黃超芳

摘 要：隨著信息時(shí)代的到來，我國(guó)信息化程度不斷發(fā)展，我國(guó)各行各業(yè)逐步應(yīng)用信息化管理模式進(jìn)行管理?；鶎訖n案局作為匯總收集諸多方面的內(nèi)容，需要對(duì)所有檔案進(jìn)行有效管理和細(xì)致保存。本文在基層檔案局管理工作實(shí)際的基礎(chǔ)上，對(duì)我國(guó)檔案信息化管理的現(xiàn)狀及其發(fā)展策略進(jìn)行全面的研究和分析，為基層檔案信息化建設(shè)的發(fā)展提出一定的有效措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；發(fā)展策略

基層檔案局的檔案記錄著有關(guān)該地區(qū)及該地區(qū)的諸多信息在不同時(shí)期的工作發(fā)展情況，是對(duì)該地區(qū)的各個(gè)方面的檔案進(jìn)行著有效管理和細(xì)致保存。隨著信息時(shí)代的到來，檔案管理工作亦逐漸利用信息化技術(shù)。檔案信息化建設(shè)能夠有效地提高檔案管理工作，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理中信息資源的合理利用，保證了預(yù)測(cè)決策的科學(xué)性和可靠性。本文就我國(guó)基層檔案局檔案信息化建設(shè)方面所存在的不足進(jìn)行全面分析，從而提出可行性的解決措施，促進(jìn)我國(guó)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

1 檔案信息化建設(shè)的重要性

1）有助于提高檔案管理能力。隨著信息時(shí)代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理方式已然不能適應(yīng)信息時(shí)代人們對(duì)檔案管理的要求。利用信息化技術(shù)，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，并解決傳統(tǒng)檔案管理在諸多方面的不足，能夠顯著提高基層檔案局檔案管理的安全性和可靠性，能夠有效提高檔案管理的能力[1]?；鶎訖n案局管理工作者能夠從簡(jiǎn)單的檔案儲(chǔ)存，變化至主動(dòng)自動(dòng)進(jìn)行檔案信息采集、處理等管理模式，能夠更好地進(jìn)行共享信息，從而提高資源的科學(xué)利用。

2）提高信息決策與管理的準(zhǔn)確性。檔案局在進(jìn)行檔案整理工作的過程中，客觀上會(huì)面對(duì)大量的信息，為了保證對(duì)信息決策與管理的準(zhǔn)確性、可靠性，管理人員須不斷提升自身信息化管理的能力和水平。檔案信息化建設(shè)不僅能夠提高和保證檔案信息的準(zhǔn)確性、可靠性，亦能做到快速、準(zhǔn)確的傳遞和處理相關(guān)信息，從而解決了傳統(tǒng)檔案管理模式的滯后性?？偟膩碚f，檔案信息化建設(shè)能夠極大地提高信息決策與管理的準(zhǔn)確性。

3）提高檔案處理的效率。檔案信息化建設(shè)是合理利用科學(xué)研究和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，能夠促使檔案處理合理、科學(xué)地縮短時(shí)間，最大程度地避免資源浪費(fèi)的現(xiàn)象，保證檔案信息傳輸?shù)臏?zhǔn)確性和安全性，并且極大地提高檔案處理的效率與效果。

2 檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

1）檔案管理應(yīng)用建設(shè)的問題。在檔案局進(jìn)行檔案管理過程中，檔案信息化管理系統(tǒng)包括網(wǎng)站應(yīng)用、數(shù)據(jù)庫(kù)處理以及所開發(fā)的推廣軟件等諸多不同的應(yīng)用系統(tǒng)。我國(guó)很多基層檔案局已逐步建立了這種信息一體化的處理模式，為檔案信息化建設(shè)及其管理提供了有力的保

障[2]。但在信息化管理的工作實(shí)際中，諸多系統(tǒng)沒有聯(lián)網(wǎng)，沒有相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，加之目前仍存在檔案管理人員在意識(shí)上和工作實(shí)際中把檔案管理看作單純的檔案保存。這樣長(zhǎng)時(shí)間不建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行檔案管理，則會(huì)導(dǎo)致大量的信息處理不及時(shí)，不利于檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。綜上，實(shí)現(xiàn)檔案信息的無縫化管理迫在眉睫。

