摘要：本文結(jié)合項(xiàng)目實(shí)踐，以某高校數(shù)字化校園建設(shè)項(xiàng)目為例，討論了信息系統(tǒng)項(xiàng)目的范圍管理，主要通過(guò)專家判斷法明確項(xiàng)目范圍和制定范圍管理計(jì)劃，以分解技術(shù)制定詳細(xì)的WBS結(jié)構(gòu)明確了項(xiàng)目的范圍基準(zhǔn)，以偏差分析方法有效的控制項(xiàng)目的范圍管理，最終使項(xiàng)目按期保質(zhì)完成。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化校園； 范圍管理；信息系統(tǒng)

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，我國(guó)的教育受到了前所未有的沖擊。從教育模式、教育環(huán)境到教育目標(biāo)和教育理念都在發(fā)生著變革。高校近年來(lái)對(duì)數(shù)字化校園的建設(shè)投入了大量的人力和物力。2016年10月，我司承建了“某高校數(shù)字化校園建設(shè)項(xiàng)目”，合同金額為980萬(wàn)，建設(shè)工期為1年。整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施 “三步走”戰(zhàn)略。第一步：首先為學(xué)校搭建一個(gè)“校園私有云”，在“私有云”上我們部署了統(tǒng)一的數(shù)據(jù)中心、統(tǒng)一的身份認(rèn)證中心、統(tǒng)一的門戶網(wǎng)站。第二步：在“私有云”上新建數(shù)字化校園辦公系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、學(xué)工系統(tǒng)、招生就業(yè)系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)、數(shù)字化遠(yuǎn)程教育系統(tǒng)、移動(dòng)校園平臺(tái)、數(shù)據(jù)分析與決策系統(tǒng)、即時(shí)信息服務(wù)平臺(tái)等新系統(tǒng)。第三步：通過(guò)評(píng)估將無(wú)法改造又無(wú)法替換的系統(tǒng)，整體遷移至“私有云”上，但從數(shù)據(jù)安全的角度出發(fā)我們將數(shù)據(jù)庫(kù)與應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行了分離，將數(shù)據(jù)庫(kù)遷移到獨(dú)立的數(shù)據(jù)中心上，平臺(tái)與系統(tǒng)之間通過(guò)新建數(shù)據(jù)服務(wù)接口進(jìn)行交互。實(shí)施完成后的項(xiàng)目始終圍繞著學(xué)校的核心工作“教學(xué)、服務(wù)、管理” ，通過(guò)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的數(shù)字化校園，完善數(shù)字化校園基礎(chǔ)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)、辦公、服務(wù)、管理的信息化和資源的高度共享。

該系統(tǒng)以“私有云”為基礎(chǔ)平臺(tái)，應(yīng)用虛擬化技術(shù)，將所有的應(yīng)用系統(tǒng)部署到“私有云”上，不但可以提升硬件的合理化使用，更可以保障所有應(yīng)用系統(tǒng)的運(yùn)行安全。系統(tǒng)投入運(yùn)行后完全滿足該校師生的使用要求，大大提高了教學(xué)、辦公、遠(yuǎn)程教育、數(shù)據(jù)分析的效率。

為了按照既定的進(jìn)度、成本和質(zhì)量，完成項(xiàng)目目標(biāo)，在該項(xiàng)目中，我十分重視項(xiàng)目的范圍管理。通過(guò)專家判斷法明確項(xiàng)目范圍和制定范圍管理計(jì)劃，以分解技術(shù)制定詳細(xì)的WBS結(jié)構(gòu)明確了項(xiàng)目的范圍基準(zhǔn)，以偏差分析方法有效的控制項(xiàng)目的范圍管理，并結(jié)合已有最佳實(shí)踐，有條不紊地完成了該項(xiàng)目。具體來(lái)說(shuō)，我著重從以下幾個(gè)方面進(jìn)行項(xiàng)目范圍管理的。

