史郭鳳

【摘 要】傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理主要是通過紙質文件管理的模式實現(xiàn)的，這種管理模式如今已經越來越落后，不適應新時期事業(yè)單位檔案管理的需求了，對此，需要事業(yè)單位針對檔案管理工作積極創(chuàng)新模式和方法。目前，數(shù)字化技術在管理中的應用越來越廣泛，對于提升管理成效具有突出作用。本文主要介紹了事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，并重點探究事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的對策。

【關鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；數(shù)字化

對于事業(yè)單位來說，檔案管理是非常重要的，有效的檔案管理對于發(fā)揮資源利用價值，提升管理工作效率具有突出作用，為了適應新時期的檔案管理工作需要，事業(yè)單位需要明確目前檔案管理中存在的主要問題，并探究事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的創(chuàng)新路徑。

1.當前事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

目前，事業(yè)單位的檔案管理類型多為人事檔案，包含了特定人群的學歷資料、專業(yè)技術資料、考核檢定資料、黨員資料、履歷資料、獎懲資料等等，這些資料的管理量比較大，對于管理的效率和準確性要求都比較高。就目前事業(yè)單位的檔案管理工作來看，其中存在的問題還是比較突出中[1]。首先是在管理的技術應用上，大部分事業(yè)單位在檔案的數(shù)字化管理工作上還有很大的欠缺，管理的數(shù)字化更多的是在近幾年新到的檔案管理中，對于以往的人事檔案的信息化管理很多還沒有實現(xiàn)，因為這是一個有較大工作量的工作，需要一定的人力、時間、資金等支持，對此，在借助數(shù)字化技術進行以往海量檔案的掃描中還沒有充分實現(xiàn)。

其次，目前事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理基礎設施建設不完善，缺乏專門的信息化管理部門和機構，相關的檔案數(shù)字化管理工作缺乏制度規(guī)范指導，一些檔案數(shù)字化管理中，基礎設施建設不完善，整體的事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理程度不高。

2.事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的對策

2.1重視檔案數(shù)字化建設，推進檔案管理模式轉變

目前，事業(yè)單位的檔案管理工作涉及文書檔案、基建檔案、實物檔案等，通過搭建數(shù)字化加工線、登記文件掃描、裝訂還原、圖像優(yōu)化、壓縮存儲、完善著錄數(shù)據(jù)等步驟，能夠有效實現(xiàn)檔案數(shù)字化后與檔案管理軟件目錄數(shù)據(jù)庫有效掛接，大大縮減查檔時間，提高查檔效率，也能使得檔案原件得到有效的保護，因此進行數(shù)字化管理是大勢所趨和發(fā)展需要。

對此，相關事業(yè)單位要加強紙質檔案的規(guī)范化管理，對指標性文件、綜合性發(fā)文以及其他單位來文的歸檔范圍和保管期限做出區(qū)分，嚴格執(zhí)行檔案收集、整理、分類、排列、編號、裝訂、入盒、上架制度。同時，把機關檔案管理工作列入年度工作計劃，積極推動檔案工作的科學有序開展。要注重整理的所有檔案均錄入數(shù)據(jù)庫，以便于對錯漏檔案及時進行校補和共享[2]。并將檔案嚴格按照電子檔案管理要求，進行電子掃描后掛入紫光軟件系統(tǒng)，建立信息數(shù)據(jù)庫，查詢檔案可不進庫房、不翻閱紙質材料，實現(xiàn)電腦查閱及打印技術。平時專人負責檔案計算機的使用和管理，實時更新備份，按要求設定軟件登陸密碼，確保數(shù)據(jù)庫安全，有力促進檔案工作的深入發(fā)展。

2.2成立專門管理機構，促進檔案資源整合利用

成立機構、整合資源是目前事業(yè)單位檔案管理的有效措施之一。地區(qū)事業(yè)單位要成立單位檔案管理中心，以檔案管理法制化、服務利用社會化和檔案工作信息化為目標，整合現(xiàn)有檔案資源、規(guī)范檔案管理、完善工作制度、優(yōu)化工作流程。把歷史性人事檔案檔案、業(yè)務檔案等進行歸集掃描、整理成冊、歸檔入庫。逐步對流動人口人事檔案、大中專畢業(yè)生檔案和干部人事檔案進行數(shù)字化處理。要確保專業(yè)作業(yè)提升質量。在檔案數(shù)字化建設工作期間，為防止檔案材料發(fā)生涂改、丟失、損壞等現(xiàn)象，嚴格控制檔案流量，減少掃描現(xiàn)場積壓案卷，在工作場地安裝了24小時監(jiān)控設備，并指定專人負責。根據(jù)工作人員業(yè)務能力，對檔案數(shù)字化建設任務進行了合理分工，安排專人逐卷逐頁進行掃描和質量檢查，發(fā)現(xiàn)圖片模糊、目錄敘述不清、材料歸類不準等問題當場糾正，確保掃描清晰、數(shù)據(jù)準確、裝訂規(guī)范。

2.3加大建設投入，促進數(shù)字化基礎設施完善

針對事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理建設工作，地區(qū)要加大投入、引進平臺。強化經費保障，引進先進的業(yè)務檔案數(shù)字化建設平臺，加大資金投入。購買安裝服務器、電腦、掃描儀、空調、碎紙機、復印機、攝像頭等等數(shù)字化管理的基礎設備。利用掃描儀、高拍儀等現(xiàn)代化設備，實現(xiàn)業(yè)務檔案的數(shù)字化。深入分析，強化論證，精確測算，按業(yè)務檔案數(shù)字化平臺運行要求、檔案數(shù)字化所需存儲容量以及掃描工作人員配置情況，高規(guī)格配備所需后臺硬件設備及前臺掃描設備，為業(yè)務檔案數(shù)字化建設提供強有力支持[3]。

總結：事業(yè)單位干部人事檔案數(shù)字化管理標志著地區(qū)事業(yè)單位干部人事檔案將由傳統(tǒng)的館藏文書形式變?yōu)榫W絡數(shù)字化管理，將全面提升事業(yè)單位干部人事檔案現(xiàn)代化管理水平，具有十分重要的現(xiàn)實意義。相關事業(yè)單位要明確開展檔案數(shù)字化建設工作的重要性、緊迫性，詳細把握檔案前期審核工作及材料的收集歸檔內容、程序及補充辦法，對日常工作中容易忽略、出錯的問題進行重點探究，對下一步完善檔案工作做好動員部署。通過有效的數(shù)字化檔案管理工作機制建立，對于提升事業(yè)單位整體檔案管理水平和質量具有重要作用。

參考文獻：

[1]王清云.事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設的前期準備與實踐策略分析[J].蘭臺內外，2019（21）：38-39.

[2]王清云.事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設的前期準備與實踐策略分析[J].蘭臺內外，2019（18）：23-24.

[3]梁靜.事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設面臨的問題與對策研究[J].黑龍江科技信息，2016（23）：173.