必須培養(yǎng)具有信息化意識的高校科研檔案管理人員，還要提高其計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力。通過定期或不定期培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員對工作的認(rèn)同度，使之保持嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的工作態(tài)度，并能夠熟練操作管理系統(tǒng)。

(三)技術(shù)手段創(chuàng)新

管理技術(shù)手段的創(chuàng)新是科研檔案管理創(chuàng)新必不可少的組成部分?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時代下，云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能等高科技給科研檔案管理提供了技術(shù)支持。在傳統(tǒng)的檔案管理方式下，檔案管理主要基于手工收集、鑒定、整理，保存大量紙質(zhì)館藏檔案。高校管理工作貫穿于所有部門，從基層管理人員到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，無一例外都參與其中。因此，創(chuàng)新檔案管理技術(shù)的要點(diǎn)是開展檔案分類管理，以滿足不同部門不同級別的檔案查詢需求。同時，需要創(chuàng)新相應(yīng)的管理手段和方式方法，既能清晰檔案類別，也能方便查缺補(bǔ)漏，以保證檔案完整、系統(tǒng)。

(四)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)創(chuàng)新

對比傳統(tǒng)管理模式的不足，信息時代可率先從檔案的收集、管理、利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)開展創(chuàng)新。在傳統(tǒng)管理模式下，檔案收集和管理均存在很重的人工管理痕跡，從部門移交原始資料到手工登記資料，再到手工歸類整理與查詢，都要耗費(fèi)大量人工時數(shù);而且檔案利用工作具有被動性，僅為高校師生提供查閱服務(wù)［7］。切換到信息化時代，檔案收集環(huán)節(jié)是人工移交實(shí)物檔案和系統(tǒng)上傳電子檔案信息并存;檔案管理環(huán)節(jié)是由電子信息系統(tǒng)完成絕大部分工作，手工勞作時間大大縮短;檔案利用環(huán)節(jié)是主動應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對原始檔案資料再制作加工、再傳播轉(zhuǎn)換或再次開發(fā)。尤其是在大數(shù)據(jù)時代，檔案收集環(huán)節(jié)可實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)實(shí)時自動歸集，檔案管理環(huán)節(jié)則是信息數(shù)據(jù)的存儲、計(jì)算與分析都將在云平臺高效實(shí)現(xiàn);檔案利用環(huán)節(jié)也能實(shí)現(xiàn)分析、發(fā)現(xiàn)與預(yù)測功能，為社會創(chuàng)造更多價值［8］。

(五)服務(wù)范圍創(chuàng)新

在信息時代，拓展服務(wù)范圍和途徑是科研檔案管理創(chuàng)新的重要措施之一。高?？萍继幰\(yùn)用最新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，開發(fā)科研管理服務(wù)平臺，創(chuàng)設(shè)完整的科研檔案信息網(wǎng)絡(luò)，增加科研檔案的查詢功能，并設(shè)置友好查詢界面，配以科學(xué)架構(gòu)的網(wǎng)頁內(nèi)容，以方便學(xué)?？蒲屑肮芾砣藛T進(jìn)入服務(wù)路徑，調(diào)取所需檔案的存放數(shù)字信息，或直接獲取所需的數(shù)字檔案資料。拓展科研檔案管理系統(tǒng)的此類網(wǎng)絡(luò)服務(wù)功能，將極大便利檔案管理人員的日常工作。但是，創(chuàng)新服務(wù)范圍不得以犧牲國家機(jī)密為代價，要構(gòu)建符合國家相關(guān)法律法規(guī)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，以確保網(wǎng)站內(nèi)容、鏈接、查詢功能等設(shè)置的合理合法性。

五、信息時代科研檔案管理建議

(一)更新觀念，提高認(rèn)識

開展信息資源利用時務(wù)必明確三個觀念。第一是“信息制勝”的觀念。當(dāng)前，信息資源已經(jīng)成為人類最重要的戰(zhàn)略資源，我們應(yīng)該明確信息就是生產(chǎn)力，一定要高度重視科研檔案信息資源在人類發(fā)展中的重要位置，進(jìn)一步抓好信息資源的開發(fā)利用［9］。第二是要明確“科研檔案信息共享”的觀念。要想充分發(fā)揮科研檔案信息的作用，必須共享。新形勢下，傳統(tǒng)的科研檔案利用觀念已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的檔案利用工作。在科研檔案信息共享觀念的指導(dǎo)下，發(fā)揮整體優(yōu)勢，統(tǒng)一不同部門的科研檔案信息資源，明確科研檔案信息交換協(xié)調(diào)機(jī)制，大力提高檔案利用效率。第三是要樹立“問題導(dǎo)向”觀念。科研檔案利用工作首要的是搞清問題、明確方向，才能更好地做好檔案利用工作［10］。

(二)統(tǒng)一規(guī)劃，分步實(shí)施

要做好科研檔案信息資源利用，必須統(tǒng)一規(guī)劃和組織。首要的是做好高層設(shè)計(jì)，夯實(shí)發(fā)展基礎(chǔ)?？蒲袡n案信息資源的宏觀規(guī)劃是頂層設(shè)計(jì)最重要的一環(huán)，各級科研檔案部門必須在統(tǒng)一部署和要求下，進(jìn)一步明確本部門的信息資源開發(fā)與利用的主體框架和責(zé)任權(quán)利。還要確定相應(yīng)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確定各級單位或部門及檔案管理工作人員在科研檔案信息資源利用中的責(zé)任，確定共享機(jī)制及共享數(shù)據(jù)的格式、接口規(guī)范等，確保各部門的科研檔案信息資源利用工作是在統(tǒng)一規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行的，為更好地綜合開發(fā)與利用科研檔案信息系統(tǒng)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

(三)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，完善機(jī)制

科研檔案信息開發(fā)在科研檔案管理工作中具有重要的地位，要做好科研檔案管理的利用工作，必須加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、加大投入，推動檔案信息資源開發(fā)利用工作有效開展。要加大科研檔案信息資源利用工作的投入力度，加快科研檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，保證科研檔案信息資源利用工作的順利開展。必須配備齊全符合利用工作發(fā)展的檔案人員，這是由科研檔案信息資源利用工作的錄入、整理、分析和處理工作量大所決定的。建立機(jī)制同樣必不可少，主要有科研檔案數(shù)據(jù)更新機(jī)制、數(shù)據(jù)共享機(jī)制和日常應(yīng)用機(jī)制。只有這樣，開發(fā)的檔案信息資源在應(yīng)用中才可以發(fā)揮應(yīng)有的作用，使科研檔案信息資源利用在實(shí)際工作中不斷完善、科學(xué)發(fā)展。