沈銀杰 蘇楓

摘 要：傳統(tǒng)的以人工為主對(duì)信息進(jìn)行分析處理的管理模式已日趨落后，信息管理凌亂且效率低下。在這種情況下，采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)及有效的軟件工程方法，建立產(chǎn)品的信息管理系統(tǒng)十分必要。文章以本公司某產(chǎn)品為例，開發(fā)信息管理系統(tǒng)，詳細(xì)闡述了信息管理系統(tǒng)的主要邏輯和流程，并介紹相關(guān)功能設(shè)計(jì)情況，最終實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開發(fā)，達(dá)到實(shí)用的目的。

關(guān)鍵詞：管理信息系統(tǒng)；客戶管理；協(xié)同分工

中圖分類號(hào)：TP311.52 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：2095-2945（2018）26-0076-03

Abstract： The traditional management mode of analyzing and processing information mainly by manpower has become increasingly backward， and the information management is messy and inefficient. In this case， it is necessary to establish product information management system by using computer network technology， database technology and effective software engineering methods. Taking a certain product of our company as an example， this paper develops an information management system， expounds in detail the main logic and flow of the information management system， and introduces the design of the related functions， and finally realizes the design and development of the system and achieves the practical purpose.

Keywords： management information system； customer management； collaborative division of labor

引言

在傳統(tǒng)企業(yè)內(nèi)部，受歷史原因影響，信息管理模式相對(duì)落后，基本以人工管理為主。此種管理模式，不僅效率低下，而且無(wú)法形成對(duì)產(chǎn)品從采購(gòu)到生產(chǎn)直至銷售的全生命周期的宏觀把控，進(jìn)而影響企業(yè)對(duì)產(chǎn)品內(nèi)部管理流程的實(shí)施和優(yōu)化。在這種情況下，應(yīng)用新的信息技術(shù)，開發(fā)全新的信息管理系統(tǒng)，改變?cè)新浜蠊芾砟Ｊ降男枨笫制惹校歉纳破髽I(yè)內(nèi)部管理及提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平的重要手段。

本文以公司重要產(chǎn)品的信息管理為例，從改善公司內(nèi)部管理，提升內(nèi)部管理效率的角度出發(fā)，詳細(xì)闡述系統(tǒng)的需求分析和系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，特別是通過(guò)各部門分工合作管理等模塊來(lái)說(shuō)明系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思路和實(shí)現(xiàn)。

1 需求分析

由于產(chǎn)品一開始處于研發(fā)階段，對(duì)其信息進(jìn)行有效管理的要求并不迫切。隨著產(chǎn)品銷量的逐漸增加，對(duì)其生產(chǎn)和銷售過(guò)程中產(chǎn)生的信息進(jìn)行有效管理顯得越來(lái)越重要，如何及時(shí)有效地管理產(chǎn)品信息成為減少內(nèi)部消耗，占有市場(chǎng)的關(guān)鍵。傳統(tǒng)的管理方式，無(wú)法適應(yīng)數(shù)據(jù)量的增加，暴露出種種問(wèn)題。（1）信息錯(cuò)誤率高，造成管理麻煩；（2）信息更新速度慢；（3）無(wú)法形成部門間信息共享。

目前國(guó)內(nèi)外大部分公司都在搭建符合自己產(chǎn)品特性的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)產(chǎn)品信息的實(shí)時(shí)管理。本文基于這點(diǎn)認(rèn)識(shí)，著力設(shè)計(jì)和開發(fā)在各部門協(xié)同分工的基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)實(shí)時(shí)信息管理的系統(tǒng)，最終實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的有效及時(shí)管理。

2 系統(tǒng)管理流程設(shè)計(jì)

