朱芙蓉

當今，隨著社會主義市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，企業(yè)經(jīng)營機制在進一步轉換，企業(yè)結構隨戰(zhàn)略在不斷轉型，企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展中的應用越來越廣泛；企業(yè)檔案對企業(yè)經(jīng)濟效益的貢獻越來越顯得重要。最大限度地挖掘和發(fā)揮企業(yè)檔案的潛在價值，為企業(yè)在激烈的市場競爭中不斷發(fā)展壯大服務，是企業(yè)檔案的根本。

企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式文件的集合，是企業(yè)各種職能活動的歷史記錄，是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。當今，隨著社會主義市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，企業(yè)經(jīng)營機制在進一步轉換，企業(yè)結構隨戰(zhàn)略在不斷轉型，企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展中的應用越來越廣泛；企業(yè)檔案對企業(yè)經(jīng)濟效益的貢獻越來越顯得重要。最大限度地挖掘和發(fā)揮企業(yè)檔案的潛在價值，為企業(yè)在激烈的市場競爭中不斷發(fā)展壯大服務，是企業(yè)檔案的根本。

下面本人結合自己的工作實踐，談談企業(yè)檔案的作用。

一、企業(yè)檔案之所以需要保存，有些檔案需永久世代流傳，是因為企業(yè)檔案有其特有的作用和價值

（一）企業(yè)檔案在市場營銷中起著舉足輕重的作用

施工企業(yè)承接工程，市場競爭激烈。投標資格預審時，需提供企業(yè)業(yè)績和項目經(jīng)理工程業(yè)績，這些就需要檔案部門提供真實有效證明材料，例如工程竣工驗收單、中標書、合同、項目經(jīng)理的任職文件等等。我司在承接上海某醫(yī)院大樓工程時，因該工程設計上使用了深基坑逆作法，屬于技術性較強的邀請招標，這樣就大大增加了投標難度，投標單位必須有類似的經(jīng)驗。我司調出了上海世貿濱江花園二期地庫北段和南段工程和武漢萬達廣場項目施工資料，在業(yè)主考察團來我司考察時，展示了該工程的施工檔案，這樣增加了業(yè)主在直觀和視覺上的沖擊力，可以使得業(yè)主在信任的基礎上做出趨向性選擇。把自己的資質和信譽度用檔案的形式展示出來，贏得了客戶的信賴，也為項目中標打下了很好的基礎。

（二）檔案工作在企業(yè)維權中起到了重人作用

在當今處處以“事實勝于雄辯”的年代，檔案在企業(yè)維權中的作用屢屢皆是。舉近兩年的例子來說，我司下屬的西南分公司于2010年與重慶百年同創(chuàng)房地產(chǎn)開發(fā)有限公司簽訂2份“線外城市花園”，可2011年到期卻不見交房，兩年交涉無果后，我司法務室利用公司的房產(chǎn)證向法院申請了財產(chǎn)保全，查封該房地產(chǎn)開發(fā)有限公司的相應財產(chǎn)，為企業(yè)贏回房產(chǎn)權奠定了基礎。利用檔案維權最多的還是利用檔案收回工程款或者維修保證金的案例。我司鄂城水泥廠項目因甲方拖欠尾款500余萬元，打了長達十年的官司，利用一切相關的檔案材料作證據(jù)于2012年終于結清收回尾款501.3萬元；廈門威豪酒店項目甲方拖欠工程款近2800萬元，最終利用檔案做關鍵證據(jù)在仲裁裁決中收回所有款項；廈門裕景豪庭花園工程的質保金近20萬元，5年保修期蓋滿甲方拒不付保修金，我司通過發(fā)律師函，拿出全部的工程檔案、合同、結算協(xié)議和“房屋建筑工程質量保修書”和大量的已收款憑證，甲方同意支付該項目全部保修金。據(jù)不完全統(tǒng)計，從2004年到2015年，我司利用檔案維權挽回的經(jīng)濟損失約計1.5億元。這些典型案例無疑說明了檔案在企業(yè)維護自己權益過程中的作用。

（三）檔案在企業(yè)文化建設領域具有重要作用

企業(yè)文化是指企業(yè)在長期的科研、生產(chǎn)、管理等方面形成了能為全體職工普遍接受和共同遵循的理想信念、價值觀念和行為準則，是市場經(jīng)濟條件下的微觀經(jīng)濟管理文化，是企業(yè)在經(jīng)營中形成的企業(yè)精神、經(jīng)營理念、價值觀念、文化氛圍以及廣大員工認同的道德規(guī)范、行為方式的總和。企業(yè)文化同企業(yè)檔案一樣，從企業(yè)創(chuàng)建開始就產(chǎn)生，忠實的記錄著企業(yè)的歷史發(fā)展軌跡。

