肖鴻強

（廣東省粵東高級技工學校人事處，廣東 汕頭 515000）

在社會進入到高速的互聯(lián)網+時代之下，網絡信息技術為各行各業(yè)開拓了更為廣闊的視野，創(chuàng)新了綜合檔案管理的交流平臺，為綜合檔案管理提供了良好的技術支撐，使綜合檔案管理向網絡化、數(shù)字化、信息化的方向發(fā)展[1]，我們要全面分析和把握綜合檔案管理中存在的不足和缺陷，建構和完善綜合檔案管理電子化系統(tǒng)，引入新型的綜合檔案管理理念和模式，更好地促進綜合檔案管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化和電子化。

一、綜合檔案管理的優(yōu)勢特點分析

（一）提高綜合檔案搜索和查找效率

在互聯(lián)網+迅猛發(fā)展的背景下，網絡信息技術可以實現(xiàn)對綜合檔案的快速搜索和查找，在統(tǒng)一的綜合檔案管理系統(tǒng)搜索引擎之下，使用者可以在自己的權限之內實現(xiàn)對綜合檔案資料的查詢和閱覽，減少人工查找的難度，快速便捷地獲得綜合檔案相關信息，提升綜合檔案信息資料查找效率，更好地提升綜合檔案管理質量，快速實現(xiàn)綜合檔案資料的價值。

（二）全面采集綜合檔案資料

在互聯(lián)網+快速發(fā)展的時代下，可以充分利用電子信息技術，全面地采集綜合檔案資料，并逐漸淘汰傳統(tǒng)的紙質檔案，引入音視頻檔案信息資料形式，向電子化檔案的趨勢邁進，電子化綜合檔案利用信息的傳輸方式可以使綜合檔案資料鏈接形成一個整體，極大地節(jié)約綜合檔案資料采集的時間，并使綜合檔案資料的采集更為全面和完整。

（三）擴大綜合檔案服務的范疇

互聯(lián)網+時代下可以充分利用網絡信息技術，實現(xiàn)對綜合檔案資料的采集、歸納和整理，這就使綜合檔案服務的范疇得以擴大，在網絡平臺綜合檔案管理系統(tǒng)中，利用其網絡化管理的方式，可以為更多的綜合檔案信息需求者服務，提升綜合檔案管理的服務效能，更好地促進綜合檔案信息之間的融合，挖掘不同綜合檔案信息的交互、協(xié)同的潛在價值。[1]

（四）豐富綜合檔案記錄工具的形式

在綜合檔案的網絡化管理模式下，可以充分利用現(xiàn)代化互聯(lián)網技術和自動信息化技術，使綜合檔案信息記錄的方式不再單一，以極為豐富的圖案、音頻、視頻等形式，呈現(xiàn)出豐富多樣的綜合檔案信息內容，為工作人員對綜合檔案的研讀創(chuàng)造條件。

二、綜合檔案管理的問題與不足

（一）綜合檔案管理受重視度不足

首先，我國有著豐富的檔案資源，受傳統(tǒng)體制影響，大部分單位對綜合檔案管理的重要性認識不足，認為這是一項附屬性工作內容，在時代前瞻性上重視不足，仍然沿襲傳統(tǒng)的手工檔案處理方式和工作模式，導致綜合檔案管理工作不到位；其次，在檔案管理人才隊伍建設方面未形成合理梯隊，以廣東省人力資源和社會保障廳廳屬12 所技工學校為例，辦公室、人事處等部門專職檔案管理人員只有6 名，尚存在學歷不高、專業(yè)不強、兼職過多等情況；第三，檔案管理人員培訓力度不足，導致檔案管理人員的管理思想和理念相對陳舊，缺乏工作積極性和主動性，缺少創(chuàng)新的綜合檔案管理意識和服務能力，沒有樹立與時俱進的思想，與互聯(lián)網+時代的知識經濟發(fā)展需求不相吻合。

（二）綜合檔案管理的投入不足

在互聯(lián)網+時代背景之下，綜合檔案管理工作的資金投入還存在不足，相關的設施設備投入極為有限，導致綜合檔案的信息化查詢、歸檔、存儲等工作受到極大的限制，難以實現(xiàn)綜合檔案管理的網絡化管理。以廣東省10 所高水平技師學院為例，通過調查，大部分單位雖然配備了計算機等硬件，但是綜合檔案的信息化管理大多還處在脫機檢索的層次，尚未普及智能檢索和聯(lián)網檢索，導致綜合檔案信息管理平臺缺乏有效的整合，難以形成綜合檔案信息的交互與共享，存在綜合檔案管理各模塊的信息孤島現(xiàn)象，導致綜合檔案信息的內容不夠及時、全面和完整，極大地降低了綜合檔案信息化管理的效能[2]。

