謝瑤華/浙江經(jīng)濟(jì)職業(yè)技術(shù)學(xué)院

財(cái)務(wù)共享模式是一種區(qū)別于傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理的全新模式，其實(shí)質(zhì)是企業(yè)在信息技術(shù)背景下，將各分公司或子公司的大量財(cái)務(wù)工作交由財(cái)務(wù)共享中心來(lái)處理，因而這一模式能夠提供流程化、標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)管理服務(wù)。在財(cái)務(wù)共享模式下企業(yè)會(huì)計(jì)電子檔案管理發(fā)生了變化，與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理相比出現(xiàn)了新特點(diǎn)、新問(wèn)題，筆者就此進(jìn)行分析，并提出在財(cái)務(wù)共享模式下加強(qiáng)企業(yè)會(huì)計(jì)電子檔案管理的若干對(duì)策。

1 財(cái)務(wù)共享模式下企業(yè)會(huì)計(jì)電子檔案管理的特點(diǎn)

財(cái)務(wù)共享模式下企業(yè)會(huì)計(jì)電子檔案管理，將會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)、銀企直聯(lián)系統(tǒng)、影像管理系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)串聯(lián)、集成，并對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案進(jìn)行收集、分析、處理、匯總、利用?；谪?cái)務(wù)共享模式的企業(yè)會(huì)計(jì)電子檔案管理呈現(xiàn)出便捷性、實(shí)時(shí)性和高效性的特點(diǎn)。一是便捷性。企業(yè)通過(guò)影像管理系統(tǒng)對(duì)收集來(lái)的原始會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行掃描后上傳至財(cái)務(wù)共享云平臺(tái)，在云平臺(tái)上企業(yè)利用會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)如用友、金蝶、SAP等對(duì)原始憑證進(jìn)行處理生成電子會(huì)計(jì)憑證，再對(duì)電子會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行處理生成各類賬表，如現(xiàn)金日?qǐng)?bào)表、總賬、明細(xì)賬、多欄式明細(xì)賬等，最后生成資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等各類報(bào)表。此外，在財(cái)務(wù)共享模式下，企業(yè)與銀行的聯(lián)接方式發(fā)生變化，企業(yè)可直接通過(guò)銀企直聯(lián)系統(tǒng)獲得完整的銀行電子回單，并根據(jù)銀行電子回單生成會(huì)計(jì)電子憑證，實(shí)現(xiàn)電子對(duì)賬。

二是實(shí)時(shí)性。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理模式不能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)更新，而在財(cái)務(wù)共享模式下原始會(huì)計(jì)憑證通過(guò)掃描上傳到云平臺(tái)，可即時(shí)生成會(huì)計(jì)電子憑證并在系統(tǒng)中生成各類報(bào)表，為決策提供服務(wù)。以費(fèi)用報(bào)銷流程為例，首先，員工在出差時(shí)通過(guò)信用卡消費(fèi)產(chǎn)生的費(fèi)用數(shù)據(jù)，能夠?qū)崟r(shí)傳遞到企業(yè)云平臺(tái)上。其次，員工在報(bào)銷費(fèi)用時(shí)根據(jù)報(bào)銷內(nèi)容選擇特定模塊，并根據(jù)報(bào)銷金額以及報(bào)銷事項(xiàng)進(jìn)行填寫(xiě)；財(cái)務(wù)部門只需將云平臺(tái)上的數(shù)據(jù)與員工填寫(xiě)的報(bào)銷事項(xiàng)進(jìn)行核對(duì)，如信息一致即可將這部分?jǐn)?shù)據(jù)傳遞到銀行系統(tǒng)中，由銀行完成費(fèi)用支付。最后，企業(yè)云平臺(tái)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)根據(jù)發(fā)生的業(yè)務(wù)自動(dòng)生成相應(yīng)會(huì)計(jì)電子憑證，進(jìn)而生成會(huì)計(jì)電子檔案。

三是高效性?；谪?cái)務(wù)共享模式的企業(yè)會(huì)計(jì)電子檔案管理，能實(shí)現(xiàn)企業(yè)會(huì)計(jì)電子檔案收集、處理、分析、利用的一體化，檔案管理具有高效性。而傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理要耗費(fèi)大量的時(shí)間與精力，如需要打印大量的電子憑證。

