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一、檔案管理信息化概述

關(guān)于“檔案管理信息化”的定義，“檔案管理信息化主要指在國(guó)家檔案的行政管理部門的安排和規(guī)劃下，對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，借助于電腦信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的有效管理、處理和方便使用的服務(wù)。進(jìn)而使得檔案管理模式從以保管檔案保管轉(zhuǎn)變?yōu)榻柚鷶?shù)字信息化對(duì)檔案進(jìn)行保管”目前這是行業(yè)內(nèi)普遍認(rèn)可的觀點(diǎn)。所以，從根本上看，簡(jiǎn)而言之就是指檔案管理模以及工作方法從過(guò)去的以保管檔案為重點(diǎn)向當(dāng)代檔案管理信息數(shù)字化的匯集、保存、傳送，通過(guò)信息化的形式為大眾提供相應(yīng)的服務(wù)。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的主要任務(wù)

（一）確定檔案管理信息化建設(shè)綱領(lǐng)

要立足于事業(yè)單位的具體情況，在完全遵循國(guó)家信息化管理規(guī)定的相關(guān)法律條文的基礎(chǔ)上，針對(duì)已有的條件和現(xiàn)實(shí)需求對(duì)帶有各有單位不同特色綱領(lǐng)進(jìn)行確定。首先，利用全面完善的的研究和調(diào)研結(jié)果，判定出檔案管理信息化建設(shè)的重點(diǎn)目標(biāo)以及核心受眾。在過(guò)去的紙制檔案向新型電子檔案轉(zhuǎn)變的同時(shí)，工作人員對(duì)待服務(wù)對(duì)象的態(tài)度、觀念也要完成一個(gè)徹底的革新；其次，一定要要對(duì)信息化管理建設(shè)中最關(guān)鍵的部分給予重視，切忌不能重大環(huán)節(jié)上出現(xiàn)任何問(wèn)題；第三，重視優(yōu)秀人才的選用，不斷加大對(duì)人才的培養(yǎng)力度，確保其每一項(xiàng)指標(biāo)都完全合格。第四，過(guò)去的檔案管理方法不能完全廢掉，綜合分析新舊方式各種存在的優(yōu)勢(shì)和弊端，對(duì)工作進(jìn)行科學(xué)安排，協(xié)同化管理。

（二）檔案管理信息化的網(wǎng)站建設(shè)

事業(yè)單位中管理檔案的人員一定要在互聯(lián)網(wǎng)上建立檔案的官方網(wǎng)站，給服務(wù)的受眾提供一個(gè)能查閱都說(shuō)檔案資料以及其他服務(wù)的直觀的信息化平臺(tái)。聘請(qǐng)一些具有專業(yè)背景的資深計(jì)算機(jī)人才對(duì)官網(wǎng)完成從研發(fā)、建設(shè)和服務(wù)器的平時(shí)維護(hù)，確保官網(wǎng)的實(shí)用性和高效，使受眾能登錄網(wǎng)站完成對(duì)檔案資料的查詢、檢索等服務(wù)，工作人員需要完成檔案資料的錄入和合理使用的工作。這是檔案信息化建設(shè)的最基礎(chǔ)工作，也是檔案信息化建設(shè)的重要目標(biāo)和首要。除此之外，檔案的信息化管理建設(shè)還要和事業(yè)單位的信息管理建設(shè)協(xié)調(diào)統(tǒng)一，真正完成該單位信息的全面系統(tǒng)管理，把每一個(gè)部門的信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)分享，進(jìn)一步提升使工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息建設(shè)的效益最大化。

（三）檔案管理信息化建設(shè)的資料數(shù)字化

切實(shí)完成網(wǎng)站建設(shè)的目標(biāo)后，檔案資料的數(shù)字化便成為這一工作中亟待解決的主要問(wèn)題，更是完成檔案管理信息化高質(zhì)量建設(shè)的第一要?jiǎng)?wù)。組織有關(guān)的工作人員對(duì)目前庫(kù)中的檔案資料完成匯總、分析、劃重點(diǎn)、數(shù)據(jù)資料錄入，并在過(guò)去的檔案資料管理的分類上綜合信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，對(duì)檔案資料完成再細(xì)分，真正完成檔案資料數(shù)字化的進(jìn)程，建立檔案資料的數(shù)據(jù)資源庫(kù)和基本的目錄索引體系。用最直接的方法方式把檔案信息呈現(xiàn)給服務(wù)的受眾，進(jìn)而提升檔案管理工作的效率。此外，一定要尤其重視檔案資料中圖片的數(shù)字化處理，借助先進(jìn)的科技方法確保不漏掉一絲檔案信息，便于日后的工作進(jìn)展更為順利。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略

（一）建立安全有效的檔案管理機(jī)制

檔案發(fā)揮的用途主要是是為企事業(yè)單位提供更為便捷全面的信息資源，更好滴為檔案的使用群體提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，那么其中大量的內(nèi)容是這一單位的關(guān)鍵文件，一定要建立出一套安全有效的檔案管理機(jī)制才能確保檔案的安全性，將偽造信息的隱患徹底消除。檔案管理單位要當(dāng)加大檢測(cè)力度，嚴(yán)格審核網(wǎng)上的的檔案。而且檔案的使用人員喲把使用的具體情況完成及時(shí)回饋，檔案管理人員要積極聽(tīng)取檔案使用人員的意見(jiàn)和建議，對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行不斷優(yōu)化。

（二）加大對(duì)檔案管理的軟硬件設(shè)施建設(shè)

過(guò)去的檔案多主要是紙質(zhì)資料，這就為檔案搜集、保存以及保護(hù)造成諸多麻煩。同時(shí)信息化的發(fā)展已經(jīng)可以實(shí)現(xiàn)海量的數(shù)據(jù)通過(guò)電子錄入完成保存，而且占用極少的需的空間，對(duì)檔案的匯總和存儲(chǔ)的條件也沒(méi)有復(fù)雜的要求。這就需要事業(yè)單位配套出系統(tǒng)、功能完備、智能化操作的軟硬件設(shè)備。

（三）加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)

因?yàn)樾畔⒒鋵?shí)到事業(yè)單位檔案管理工作中，檔案管理的方式也將產(chǎn)生翻天覆地的變化，管理的范圍也在不斷延展，那么對(duì)檔案管理者能力的要求也隨之提高。事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，檔案管理人員要能夠熟練進(jìn)行電腦操作，具備專業(yè)的軟硬件技術(shù)知識(shí)，能高效的管理信息化后的所有檔案。事業(yè)單位還需重視對(duì)檔案管理人員工作態(tài)度的重視，同時(shí)對(duì)檔案管理者要定期進(jìn)行專業(yè)能力的培訓(xùn)和考核。

（四）重視檔案管理信息化系統(tǒng)的維護(hù)

檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)一發(fā)展的過(guò)程，需要事業(yè)單位檔案管理人員持續(xù)去更新、校準(zhǔn)和，才能最大程度去發(fā)揮檔案管理信息化系統(tǒng)最佳的效果，尤其要特別注意數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)工作。首先，要精準(zhǔn)地錄入檔案信息的數(shù)據(jù)資源，才能讓檔案管理信息化建設(shè)工作更有兼職；其次，一定要全面地錄入檔案信息資源，才能順利展開(kāi)檔案管理信息化系統(tǒng)的后續(xù)維護(hù)；第三，要安排專業(yè)人員定期完成更新和數(shù)據(jù)校準(zhǔn)工作，如此才能保障檔案管理信息化系統(tǒng)的精準(zhǔn)真實(shí)可信和完整性，進(jìn)一步推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。