楊萍

【摘要】本文通過分析目前基層行政事業(yè)單位電算化會計檔案管理中存在的相關(guān)問題，提出了相應(yīng)的解決對策。

【關(guān)鍵詞】行政事業(yè)單位 電算化會計檔案 問題 對策

二十世紀九十年代初，隨著計算機技術(shù)的發(fā)展與普及，會計電算化應(yīng)用軟件的開發(fā)與運用得到迅猛發(fā)展，會計的核算方式也發(fā)生了根本性改變，基層行政事業(yè)單位會計電算化替代了手工記賬，大大減輕了財務(wù)人員的工作負擔，提高了工作效率，而在會計電算化過程中也產(chǎn)生了大量的電算化會計檔案。但是，由于國家關(guān)于電算化會計檔案管理的政策及規(guī)范出臺的滯后，再加上對電算化會計檔案缺乏足夠的重視，目前基層行政事業(yè)單位電算化會計檔案管理依然存在一定問題，如何科學有序地管理電算化會計檔案是我們必須認真解決的重要課題。

一、我國會計電算化的發(fā)展進程

1987年11月，中國會計學院成立了會計電算化的研究組，為會計電算化理論研究提供了組織準備。從二十世紀九十年代初開始，我國會計電算化開始有序發(fā)展。1994年5月4日，財政部下發(fā)了《關(guān)于大力發(fā)展我國會計電算化事業(yè)的意見》，制定了會計電算化的總目標;1995年12月15日，財政部又發(fā)布了《會計改革與發(fā)展綱要》，要求逐步普及會計電算化;1996年4月，在北京召開了“會計電算化研究會”，入會者一致同意，在進一步提高“核算型”會計軟件水平的基礎(chǔ)上，大力發(fā)展“管理型”會計軟件。以此為契機，我國會計電算化工作實現(xiàn)了質(zhì)的飛躍，逐步實現(xiàn)了從單機版向網(wǎng)絡(luò)發(fā)展;從手工帳和機帳并行，到甩掉手工帳，財務(wù)工作由會計核算到財務(wù)管理的發(fā)展，同時，一系列會計軟件的研制開發(fā)以及會計信息化工作的開展，有效支撐了會計電算化的發(fā)展。

二、電算化會計檔案的特點

電算化會計檔案的內(nèi)容包括三個部分一是從會計電算化系統(tǒng)打印輸出的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等紙介質(zhì)檔案;二是以計算機硬盤、軟盤等磁性介質(zhì)或光盤等其他介質(zhì)存儲的、以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存的包括會計憑證、會計賬簿、會計報表等數(shù)據(jù)和會計數(shù)據(jù)庫;三是會計電算化軟件系統(tǒng)名稱、版本號，與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務(wù)卡以及用戶手冊等全套文檔資料等。與傳統(tǒng)的財務(wù)檔案相比，電算化會計檔案具有以下特點：

（1）電算化會計檔案歸檔的范圍擴大了。不僅保管了傳統(tǒng)意義上的由計算機財務(wù)軟件輸出的紙質(zhì)的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算資料，還保管了脫離計算機系統(tǒng)存儲在光盤、磁盤等介質(zhì)上的電子會計檔案，以及會計數(shù)據(jù)庫、計算機操作系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)型號、會計電算化軟件系統(tǒng)名稱、版本號，與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務(wù)卡以及用戶手冊等全套文檔資料等，擴大了會計檔案的管理范圍。

（2）電算化會計檔案的利用更方便、快捷、準確。財務(wù)人員在存儲和調(diào)閱電算化會計檔案信息時，在對以往幾年的財務(wù)數(shù)據(jù)進行分析處理時，就可利用計算機財務(wù)軟件，或部門局域網(wǎng)平臺進行查閱、運用財務(wù)數(shù)據(jù)，就可以在短時間內(nèi)準確、快捷的提供相關(guān)信息，為領(lǐng)導決策、業(yè)務(wù)部門項目管理等方面提供財務(wù)依據(jù)，從而更有效的提供會計檔案的利用。節(jié)約了人力物力，提高了工作效率。

