文/四川音樂(lè)學(xué)院 敬程 吳彥

痕跡化管理，是在各種管理工作過(guò)程中，從時(shí)間和管理內(nèi)容方面，不留間隙或空白、死角的縝密的工作記錄，包括交接班記錄和留下證據(jù)。 痕跡化管理最大的優(yōu)點(diǎn)就是通過(guò)查證保留下來(lái)的文字、圖片、實(shí)物、電子檔案等資料，可以有效復(fù)原已經(jīng)發(fā)生了的活動(dòng)。

一、基于現(xiàn)代辦公環(huán)境的文檔管理的常見(jiàn)問(wèn)題

進(jìn)入21世紀(jì)后，信息技術(shù)的飛速發(fā)展逐漸實(shí)現(xiàn)了辦公設(shè)備現(xiàn)代化，在提高工作效率的同時(shí)使得電子文件的數(shù)量明顯增加，文檔管理已經(jīng)進(jìn)入由實(shí)體管理向信息管理過(guò)渡的時(shí)代。

根據(jù)對(duì)筆者這些年來(lái)工作中實(shí)際遇到問(wèn)題的總結(jié)，檔案管理中存在的問(wèn)題，主要有以下兩個(gè)方面：

（一）文檔缺乏一致性。具體表現(xiàn)為：其一，對(duì)于紙質(zhì)文檔，行政人員對(duì)于文件制作管理歸檔的意識(shí)比較強(qiáng)，他們記錄、簽收、打印的文檔會(huì)使用既有的表格、單據(jù)，基本上可以直接歸檔。而專(zhuān)業(yè)教師制作的文件就相對(duì)隨意，尤其是對(duì)于計(jì)算機(jī)辦公熟練度比較低的中老年教師往往留下零散的手寫(xiě)文本。在藝術(shù)實(shí)踐、交流演出等活動(dòng)中，原始文檔的記錄有許多部分需要由學(xué)生完成，就更加缺乏一致性了。其二，對(duì)于電子文檔，在制作時(shí)有的教職工因?yàn)閷?duì)計(jì)算機(jī)、軟件的熟練度較低，制作的文本、表格往往存在不規(guī)范之處，尤其是對(duì)于文件名有嚴(yán)格規(guī)定的文件經(jīng)常需要多次修改；而有的教職工就能較好地處理電子文本。水平不同導(dǎo)致收集整理過(guò)程中因?yàn)楦袷降牟町?，難以使用軟件和工作系統(tǒng)的上傳、下載、導(dǎo)入、導(dǎo)出等功能，只能手動(dòng)進(jìn)行。極大地增加了工作量的同時(shí)也增加了錯(cuò)誤率，對(duì)于生成統(tǒng)一的痕跡文件相當(dāng)不利。

（二）文檔管理的不規(guī)范。具體表現(xiàn)為：其一，痕跡文檔格式不規(guī)范。就標(biāo)注型痕跡文檔而言，存在各部門(mén)自行其是的情況。以簽到表為例，每個(gè)院系都有各自的簽到表格，而同一院系內(nèi)部教學(xué)、會(huì)議、藝術(shù)實(shí)踐、論文指導(dǎo)等不同活動(dòng)又都有著不同的簽到表，這樣不易于整理且易造成重復(fù)勞動(dòng)。而辦公室將整理情況記錄于不同地方，同樣易于遺失。其二，痕跡文檔處理無(wú)依據(jù)。具體到筆者所在單位，節(jié)目單、海報(bào)、模型就存在這類(lèi)情況。大量的此類(lèi)實(shí)物占用了許多保存空間且難以整理，但是作為重要的痕跡文件又不可能銷(xiāo)毀。目前學(xué)院雖然在逐步規(guī)范附件管理，但是由于實(shí)踐教學(xué)活動(dòng)豐富多變，總有找不到明確相關(guān)規(guī)定的實(shí)物存在。只能簡(jiǎn)單堆放，經(jīng)常缺失對(duì)應(yīng)的痕跡文件。

