呂 美

（遵義師范學(xué)院檔案館，貴州 遵義 563006）

檔案數(shù)字化是指利用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)等，對各種載體的檔案材料進行掃描、錄入，將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息并存儲到磁盤、光盤等載體上或計算機數(shù)據(jù)庫中，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個結(jié)構(gòu)有序的檔案信息庫，方便及時提供檔案信息并實現(xiàn)資源共享。2014年5月中共中央辦公廳國務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》指出要加快推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。高校檔案管理部門在大數(shù)據(jù)時代背景下也要及時更新管理理念，轉(zhuǎn)變工作思路，創(chuàng)新檔案信息服務(wù)模式。由此，全國各大高校檔案館陸續(xù)開始啟動了檔案數(shù)字化建設(shè)。檔案數(shù)字化是一項系統(tǒng)性工程，涉及到檔案載體、掃描軟硬件、掃描加工人員、存儲方式、存儲介質(zhì)、讀取設(shè)備等許多因素，各種因素都會對檔案數(shù)字化過程產(chǎn)生影響，決定檔案數(shù)字化的質(zhì)量和效果。因此，開展檔案數(shù)字化工作不能倉促上馬，要進行科學(xué)的規(guī)劃，只有通過周密且完善的前期準備工作，才能為檔案數(shù)字化的實施奠定基礎(chǔ)，確保檔案數(shù)字化的順利實施。做好檔案數(shù)字化前期準備工作，主要從以下幾個方面著手。

一、加強對檔案數(shù)字化重要性的認識

高校檔案包括黨群、行政、教學(xué)、科學(xué)研究、產(chǎn)品生產(chǎn)、基本建設(shè)等十一大類，檔案門類多，數(shù)量龐大，使用頻率高，查閱需求量大。通過傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，可以將原有的紙質(zhì)等載體檔案通過信息化手段轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，對檔案原件進行電子備份，確保檔案實體的安全，延長檔案的生命周期，同時提升檔案服務(wù)利用的效率，實現(xiàn)高?？茖W(xué)管理，更好地為高校教學(xué)科研服務(wù)。數(shù)字化的檔案比傳統(tǒng)載體檔案也更能實現(xiàn)共享，有助于提高高校檔案的利用效率和利用價值。檔案部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極的向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，闡明檔案數(shù)字化的重要性和必要性，尋求政策、資金以及人力等方面的支持，為檔案數(shù)字化的啟動打下基礎(chǔ)。

二、加強組織領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)籌規(guī)劃

成立檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，做好統(tǒng)籌規(guī)劃，是確保檔案數(shù)字化順利開展的必要條件。檔案數(shù)字化是一個系統(tǒng)工程，不是說有了人員、設(shè)備和館藏就可以進行檔案數(shù)字化了，數(shù)字化過程還會遇到數(shù)字化制度建設(shè)、數(shù)字化規(guī)劃制定、數(shù)字化模式的選擇、數(shù)字化范圍的確定、與外包公司的招標談判、簽訂合同、掃描時間進度安排、數(shù)字化存儲格式、數(shù)據(jù)與檔案管理系統(tǒng)的銜接以及長久保存、數(shù)字化掃描過程中紙質(zhì)檔案的移交歸還以及檢查等問題。因而，必須成立由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，檔案部門和其他有關(guān)部門人員組成的檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，來統(tǒng)籌規(guī)劃數(shù)字化工作，并解決數(shù)字化過程中遇到的業(yè)務(wù)問題和技術(shù)問題。

三、學(xué)習(xí)數(shù)字化工作方法，調(diào)研借鑒數(shù)字化工作經(jīng)驗

檔案數(shù)字化是一項專業(yè)性、實踐性很強的工作，檔案部門要組織人員通過參加學(xué)術(shù)交流會、業(yè)務(wù)研討會、專題培訓(xùn)會和自學(xué)等方式學(xué)習(xí)數(shù)字化相關(guān)的專業(yè)知識和專業(yè)規(guī)程。還要通過走出去的方式，到已完成數(shù)字化工作和正在開展數(shù)字化工作的兄弟院校學(xué)習(xí)調(diào)研，借鑒他們的經(jīng)驗和做法，特別是數(shù)字化過程中遇到了哪些問題，如何克服困難解決問題的經(jīng)驗。以便少走彎路，少做無用功，為本單位檔案數(shù)字化的科學(xué)規(guī)劃和實施提供參考。

四、培養(yǎng)和引進數(shù)字化工作人員

檔案數(shù)字化建設(shè)需要大量既有豐富的檔案管理經(jīng)驗又掌握以計算機網(wǎng)絡(luò)多媒體為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型專業(yè)人才?？梢圆捎谜堖M來和走出去的方法，把引進既懂檔案專業(yè)知識又掌握計算機網(wǎng)絡(luò)多媒體等信息技術(shù)的復(fù)合型人才納入學(xué)校人才儲備統(tǒng)籌規(guī)劃，同時對現(xiàn)有管理人員要加強計算機、信息網(wǎng)絡(luò)、多媒體和數(shù)據(jù)庫等技術(shù)掌握能力的專業(yè)培訓(xùn)，使他們能適應(yīng)檔案數(shù)字化的要求。