首先，企業(yè)檔案通過真實的記錄，有心的積累和保存，把企業(yè)文化這種無形的東西化為有形，以檔案的形式例如圖表、文字、聲像、實物以及不同載體形式表現(xiàn)出來、直觀明了。

其次，企業(yè)檔案對于企業(yè)文化并非僅僅是簡單的原始記錄，而是對企業(yè)文化進行了鑒定、歸納和整理，“取其精華去其糟粕”，使檔案為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、發(fā)展戰(zhàn)略等提供技術信息等各項服務，成為企業(yè)發(fā)展的重要組成部分和無形資產(chǎn)。

最后，企業(yè)檔案在傳承企業(yè)文化，宣傳企業(yè)發(fā)展和贏得社會共鳴中起到了非凡的作用。 “以史為鑒可以知興衰”，時光帶走了歲月，但是留下了見證，檔案見證著企業(yè)從創(chuàng)建雛形到今天輝煌走過的歷程。

二、目前企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

檔案在企業(yè)市場營銷、利益維權、以及企業(yè)文化等各領域中起著巨大的作用?？蓹n案管理目前普遍存在一些現(xiàn)象，歸納起來如下：第一、檔案意識不強、檔案管理還不足以得到重視。上到企業(yè)領導下到普通員工，多數(shù)人覺得檔案是檔案員們的事情，崗位工作被認為是一個誰都能代替的工作，甚至被定義為是一些狹窄的具體的庫房保管業(yè)務，從而檔案崗位任職資格較低，人員流動性較大、檔案數(shù)據(jù)質量不具備全員性和全過程性的保障，從而使大量數(shù)據(jù)存在失控、失存和失用的現(xiàn)象；第二，傳統(tǒng)的手工模式和現(xiàn)代化管理不夠融合。隨著檔案大數(shù)據(jù)的產(chǎn)生，信息技術的普及和使用，檔案的手工管理方式與現(xiàn)代化管理方式的共存以及集成有了沖突。目前檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)項目管理系統(tǒng)存在接口不良，數(shù)據(jù)不可兼容，無形中增加了檔案員的工作量，也就是項管系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不可在工程竣工后直接轉換到檔案管理系統(tǒng)，檔案員必須在項目資料過程中輸入項目管理系統(tǒng)，隨后在竣工歸檔中再次重復輸入檔案管理系統(tǒng)；第三、檔案管理不夠精細、流于形式，存在著面子工程現(xiàn)象。檔案收集是“你交什么，我收什么”，而不是“我要什么，你交什么”，真正核心的檔案分散在有關部門或個人手中，無形中形成了“有存無取”的檔案，從而降低了檔案管理的科學性和有效性。

三、企業(yè)檔案工作的走勢

近年來，隨著經(jīng)濟社會快速發(fā)展，企業(yè)內外環(huán)境急劇變化，企業(yè)檔案不再是人們想象的“解體”，而是要呈現(xiàn)一些新的發(fā)展趨勢。

1.檔案信息含量高層次化。人們需要將企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動產(chǎn)生的檔案通過科技先進手段進行傳遞信息，必然需求高層次的檔案信息，對企業(yè)檔案的鑒定、歸檔、利用等方面提出了更高的要求。

2.檔案信息網(wǎng)絡化。企業(yè)檔案通過內部網(wǎng)絡和外部專業(yè)網(wǎng)絡互通信息，建立多層次檔案信息網(wǎng)絡。第一，企業(yè)與上下級互通檔案信息，隨時溝通檔案信息狀態(tài)，企業(yè)內部及時查詢檔案信息，部門之間工作協(xié)調；第二，企業(yè)兄弟單位保持聯(lián)系，互通有無，必要時共享檔案信息資源；第三，實行電子檔案管理，與同行業(yè)系統(tǒng)網(wǎng)絡連接，相互取長補短，共同進步，達到與社會和諧狀態(tài)。

3.檔案經(jīng)濟一體化。檔案不再僅僅為服務而服務，檔案與企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展融合在一起。一方面企業(yè)的發(fā)展會產(chǎn)生大量的新載體的檔案，需要檔案部門精心保存與利用。另一方面企業(yè)各項經(jīng)濟行為對檔案的依賴性日益加強，如法制經(jīng)濟需要檔案為憑據(jù)，企業(yè)生產(chǎn)建設需要檔案保駕護航，企業(yè)提高效益需要發(fā)揮檔案潛在生產(chǎn)力效能。

總之，企業(yè)檔案與企業(yè)發(fā)展息息相關，企業(yè)檔案記錄企業(yè)發(fā)展和前進的步伐。隨著企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)檔案需要提供更高效更全面的服務，為此檔案員要分析研究企業(yè)發(fā)展動態(tài)，創(chuàng)新工作思路，規(guī)范企業(yè)檔案管理，更大程度發(fā)揮檔案在企業(yè)發(fā)展中的重大作用。