1、制定項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃。

結(jié)合明確的項(xiàng)目目標(biāo)，以專家判斷為依據(jù)，制定項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃。因?yàn)槎x和管理項(xiàng)目范圍對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的成功影響極大，建設(shè)項(xiàng)目過(guò)程中需要在工具、數(shù)據(jù)來(lái)源、方法論、過(guò)程和流程以及一些其他因素間進(jìn)行平衡，以確保在項(xiàng)目范圍管理活動(dòng)上所做的努力與項(xiàng)目的規(guī)模、復(fù)雜性和重要性相吻合，因此制定一個(gè)合理、科學(xué)的項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃尤其重要。該項(xiàng)目中要整合的子系統(tǒng)較多，涉及的項(xiàng)目干系人多，使得項(xiàng)目能否正確、合理制定范圍管理計(jì)劃增加了難度。為解決這個(gè)問(wèn)題，我通過(guò)采取專家判斷方法，向具有專業(yè)性知識(shí)的專家咨詢，獲得制定該項(xiàng)目的范圍管理計(jì)劃的分析方法和依據(jù)，再通過(guò)向公司內(nèi)部具有類似項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)的員工尋求一些細(xì)節(jié)性的技術(shù)幫助，對(duì)所獲得的方法和建議，進(jìn)行篩選分類整理，根據(jù)本項(xiàng)目復(fù)雜性特點(diǎn)，制定出了符合項(xiàng)目特點(diǎn)的項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃。為項(xiàng)目后序工作如：范圍定義、創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)、及范圍確認(rèn)和范圍控制明確了目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)。

2、明確項(xiàng)目范圍定義。

合理使用專家判斷法和項(xiàng)目干系人分析法明確項(xiàng)目范圍定義，提供項(xiàng)目管理工作實(shí)施依據(jù)。詳細(xì)的項(xiàng)目范圍定義對(duì)項(xiàng)目成功是至關(guān)重要的，其主要是基于項(xiàng)目的主要的可交付物、假設(shè)條件、限制條件等形成的。該項(xiàng)目中涉及的各個(gè)廠家多，涉及到該公司應(yīng)用部門多、應(yīng)用人員多，因此項(xiàng)目的干系人多，這些干系人的需求多樣，甚至互相矛盾，如不能明確定義項(xiàng)目的范圍，形成一份有效的項(xiàng)目范圍說(shuō)明書，則在以后的項(xiàng)目施工中因這樣那樣的需求變更而形成難以控制的局面，且會(huì)增加項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)和成本。如何協(xié)調(diào)統(tǒng)一管理，是保證項(xiàng)目能夠順利完成預(yù)期的目標(biāo)是項(xiàng)目成功的至關(guān)因素?；诖?，我對(duì)這些項(xiàng)目干系人的要求和期望進(jìn)行了篩選、排序、量化整理，結(jié)合對(duì)該項(xiàng)目的最終目標(biāo)進(jìn)行的充分分解，融合、統(tǒng)一考慮，使用專家判斷方法定義出詳細(xì)的項(xiàng)目范圍說(shuō)明書，并在所有項(xiàng)目干系人之間建立了一個(gè)對(duì)項(xiàng)目范圍的共識(shí)，明確了項(xiàng)目的目標(biāo)，使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員在項(xiàng)目實(shí)施期間的工作有章可循。

3、創(chuàng)建項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)。

使用分解技術(shù)創(chuàng)建項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)，形成明確的項(xiàng)目范圍基準(zhǔn)。工作分解結(jié)構(gòu)是組織管理工作的主要依據(jù)，是定義工作范圍、項(xiàng)目組織、廟宇項(xiàng)目產(chǎn)品的質(zhì)量和規(guī)格，估算和控制項(xiàng)目費(fèi)用，估算項(xiàng)目周期和安排進(jìn)度的基礎(chǔ)。因此，為了項(xiàng)目干系人對(duì)項(xiàng)目的組成有明確、清晰和具體的了解，為了保證項(xiàng)目結(jié)構(gòu)的完整性，為了對(duì)項(xiàng)目以后的實(shí)施過(guò)程中能夠更好的管理，我依據(jù)項(xiàng)目章程、合同及項(xiàng)目范圍說(shuō)明書等文件資料為依據(jù)，召集了項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員參加，項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)為主題的會(huì)議，會(huì)議中使用分解技術(shù)對(duì)項(xiàng)目的可交付成果和項(xiàng)目工作進(jìn)行逐層分解細(xì)化，通過(guò)全面的分解，將項(xiàng)目的范圍分解為一個(gè)個(gè)更易管理的工作包，針對(duì)該項(xiàng)目的特點(diǎn)，形成分級(jí)的樹形工作結(jié)構(gòu)，使項(xiàng)目組成員對(duì)項(xiàng)目一目了然。

