高金元

摘 要：隨著信息技術(shù)快速發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)得到了廣泛應(yīng)用，一些傳統(tǒng)的工作方式正逐漸被信息技術(shù)取代。在這樣的背景下，高校檔案管理工作也面臨著巨大的改變形勢(shì)，高校檔案管理工作必須結(jié)合實(shí)際情況，改變工作模式和工作機(jī)制，采用先進(jìn)的管理方法和理念，提高工作效率，促進(jìn)高校持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；高校檔案管理；工作創(chuàng)新

檔案管理工作是高校的一項(xiàng)基本管理工作，在一定程度上反映了整個(gè)學(xué)校管理水平的高低。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各高校開(kāi)始對(duì)檔案工作做出了改革，逐漸實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化或部分自動(dòng)化辦公，采用信息化方式進(jìn)行電子文檔的管理，提高了工作效率。但由于受傳統(tǒng)管理模式和管理理念的影響，在日常的檔案管理工作中還會(huì)存在一些問(wèn)題，影響了信息化管理的順利開(kāi)展，阻礙了檔案管理工作的進(jìn)步，因此，在信息時(shí)代背景下創(chuàng)新高校檔案管理工作勢(shì)在必行。

1 實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作信息化的意義

1.1 適應(yīng)當(dāng)前和未來(lái)高校發(fā)展需要

信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，也是高校適應(yīng)當(dāng)前和未來(lái)社會(huì)發(fā)展需求采取的必然措施。高校發(fā)展過(guò)程中積聚了大量的檔案，包括高校的發(fā)展歷史、硬件設(shè)施、資金投入、人員管理等等，目錄繁多，內(nèi)容復(fù)雜，而且隨著時(shí)間推進(jìn)，檔案管理工作量還會(huì)不斷加大，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已經(jīng)不能滿足工作需要。而應(yīng)用信息化管理，可以有效地提高檔案立案、歸檔、查找、利用的速度，提高工作效率，方便管理者查找和利用檔案，及時(shí)做出決策。

1.2 降低檔案管理人員的工作強(qiáng)度，節(jié)約工作成本

傳統(tǒng)的檔案管理形式和信息存儲(chǔ)主要是人工管理和紙質(zhì)資料，這種管理方式和信息存儲(chǔ)形式工作量比較大，且查找檔案資料比較麻煩，工作效率低，因此導(dǎo)致浪費(fèi)了大量的時(shí)間在這上面，需要的工作人員也比較多，資金投入較大。而采用信息化電子介質(zhì)檔案，可能只需要一兩個(gè)人就能很順利地完成之前很多人才能完成的任務(wù)，管理人員不需要再翻箱倒柜，只需要?jiǎng)觿?dòng)鼠標(biāo)就可以很快地檢索查找到資料，既提高了工作效率，又降低了管理人員的工作強(qiáng)度，還能節(jié)約管理成本。

1.3 提高利用率，促進(jìn)資源共享

信息化的工作模式提高了檔案管理工作的效率，使得檔案管理者從繁瑣的整理工作中解脫出來(lái)，可以把更多的時(shí)間和精力放到信息的開(kāi)發(fā)利用上來(lái)，從而提高了檔案管理工作的利用率。而且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，檔案管理者可以將一些資源共享，為使用者提供便利條件，提高服務(wù)質(zhì)量。

2 高校檔案信息化管理中存在的問(wèn)題

2.1 管理思想落后，阻礙了信息管理的進(jìn)一步發(fā)展

大多的高校管理者和領(lǐng)導(dǎo)比較重視學(xué)校的教育教學(xué)，不惜花費(fèi)大量的資源和資金來(lái)提高硬件設(shè)施強(qiáng)化師資力量，從而提高教學(xué)水平，提高就業(yè)率。而對(duì)于高校檔案管理工作重視程度就相對(duì)偏低，高校的領(lǐng)導(dǎo)和管理者更多的是將它作為一個(gè)基本的硬件設(shè)施，而不是用作提高管理水平和管理效率的途徑和方法，因此領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的資金投入和精力投入都比較少，導(dǎo)致有些硬件設(shè)施落后甚至得不到保障。而且高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的不重視也會(huì)打擊檔案管理人員工作的積極性，無(wú)法真正投入到管理工作中，阻礙了檔案信息化管理的進(jìn)一步發(fā)展。