此外基于財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)電子檔案管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息一體化管理。具體來(lái)說(shuō)，會(huì)計(jì)電子檔案可以在企業(yè)不同部門（如采購(gòu)部門、銷售部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門、財(cái)務(wù)部門等）之間傳遞，如采購(gòu)部門進(jìn)行采購(gòu)時(shí)，采購(gòu)員在采購(gòu)系統(tǒng)生成采購(gòu)訂單、采購(gòu)到貨單、采購(gòu)發(fā)票等，其中采購(gòu)發(fā)票傳遞至財(cái)務(wù)部門的總賬系統(tǒng)，采購(gòu)到貨單傳遞至倉(cāng)儲(chǔ)部門生成采購(gòu)入庫(kù)單。不同單據(jù)在不同部門之間傳遞，實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)共享。

2 財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)電子檔案管理存在的問(wèn)題

其一，會(huì)計(jì)電子檔案存儲(chǔ)存在較大風(fēng)險(xiǎn)。首先，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存在網(wǎng)絡(luò)安全隱患。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)電子檔案只需實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)，而基于財(cái)務(wù)共享的會(huì)計(jì)電子檔案則必須實(shí)現(xiàn)外網(wǎng)連接，在外部網(wǎng)絡(luò)中會(huì)計(jì)電子檔案信息存在較高的被竊取、被人為篡改或刪除的風(fēng)險(xiǎn)，且不法行為一旦發(fā)生還不容易被發(fā)現(xiàn)。

其二，信息系統(tǒng)接口無(wú)法對(duì)接?；谪?cái)務(wù)共享的會(huì)計(jì)電子檔案信息在不同系統(tǒng)（會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)、銀企直聯(lián)系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)）之間進(jìn)行傳遞，若不同系統(tǒng)之間不能實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接，則系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)信息無(wú)法傳遞，財(cái)務(wù)共享很難真正實(shí)現(xiàn)。因此在架構(gòu)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)充分考慮數(shù)據(jù)信息在不同部門之間的傳遞，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的無(wú)縫傳遞。

其三，會(huì)計(jì)電子檔案管理制度不完善。很多企業(yè)高層管理人員思想觀念較為保守，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)電子檔案對(duì)企業(yè)的重要性，故沒(méi)有制定工作制度，更沒(méi)有提供工作所需的人、財(cái)、物支持。

其四，會(huì)計(jì)檔案管理人員素質(zhì)不高?；谪?cái)務(wù)共享模式的會(huì)計(jì)電子檔案管理，對(duì)企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理人員提出了更高要求。首先，會(huì)計(jì)電子檔案管理人員需要具備會(huì)計(jì)電子檔案管理的意識(shí)，但目前他們的工作思維仍停留在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等的管理上，缺乏對(duì)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)發(fā)生過(guò)程中形成的會(huì)計(jì)檔案資料進(jìn)行管理的意識(shí)，造成的后果是會(huì)計(jì)電子檔案不能及時(shí)歸檔。其次，會(huì)計(jì)電子檔案管理涉及會(huì)計(jì)軟件應(yīng)用、管理系統(tǒng)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的專業(yè)知識(shí)，需要會(huì)計(jì)電子檔案管理人員掌握這些知識(shí)，但他們普遍存在專業(yè)知識(shí)缺乏、知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理等問(wèn)題。

3 加強(qiáng)財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)電子檔案管理的若干對(duì)策

3.1 加強(qiáng)檔案管理軟硬件設(shè)施設(shè)備建設(shè)

配備保存會(huì)計(jì)電子檔案的專用機(jī)房，做到防火、防水、防震。加大計(jì)算機(jī)硬件及存儲(chǔ)設(shè)備的投入，配備先進(jìn)的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備，滿足會(huì)計(jì)電子檔案管理對(duì)硬件設(shè)備的要求。加大管理軟件的投入，及時(shí)與相關(guān)的研發(fā)企業(yè)如會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)、銀企直聯(lián)系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)等的研發(fā)企業(yè)保持聯(lián)系，及時(shí)升級(jí)系統(tǒng)。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，及時(shí)開(kāi)展計(jì)算機(jī)系統(tǒng)病毒防范工作，如安裝殺毒軟件、安裝防火墻等，保證會(huì)計(jì)電子檔案存儲(chǔ)安全。