（三）綜合檔案管理模式缺乏創(chuàng)新

基于綜合檔案的資金投入有限等條件，綜合檔案管理模式還無法實現(xiàn)創(chuàng)新與變革，主要沿襲傳統(tǒng)的紙質方式對綜合檔案資料進行采集、分類、校對和存儲，這種綜合檔案管理模式要花費極大的時間和精力，相關模塊的檔案信息又無法充分而深入地溝通和共享，存在綜合檔案信息不相匹配的現(xiàn)象和問題，這就使綜合檔案的管理效能相對低下，僅限于綜合檔案的分類與保存，而無法實現(xiàn)對綜合檔案的信息化查詢、分析和挖掘。為此，需要對綜合檔案的管理模式加以改革和創(chuàng)新。[2]縱觀國外的檔案數(shù)字化建設，其網絡檢索、網絡資源服務是信息化建設的重要內容，也是信息資源的價值體現(xiàn)。如加拿大魁北克省已經開始將文字記載的檔案數(shù)字化處理，丹麥等地也開始將文字資料進行掃描，存儲在光盤與硬盤之中。[3]而我國檔案網站多是檔案管理部門的介紹和目錄檢索，服務大眾功能較弱，資源利用不足。另外，綜合檔案管理中的安全管理模式也有待進一步更新和完善，面對國內外信息安全形勢的緊迫性，要充分重視綜合檔案管理模式中的安全管理問題。諸如檔案信息失真、篡改、竊取等檔案管理安全問題。由此可見，在現(xiàn)有的綜合檔案管理模式創(chuàng)新中還要進一步完善自身的安全管理系統(tǒng)和模式。環(huán)境因素、硬件因素、技術因素、管理因素、人的因素、社會因素是主要影響檔案信息安全的因素。[4]檔案信息安全保障體系的建設，必須從以上幾方面采取針對性措施防范檔案管理中的安全管理問題。對此就要不斷優(yōu)化綜合檔案管理模式，積極避免綜合檔案信息不匹配等問題。

（四）綜合檔案管理人員的素質有待進一步提升

在綜合檔案管理過程中，檔案管理人員是不可忽視的重要部分。但目前大部分單位的綜合檔案管理人員中，以廣東省內國家重點以上高級技工院校的檔案管理人員為調查對象，在調研的28所院校中，科班出身的管理人員只有1 名，且存在兼職過多現(xiàn)象，而其他院校的檔案管理人員普遍存在學歷不高、非科班出身的現(xiàn)象，大部分管理人員存在相對落后的思想觀念，缺乏先進的綜合檔案管理意識，僅僅是將綜合檔案管理工作視為檔案的簡單分類及保管工作，而沒有充分認識到綜合檔案對于決策的支持作用和意義，并在綜合檔案管理的知識技能層面缺乏相應的統(tǒng)計分析及信息化操作技能，難以勝任綜合檔案資料的信息化分類、檢索和存儲工作。

三、綜合檔案管理發(fā)展與提升的路徑

（一）進一步增強互聯(lián)網+時代下的綜合檔案管理意識

在互聯(lián)網+時代背景之下，要全面樹立綜合檔案管理意識，更新綜合檔案管理觀念，具體來說，應當樹立和培育以下幾方面的意識。

1.檔案開放性意識。充分認識到互聯(lián)網+時代中綜合檔案管理的開放性特征，轉變原有的綜合檔案“神秘性”的認知和態(tài)度，將其從部分特權群體中解放出來，務必使綜合檔案面向全體需求者開放，僅將部分機密檔案資源進行封存管理，以更好地與綜合檔案需求利用者相貼近，滿足檔案利用者的需求，更好地提升綜合檔案管理工作的服務性與開放性。

2.時效意識。迎合時代的要求，在互聯(lián)網+時代下加快步伐，及時全面地采集和整理綜合檔案資料，提升綜合檔案管理服務的時效性，第一時間開放綜合檔案信息，使檔案利用者可以在最短的時間內獲取到自己所需的檔案信息內容，完成檔案研讀的目的，充分彰顯綜合檔案資料信息的價值和效能。

3.服務意識。提升綜合檔案管理人員的服務意識，要充分認識到知識經濟背景下檔案服務的重要性，全面了解和把握檔案利用者的現(xiàn)實需求，為綜合檔案需求者提供及時、優(yōu)質的服務[4]。同時，檔案管理工作人員要樹立資源共享的意識，更好地實現(xiàn)對綜合檔案利用者的檔案管理需求，要注重不同部門之間的檔案信息交流與溝通，使綜合檔案服務在檔案資源共享的前提下，形成服務的整體化和網絡共享化，從而為檔案需求者提供優(yōu)質的檔案共享資源服務。

