鄧麗芝

摘 要： 在中國(guó)國(guó)際影響力日益提升帶來(lái)來(lái)華留學(xué)生不斷增多的現(xiàn)實(shí)背景下，提高高校留學(xué)生檔案管理水平已經(jīng)成為考驗(yàn)高校國(guó)際化辦學(xué)水平的重要內(nèi)容。針對(duì)當(dāng)前高校留學(xué)生檔案管理出現(xiàn)的職能定位模糊、檔案管理分散、管理過(guò)程失范等突出問(wèn)題，需要進(jìn)一步強(qiáng)化相關(guān)人員檔案意識(shí)、實(shí)行檔案電子化管理、推行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，進(jìn)而更好地為高校的國(guó)際化辦學(xué)服務(wù)。

關(guān)鍵詞： 留學(xué)生 檔案管理 國(guó)際化

在經(jīng)濟(jì)全球化迅速推進(jìn)的21世紀(jì)，國(guó)家間的合作交流為高校持續(xù)發(fā)展提供了不可獲取的國(guó)際資源，高等教育國(guó)際化隨之成為全球高校發(fā)展的必然趨勢(shì)。中國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展對(duì)中國(guó)教育走出去與留學(xué)生走進(jìn)來(lái)提供了良好契機(jī)，優(yōu)化留學(xué)生教育服務(wù)與管理，提高留學(xué)生教育質(zhì)量，已成為高校合作交流必須面對(duì)的問(wèn)題。其中，高校留學(xué)生的檔案管理是提升高校合作交流質(zhì)量的關(guān)鍵一環(huán)，對(duì)于推進(jìn)留學(xué)生培養(yǎng)工作可持續(xù)性發(fā)展具有重要意義。

一、高校留學(xué)生檔案管理的重要意義

1950年11月，羅馬尼亞派出2名學(xué)生到清華大學(xué)報(bào)到學(xué)習(xí)，自此揭開了新中國(guó)外國(guó)學(xué)生來(lái)華留學(xué)深造的序幕。改革開放以來(lái)，來(lái)華留學(xué)生數(shù)量逐步增加，據(jù)統(tǒng)計(jì)，2016年共有來(lái)自205個(gè)國(guó)家和地區(qū)的442，773名各類外國(guó)留學(xué)人員在31個(gè)省、自治區(qū)、直轄市的829所高等學(xué)校、科研院所和其他教學(xué)機(jī)構(gòu)中學(xué)習(xí)[1]。在此背景下，如何對(duì)高校留學(xué)生檔案進(jìn)行科學(xué)管理與有效利用，成為關(guān)系到高校檔案事業(yè)的重要內(nèi)容，影響到高校對(duì)留學(xué)生培養(yǎng)與服務(wù)的質(zhì)量和水平。

（一）留學(xué)生檔案為高校留學(xué)生的服務(wù)管理提供基本依據(jù)。高校檔案館是高校發(fā)展過(guò)程中不可或缺的重要組成部分，對(duì)高校承擔(dān)人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)、文化傳承創(chuàng)新、國(guó)際交流合作的使命具有重要價(jià)值。留學(xué)生檔案反映了留學(xué)生的教育方式、招生宣傳、生源地、風(fēng)俗習(xí)慣等諸多信息，涵括了留學(xué)生生活、學(xué)習(xí)與就業(yè)等全面信息。加強(qiáng)高校留學(xué)生檔案管理，有助于高校留學(xué)生精準(zhǔn)化服務(wù)管理，提升留學(xué)生管理科學(xué)化水平，避免信息不對(duì)稱造成的管理盲區(qū)誤區(qū)。

（二）留學(xué)生檔案是留學(xué)生在華學(xué)習(xí)工作憑證價(jià)值的基本保障?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》明文規(guī)定：“高校檔案機(jī)構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)?！备咝n案館是存儲(chǔ)在校師生檔案的重要場(chǎng)所，所出具的留學(xué)生檔案信息具有相應(yīng)的法律效力。作為留學(xué)生生活、學(xué)習(xí)、工作等基本信息的記載憑證，是對(duì)留學(xué)生檔案實(shí)體的實(shí)質(zhì)性保護(hù)，為留學(xué)生檔案利用與查詢提供便捷渠道。

（三）留學(xué)生檔案為高校留學(xué)生政策制定提供重要參考。留學(xué)生教育是高校教育國(guó)際化趨勢(shì)的必然要求，改革開放以來(lái)在華留學(xué)生日益增多，必然要求制定科學(xué)有效的留學(xué)生管理政策。留學(xué)生檔案呈現(xiàn)的是留學(xué)生的國(guó)籍、專業(yè)基礎(chǔ)、學(xué)歷背景、民族習(xí)慣等基本內(nèi)容，對(duì)留學(xué)生檔案的系統(tǒng)性掌握與分析，可以歸納出我國(guó)當(dāng)前留學(xué)生發(fā)展的基本態(tài)勢(shì)，并為未來(lái)留學(xué)生管理服務(wù)提供數(shù)據(jù)支撐，提高留學(xué)生招生的針對(duì)性。此外，作為高校一支特殊群體，留學(xué)生本身也是高校發(fā)展中的一筆重要資源，是向所在國(guó)宣傳學(xué)校的“民間大使”，充分挖掘留學(xué)生檔案價(jià)值對(duì)于提高留學(xué)生招生質(zhì)量亦有重要價(jià)值。

