薛丹

摘要：文書(shū)檔案管理是輔助各個(gè)單位開(kāi)展工作的并進(jìn)行決策的工具，在單位可持續(xù)發(fā)展中占據(jù)著重要地位。隨著信息技術(shù)普及各行各業(yè)，一些創(chuàng)新性的辦公模式進(jìn)入到人們視野當(dāng)中，其中較為典型的就是辦公自動(dòng)化。在辦公自動(dòng)化生態(tài)視域下，文書(shū)檔案管理發(fā)生了較大改變，從管理體制、管理方式到管理理念都發(fā)生了變革。信息技術(shù)具有強(qiáng)大的影響力和滲透力，不僅會(huì)改變?nèi)藗円郧斑M(jìn)行文書(shū)檔案管理的思維方式，也會(huì)給文書(shū)檔案管理和利用工作帶來(lái)最突出、最強(qiáng)烈的沖擊和變革，因此，有必要對(duì)數(shù)字檔案加以探討和分析。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案；辦公自動(dòng)化；模式；檔案管理

文書(shū)檔案價(jià)值在于，其記錄了一個(gè)單位從產(chǎn)生到發(fā)展的各項(xiàng)工作記錄，是記錄單位歷史的重要憑證?，F(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展與更新，使數(shù)字檔案應(yīng)運(yùn)而生，這是生產(chǎn)生活方式發(fā)生重要改變的必然結(jié)果。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，數(shù)字檔案逐步成為單位整個(gè)檔案體系中的重要部分和主要存在形式。除此之外，數(shù)字檔案也存在較為顯著的特點(diǎn)，加之信息技術(shù)的技術(shù)性較強(qiáng)，這就給文書(shū)檔案管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。因此，如何在辦公自動(dòng)化環(huán)境中，探索出一條最適宜數(shù)字檔案保管的路徑，是檔案學(xué)界重點(diǎn)研究的命題之一。筆者以辦公自動(dòng)化為基點(diǎn)，探尋數(shù)字檔案管理的規(guī)律，從規(guī)律中找出問(wèn)題并提出對(duì)策，以期為數(shù)字檔案管理模式的研究和創(chuàng)新提供借鑒。

一、數(shù)字檔案管理概述

辦公自動(dòng)化改變了檔案的利用形式，使數(shù)字檔案逐步成為信息環(huán)境中檔案管理和利用工作的主要存在形式。它是相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言的，不同學(xué)者就不同的研究角度對(duì)數(shù)字檔案的概念進(jìn)行了界定[1]。筆者認(rèn)為數(shù)字檔案主要指檔案管理人員依托現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，或者對(duì)產(chǎn)生于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)中的電子文件進(jìn)行整理后產(chǎn)生的信息資源的總稱。數(shù)字檔案管理作為一種新興模式，具有傳統(tǒng)管理模式所不具備的特性。

首先，數(shù)字檔案管理依托于豐富的實(shí)體檔案。實(shí)體檔案經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理手段后才能變成數(shù)字檔案，進(jìn)而轉(zhuǎn)換為可供計(jì)算機(jī)辨別、管理，能夠直接在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中加以使用的信息資源。可以說(shuō)，數(shù)字檔案就是實(shí)體檔案的副本，只不過(guò)在表現(xiàn)形式上有所不同，二者是相互聯(lián)系、相互依存的有機(jī)整體。

其次，數(shù)字檔案管理充分體現(xiàn)了資源共享性?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，信息資源都能夠迅速的被傳播和共享。檔案管理人員對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行管理，既能夠使本單位的其他工作部門(mén)迅速在網(wǎng)絡(luò)上檢索到先關(guān)檔案，也能供其他需要使用該檔案資源的人適用，極大拓寬了檔案利用渠道，擴(kuò)展了檔案內(nèi)容利用效率，為使用者檢索并利用檔案信息提供便捷、高效的路徑。

最后，數(shù)字檔案管理占用現(xiàn)實(shí)空間小。檔案數(shù)字化過(guò)程就是對(duì)信息進(jìn)行二進(jìn)制編碼的過(guò)程，信息經(jīng)過(guò)數(shù)字化充分被壓縮后存儲(chǔ)到相應(yīng)的空間當(dāng)中。它不需要過(guò)多的現(xiàn)實(shí)空間，只需要一臺(tái)高性能計(jì)算機(jī)就可以實(shí)現(xiàn)一站式存儲(chǔ)、管理和利用，極大的節(jié)約了場(chǎng)地，突破了空間的限制。

二、數(shù)字檔案管理存在的短板

（一）缺乏專門(mén)的數(shù)字檔案管理制度

部分單位在對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行管理時(shí)沿用傳統(tǒng)管理制度，沒(méi)有根據(jù)辦公自動(dòng)化的特點(diǎn)以及數(shù)字檔案的特性制定專門(mén)的管理機(jī)制，導(dǎo)致數(shù)字檔案管理工作與單位其他工作脫節(jié)，甚至一定程度上阻礙了數(shù)字檔案建設(shè)[2]。例如，如果缺乏統(tǒng)一的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，則使得紙質(zhì)檔案在數(shù)字化過(guò)程中質(zhì)量參差不齊，無(wú)法與數(shù)字檔案管理順利銜接。同時(shí)，在責(zé)任落實(shí)機(jī)制和考核機(jī)制上缺乏具體的內(nèi)容，管理人員具體執(zhí)行工作的質(zhì)量不高，實(shí)踐中頻繁發(fā)生數(shù)字檔案遺漏和損壞的問(wèn)題，數(shù)字檔案應(yīng)有的價(jià)值沒(méi)有發(fā)揮出來(lái)，其完整性、真實(shí)性遭到削弱。

