孫婷婷

中國(guó)大唐集團(tuán)有限公司遼寧分公司 遼寧沈陽(yáng) 110004

我國(guó)快速進(jìn)入科學(xué)技術(shù)現(xiàn)代化發(fā)展建設(shè)以來(lái)，各行業(yè)發(fā)展非常迅速。檔案管理工作是非常重要的工作，也是我國(guó)檔案事業(yè)的重要組成內(nèi)容。檔案管理具有比較復(fù)雜的內(nèi)容，對(duì)時(shí)效性的要求比較高，我國(guó)社會(huì)人力資源的流動(dòng)性比較大，檔案管理工作所體現(xiàn)的價(jià)值和作用也越來(lái)越高。

1 電子檔案風(fēng)險(xiǎn)形成的主要因素

（1）物理層威脅，物理層威脅主要包含對(duì)硬件環(huán)境、設(shè)備以及連接線路等的安全造成威脅。其一，對(duì)硬件環(huán)境造成威脅的因素主要有電源是否能連續(xù)穩(wěn)定供電，是否有抗靜電、抗輻射措施，是否有防水、防塵土、防漏電、防短路等安全防護(hù)。其二，對(duì)硬件設(shè)備及連接線路造成威脅的主要有自然災(zāi)害與人為因素。自然災(zāi)害可直接破壞硬件設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，損壞連接線路，造成斷網(wǎng)。人為因素主要包含人為疏忽與人為干擾兩個(gè)方面，其中，人為疏忽是由于用戶(hù)使用欠妥當(dāng)、安全配置未設(shè)置或設(shè)置不合理致使出現(xiàn)安全漏洞，從而為網(wǎng)絡(luò)安全埋下隱患。（2）制度體系建設(shè)滯后；近幾年，我國(guó)逐步建立了檔案安全法規(guī)，但由于受到以往檔案管理思維的束縛及影響，使得檔案安全法規(guī)并不完全適用于所有檔案管理工作，最突出的表現(xiàn)為電子檔案信息安全面臨眾多威脅。雖然相關(guān)機(jī)構(gòu)及檔案管理部門(mén)已做了多次調(diào)整，但安全標(biāo)準(zhǔn)制度體系仍不夠全面。致使電子檔案一旦面臨威脅或出現(xiàn)問(wèn)題，存在無(wú)法可依、無(wú)章可循、無(wú)懲可行的情況。（3）重視程度偏低，人才匱乏，現(xiàn)階段，由于國(guó)有企事業(yè)單位檔案管理從業(yè)者的綜合素質(zhì)參差不齊，專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平低，檔案信息安全意識(shí)差等，不僅制約著檔案管理行業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，而且使檔案信息安全管理受到影響。主要表現(xiàn)為：第一，很多檔案部門(mén)的管理人員缺乏檔案信息安全保護(hù)意識(shí)，甚至將檔案安全管理工作棄之不理，致使信息安全管理工作極為被動(dòng)；或是部分管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能水平低，雖然有安全保護(hù)意識(shí)，但心有余而力不足，無(wú)法將安全管理付諸實(shí)際。第二，眾所周知檔案管理行業(yè)信息安全保障人才奇缺，致使電子檔案信息在遭遇新型安全威脅時(shí)，無(wú)法得到及時(shí)有效的解決，信息安全得不到良好保障。

2 電子檔案風(fēng)險(xiǎn)的對(duì)策

2.1 法制標(biāo)準(zhǔn)

針對(duì)檔案制定專(zhuān)門(mén)的法律法規(guī)以及具有針對(duì)性的內(nèi)部安全管理規(guī)章制度。其中，立法應(yīng)具體、全面，實(shí)現(xiàn)檔案信息的全程全覆蓋，并根據(jù)電子檔案信息安全所面臨的威脅制定針對(duì)性的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，約束威脅檔案安全的行為發(fā)生。另外，根據(jù)各自的工作模式以及現(xiàn)實(shí)情況，制定個(gè)性化的、針對(duì)性的規(guī)章制度，具體到個(gè)人、具體到崗位、具體到設(shè)備，以實(shí)現(xiàn)有規(guī)可依，有懲可懼。

2.2 數(shù)字檔案資源建設(shè)