二、當(dāng)前留學(xué)生檔案管理存在的主要問(wèn)題

隨著在華留學(xué)生人數(shù)日益增加，留學(xué)生檔案意識(shí)日益增強(qiáng)，社會(huì)檔案意識(shí)日益強(qiáng)化，留學(xué)生檔案的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題顯得尤為重要。當(dāng)前，高校留學(xué)生檔案管理仍然存在一定的薄弱環(huán)節(jié)，這與高校國(guó)際化交流合作快速發(fā)展的趨勢(shì)之間仍有一定的距離。

第一，職能定位模糊，檔案意識(shí)薄弱。相對(duì)于目標(biāo)明確、分工明晰的高校日常檔案管理工作而言，一些高校對(duì)留學(xué)生檔案工作并沒(méi)有引起足夠重視。目前對(duì)于多數(shù)高校留學(xué)生教育管理機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，都沒(méi)有設(shè)置專門的檔案保管部門，而是由行政管理部門兼管檔案，他們大多僅僅把檔案管理作為其部門的一項(xiàng)工作內(nèi)容，定期向?qū)W校檔案館移交相關(guān)范圍的檔案材料[2]。正因如此，在尚未建立系統(tǒng)的留學(xué)生檔案管理制度的前提下，留學(xué)生檔案缺乏專業(yè)的檔案人員進(jìn)行管理，兼職檔案管理人員的檔案保密意識(shí)、管理意識(shí)和服務(wù)意相對(duì)比較識(shí)薄弱，影響留學(xué)生檔案的管理服務(wù)水平和有效利用質(zhì)量。

第二，檔案管理分散，信息采集凌亂。留學(xué)生在華學(xué)習(xí)活動(dòng)涉及學(xué)習(xí)、就業(yè)、工作等眾多內(nèi)容，而且每一項(xiàng)內(nèi)容可能又由不同部門分管，例如，留學(xué)生的教學(xué)資料多由教務(wù)部門管理，生活資料多由后勤物業(yè)部門管理，就業(yè)資料多由招生就業(yè)部門管理，這樣就會(huì)造成留學(xué)生檔案由多頭部門進(jìn)行管理，協(xié)同性不足，造成留學(xué)生檔案資料采集和存放分散，如此既給留學(xué)生本人的檔案利用帶來(lái)不便，又造成留學(xué)生檔案的社會(huì)價(jià)值利用不夠充分。

第三，管理過(guò)程失范，管理方法落后。留學(xué)生培養(yǎng)需要高校多部門通力合作，這是留學(xué)生培養(yǎng)工作的客觀要求，在一定程度上多部門管理帶來(lái)研究生檔案管理要求不統(tǒng)一、管理不規(guī)范的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，以致同一內(nèi)容材料在不同部門呈現(xiàn)出不同的樣式，甚至內(nèi)容相互矛盾，影響留學(xué)生檔案的便捷化利用。此外，留學(xué)生檔案的分部門管理，由此出現(xiàn)一些非檔案專業(yè)的工作人員負(fù)責(zé)留學(xué)生檔案工作，這些工作人員仍以手工編織目錄為主，對(duì)信息化條件下檔案工作的新挑戰(zhàn)與新要求認(rèn)識(shí)不足，留學(xué)生檔案的管理環(huán)境、管理設(shè)備與查詢檢索系統(tǒng)難以滿足留學(xué)生檔案需求，影響網(wǎng)絡(luò)資源在留學(xué)生檔案管理中的普遍運(yùn)用。

