楊冰冰

摘要：信息化檔案管理是由傳統(tǒng)檔案管理進(jìn)行轉(zhuǎn)變的，信息化技術(shù)、工作人員素質(zhì)、檔案信息化等都是其主要研究結(jié)構(gòu)。現(xiàn)如今在檔案信息化研究進(jìn)程中還存在一定的問題，缺少成功檔案信息化研究的信息情況，在理論方面研究過于多，而在實(shí)踐應(yīng)用上的研究就相對比較少一些，文章對基于共詞聚類的我國檔案信息化研究結(jié)構(gòu)、趨勢進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；研究結(jié)構(gòu)；趨勢分析

在如今信息化背景之下，檔案利用的方式也在被進(jìn)行轉(zhuǎn)變，把傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)變成信息化檔案，滿足現(xiàn)在群眾增加的需求。近幾年，我國檔案信息化的研究在不斷加大，已經(jīng)成為現(xiàn)在相關(guān)研究學(xué)家所研究的熱點(diǎn)情況。采取對共詞分析、聚類分析，查找相關(guān)旗桿等數(shù)據(jù)資源，對現(xiàn)在檔案信息化為主題的文獻(xiàn)進(jìn)行定量分析，找出我國檔案信息化研究結(jié)構(gòu)與趨勢分析，以此來顯示我國檔案信息化研究的真實(shí)狀況。

一、研究方法與工具

通過查找大量的期刊、文獻(xiàn)等進(jìn)行探究，本文采用了共詞分析、聚類分析、多維尺度分析等方法進(jìn)行研究，把相同共詞之間的關(guān)系情況進(jìn)行分析記錄；聚類分析是把兩個個體之間的聯(lián)系程度進(jìn)行分析，這種方法可以有效描述兩者之間對應(yīng)程度；多維尺度分析是可以在分析過程中得到關(guān)鍵詞之間的位置，從文獻(xiàn)的反映程度找出研究結(jié)構(gòu)。

二、數(shù)據(jù)處理

（一）高頻詞統(tǒng)計

在對應(yīng)系統(tǒng)軟件中進(jìn)行詞頻的統(tǒng)計，得出不重復(fù)的關(guān)鍵詞，把關(guān)鍵詞所占用的比例進(jìn)行分析，并進(jìn)行相應(yīng)記錄，和文獻(xiàn)、關(guān)鍵詞等條件進(jìn)行結(jié)合，得出最后高頻詞的統(tǒng)計數(shù)據(jù)。

（二）共詞矩陣

在共詞矩陣中可以把高頻關(guān)鍵詞直接統(tǒng)計出來，并把出現(xiàn)頻率高的文獻(xiàn)進(jìn)行顯示，詞頻值鎖定在8的范圍內(nèi)，運(yùn)用25x25的共詞矩陣，進(jìn)行工具箱指數(shù)結(jié)合處理，進(jìn)行相應(yīng)關(guān)系數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，利用指數(shù)把各個高頻率詞之間法關(guān)聯(lián)度進(jìn)行減少。

三、數(shù)據(jù)分析

（一）聚類分析

聚類分析，主要是以一種多元化統(tǒng)計方式進(jìn)行體現(xiàn)的，針對研究的樣本進(jìn)行細(xì)致分類，并且要按照變量中的不同特征進(jìn)行研究，以及數(shù)據(jù)的個體案例，把關(guān)系的疏密程度作出詳細(xì)的分類。運(yùn)用聚類的方法進(jìn)行類與類之間的計算方式，把出現(xiàn)次數(shù)較多的關(guān)鍵詞進(jìn)行聚類分析。

（二）多維尺度分析

這是一種多元統(tǒng)計方法的一種，通過在低維空間的坐標(biāo)來進(jìn)行多個研究樣本的體現(xiàn)，把他們之間的相似程度進(jìn)行找出，兩點(diǎn)之間存在的距離遠(yuǎn)近作為判斷的依據(jù)，相似度導(dǎo)入多維尺度進(jìn)行分析，并且也對高頻率的關(guān)鍵詞進(jìn)行導(dǎo)入分析，得出最后想要得到的結(jié)論。得出的結(jié)論結(jié)合聚類分析，進(jìn)行區(qū)域性的比較，這些區(qū)域都可以表現(xiàn)出檔案信息化研究結(jié)構(gòu)的不同。

四、結(jié)果與討論

目前已經(jīng)有這方面很多相關(guān)文獻(xiàn)資料，很多研究學(xué)者進(jìn)行了深入的探究，從上述可以看出，檔案信息化研究方向主要包含學(xué)校學(xué)生檔案、企業(yè)檔案、管理檔案人員素質(zhì)、信息技術(shù)等方面。同時在檔案信息化方面還會涉及計算機(jī)、檔案學(xué)、管理學(xué)等多個領(lǐng)域狀況，在信息化檔案研究發(fā)展過程中，檔案信息化研究進(jìn)程主要表現(xiàn)為以下階段。

1. 萌芽階段：處于萌芽階段是進(jìn)行初步的可行性研究，有相關(guān)學(xué)家對檔案信息化可行性進(jìn)行了深入研究，表示出檔案信息化是當(dāng)下發(fā)展的需求，對檔案事業(yè)發(fā)展有著推動性作用，在如今計算機(jī)技術(shù)不斷快速發(fā)展下，也為檔案信息化提供了很多途徑進(jìn)行轉(zhuǎn)變，因此這個階段被稱之為萌芽階段，也是檔案信息化的基本起始點(diǎn)。