3.2 實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)接口對(duì)接

一直以來(lái)，如何將企業(yè)自身系統(tǒng)與財(cái)務(wù)共享中心云平臺(tái)實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接、建立統(tǒng)一的信息系統(tǒng)接口，是一個(gè)難題。浪潮集團(tuán)提出了企業(yè)信息系統(tǒng)與財(cái)務(wù)共享中心云平臺(tái)對(duì)接的解決方案，實(shí)現(xiàn)企業(yè)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)共享中心云平臺(tái)的對(duì)接；而中國(guó)聯(lián)通依托企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)（即ERP系統(tǒng)），規(guī)范會(huì)計(jì)電子檔案的文件格式、接入頻率等，并制定會(huì)計(jì)電子檔案的接入標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)、資金系統(tǒng)、報(bào)賬系統(tǒng)與云數(shù)字檔案館系統(tǒng)之間的無(wú)縫對(duì)接，使會(huì)計(jì)電子檔案順利歸檔。

3.3 制定完善的會(huì)計(jì)電子檔案管理制度

2015年財(cái)政部、國(guó)家檔案局聯(lián)合發(fā)布了新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，新管理辦法與1999年施行的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》相比有很多新內(nèi)容，其中第七、八、九條對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理進(jìn)行了新的規(guī)定，如規(guī)定單位內(nèi)部形成的會(huì)計(jì)電子檔案資料可僅以電子形式保存、附有電子簽名的單位外部形成的會(huì)計(jì)電子檔案也可僅以電子形式歸檔等；第十條至第十九條對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔、利用、保管、銷毀等進(jìn)行了明確。企業(yè)可根據(jù)新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》要求，積極建立會(huì)計(jì)電子檔案管理制度，明確會(huì)計(jì)電子檔案保管、借用和歸檔、備份等工作要求。比如建立會(huì)計(jì)電子檔案查閱制度，規(guī)定查閱會(huì)計(jì)電子檔案需得到財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人的同意，并按照會(huì)計(jì)電子檔案查閱流程嚴(yán)格執(zhí)行，相關(guān)人員無(wú)特殊理由不得修改、刪除會(huì)計(jì)電子檔案；若確實(shí)需要修改會(huì)計(jì)電子檔案，修改后需重新進(jìn)行審核和歸檔。如中國(guó)聯(lián)通制定了《中國(guó)聯(lián)通數(shù)字檔案館檔案分類規(guī)則、歸檔范圍及保管期限規(guī)范》《中國(guó)聯(lián)通會(huì)計(jì)電子檔案歸檔范圍》等規(guī)則，確保企業(yè)會(huì)計(jì)電子檔案管理有序進(jìn)行；建立了嚴(yán)格的檔案安全權(quán)限控制系統(tǒng)，嚴(yán)格控制會(huì)計(jì)電子檔案的查閱權(quán)限，敏感的會(huì)計(jì)電子檔案只能通過(guò)辦理相關(guān)手續(xù)后查閱；還專門建立了數(shù)字檔案館系統(tǒng)，將會(huì)計(jì)電子檔案保存為SWF文件格式，確保文件只能瀏覽不能修改。

3.4 提高會(huì)計(jì)電子檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

在財(cái)務(wù)共享背景下，財(cái)務(wù)部門的一部分人員必將實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型。據(jù)調(diào)查，一部分企業(yè)采取就地安置財(cái)務(wù)人員的辦法，一部分企業(yè)選擇部分優(yōu)秀的財(cái)務(wù)人員進(jìn)入財(cái)務(wù)共享中心，部分員工轉(zhuǎn)崗至企業(yè)其他部門如銷售部門等。對(duì)于留在財(cái)務(wù)部門或者進(jìn)入財(cái)務(wù)共享中心的人員，他們的一項(xiàng)重要工作任務(wù)就是要管理好企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案，因此首先要正確地認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)電子檔案管理的重要意義，樹(shù)立正確的工作理念，并認(rèn)真學(xué)習(xí)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)規(guī)定，不斷提升檔案管理業(yè)務(wù)能力。其次要懂得會(huì)計(jì)工作、會(huì)計(jì)軟件應(yīng)用、管理系統(tǒng)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的專業(yè)知識(shí)，只有這樣才能勝任財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)電子檔案管理工作。