李曉雪

【摘要】在高校人事檔案信息管理系統(tǒng)工作環(huán)境下，人力資源管理工作效率將會大大提高，管理水平也將會得到本質(zhì)上的提升，需要得到更加足夠的重視和落實，它是人力資源管理中檔案工作的永恒主題，這樣才能充分展現(xiàn)其作用和價值，才能讓該項工作始終充滿生機和活力。高校相關人員要做好學校人事檔案信息管理系統(tǒng)的構建工作，優(yōu)化模塊設計，并確保良好地實現(xiàn)，這樣才能真正做好數(shù)字信息化科學管理，保障學校各項事業(yè)的有序開展。

【關鍵詞】人事管理 信息系統(tǒng) 模塊設計

【中圖分類號】TP311.52 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2018）16-0229-01

引言

高校人事管理信息化發(fā)展是時代發(fā)展的需要，高校應加強對人事管理信息系統(tǒng)設計工作有關問題的思考和研究，并采取有效措施不斷提高高校人事管理的信息共享和信息服務功能，使高校人事管理真正的實現(xiàn)信息化管理。

一、人事管理信息系統(tǒng)優(yōu)勢

高等學校人事管理信息系統(tǒng)是面對全部高校在職人員的，并結合高校人事管理的需求，按照實際人事信息管理和具體業(yè)務而開發(fā)的，是促使高等學校人事管理科學、正規(guī)化的首要前提。因此，開發(fā)系統(tǒng)有以下幾個需求：1、以高校人事管理所需為前提，實現(xiàn)科學、正規(guī)化的人事信息管理。2、側(cè)面幫助人事管理工作者有效且快速地完成人事管理的日常工作，包含建立新職工檔案，維護老職工數(shù)據(jù)信息等。3、協(xié)助校管理層領導高效率地獲取人事信息數(shù)據(jù)，提高決策速率及科學合理性，促使其更科學、更正規(guī)的管理。

二、高校人事檔案信息管理系統(tǒng)模塊的建立

1.人事管理部門的職權

一個明確的人事管理部門職權規(guī)定，是建立高校人事檔案信息管理系統(tǒng)模塊的基礎和前提。高校人事管理部門應該從學?，F(xiàn)實情況出發(fā)，做好人事管理方面的制度建設，制定科學合理的人才任用方案，如人才選拔、師資培養(yǎng)與考核獎懲、教職工任免、工資待遇、退休等，這些工作都會涉及到各種人事檔案信息，為了把這些信息能夠系統(tǒng)化地整理和保存，就應該進行先進的數(shù)字化管理，做好信息分類，進而科學地建立高校人事檔案信息管理系統(tǒng)的各模塊。