二、基于現(xiàn)代辦公環(huán)境建立文檔痕跡化管理模式

（一）增強(qiáng)文檔痕跡化管理意識(shí)。由于文檔痕跡化管理模式在當(dāng)下尚未完全實(shí)施，所以增強(qiáng)文檔痕跡化管理意識(shí)是工作的前提，也就應(yīng)當(dāng)對(duì)教職工、學(xué)生干部進(jìn)行宣傳教育以增強(qiáng)其痕跡化管理意識(shí)。包括以下幾個(gè)方面：一是提高收集制作意識(shí)。教職工在工作時(shí)應(yīng)該及時(shí)將教學(xué)、實(shí)踐活動(dòng)轉(zhuǎn)化為文本、照片、視頻等形式的文檔。同時(shí)教職工應(yīng)有主動(dòng)收集的意識(shí)，將需要?dú)w檔的文件及其痕跡檔案及時(shí)收集起來(lái)。根據(jù)筆者所在院系的特點(diǎn)，需要收集的文檔除了紙質(zhì)文件和電子文本，還包括大量的照片、視頻，應(yīng)當(dāng)在文件產(chǎn)生后立即存入移動(dòng)硬盤(pán)或刻入光盤(pán)移交辦公室。二是提高分類(lèi)命名意識(shí)。分類(lèi)命名是文檔整理中的重要一環(huán)，電子檔的資料如果不規(guī)范命名，時(shí)間一長(zhǎng)就會(huì)完全無(wú)法整理，甚至因?yàn)橥募采w而損失資料。必須反復(fù)向教職工強(qiáng)調(diào)文件要及時(shí)規(guī)范地命名，堅(jiān)決杜絕“新建文本文件XX”的出現(xiàn)，任何文件都應(yīng)當(dāng)在名字中出現(xiàn)時(shí)間、部門(mén)、內(nèi)容描述。三是提高整理歸檔意識(shí)。也就是說(shuō)，各教學(xué)、行政單位應(yīng)該主動(dòng)地、及時(shí)地按照工作要求將本部門(mén)處理完的文檔和伴隨其產(chǎn)生的痕跡文檔向辦公室移交歸檔，謹(jǐn)防出現(xiàn)遺漏、延時(shí)現(xiàn)象。辦公室要及時(shí)收集整理，對(duì)于提交痕跡化文件不及時(shí)、不規(guī)范的情況要加緊督促、立即修正。

（二）構(gòu)建結(jié)構(gòu)嚴(yán)密的文檔痕跡化管理流程。痕跡化管理要求在文件生命周期的每一個(gè)階段做到“有跡可循”。因此，需要形成嚴(yán)密的文檔痕跡化管理工作流程。實(shí)體文件通過(guò)規(guī)范裝袋，及時(shí)正確填寫(xiě)匯總表、清單，上報(bào)接收重要文件均填寫(xiě)移交表并保留復(fù)印件等方式可以有效做到痕跡化，而且實(shí)體文件的管理制度相對(duì)成熟，比較之下電子文檔的管理還沒(méi)有形成深入人心的制度。

三、總結(jié)

筆者結(jié)合實(shí)際工作中遇到的問(wèn)題，認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面努力構(gòu)建結(jié)構(gòu)嚴(yán)密的電子文檔痕跡化管理流程：其一，在文件制作階段，及時(shí)正確命名，對(duì)于接收到的文件及時(shí)改名。電子文檔不同于實(shí)體，只要文件名規(guī)范檢索就非常簡(jiǎn)單，因此按照事先制定的模式命名會(huì)為以后的工作帶來(lái)許多便利。其二，在文件的轉(zhuǎn)移階段，應(yīng)該采取可靠的流動(dòng)方式，微信、qq、優(yōu)盤(pán)都不是推薦的方式，為了不遺失文件和方便查詢痕跡，重要文件均應(yīng)該以郵箱轉(zhuǎn)移，大文件最好以存入指定移動(dòng)硬盤(pán)的方式轉(zhuǎn)移。其三，在文件的修訂階段，常規(guī)文件要在修訂后及時(shí)在文件名上加入X月X日修訂版的標(biāo)注，避免在移動(dòng)文件時(shí)舊版覆蓋新版。對(duì)于重要文件，每次修訂均應(yīng)當(dāng)在單獨(dú)的副本上修改而不是覆蓋原文件，這樣可以保留每一次修訂的痕跡以供查詢。其四，在文件的保存階段，辦公室應(yīng)當(dāng)將文件按學(xué)期或年度打包刻盤(pán)，在不同設(shè)備上保留至少三份存檔，防止因?yàn)樵O(shè)備故障造成痕跡化管理文檔丟失。