（二）數(shù)字檔案管理的安全性有待提升

數(shù)字檔案涉及單位日?；顒?dòng)的方方面面，里面有大量包括個(gè)人隱私、文件機(jī)密的內(nèi)容，一旦被不法分子利用黑客或木馬等技術(shù)侵入，則很容易發(fā)生安全隱患。例如，實(shí)踐中部分單位由于沒(méi)有構(gòu)建起安全保障體系，導(dǎo)致不法分子利用網(wǎng)絡(luò)漏洞侵入到數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中，竊取、篡改數(shù)字檔案中的數(shù)據(jù)內(nèi)容，數(shù)字檔案泄密事件屢屢發(fā)生。除此之外，部分單位工作人員在計(jì)算機(jī)技術(shù)水平上欠缺，對(duì)進(jìn)庫(kù)的數(shù)字檔案不加以查驗(yàn)，導(dǎo)致在數(shù)字化過(guò)程中已經(jīng)感染病毒的數(shù)字檔案進(jìn)入到系統(tǒng)中，最終導(dǎo)致數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的整體崩盤(pán)。

三、做到數(shù)字檔案管理的對(duì)策

（一）健全數(shù)字檔案管理機(jī)制

一方面，檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)部門(mén)間的溝通協(xié)作，根據(jù)各個(gè)部門(mén)的管理實(shí)情，由單位制定統(tǒng)一的數(shù)字檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案一體化管理[3]。通過(guò)健全管理機(jī)制，使數(shù)字檔案從整理、處理、歸檔到審查利用都能更加標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。同時(shí)，通過(guò)統(tǒng)一的數(shù)字檔案業(yè)務(wù)操作流程，明確數(shù)字檔案的錄入標(biāo)準(zhǔn)、歸檔流程和編目，嚴(yán)格要求工作人員執(zhí)行數(shù)字檔案管理和利用的操作標(biāo)準(zhǔn)。另一方面，從人力資源角度制定考核機(jī)制和責(zé)任落實(shí)機(jī)制，通過(guò)細(xì)分業(yè)務(wù)流程的方式將崗位責(zé)任落實(shí)到具體人員身上，通過(guò)責(zé)任機(jī)制轉(zhuǎn)變檔案管理人員的管理意識(shí)，提升服務(wù)質(zhì)量，打造一支綜合能力強(qiáng)、紀(jì)律意識(shí)高的數(shù)字檔案管理隊(duì)伍?？偠灾?，單位檔案管理機(jī)制的健全沒(méi)有一個(gè)固定的模式，只有抓住當(dāng)前數(shù)字檔案管理中的主要矛盾，才能最大限度的使各項(xiàng)工作內(nèi)容落實(shí)到實(shí)處，數(shù)字檔案管理工作才能呈現(xiàn)出嶄新的面貌。

（二）安全保障體系建設(shè)

數(shù)字檔案是伴隨互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)等高新信息技術(shù)而產(chǎn)生的全新檔案形態(tài)，它對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的依賴性以及信息的可分離性決定了數(shù)字檔案在管理中是存安全風(fēng)險(xiǎn)的。因此，單位有必要通過(guò)一系列措施構(gòu)建一套強(qiáng)有力的安全保障體系，確保信息化建設(shè)成果。一方面，要做好病毒防范工作，運(yùn)用防火墻、文件秘鑰以及網(wǎng)絡(luò)云備份等工具，防止木馬和黑客侵入導(dǎo)致數(shù)字檔案內(nèi)部的數(shù)據(jù)破壞和丟失。同時(shí)，檔案管理人員要定期更新殺毒軟件病毒數(shù)據(jù)庫(kù)，定期對(duì)各個(gè)數(shù)字檔案進(jìn)行安全掃描和檢測(cè)，防止帶病毒的數(shù)字檔案進(jìn)入到計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，進(jìn)而威脅計(jì)算機(jī)和整個(gè)系統(tǒng)的穩(wěn)定和安全。另一方面，保障網(wǎng)絡(luò)安全。檔案管理人員要通過(guò)物理手段將外部網(wǎng)絡(luò)和內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)加以隔離，通過(guò)控制允許、拒絕和檢測(cè)數(shù)據(jù)流的方法確保網(wǎng)絡(luò)安全，阻止外部網(wǎng)絡(luò)非法入侵。對(duì)于內(nèi)網(wǎng)也要開(kāi)啟身份認(rèn)證，通過(guò)訪問(wèn)權(quán)限的方式確認(rèn)合法用戶的訪問(wèn)，防止非法訪問(wèn)。

四、結(jié)語(yǔ)

基于辦公自動(dòng)化對(duì)數(shù)字檔案的管理和利用進(jìn)行分析研究是一項(xiàng)長(zhǎng)期性、復(fù)雜性的系統(tǒng)工程，它是確保數(shù)字檔案在現(xiàn)代化環(huán)境中能夠完整、安全和真實(shí)的加以管理利用的重要課題。信息技術(shù)對(duì)辦公環(huán)境的沖擊和變革不可避免的會(huì)對(duì)文書(shū)檔案管理工作造成影響，這是社會(huì)發(fā)展規(guī)律的體現(xiàn)。筆者認(rèn)為未來(lái)數(shù)字檔案管理工作進(jìn)入到成熟階段后，因更加注重?cái)?shù)字檔案的安全性、真實(shí)性和完整性。本文緊盯數(shù)字檔案的發(fā)展現(xiàn)狀，通過(guò)對(duì)比分析有關(guān)理論學(xué)說(shuō)，以期能夠?yàn)閿?shù)字檔案改革注入新鮮的理論活力。由于筆者自身資料分析能力和學(xué)術(shù)水平的有限，文中難免有紕漏之處，希望在今后可以繼續(xù)研究以完善自身理論體系。

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