（二）強化綜合檔案管理基礎設施

在互聯(lián)網+時代背景下，要以完善而先進的綜合檔案管理基礎設施設備為前提并強化物質基礎，這就需要加大對綜合檔案管理的投資力度，加強對綜合檔案管理的信息化維護和管理，淘汰老舊的設備，以滿足綜合檔案信息化、數(shù)字化管理的需求。同時，要轉變原有的紙質檔案管理方式，完善綜合檔案信息化管理基礎設施，使不同的綜合檔案管理模塊得以對接和互通，更好地實現(xiàn)檔案信息的互補和共享，從而最大化地節(jié)約綜合檔案管理的成本，充分發(fā)揮綜合檔案信息的價值。綜合檔案管理工作的發(fā)展，必須積極圍繞數(shù)據核心，資源建設與開發(fā)利用協(xié)調發(fā)展，實現(xiàn)綜合檔案管理基礎設施的作用最大程度發(fā)揮。首先夯實館藏數(shù)字檔案資源基礎，突出數(shù)字檔案開發(fā)利用特色。其次落實安全保管體系基礎設施，優(yōu)化中心機房升級改造項目，構建檔案信息管理制度，強化高監(jiān)管工作效能。

制度是提高綜合檔案管理的重要保障，更是互聯(lián)網時代下檔案管理工作發(fā)展的重要基礎。新形勢下規(guī)劃檔案管理工作及發(fā)展，必須注重制度的完善，如規(guī)劃檔案管理制度[5]。落實檔案管理制度至關重要，可實現(xiàn)用制度管人、約束人，繼而創(chuàng)新綜合檔案管理工作模式；利于檔案管理工作人員工作積極性、主動性的提升；利于綜合檔案管理工作流程的優(yōu)化。任何管理工作都必須有制度、規(guī)范保障。在綜合檔案管理中，任何主管部門都應積極貫徹相關制度與規(guī)范，科學規(guī)劃檔案管理。

最后圍繞創(chuàng)新動力，夯實科研與項目發(fā)展基礎，積極圍繞“十三五”期間發(fā)展目標掌握前沿抓牢課題研究，夯實智慧檔案館建設基礎設施，構建現(xiàn)代化、智能化的綜合檔案管理。作為政府等相關部門，必須緊密配合，注重對互聯(lián)網+綜合檔案發(fā)展的重視，增加綜合檔案管理方面的投入，切實解決基礎設施缺乏問題。

（三）創(chuàng)新綜合檔案管理模式

在互聯(lián)網+的時代背景之下，要針對不同的電子文件及紙質文件，制定統(tǒng)一的檔案信息編碼體系，實現(xiàn)對綜合檔案的分類管理和存儲，提升綜合檔案服務利用的高效性，設計并實現(xiàn)綜合檔案管理系統(tǒng)平臺，采用合理而穩(wěn)妥的權限設計，支持各種檔案查詢方法，實現(xiàn)對綜合檔案的模糊查詢和精準查詢，并可以在全新的綜合檔案管理系統(tǒng)平臺之中，實現(xiàn)對檔案的修改及刪除操作、檔案信息存檔操作等，提高綜合檔案檢索效率，減輕綜合檔案管理人員的工作強度。綜合檔案管理創(chuàng)新模式還應融入互聯(lián)網思維，側重于對綜合檔案管理相關信息的充分的挖掘和整合，為綜合檔案信息需求者提供良好的增值服務，更好地為綜合檔案的研讀、決策提供依據和參考；在管理體系方面，必須積極構建信息安全管理機構，細化落實安全管理職責[4]。一是創(chuàng)新綜合檔案管理模式，優(yōu)化檔案工作流程，實現(xiàn)工作流信息化、程序化；二是強化實施保密要害部門或部位的監(jiān)管力度，定期分析信息安全評估風險，建立動態(tài)管理風險的防御體系，確保檔案信息安全、完整，提高本文研究的可行性。

