摘 要：企業(yè)的發(fā)展需要企業(yè)檔案的記錄，企業(yè)檔案是企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的基礎。在企業(yè)檔案管理中實行精細化管理可以有效的解決現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理出現(xiàn)的問題，建立完善的檔案監(jiān)督管理機制，為企業(yè)的良性發(fā)展提供依據(jù)。文本針對精細化管理在企業(yè)檔案管理中的應用開展研究。

關鍵詞：企業(yè)檔案管理；精細化；管理方法

精細化管理就是用專業(yè)、系統(tǒng)的管理辦法，依據(jù)數(shù)據(jù)和信息，用具體、明確的規(guī)章制度來代替模糊的管理模式，把抽象的戰(zhàn)略方針落實到實際可發(fā)展的戰(zhàn)略方案。在企業(yè)檔案管理中加入精細化管理，可以提高企業(yè)檔案管理的速率，保證檔案的完整性和保密性，為企業(yè)今后發(fā)展提供資源。

1 現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理中存在的主要問題

1.1 思想落后，沒有檔案管理意識

企業(yè)對檔案管理的理解還停留在整理保管的階段，檔案的作用還沒有得到企業(yè)的重視，企業(yè)沒有針對檔案管理的部門，檔案管理的經(jīng)費不足，基礎設施相對落后，使企業(yè)的檔案管理工作停滯不前[1]。

1.2 檔案的利用率低

隨著科技的不斷發(fā)展，信息的更新速度不斷加快，要求企業(yè)的檔案管理必須要符合時代的發(fā)展，但現(xiàn)階段的檔案管理工作不能夠被有效的管理，企業(yè)的檔案即需要開放性也需要私密性，兩者之間的關系需要有一個可以權衡的標準，另外配套設施老舊，沒有良好的查閱環(huán)境等都是導致檔案利用率低的原因。

1.3 檔案管理設備不齊全

企業(yè)的檔案管理不僅僅需要管理人員的有效管理，還需要硬件管理設備。硬件設備比管理人員素質更重要。良好的硬件管理設備可以延長檔案的使用年限，保證檔案的完好無損。但很多企業(yè)在檔案管理工作中忽略了管理設備，管理設備長時間沒有人進行養(yǎng)護維修已經(jīng)出現(xiàn)老化、損壞的情況，設備在實際的檔案管理工作中沒有使用意義。數(shù)字化信息時代促使企業(yè)檔案管理的發(fā)展，如果因為設備功能導致丟失或損壞檔案資料，企業(yè)將會失去發(fā)展的機會。

1.4 缺少統(tǒng)一評價標準

統(tǒng)一評價標準是對企業(yè)工作人員工作結果的考核，可以提高企業(yè)檔案管理的工作效率。統(tǒng)一評價的缺失導致企業(yè)無法以統(tǒng)一標準對工作人員的業(yè)績進行評價，無法保證檔案管理工作的有效完成，阻礙企業(yè)的繼續(xù)發(fā)展。

1.5 企業(yè)檔案分類結構不合理

許多中小型企業(yè)還處在探索發(fā)展方向，但已經(jīng)重視企業(yè)檔案管理工作，對檔案的管理模式已經(jīng)形成初步的工作建立，但在企業(yè)檔案分類結構上仍存在一些問題，對檔案的收集類型分配較少，信息質量較差等等影響了企業(yè)檔案的整體編制工作；還有一些企業(yè)因為自身的發(fā)展規(guī)模較小，無法給與檔案管理投入資金，無法及時的對檔案進行編制、出版，影響了檔案管理在企業(yè)發(fā)揮其作用。

1.6 管理人員素質不高

一些企業(yè)的檔案管理部門組成過于隨意，將一些快要退休的大齡工作人員安排到檔案管理部門進行日常工作。由于年齡的限制，他們不愿意接受國家實時推出的檔案管理辦法，不會使用檔案管理設備，記錄的檔案過于單一，造成了檔案部門整體的素質較低，工作效率緩慢且有疏漏，無法為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供可行性方案[2]。

2 在企業(yè)檔案管理中推行精細化管理的方法

在企業(yè)檔案管理中融入精細化管理，一方面可以幫助企業(yè)檔案實現(xiàn)最大化功能，不斷的完善管理工序和方法，使檔案管理工作越來越標準、規(guī)范，在對檔案進行整理時的每個環(huán)節(jié)都需要嚴格依照統(tǒng)一的標準；另一方面可以將管理責任明細化、具體化，提高企業(yè)的經(jīng)營機制和管理工作效率，敢于創(chuàng)新，使企業(yè)利益最大化。社會經(jīng)濟的發(fā)展逼迫企業(yè)不斷的改變自身的經(jīng)營方式，只有將企業(yè)檔案管理建設好，才能夠免除后顧之憂，將企業(yè)的檔案資料合理運用，結合到實際的工作中，達到企業(yè)高速發(fā)展的目的。

2.1 精細化企業(yè)管理理念

每一項工作在進行改革之前都需要先制定理念，理念是企業(yè)發(fā)展的基礎也是企業(yè)發(fā)展的保障。在企業(yè)檔案管理完善前先要將精細化原則考慮在內，用精細化管理模式為企業(yè)檔案管理保駕護航。隨著檔案管理模式逐漸趨向知識化、現(xiàn)代化、社會化，檔案管理在不斷的創(chuàng)新和延伸。在這個日新月異的時代，我們要尋找適合企業(yè)發(fā)展的檔案管理理念及管理方式，在實踐過程中找到工作的不足，結合現(xiàn)在的形式進行理性分析，找到適合企業(yè)檔案管理的理論。我們必須提高自我的認知，增加對檔案信息的重視，檔案信息中的價值是無法估計的，只有將檔案精心的管理保存，把看似無用的信息變成企業(yè)需要的信息，才能提高企業(yè)檔案整理的效率。