（3）電算化會計檔案保存的條件提高了。電算化會計檔案改變了傳統(tǒng)會計檔案的存儲介質(zhì)，其存儲在磁盤、光盤等介質(zhì)上，對存儲的環(huán)境和條件有更高的要求：一是歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防變形。二是環(huán)境溫度選定范圍：14℃-24℃;相對濕度選定范圍：45%-60%。三是存放時應(yīng)注意遠離強磁場，并與有害氣本隔離。因電算化會計檔案具有系統(tǒng)依賴性，只能在特定的軟硬件環(huán)境支持下才能打開，還具有已毀損，難查痕跡的特點，所以對電算化會計檔案的安全性、完整性要求更高。

三、基層行政事業(yè)單位電算化會計檔案管理存在的問題

行政事業(yè)單位會計檔案是記錄單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要經(jīng)濟檔案，是單位檔案的重要組成部分。會計檔案在單位的財務(wù)管理，單位內(nèi)部控制制度的制定，績效評價以及責任審計等方面有不可替代的作用。目前，我國基層行政事業(yè)單位會計電算化已基本普及，會計電算化已成為會計工作的主流，對電算化會計檔案的管理已是個不能回避的問題，但由于一些客觀和主觀因素的影響，行政事業(yè)單位的電算化會計檔案的管理仍然存在一些問題亟待解決。

（一）電算化會計檔案管理制度不健全，領(lǐng)導重視不夠

目前大部分基層行政事業(yè)單位對財務(wù)工作普遍存在重核算輕管理的現(xiàn)象，會計電算化雖得到普及，但電算化會計檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度還不夠健全。以中華人民共和國財政部、國家檔案局頒布的《會計檔案管理辦法》為例，修訂前的《會計檔案管理辦法》規(guī)定當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機構(gòu)的，應(yīng)當在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。由此我們可以理解為，財務(wù)檔案的保管是財務(wù)工作的最后一環(huán)，而財務(wù)檔案的管理制度，是單位財務(wù)管理制度的一部分;而2015年12月11日，中華人民共和國財政部、國家檔案局第79號令發(fā)布修訂的、自2016年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》規(guī)定當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構(gòu)臨時保管一年，再移交單位檔案管理機構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當經(jīng)單位檔案管理機構(gòu)同意。單位會計管理機構(gòu)臨時保管會計檔案最長不超過三年。由此可以看出，國家關(guān)于會計檔案管理的法規(guī)已明確規(guī)定會計檔案管理不僅是財務(wù)管理的一部分，也是單位管理制度的一部分，管理的力度和重視程度都得到了很大提高。但是，由于基層事業(yè)單位單位領(lǐng)導對此重視程度不夠，各單位沒有針對電算化會計檔案的特點及要求及時修訂或完善單位的會計檔案的管理制度，使電算化會計檔案的管理存在無序狀態(tài)，分工不明、責任界限不清的現(xiàn)象。

（二）財務(wù)人員對電算化會計檔案重視不夠，經(jīng)驗不足，制約了電算化會計檔案管理水平的提高

受傳統(tǒng)會計檔案的影響，財務(wù)人員只將從計算機輸出的會計憑證、會計賬簿、會計報表等紙質(zhì)載體的會計資料作為會計檔案管理的重點，而對電算化會計核算所形成的電子會計檔案的管理不夠重視，對脫機存儲于磁介質(zhì)、光盤的電子會計檔案歸檔不及時，或者不歸檔，造成信息數(shù)據(jù)不全或丟失，為以后的檔案利用造成極大的困難，導致只借助輸出的紙質(zhì)檔案來查詢相關(guān)會計數(shù)據(jù)，有時因財務(wù)人員對財務(wù)軟件功能不夠了解，輸出的紙質(zhì)檔案不夠全面，還會導致會計數(shù)據(jù)的永久丟失，給單位造成極大損失。同時，由于電子檔案存在易改寫可復(fù)制等特性，有些單位因缺乏會計電算化產(chǎn)生的電子檔案需要的保管環(huán)境和保障措施，導致保管不慎容易受計算機病毒感染，若數(shù)據(jù)備份不及時，也會造成電子數(shù)據(jù)永久丟失。另外，在會計電算化下，要求電算化會計檔案管理人員既要具備專業(yè)的會計技能和管理傳統(tǒng)會計檔案的經(jīng)驗，又要具備計算機信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)管理的技能，就目前而言，大部分會計檔案管理人員整體素質(zhì)不夠高，缺少對電子檔案管理的應(yīng)有的專業(yè)知識，也制約了電算化會計檔案管理水平的提高。