2.2 信息化管理人員素質(zhì)有待提高

信息化在高校檔案管理工作中的應(yīng)用，提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，但很多的檔案管理人員并不具備專業(yè)的信息化理論知識(shí)和專業(yè)的檔案管理方法，只是會(huì)基本的電腦操作，做好平常的查詢、管理本職工作問(wèn)題不大，但真正遇到需要專業(yè)知識(shí)管理和建立數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)便不能達(dá)到要求，限制了檔案管理信息化的順利發(fā)展和有效利用。

2.3 組織不健全，保密性差

很多的高校沒(méi)有設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，一般由行政部門(mén)人員來(lái)兼任，因此沒(méi)有完善的管理制度和崗位制度，使得檔案管理人員缺少責(zé)任心和安全意識(shí)，檔案保密性較差。而且由于檔案管理人員不是專業(yè)信息化人才，不具備網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)和技能，只能被動(dòng)防護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全，無(wú)法保證檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全。

3 優(yōu)化措施，創(chuàng)新信息時(shí)代下的高校檔案管理工作

3.1 提高思想認(rèn)識(shí)，加大資金投入和團(tuán)隊(duì)建設(shè)

高校領(lǐng)導(dǎo)和管理者應(yīng)認(rèn)識(shí)到先進(jìn)的信息化檔案管理工作對(duì)高校管理工作和教學(xué)工作的促進(jìn)作用，重視信息化檔案管理工作的建設(shè)。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加大檔案信息化管理工作的資金投入，采購(gòu)必要的硬件設(shè)施，及時(shí)對(duì)信息化設(shè)備進(jìn)行更新，保證檔案信息化管理能夠順利開(kāi)展。高校領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)建立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，設(shè)立對(duì)應(yīng)的崗位，并制定和完善部門(mén)規(guī)章制度和崗位責(zé)任制，使檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化，并引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)人員，提高檔案管理工作的效率，保障檔案信息的安全和有效利用。

3.2 提高檔案管理人員的素質(zhì)

信息時(shí)代下高校的檔案管理工作需要高素質(zhì)的人才，不但有專業(yè)的技能和知識(shí)，而且要有良好的品德，而現(xiàn)在很多的管理人員不缺知識(shí)和技能，但缺少對(duì)崗位工作的熱情，缺乏責(zé)任感和使命感，只是在檔案管理工作上做好自己的本職工作。學(xué)校的管理者或領(lǐng)導(dǎo)可以組織專業(yè)的教育培訓(xùn)、技術(shù)交流、學(xué)術(shù)研究等形式來(lái)提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，提高他們對(duì)檔案管理工作的認(rèn)同感，提高檔案管理人員的道德素養(yǎng)和職業(yè)素質(zhì)，從而促進(jìn)高校檔案管理工作的發(fā)展和有效利用。

3.3 增強(qiáng)服務(wù)態(tài)度，創(chuàng)新服務(wù)理念

高校的檔案管理工作不僅僅是一項(xiàng)基本的管理工作，也是為使用者提供服務(wù)的服務(wù)工作，因此，檔案管理者應(yīng)樹(shù)立正確的服務(wù)理念，增強(qiáng)服務(wù)態(tài)度，優(yōu)化服務(wù)措施，使檔案管理工作體系更完善、更科學(xué)，為使用者提供滿意的服務(wù)。首先檔案管理者應(yīng)提高自身的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)服務(wù)質(zhì)量，保證使用者的正常使用；其次，檔案管理者還應(yīng)不斷地優(yōu)化服務(wù)，提高檔案檢索的性能和功能，將不同種類目錄的信息分類制定不同的檢索信息，使服務(wù)信息更加方便，更有個(gè)性化，提高使用者的滿意度。

4 結(jié)束語(yǔ)

隨著時(shí)間的推進(jìn)和高校的不斷發(fā)展，高校的資料信息會(huì)不斷的增加，檔案管理工作會(huì)更加重要。在信息時(shí)代下，高校的檔案管理工作基本已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化，方便了管理、查詢和使用等，但檔案管理工作者不能止步于此，還要不斷的提高自己的專業(yè)知識(shí)和技能水平，優(yōu)化管理措施，保證檔案信息的安全性，提高檔案信息的有效利用率，為高校的發(fā)展進(jìn)步保駕護(hù)航。

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