2.2 精細化企業(yè)管理體制

想要提高企業(yè)檔案管理效率就必須要擁有良好的體制。社會的多元化使檔案管理提供更多的使用功能，這就要求企業(yè)檔案管理的資源豐富性。所以，要制定符合社會經(jīng)濟發(fā)展、企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展的檔案管理體制，不斷增加檔案內容，使檔案的質量增加，繼而提高利用率，將信息資源優(yōu)化、組合成檔案資源，保證檔案管理趨向系統(tǒng)化、規(guī)?；槭褂谜咛峁└咝У姆?。檔案需要走向數(shù)字化和信心化，現(xiàn)代化企業(yè)需要信息化檔案來作為發(fā)展的基礎，利用互聯(lián)網(wǎng)技術、聲音圖像技術對檔案進行管理；一方面保持紙質檔案的記錄，另一方面不斷完善電子檔案，雙管齊下，保證企業(yè)檔案管理的良性循環(huán)。

2.3 精細化檔案服務

企業(yè)檔案管理還需要提升服務質量，保持管理和服務的統(tǒng)一，才能真正的提高企業(yè)檔案管理能力。改革開放以來，可持續(xù)發(fā)展是企業(yè)不斷的追求，也是檔案管理的新目標，可持續(xù)發(fā)展需要以人為本，所以服務是價值最直觀的體現(xiàn)。企業(yè)要不斷的完善檔案管理工作，用科學化的理念為使用者全方位服務?？梢越⑵髽I(yè)的網(wǎng)站，設計具有企業(yè)特點的網(wǎng)頁、在企業(yè)內部建立局域網(wǎng)，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的線上線下同步，做好與上級各單位的資源互通，將檢索模式在企業(yè)檔案管理中展開使用，讓使用者在查找需要的檔案資源時，能夠更快的、更好的完成工作，實現(xiàn)檔案服務的精細化。

2.4 精細化工作流程

企業(yè)檔案管理需要對各企業(yè)生產實踐中的所有信息進行收集、整理、編碼、編寫，使企業(yè)擁有更全面的、更真實的檔案數(shù)據(jù)。所以，一定要保證檔案管理流程的科學性，將精細化原則加入企業(yè)工作流程中，可以使企業(yè)的整體管理更加明細化。精細化檔案管理需要遵循細致化管理、系統(tǒng)化管理、信息化管理、量化管理和標準化管理，對企業(yè)檔案管理過程中的每個細節(jié)進行監(jiān)督。其中，量化管理是重中之重，不僅需要保證數(shù)據(jù)的科學性作為參考依據(jù)，還要在監(jiān)督管理中實時“對標”。

2.5 精細化檔案資源

建立企業(yè)的局域網(wǎng)，不僅僅讓使用者體驗到良好的服務，而且加速企業(yè)檔案管理的科學化發(fā)展。我們身處在信息時代，信息越來越零散且復雜，檔案信息資源也是一樣，所以企業(yè)要將檔案信息進行資源整合，企業(yè)內部的管理部門需要齊心協(xié)力，共同努力建立企業(yè)信息系統(tǒng)，實現(xiàn)企業(yè)一體化管理模式。在信息系統(tǒng)建立的過程中，需要資源貢獻的實現(xiàn)，各部門對資源充分挖掘，達到資源無重疊且互補，提升對信息資源的利用，減少浪費資源和重復資源。通過信息反饋對資源開發(fā)利用的可行性進行分析，促進檔案資源精細化的科學管理[3]。

2.6 精細化管理人員

現(xiàn)如今的企業(yè)內部的檔案管理人員的素質水平和技能沒有跟上新時期的步伐，大多數(shù)的檔案管理人員思想意識還停留在傳統(tǒng)化的檔案管理模式中，沒有創(chuàng)新的意識，阻礙企業(yè)的發(fā)展；企業(yè)對檔案管理人才沒有知識結構儲備，導致檔案管理與企業(yè)發(fā)展脫軌。為了改變這種現(xiàn)狀，企業(yè)必須要設立獨立部門來對檔案進行科學管理，開展培訓活動將管理人員的業(yè)務知識水平提高，培養(yǎng)他們愛崗敬業(yè)的精神。

3 結論

綜上所述，隨著社會經(jīng)濟的高速發(fā)展，市場競爭越來越激烈，企業(yè)在生產過程中產生的所有信息都可能會對企業(yè)的發(fā)展產生作用，企業(yè)檔案作為企業(yè)的“記錄員”，是企業(yè)的獨有財富。所以在企業(yè)檔案管理推行精細化管理時，在摸索中尋找經(jīng)驗，找到自己的方法，發(fā)揮企業(yè)檔案的價值，幫助企業(yè)快速發(fā)展。

參考文獻

[1]楊南雁.企業(yè)檔案精細化管理的措施探討[J].企業(yè)改革與管理，2016，10：29-30.

[2]王巍.關于企業(yè)檔案管理精細化的探討[J].文檔安全，2016，12：51-59.

[3]張惠敏.在企業(yè)檔案管理中推行精化管理[J].機電兵船檔案，2014，4：24-26.

作者簡介

李鋒（1971-），女，甘肅慶陽人，大專，助理工程師，研究方向：企業(yè)建設項目檔案管理方向。