2. 起步及快速發(fā)展階段：近幾年我國檔案信息化在快速進(jìn)行發(fā)展，在信息技術(shù)進(jìn)行提升的基礎(chǔ)上，檔案信息化體系也在不斷快速提升，在相關(guān)研究結(jié)果上有了很大突破，信息化研究熱點(diǎn)主要包含檔案信息化技術(shù)、人員素質(zhì)、醫(yī)院、高校、企業(yè)、電子政務(wù)、檔案信息安全等等方面。

檔案信息化技術(shù)上面，集中了很多方面的技術(shù)處理。在趙靜對基于共詞聚類的我國檔案信息化研究結(jié)構(gòu)分析中，指出相關(guān)問題的存在情況與優(yōu)勢，并在電子檔案信息管理安全性質(zhì)上也存在一些瑕疵。云計算對檔案信息化也有一定的影響，根據(jù)相關(guān)依據(jù)可以進(jìn)行云計算平臺的建設(shè)，檔案管理部門可以通過云計算平臺進(jìn)行信息數(shù)字化提供，讓檔案信息化有了新的進(jìn)展方向。

對于人員素質(zhì)來說，檔案管理人員首先要有正確的意識，在信息化發(fā)展空間下，對人員素質(zhì)要求也在不斷改變，管理人員的自身素質(zhì)修養(yǎng)需要進(jìn)行提升，定期組織檔案管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，不斷提高理論知識的深入了解，還要提高在計算機(jī)上對檔案錄入熟練程度，并且在查詢檔案過程中要進(jìn)行登記，避免檔案在查詢過程中出現(xiàn)遺失現(xiàn)象，提高人員素質(zhì)來適應(yīng)當(dāng)前發(fā)展的需求。在高校管理信息化的發(fā)展現(xiàn)狀上來看，要注重雙向性的服務(wù)形式，其手段一定要具備現(xiàn)代化，明確服務(wù)中的重點(diǎn)內(nèi)容，建立有效的評估服務(wù)系統(tǒng)，以此來監(jiān)督檢查檔案信息化服務(wù)的成效。電子檔案已經(jīng)成為電子政務(wù)上的重要形式之一，是政務(wù)信息重要體現(xiàn)手段，保證了電子檔案信息的真實(shí)性、安全性以及完整性，在信息化答案建設(shè)中要把電子檔案放在重點(diǎn)工作之一，加快數(shù)字化建設(shè)的腳步，讓檔案應(yīng)用信息化建設(shè)更加順利。

在醫(yī)院檔案資料中，信息化的建設(shè)也為其帶去了新的挑戰(zhàn)，醫(yī)院檔案信息化是適應(yīng)現(xiàn)在社會發(fā)展的必要性，讓醫(yī)院呈現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展?fàn)顟B(tài)。同時在人才、設(shè)備、安全上還存在少許問題，在檔案信息管理上沒有專業(yè)的人員進(jìn)行管理，在設(shè)備上沒有引進(jìn)新的設(shè)備，并對設(shè)備進(jìn)行定期維修，在信息管理上不是專業(yè)人員進(jìn)行管理，因此在查閱等方面沒有做好登記，導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)遺失的現(xiàn)象。有研究學(xué)家利用網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)建立管理平臺，加強(qiáng)對人才綜合素質(zhì)建設(shè)，制定合理制度等，讓醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展更加快速。

企業(yè)檔案信息化管理建設(shè)中，在信息化發(fā)展下企業(yè)檔案信息化建設(shè)已經(jīng)有了一定呈現(xiàn)，但是在基礎(chǔ)設(shè)施上還不夠完善。根據(jù)我國現(xiàn)有檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與企業(yè)中檔案標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行結(jié)合，制定出一個適合自身企業(yè)發(fā)展的準(zhǔn)則，另外還要把其它影響信息化建設(shè)的原因進(jìn)行考慮，如安全性、資金、應(yīng)用等方面。需要讓信息化建設(shè)的重點(diǎn)貫徹到企業(yè)會計檔案管理中。

檔案信息安全上，在進(jìn)行檔案信息共享的情況下，有時會遇到權(quán)限控制問題，要保證檔案信息的安全性也要保證其完整性，針對不同檔案的安全進(jìn)行不同訪問權(quán)限的設(shè)置，有效保證信息共享的隱私性與安全性能。一些相關(guān)人員提出了隱私信息制定方案：在信息訪問上進(jìn)行控制，和知識信息上匿名保護(hù)，不同的檔案信息資源可以有不同衡量標(biāo)準(zhǔn)。在組織方法與技術(shù)保護(hù)上可以進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整改進(jìn)，讓檔案信息可以得到安全保護(hù)。

目前我國檔案信息化研究處于快速發(fā)展階段，讓檔案信息化、人員素質(zhì)提升、檔案信息安全、企業(yè)檔案中形成結(jié)構(gòu)體系。從研究內(nèi)容上查看有理論上的研究，也有信息技術(shù)上的實(shí)踐研究；在學(xué)習(xí)、醫(yī)院、企業(yè)等多方面建設(shè)信息檔案研究，尋找出其中存在的問題：一是研究國內(nèi)行業(yè)檔案信息化建設(shè)研究，缺乏與相關(guān)檔案信息化分析研究成果進(jìn)行比較；二是在理論研究方面過多，在實(shí)踐應(yīng)用上的研究過少；三是研究的方法都是定性的模式為主，多使用歷史事件作為研究基礎(chǔ)，缺少了定量統(tǒng)計上的分析進(jìn)程；四是對檔案信息化評估上的研究過少，檔案信息化建設(shè)想要做到什么樣的程度，怎么樣進(jìn)行構(gòu)建評估上的指標(biāo)，以及在進(jìn)行評估研究上的缺乏。需要相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行深層次挖掘，讓我國檔案信息化建設(shè)可以順利進(jìn)行，并具備技術(shù)條件上的支持。

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（作者單位：嘉祥縣人力資源和社會保障局）