信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，需要考慮系統(tǒng)內(nèi)在邏輯與產(chǎn)品管理流程的匹配，保證管理流程能夠通暢地在系統(tǒng)上得到執(zhí)行。在這過(guò)程中，勢(shì)必需要對(duì)現(xiàn)有管理流程做全面的，系統(tǒng)的規(guī)劃，刪除某些不重要的流程，增加新的必需的流程，使得整個(gè)管理流程簡(jiǎn)單，高效，能夠及時(shí)響應(yīng)各部門的要求。

市場(chǎng)部在接到客戶訂單信息后，通過(guò)系統(tǒng)生成一份購(gòu)銷合同，合同簽訂和預(yù)付款到位后，市場(chǎng)部先通過(guò)系統(tǒng)查詢庫(kù)存情況，如庫(kù)存能夠滿足發(fā)貨要求，就向保障部遞交發(fā)貨通知單，要求保障部按時(shí)給客戶發(fā)貨，同時(shí)向生產(chǎn)部發(fā)出補(bǔ)充庫(kù)存的指令；如庫(kù)存無(wú)法滿足發(fā)貨要求，市場(chǎng)部直接向生產(chǎn)部下達(dá)生產(chǎn)指令，告知生產(chǎn)數(shù)量、型號(hào)和交貨期限，生產(chǎn)部接到指令后，通過(guò)系統(tǒng)查詢部件數(shù)量，數(shù)量不足時(shí)及時(shí)采購(gòu)。完成生產(chǎn)后，生產(chǎn)部還需對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行出廠檢測(cè)，產(chǎn)品檢測(cè)過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，生產(chǎn)部需提交相關(guān)檢測(cè)內(nèi)容和問(wèn)題總結(jié)給技術(shù)部，技術(shù)部第一時(shí)間對(duì)問(wèn)題進(jìn)行分析，并給生產(chǎn)部提供參考意見，保證產(chǎn)品正常生產(chǎn)。產(chǎn)品檢測(cè)如能達(dá)到出廠標(biāo)準(zhǔn)，就給產(chǎn)品編訂編號(hào)，裝箱，交保障部入庫(kù)，同時(shí)給市場(chǎng)部生產(chǎn)完畢的提示及給技術(shù)部提交測(cè)試數(shù)據(jù)，市場(chǎng)部在接到生產(chǎn)部的提示后，及時(shí)與客戶溝通，確定發(fā)貨時(shí)間和地點(diǎn)，給保障部遞交發(fā)貨通知單，保障部在收到發(fā)貨通知單后，再次檢查配件，包括說(shuō)明書，合格證和其他物件是否配備齊全，如無(wú)問(wèn)題，封箱發(fā)貨，并給市場(chǎng)部發(fā)出產(chǎn)品已發(fā)貨的提示。市場(chǎng)部接到提示后，估計(jì)到貨時(shí)間，與客戶再次進(jìn)行溝通，確保貨物準(zhǔn)時(shí)安全到達(dá)。貨物達(dá)到安全到達(dá)客戶手中，產(chǎn)品的生產(chǎn)過(guò)程完成。

3 協(xié)同分工原則運(yùn)用

協(xié)同分工是提高管理的專業(yè)化程度和工作效率的要求，把組織的任務(wù)、目標(biāo)分成各個(gè)層次，各個(gè)部門以及各個(gè)人的任務(wù)和目標(biāo)，明確各個(gè)層次，各個(gè)部門乃至各個(gè)人應(yīng)該做的工作以及完成工作的手段、方式和方法。有效運(yùn)用協(xié)同分工原則，不僅能夠提高管理的專業(yè)化程度和工作效率，同時(shí)能夠明確各部門之間的職責(zé)，有利于部門間配合。

利用信息管理系統(tǒng)，理順管理流程，確定協(xié)同分工原則，各部門必須在相應(yīng)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成規(guī)定的工作，保證下一步工作的正常進(jìn)行。本文利用實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的機(jī)會(huì)，明確系統(tǒng)流程中確定各部門權(quán)限和登錄限制，以便在整個(gè)管理流程中確立協(xié)同分工的原則。