三、提升留學(xué)生檔案管理工作水平的思考

為改變當(dāng)前留學(xué)生檔案管理滯后于留學(xué)生發(fā)展的狀況，需要采取多種方式提高留學(xué)生檔案館管理科學(xué)化水平。

第一，明確檔案管理職責(zé)，增強(qiáng)相關(guān)人員檔案意識(shí)。留學(xué)生檔案是高校檔案工作的重要組成部分，由于檔案語(yǔ)言、管理部門、文化背景等，留學(xué)生檔案管理的協(xié)同性問(wèn)題影響到檔案本身的開放與利用。為此，一要理順留學(xué)生檔案管理部門的各自責(zé)任，明確各自分工。2008年教育部頒布《高等學(xué)校檔案管理辦法》，其中確定外事類檔案包含“學(xué)校開展校級(jí)交流、中外合作辦學(xué)、境外辦學(xué)及管理外國(guó)或港澳臺(tái)地區(qū)專家、教師、國(guó)際學(xué)生、港澳臺(tái)學(xué)生等的材料”。高校留學(xué)生管理部門作為專門負(fù)責(zé)留學(xué)生招生就業(yè)與管理服務(wù)、唯一參與留學(xué)生培養(yǎng)全過(guò)程的專業(yè)部門，對(duì)留學(xué)生工作有著比其他部門更深刻的了解，在留學(xué)生檔案管理方面應(yīng)起到統(tǒng)籌規(guī)劃的作用。檔案館作為檔案管理的專業(yè)性部門，應(yīng)對(duì)檔案的歸檔管理、保存利用等方面提出相應(yīng)的明確要求；教學(xué)單位和管理部門根據(jù)搜集的檔案資料，結(jié)合檔案館和留學(xué)生管理部門的要求進(jìn)行整理歸檔，并交留學(xué)生管理部門最后查驗(yàn)，最后交檔案館存檔。二是開展留學(xué)生檔案管理的常規(guī)性培訓(xùn)，明確強(qiáng)化管理部門的檔案意識(shí)。一般而言，留學(xué)生檔案管理涉及檔案館、留學(xué)生管理部門、教務(wù)處、學(xué)生處、后勤保障等部門，需要定期召開留學(xué)生檔案管理的常規(guī)性會(huì)議，確保留學(xué)生檔案在校、院兩級(jí)各模塊內(nèi)容的銜接與備份，檔案工作人員交流工作經(jīng)驗(yàn)，探討出現(xiàn)的問(wèn)題，提高檔案工作水平，保留學(xué)生檔案資源的一致性與完整性[3]。

第二，實(shí)行檔案電子化管理，提高檔案管理利用便捷化。21世紀(jì)是信息化時(shí)代，檔案管理需要緊跟信息化發(fā)展的步伐，由于檔案的信息化管理具備信息存儲(chǔ)海量性、信息交流便捷性、信息查詢低成本性等基本特征，因此，不少高校檔案館在校內(nèi)師生檔案管理方面都對(duì)信息化建設(shè)做出了有益探索。從留學(xué)生檔案保存現(xiàn)狀看，紙質(zhì)檔案居多，電子檔案較少，雖然教育部國(guó)際合作與交流司研制了《全國(guó)來(lái)華留學(xué)生管理信息系統(tǒng)》，為在華留學(xué)生的招生、教學(xué)、生活服務(wù)和管理提供了重要數(shù)據(jù)和基本依據(jù)，但是部分高校僅將此系統(tǒng)作為數(shù)據(jù)填報(bào)的一種工具，對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的信息資源利用程度不高。為此，需要完善全國(guó)統(tǒng)一共用的系統(tǒng)，在實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)本身的信息錄入、填報(bào)與匯中基本功能的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步拓展系統(tǒng)附加功能，對(duì)留學(xué)生的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、質(zhì)量評(píng)估與生源開發(fā)提供可資利用的重要信息，也為留學(xué)生檔案的存儲(chǔ)、歸檔與查詢提供一種便捷的渠道。就單個(gè)學(xué)校內(nèi)部的留學(xué)生檔案信息化管理而言，需要建立留學(xué)生檔案資源共享平臺(tái)，克服多部門管理對(duì)檔案利用不充分問(wèn)題的出現(xiàn)，為留學(xué)生在華工作、學(xué)習(xí)、生活提供便捷通道。

第三，推行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，提高檔案利用水平。標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理的內(nèi)在要求，是推動(dòng)檔案有效利用開發(fā)的重要保障。推進(jìn)留學(xué)生檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，當(dāng)前最重要的是建立和完善留學(xué)生檔案管理制度。2008年教育部頒發(fā)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，涉及留學(xué)生檔案管理的部分內(nèi)容，為高校制定留學(xué)生管理相關(guān)制度的基本依據(jù)。就高校層面來(lái)說(shuō)，不同層級(jí)高校的留學(xué)生規(guī)模、留學(xué)生要求、課程設(shè)置等方面存在差異，為此，在制定留學(xué)生檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化要求過(guò)程中，一方面，必須遵從留學(xué)生檔案管理、正常檔案管理的一般規(guī)律，將留學(xué)生檔案納入高校檔案事業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容，另一方面，需要考慮各自高校留學(xué)生基本情況開展管理，在借鑒其他高校留學(xué)生檔案管理的同時(shí)，根據(jù)自身實(shí)際制定符合本校留學(xué)生檔案發(fā)展發(fā)展的規(guī)章制度，促使帶有普遍性的管理規(guī)則在本校留學(xué)生管理之中得以具體化和具有可操作性。

參考文獻(xiàn)：

[1]教育部發(fā)布2016年出國(guó)留學(xué)和來(lái)華留學(xué)[EB/OL].http：//news.sciencenet.cn/htmlnews/2017/3/369188.shtm，2017.3.3.

[2]劉禮堂.高等教育理論與實(shí)踐研究探索集[M].武漢：武漢大學(xué)出版社，2015：359.

[3]何淑冰.有效加強(qiáng)高校留學(xué)生檔案管理的若干思考[J].蘭臺(tái)世界，2016（18）.

基金項(xiàng)目：本文系重慶郵電大學(xué)國(guó)際化教育研究項(xiàng)目“重慶市高校留學(xué)生學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀與優(yōu)化”[GJJY16-2-09]的階段性成果。