數(shù)字檔案資源建設(shè)包括傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件收集、檔案信息資源的數(shù)字化整合。相對(duì)而言，傳統(tǒng)載體的數(shù)字化是這三塊內(nèi)容中各企事業(yè)單位做得相對(duì)較好的一塊，對(duì)于紙質(zhì)版本檔案的數(shù)字化，可以方便利用并有效降低查檔時(shí)間，檔案人員和企事業(yè)管理者相對(duì)有更多的動(dòng)力投入到這塊工作。現(xiàn)有情況下，電子文件收集整合相對(duì)欠缺。企事業(yè)單位越來(lái)越多地把信息放到各種新媒體上，網(wǎng)絡(luò)檔案信息數(shù)量激增而且雜亂分散，要做到對(duì)網(wǎng)絡(luò)檔案信息的快捷有效利用，必須將信息進(jìn)行有效的分類(lèi)整合。面對(duì)成倍增長(zhǎng)的大量電子文件，我們傳統(tǒng)的逐份閱讀直接鑒定法將遇到嚴(yán)峻的考驗(yàn)，如何對(duì)這些文件進(jìn)行快速分類(lèi)，鑒定歸檔內(nèi)容和期限，我們或許更需要大數(shù)據(jù)從技術(shù)上來(lái)解決。

2.3 建立技術(shù)保障體系，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防護(hù)安全

有些風(fēng)險(xiǎn)因素已經(jīng)出現(xiàn)，但還沒(méi)有造成損失。應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)為：一是加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，實(shí)行物理隔離，所有網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)設(shè)備必須保障無(wú)故障運(yùn)行，保證合法用戶(hù)的正常和規(guī)范使用；二是使用正規(guī)存儲(chǔ)設(shè)備，實(shí)行加密、容災(zāi)備份、紙電雙套制、異地備份等措施，保證檔案數(shù)據(jù)的安全與完整[1]。三是建立網(wǎng)絡(luò)病毒防護(hù)體系，及時(shí)更新病毒庫(kù)，增強(qiáng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的抵抗能力。

2.4 檔案信息資源也要緊抓大數(shù)據(jù)時(shí)代這個(gè)機(jī)遇，建立起新的傳播方式

不同企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，有利于相互間交流學(xué)習(xí)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，企事業(yè)單位更應(yīng)對(duì)自己原有的檔案信息資源結(jié)合現(xiàn)實(shí)的情況，將更具有價(jià)值的檔案進(jìn)行共享，將不具備價(jià)值的檔案進(jìn)行剔除，實(shí)現(xiàn)檔案資源效用的最大化。

2.5 保證檔案管理工作的持續(xù)健康發(fā)展

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展快速，信息技術(shù)使用范圍不斷增加，檔案管理工作對(duì)于信息技術(shù)的發(fā)展有很高的依賴(lài)性，所以檔案管理必然也是向數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。為了科學(xué)的進(jìn)行檔案管理，需要有嚴(yán)格的制度，對(duì)檔案管理的問(wèn)題給予糾正和處理，這樣才能夠促使檔案管理工作健康的發(fā)展，長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。

3 提高檔案管理科學(xué)化水平需要遵循的原則

（1）發(fā)展原則，社會(huì)發(fā)展快速，科學(xué)技術(shù)日新月異，任何因素的變化都會(huì)對(duì)科學(xué)技術(shù)的改革和更新產(chǎn)生影響，在該種情況下，提升檔案管理科學(xué)化水平時(shí)要對(duì)科學(xué)發(fā)展的內(nèi)外因素給予重視，從多角度來(lái)對(duì)當(dāng)前的科學(xué)發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行分析，對(duì)現(xiàn)有信息技術(shù)給予利用，更新新技術(shù)，將目光放得長(zhǎng)遠(yuǎn)一些，在發(fā)展中建立優(yōu)勢(shì)。（2）服務(wù)原則，目前檔案管理者對(duì)檔案信息的價(jià)值有比較明確的認(rèn)識(shí)，非檔案工作中不一定能夠了解，認(rèn)為檔案信息比較神秘，不是普通人能夠接觸得到的，并且檔案管理嚴(yán)密性的影響讓外國(guó)檔案管理長(zhǎng)期處在被動(dòng)地位，其價(jià)值得不到提升，發(fā)揮不了服務(wù)性，所以需要擴(kuò)大服務(wù)范圍，加大服務(wù)力度。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，在國(guó)有企事業(yè)單位電子檔案管理過(guò)程中，必然會(huì)存在一系列的問(wèn)題與隱患，不僅影響檔案信息的真實(shí)性與完整性，而且還會(huì)造成機(jī)密文件的外泄，威脅企業(yè)、單位，甚至是國(guó)家的信息安全。因此，國(guó)有企事業(yè)單位檔案管理人員必須不斷加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，理論結(jié)合實(shí)際，勇于探索創(chuàng)新，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理好潛在隱患，確保電子檔案信息的應(yīng)用安全。