（四）做好互聯(lián)網+下的綜合檔案安全管理工作

在互聯(lián)網+時代背景下，要制定綜合檔案信息安全管理機制，如《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保密法》等，落實綜合檔案信息的價值鑒定工作，以對綜合檔案信息的價值鑒定為前提，實現(xiàn)對綜合檔案開放服務與控制的范疇。同時，要重點加強對涉密檔案的管理，嚴格信物檔案審批手續(xù)，嚴格控制綜合檔案開放和利用的范圍，不可隨意擴大或擅自開放，較好地實現(xiàn)對檔案的開放使用與服務，對于已經解密或尚未確定密級的檔案要實施控制性的利用；對于涉密的綜合檔案信息系統(tǒng)要實現(xiàn)互聯(lián)網的隔離處理，并注意不可鏈接處理國家秘密信息的計算機或電子信息設備。另外，還要做好綜合檔案管理的電子設備及應用系統(tǒng)的安全防護管理，要建構和完善綜合檔案管理系統(tǒng)及安全防護體系，有效檢驗并認證綜合電子檔案的存儲介質，開發(fā)行之有效的綜合檔案電子安全管理技術，以避免綜合檔案信息被竊取或篡改，較好地保障綜合檔案信息的安全與有效性。

服務快捷化、管理數(shù)字化、平臺網絡化、人才專業(yè)化分別是“互聯(lián)網+綜合檔案”之魂、之道、之基、之本。同時更是互聯(lián)網時代檔案工作發(fā)展的重要方向。國務院發(fā)布的《關于積極推進“互聯(lián)網+”行動的指導意見》對未來的發(fā)展目標進行了表述，認為《意見》是實現(xiàn)互聯(lián)網消費領域、生產領域轉變及發(fā)展的重要基礎，是綜合檔案管理行業(yè)創(chuàng)新能力提升，促使經濟社會發(fā)展的重要舉措[6]。對此在展開綜合檔案安全管理工作時，可圍繞《意見》規(guī)范展開，積極采取“云計算”手段，解決檔案數(shù)字管理的來源、標準、有效及安全問題。在平臺網絡化方面，積極借鑒網絡空間發(fā)展網上電子平臺，利用網絡互聯(lián)、館際互借等方式，構建虛擬資源提高文檔服務。借助檔案門戶網站、“微”媒體等公眾網構建檔案服務平臺，促使館際檔案信息，在交流方面能與社會共享。同時構建如館藏檔案管理系統(tǒng)的基于局域網的檔案服務平臺，切實發(fā)揮檔案館收集保管等基本功能，為公眾檔案信息查詢利用奠定良好基礎。構建如電子文件中心的基于黨政網的檔案服務平臺，提供業(yè)務指導、在線查閱等基本服務，滿足黨政機關用戶的使用需要，可見做好互聯(lián)網+時代下的綜合檔案安全管理對社會發(fā)展有著現(xiàn)實意義。

（五）提升綜合檔案管理人員的素質

結合互聯(lián)網+形勢下的綜合檔案管理特點，基于檔案利用者的實際需求，全面提升綜合檔案管理人員的專業(yè)素質和信息化操作技能，增強綜合檔案管理人員的互聯(lián)網+思維，提升檔案管理人員對綜合檔案電子信息產品開發(fā)及設計的思維能力，使其能夠熟練運用電子化檔案信息設備和網絡技術，進而切實有效地實現(xiàn)綜合檔案信息的傳輸、分析和存儲管理，并能夠為綜合檔案利用者提供定向、定題的檔案信息資源，最終實現(xiàn)綜合檔案信息的全面共享，為檔案利用者提供優(yōu)質的增值服務，從而更好地促進綜合檔案管理的數(shù)字化、電子化、信息化的發(fā)展。另外，要擬定綜合檔案網絡化管理人才的培訓計劃和方案，為綜合檔案管理的電子化、數(shù)字化、網絡化發(fā)展提供堅實的人才儲備基礎[7]。通過培訓提高管理人員駕馭綜合檔案管理能力的同時，更要吸引、開發(fā)高素質信息安全人才，不斷調整人員結構。強化安全人員的崗位、職責管理，編制管理規(guī)則，實現(xiàn)權責利一體。積極構建激勵機制，創(chuàng)建有事業(yè)心、有自創(chuàng)力的復合型團隊。積極完善考核和評價制度。構建考核、評價制度，必須將綜合檔案管理人員的職能表現(xiàn)，以及工作內容、態(tài)度、檔案管理能力都歸置考核、評價制度內，將考核的結果，以及工作人員的個人目標實現(xiàn)，與其薪酬掛鉤，實現(xiàn)新時代下綜合檔案管理工作的穩(wěn)步推進。

總而言之，互聯(lián)網+時代背景下的綜合檔案管理理念和思想應與時俱進，融合互聯(lián)網+的創(chuàng)新思維，創(chuàng)新綜合檔案管理模式，加強綜合檔案管理的基礎設施建設，完善綜合檔案管理信息系統(tǒng)平臺，全面提升檔案管理工作人員的綜合素質，從而更好地發(fā)揮綜合檔案信息的價值，為檔案利用者提供及時、開放性的增值服務，更好地推動綜合檔案管理的電子化、數(shù)字化、信息化發(fā)展。