（三）財務(wù)軟件開發(fā)標準不統(tǒng)一，增加電算化會計檔案的收集、保管、利用的難度

我國會計電算化發(fā)展時間不長，財務(wù)軟件的開發(fā)未能使用統(tǒng)一標準，單位購置財務(wù)軟件也沒有按照部門、行業(yè)規(guī)定統(tǒng)一采購，而是按照各自單位的經(jīng)濟實力、工作特點向軟件開發(fā)商購買，導致同行業(yè)不同單位使用的財務(wù)軟件不同，同系統(tǒng)同職能的單位使用的財務(wù)軟件也不相同，同一個單位在不同時期購買的財務(wù)軟件也不相同;各家公司為了宣傳自己的產(chǎn)品都強調(diào)突出自己的會計軟件開發(fā)模式和特點，從而造成大部分會計軟件相互不兼容，使用方法存在很大差異，不同的財務(wù)軟件的數(shù)據(jù)接口不同，導致了報表匯總、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)傳輸不方便。而行業(yè)主管部門、單位的檔案管理部門以及財務(wù)軟件的使用部門，為了使得會計軟件能相互切換正常使用，而做進一步做軟件轉(zhuǎn)換接口的開發(fā)時，由于不同財務(wù)軟件的數(shù)據(jù)庫不同，并不能保證相互轉(zhuǎn)換出的賬套數(shù)據(jù)100%準確。這種狀況，不僅浪費了人力物力，也增加了檔案的收集、保管的難度，更不利于檔案的利用。

四、基層行政事業(yè)單位電算化會計檔案存在問題的解決辦法

為了提高電算化會計檔案管理水平，結(jié)合本人多年工作經(jīng)驗，提出以下對策：

（1）進一步建立健全會計電算化檔案管理的法律法規(guī)。單位領(lǐng)導應(yīng)強化檔案意識，大力支持單位電算化會計檔案管理制度的修訂落實。

（2）加大對“復(fù)合型”人才培養(yǎng)力度。各單位要加強人員的培訓，使單位財務(wù)人員和電算化會計檔案管理人員既掌握計算機信息技術(shù)，又熟悉財務(wù)管理知識，成為“計算機技術(shù)一會計核算一管理”型復(fù)合型人才;同時，強化職業(yè)道德素質(zhì)，提升會計檔案管理人員的責任意識和法律意識。

（3）提高財務(wù)人員對電算化會計檔案的管理意識，把財務(wù)工作的管理職能和會計檔案的有效利用與業(yè)務(wù)部門的工作進度、資金使用有機結(jié)合起來，比如業(yè)務(wù)部門在項目的申報、實施過程中，可以有效利用相關(guān)的會計信息，利用電算化會計檔案，快速制定項目申報的資金預(yù)算，資金使用方案，努力構(gòu)建財務(wù)部門、財務(wù)檔案管理部門與業(yè)務(wù)部門相互溝通的管理信息平臺，為業(yè)務(wù)部門形成支撐和保障作用，從而也能使領(lǐng)導不僅重視會計電算化的核算工作，對電算化會計檔案管理工作也更加重視。

（4）建立統(tǒng)一的財務(wù)軟件標準，使得會計電算化系統(tǒng)有一個標準的對內(nèi)對外接口，減少電算化會計檔案的收集、保管的難度。標準的對內(nèi)對外接口可以最大限度實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，行業(yè)與部門在使用財務(wù)軟件時應(yīng)制定相應(yīng)的管理規(guī)定，避免購買軟件的盲目性，造成預(yù)算資金的浪費，增加財務(wù)人員和檔案管理人員的工作量，從而加大電算化會計檔案的利用力度。

（5）加大對電算化會計檔案管理費用的預(yù)算，改善電算化會計檔案保管的條件。

（6）加強電算化會計檔案的安全保密工作，強化安全措施。由于電算化會計檔案有易修改難留痕的特性，為了防止非法篡改會計檔案，或者財務(wù)人員誤操作而破壞了會計檔案，一是要加強財務(wù)管理的內(nèi)部控制制度，管控好財務(wù)人員的各目的權(quán)限，防止誤操作或越權(quán)操作，造成財務(wù)檔案的破壞;二是要對電子檔案設(shè)置保密措施，以防止非法用戶接觸到電子檔案進行篡改或破壞;三是要積極做好備份，做到自動備份，定期做到脫機備份，分開保管，以保證電子檔案的安全;四是計算機系統(tǒng)的防護工作，做好防護墻，以防計算機病毒的侵入，破壞電子檔案。

參考文獻：

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