2）檔案信息資源建設(shè)的問題。多媒體信息系統(tǒng)、資源目錄中心以及資源保存系統(tǒng)等不同的信息數(shù)據(jù)庫(kù)共同構(gòu)建成檔案信息化建設(shè)，并對(duì)檔案信息進(jìn)行全面、科學(xué)地保存和管理。但在我國(guó)的基層檔案局工作實(shí)際中，尤其是數(shù)據(jù)資源建設(shè)中，存在著對(duì)深層數(shù)據(jù)的處理不完善問題[3]。主要表現(xiàn)在只是對(duì)信息進(jìn)行簡(jiǎn)單的掃描和記錄，而對(duì)于信息資源共享等工作的處理不完善。這樣的檔案管理工作將一定程度上阻礙檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，亦對(duì)檔案信息的有效利用和工作落實(shí)造成阻礙。

3 檔案信息化建設(shè)的發(fā)展策略

1）加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。首先，國(guó)家應(yīng)加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度，對(duì)檔案信息化建設(shè)提供政策和資金上的支持。其次，基層檔案局應(yīng)科學(xué)、合理利用專項(xiàng)資金，摒棄無效的系統(tǒng)配備，購(gòu)入新的系統(tǒng)配備，將其運(yùn)用到發(fā)展和完善檔案信息化建設(shè)上去，不斷提高檔案信息化建設(shè)程度，提高檔案信息化程度[4]。最后，基層檔案局須加強(qiáng)與相關(guān)部門的聯(lián)系，加強(qiáng)相關(guān)內(nèi)容的交流、學(xué)習(xí)，從而提高檔案信息化管理的能力和水平，為檔案信息化建設(shè)奠定設(shè)施基礎(chǔ)。

2）增強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)力度。檔案管理人員是檔案信息化建設(shè)中必不可少的一環(huán)，只有管理人員對(duì)信息化建設(shè)有所掌握，才能最大程度上發(fā)揮檔案信息化建設(shè)的價(jià)值[5]。因此，基層檔案局要從抓住檔案管理人員的培訓(xùn)工作，不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，著力培養(yǎng)工作能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)佳的工作者。通過開設(shè)知識(shí)講座、專家培訓(xùn)等多種方式，不斷提高檔案管理人員對(duì)檔案信息化建設(shè)新技術(shù)的認(rèn)識(shí)，提高其業(yè)務(wù)水平，從而建設(shè)一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，為檔案信息化建設(shè)奠定人才基礎(chǔ)。

3）完善檔案信息化管理模式?；鶎訖n案局在檔案信息化建設(shè)過程中，須重視優(yōu)化更新信息處理的方式，通過數(shù)據(jù)庫(kù)處理系統(tǒng)，以電子形式將檔案信息管理的數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)、準(zhǔn)確的保存，進(jìn)行嚴(yán)格、有效的應(yīng)用和管理，從而加強(qiáng)檔案信息化管理的科學(xué)性、有效性；同時(shí)，基層檔案局須嚴(yán)格按照目前最新、最嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，不斷要求自身，爭(zhēng)取不斷提高檔案信息化建設(shè)發(fā)展。其次，基層檔案局須合理利用檔案信息化建設(shè)，在合理的信息化管理模式下，根據(jù)不同的要求，全面把握檔案管理的特點(diǎn)，為其制定具有針對(duì)性的檔案管理方式方法，從而提高檔案的整合力度，為檔案的科學(xué)處理提供保障。

4 結(jié)束語

基層檔案局作為我國(guó)檔案信息匯集處理的重要部門，具有十分重要的作用。面對(duì)信息化時(shí)代及我國(guó)信息化建設(shè)的全面升級(jí)，對(duì)基層檔案局檔案信息化建設(shè)程度也提高了更高更嚴(yán)格的要求。針對(duì)我國(guó)基層檔案局檔案信息化建設(shè)過程中的不足之處，須進(jìn)行積極的改善，不斷促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，促進(jìn)基層檔案局檔案信息化管理的能力，從而提高檔案管理的能力和水平。

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