五、配備數(shù)字化需要的軟硬件和場地

檔案數(shù)字化需要計算機、掃描儀、數(shù)碼相機、打印機、存儲設(shè)備和服務(wù)器等硬件，檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加工軟件、防毒殺毒軟件和局域網(wǎng)等軟件，以及數(shù)字化加工場地。檔案數(shù)字化建設(shè)時要認真考慮軟硬件的配置標準數(shù)據(jù)庫的標準格式和信息通訊的方式。要配備安全先進的，能夠滿足檔案數(shù)字化工作需求的軟硬件。特別是檔案管理軟件，如果管理系統(tǒng)軟件跟不上，即使再好的硬件也只是一種擺設(shè)，只有選擇符合國內(nèi)外標準規(guī)范，并適合高校的能與校園網(wǎng)絡(luò)、辦公系統(tǒng)銜接的管理系統(tǒng)，才能符合檔案數(shù)字化的需要，才能實現(xiàn)數(shù)字化后的檔案信息資源共享。同時要在兼顧檔案安全性、保密性和工作便利性的基礎(chǔ)上，選擇適合的數(shù)字化加工廠場地。

六、確定數(shù)字化檔案的范圍和數(shù)量

以利用優(yōu)先、價值優(yōu)先、特色優(yōu)先和保護優(yōu)先的原則確定數(shù)字化檔案的范圍。高校檔案門類多數(shù)量大，一些高校建校歷史長，經(jīng)歷多次合并還包含多個全宗，因為各各門類、各全宗檔案利用率和價值不同，因此檔案數(shù)字化建設(shè)不能盲目追求全和快。要在摸清館藏情況的前提下，以利用者需求為導(dǎo)向，著重選擇利用率高的，有長遠保存價值的，有本館特色和急需保護的檔案作為優(yōu)先數(shù)字化掃描的對象。明確數(shù)字化檔案的范圍后，要逐卷、逐件、逐頁的對需要數(shù)字化的檔案的進行精確的統(tǒng)計，在此基礎(chǔ)上編制數(shù)字化建設(shè)方案，才能著手進行招投標，避免在統(tǒng)計不準確、資金有限的情況下，盲目掃描而產(chǎn)生一系列后續(xù)問題。例如高校檔案中，利用率較高的是教學(xué)檔案中的的學(xué)生成績表、學(xué)籍卡等，就可以考慮對這一部分檔案優(yōu)先進行數(shù)字化，待條件允許后再對其他類永久保存的有特色的檔案分步驟分階段的進行數(shù)字化。

七、制定檔案數(shù)字化建設(shè)實施方案

檔案數(shù)字化正式啟動前要在借鑒兄弟院校檔案數(shù)字化的經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，結(jié)合確定的數(shù)字化檔案的范圍和數(shù)量等實際情況制定詳細全面且具有可操作性的建設(shè)實施方案。建設(shè)實施方案應(yīng)具有前瞻性、針對性、規(guī)范化、標準化、實效性。數(shù)字化建設(shè)方案必須涵蓋數(shù)字化的人員分工、時間安排、范圍數(shù)量、數(shù)字化模式、掃描色彩模式和分辨率、存儲格式、系統(tǒng)對接等詳細內(nèi)容。建設(shè)方案的制定對規(guī)范數(shù)字化工作起到重要的指導(dǎo)作用，數(shù)字化過程必須嚴格按照建設(shè)方案的標準來實施，根據(jù)建設(shè)方案確定的時間安排和數(shù)字化順序，分層次、分批次地進行數(shù)字化。

八、選定檔案數(shù)字化外包公司

鑒于高校檔案館人員不足，為了節(jié)省時間，提高數(shù)字化掃描工作效率，目前大多數(shù)高校都選擇將數(shù)字化掃描外包給檔案服務(wù)公司，用外包的方式來進行數(shù)字化。通過公開招投標選定外包公司的時候，一定要對外包公司的資質(zhì)、規(guī)模、技術(shù)水平、業(yè)務(wù)能力、管理水平、設(shè)備和加工軟件以及成功案例等多方面進行考察，并到接受過該公司服務(wù)的外包單位了解情況，了解其是否存在延誤工期、掃描驗收不合格、發(fā)生安全事故等不良記錄。在簽訂外包合同時，要注意明確數(shù)字化檔案的質(zhì)量要求、檔案實體交接、數(shù)字化加工過程管理、數(shù)字化成果驗收與交接、存儲介質(zhì)管理、檔案實體保護等操作規(guī)程。

九、對需數(shù)字化紙質(zhì)檔案進行清理造冊移交

確定紙質(zhì)檔案數(shù)字化的范圍以后，要對需要數(shù)字化的紙質(zhì)檔案再次進行整理，確保所有的檔案都進行了有序的歸檔，符合掃描的要求。如果要進行教學(xué)檔案中永久保存的學(xué)籍檔案的數(shù)字化掃描工作，就要確保歷年的紙質(zhì)學(xué)籍檔案都進行了有序的歸檔，按照規(guī)范進進行了分類、組卷、編頁碼、錄入目錄數(shù)據(jù)、編制檔號等程序，這樣才能確保數(shù)字化以后的檔案在系統(tǒng)內(nèi)分類清晰、條理清楚。進行有序整理后就可以將數(shù)字化范圍內(nèi)的紙質(zhì)檔案，進行登記造冊，移交給數(shù)字化掃描相關(guān)人員，著手進行正式的數(shù)字化掃描工作。

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。對于檔案數(shù)字化這樣一個龐大而繁雜的系統(tǒng)工程更是如此。只有做好檔案數(shù)字化的前期準備工作，才能少走彎路，少做無用功，確保數(shù)字化工作有條不紊的進行，提高檔案數(shù)字化的質(zhì)量和效率。