4、范圍確認(rèn)。

范圍確認(rèn)是項(xiàng)目干系人正式接受已完成的項(xiàng)目范圍的過(guò)程。在完成項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)之后，我又通過(guò)與該公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人及項(xiàng)目干系人就項(xiàng)目的范圍再次核對(duì)確認(rèn)，最終使項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)在項(xiàng)目干系人中通過(guò)一致認(rèn)可，形成了該項(xiàng)目的范圍基準(zhǔn)，為之后的項(xiàng)目工作奠定了基礎(chǔ)。

5、實(shí)施有效范圍控制。

利用偏差分析等技術(shù)及時(shí)對(duì)項(xiàng)目范圍實(shí)施有效控制。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，雖然我通過(guò)采取一系列的措施保障項(xiàng)目范圍說(shuō)明書、項(xiàng)目章程、項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)等文件在項(xiàng)目干系人中取得一致簽字認(rèn)可，但在項(xiàng)目工程具體實(shí)施過(guò)程中仍難以避免因各種原因提出的變更，因此，為了在項(xiàng)目工程具體實(shí)施中對(duì)各種變更進(jìn)行有效控制，

我首先成立了變更控制委員會(huì)，讓項(xiàng)目干系人在思想上形成一個(gè)統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。具體是對(duì)項(xiàng)目組全體成員進(jìn)行了變更控制流程及相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)；對(duì)公司客戶方面介紹和解釋項(xiàng)目變更可能引起的一些影響等，以保證具體工作中變更嚴(yán)格按流程執(zhí)行。而具體工作中，我采用項(xiàng)目績(jī)效測(cè)量系統(tǒng)對(duì)團(tuán)隊(duì)成員績(jī)效報(bào)告進(jìn)行偏差分析，以度量是否有偏差產(chǎn)生，如有，則分析產(chǎn)生偏差原因，采取相應(yīng)糾正措施。而對(duì)干系人提出的變更首先進(jìn)行評(píng)估，合理的變更請(qǐng)求則通過(guò)，并對(duì)項(xiàng)目管理計(jì)劃、WBS、WBS字典、范圍說(shuō)明書進(jìn)行重新規(guī)劃，以保證后序團(tuán)隊(duì)的工作是在明確的目標(biāo)指導(dǎo)下進(jìn)行。

經(jīng)過(guò)項(xiàng)目組全體成員的共同努力，該系統(tǒng)于2017年10月成功按進(jìn)度計(jì)劃完成，并一次性通過(guò)了甲方驗(yàn)收，圓滿完成了某高校數(shù)字化校園建設(shè)任務(wù)?；仡櫿麄€(gè)項(xiàng)目過(guò)程，此信息系統(tǒng)項(xiàng)目的成功得益于我們?cè)谠缙诰鸵肓朔秶芾淼睦砟?，?duì)項(xiàng)目進(jìn)行了科學(xué)合理的范圍規(guī)劃和管理。當(dāng)然，在項(xiàng)目中也存在一些不足，比如：在項(xiàng)目組內(nèi)部溝通、及與上層領(lǐng)導(dǎo)的溝通有所缺乏，導(dǎo)致項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部交流不暢，影響了項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)整體水平的提高等等。在以后的工作和學(xué)習(xí)中，我將不斷用理論聯(lián)系實(shí)際，提升自己的業(yè)務(wù)和管理水平，為我國(guó)的信息化建設(shè)做出自己的貢獻(xiàn)。

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作者簡(jiǎn)介：

張秀芬，女，漢族，1980年8月出生，2002年畢業(yè)于南昌大學(xué)信息管理與信息系統(tǒng)專業(yè)，館員，現(xiàn)就職于贛南師范大學(xué)圖書館。