2.系統(tǒng)模塊的類型

在設置高校人事檔案信息管理系統(tǒng)的模塊時，應該全面考慮到人事管理部門的工作范圍和具體工作內(nèi)容，一般應該囊括以下幾大功能：1.學校機構檔案管理模塊學校機構是一個學校教學管理工作順利開展的組織保障。該模塊應該包括學校內(nèi)部各機構部門的以下內(nèi)容：基本信息（名稱、電話、人員編制、地址等）、機構設置檔案管理（高校黨群部門、教輔單位、行政部門和教學單位等）、組織結構圖例檔案（部門間職能關系結構，以直觀了解各部門間的行政關系）。2.教職工人員檔案管理模塊高校教職工人員檔案不但要包括在職員工信息，還不能遺漏離退休職工的信息。該模塊是整個系統(tǒng)最關鍵的部分，主要涵蓋以下內(nèi)容：基本信息檔案（姓名、性別、年齡、籍貫、學歷、出生日期、婚姻狀況、政治面貌、健康狀況等）、變動情況檔案（職務任免、職稱變動）、考核與獎懲檔案、培訓進修檔案（時間、學校、取得學位等）。3.人才招聘檔案管理模塊建立該模塊主要是為了便于應聘者可以進入學校的人才招聘檔案數(shù)據(jù)庫，主要包括：招聘計劃檔案（各部門用人計劃申報、核查批復結果，招聘的要求、人數(shù)及崗位）、應聘登記檔案（應聘者信息錄入、審查、登記、提交）、招聘處理檔案（公示錄用結果，被錄用者的檔案信息將會直接轉(zhuǎn)入高校的教職工人員檔案數(shù)據(jù)庫）。4.職稱評審與培養(yǎng)培訓：該模塊包括：職稱評審，教職工申報、材料審核、專家評審、結果管理等，以及優(yōu)秀教師的培養(yǎng)培訓，國內(nèi)大學訪學、基層實踐鍛煉和出國留學等。5.績效考核與工資福利：該模塊包括教職工的績效考核，年度考核，三年聘期期滿核等。并根據(jù)包和內(nèi)容確定工資福利，基本工資、績效工資及社保管理等。高校人事信息管理系統(tǒng)的設計與優(yōu)化，有利于實現(xiàn)基本的崗位管理。職工的崗位信息是人事管理的基本內(nèi)容，信息化管理系統(tǒng)能夠讓管理者利用權限，根據(jù)崗位的實際變動情況，對陳舊、錯誤信息進行刪除、更改，及時添加新信息，從而便于教職工以及學校領導的查閱。

三、高校人事檔案信息管理系統(tǒng)模塊的實現(xiàn)策略

1.登錄界面的實現(xiàn)

登錄界面是管理者、查詢者進入系統(tǒng)的大門，在優(yōu)化登錄界面的時候，管理者為了方便信息的查詢與修改，可以為登陸者設置使用權限，并通過權限進入到其他界面，以完成信息的查詢與修改。

2.學校機構檔案管理模塊的實現(xiàn)

要想訪問學校的機構檔案信息，需要用戶從主界面點擊進入學校機構檔案模塊，該模塊會把學校各部門的基本信息、機構設置、組織結構圖例等清晰地存放到列表中，若是點擊某部門的下屬信息，其包含內(nèi)容將會顯示在下一個子層級中。當需要新添加補充一個部門檔案信息時，可以通過該模塊工具欄中的“新增”按鈕來實現(xiàn)，創(chuàng)建一個對話框，鍵盤輸入新機構的名稱、新編代碼，以及其他完整的機構信息。當需要合并機構時，也可以點擊“合并”或“并轉(zhuǎn)”按鈕，實現(xiàn)多部門機構的自動合并，整合到同一個機構代碼中。

3.數(shù)據(jù)采集界面的實現(xiàn)

數(shù)據(jù)采集是收集人事信息，建立數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)大數(shù)據(jù)分析的前提。高校的教職工眾多，其人事信息變動也比較大，因此，管理者可以在數(shù)據(jù)采集界面為員工設置信息修改權限，如學歷學位、聯(lián)系方式、家庭住址等個人信息可以由職工自主完成填寫與修改，這樣既可以保證信息的準確性，也減輕了人事管理工作的負擔，提高了信息采集的效率。

4.教職工人員檔案信息管理模塊的實現(xiàn)

由于高校的教職工人員一般人數(shù)眾多，在教職工人員檔案信息管理界面就會包含很多內(nèi)容，這時就應該建立姓名檢索功能，便于用戶查找。該模塊應該分為基本信息、變動情況、考核與獎懲、學習進修三個子模塊。當點擊進入三級子模塊后，即可進行具體檔案信息瀏覽。當需要進行檔案信息變動時，應該及時地進行數(shù)據(jù)變更，進行相應的組檔和存檔，不能覆蓋原有檔案。

四、結束語

隨著社會的進步和發(fā)展，我們應利用科技手段來解決工作中的難題，解放雙手，提高質(zhì)量和效率，促使高校實現(xiàn)人事管理信息化，為在校教職工帶來便利。

參考文獻：

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