各部門的主要職責(zé)上文已經(jīng)詳細(xì)闡述，這里不再贅述。這一部分著重分析各部分工作的節(jié)點(diǎn)，確保節(jié)點(diǎn)的順利完成，才能確保整個(gè)過(guò)程的順利進(jìn)行。節(jié)點(diǎn)，是各部門工作的分界點(diǎn)，各部門工作通過(guò)節(jié)點(diǎn)，就移交給下一個(gè)部門操作。通過(guò)節(jié)點(diǎn)的劃分，也就區(qū)分了各部門的工作職責(zé)和主要內(nèi)容。各部門在節(jié)點(diǎn)區(qū)分的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)協(xié)同分工的原則。

4 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

4.1 體系架構(gòu)設(shè)計(jì)

信息管理系統(tǒng)采用熟知的C/S結(jié)構(gòu)，C/S結(jié)構(gòu)的基本原則是將計(jì)算機(jī)應(yīng)用任務(wù)分解成多個(gè)子任務(wù)，由多臺(tái)計(jì)算機(jī)分工完成，較好地適應(yīng)了部門協(xié)同分工的原則。由于系統(tǒng)的復(fù)雜性，為了使系統(tǒng)整個(gè)邏輯清晰，本系統(tǒng)采用三層架構(gòu)的模式今夕設(shè)計(jì)，分別為表示層，業(yè)務(wù)邏輯層及數(shù)據(jù)層。

4.2 數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)

數(shù)據(jù)庫(kù)是長(zhǎng)期存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)的、有組織的、可共享的數(shù)據(jù)集合。在數(shù)據(jù)庫(kù)中，我們按照不同部門的需求，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)表。在部門用戶管理模塊，包括用戶登錄信息和權(quán)限表；產(chǎn)品信息管理模塊，主要是建立完整的產(chǎn)品信息表；合同信息管理模塊有合同廠家，交貨期限，產(chǎn)品型號(hào)等；合同交底單信息模塊，主要是需交貨產(chǎn)品的信息表。各種表單的詳細(xì)信息見表1。

5 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)是系統(tǒng)真正實(shí)際運(yùn)用的關(guān)鍵步驟，在前文架構(gòu)設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)上采用Java開發(fā)語(yǔ)言，機(jī)遇。NET的Fram-work平臺(tái)進(jìn)行開發(fā)，數(shù)據(jù)庫(kù)使用Mysql。各部門用戶通過(guò)身份認(rèn)證進(jìn)入系統(tǒng)，根據(jù)用戶的權(quán)限和在產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程的角色，系統(tǒng)會(huì)呈現(xiàn)不同的界面，如圖1所示，為市場(chǎng)部員工使用界面。在該界面，市場(chǎng)部員工不僅可以錄入合同信息，下發(fā)交底單，安排發(fā)貨，還可以實(shí)時(shí)看到哥哥合同的詳情，保障部備貨情況，具體的客戶信息和每個(gè)合同執(zhí)行的時(shí)效進(jìn)展。界面上方為數(shù)據(jù)錄入按鈕，界面下方對(duì)產(chǎn)品、合同、備貨及時(shí)效的一個(gè)表單展示，可以讓客戶更直觀的查看數(shù)據(jù)。

6 結(jié)束語(yǔ)

本文從以下幾個(gè)部分取得了實(shí)際成果：

（1）本文按照用戶需求，嚴(yán)格區(qū)分用戶，實(shí)現(xiàn)基于協(xié)同分工的信息管理模式，既保證了信息高效，準(zhǔn)確的傳送，同時(shí)也減少了用戶的信息檢索時(shí)間，降低了信息的冗余度，使得用戶能夠更順暢地使用信息管理系統(tǒng)。

（2）從公司產(chǎn)品生產(chǎn)實(shí)際情況出發(fā)，優(yōu)化升級(jí)，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，數(shù)據(jù)查詢，單據(jù)生成，時(shí)效控制等功能，極大地提高了工作效率。

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