盧亞光 曹莉

摘 要：職業(yè)院校的檔案管理工作受信息技術(shù)發(fā)展的影響，逐漸向深入信息化的方向發(fā)展。運(yùn)用信息技術(shù)管理職業(yè)院校的檔案，有助于檔案管理準(zhǔn)確性的提高。職業(yè)院校檔案信息化工作的推進(jìn)要努力爭取院校領(lǐng)導(dǎo)的支持，增加資源投入，完善檔案信息管理規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)。

關(guān)鍵詞：職業(yè)院校檔案管理；信息化；應(yīng)用

檔案信息化是我國當(dāng)前檔案管理事業(yè)發(fā)展的趨勢。職業(yè)院校的檔案管理工作要引入新技術(shù)、新理念與新方法，利用先進(jìn)的信息技術(shù)，深化檔案管理的信息化，提升職業(yè)院校檔案管理的水平，合理挖掘、利用職業(yè)院校的資源，輔助職業(yè)院校完善管理工作。

一、當(dāng)前職業(yè)院校檔案管理存在的問題

1.對檔案管理不夠重視

職業(yè)院校檔案管理信息化對有效利用職業(yè)院校的信息資源、合理分配資源有重要的作用。但在實際工作中，職業(yè)院校的管理者對檔案管理信息化工作不夠重視，未能認(rèn)識到檔案管理與信息化工作在職業(yè)院校管理中的作用，將檔案管理工作看作是技術(shù)含量較低的附屬工作，忽略其作用，不愿開發(fā)信息資源提升檔案管理工作的實效。

2.管理手段落后

大多數(shù)職業(yè)院校因為資金不足、管理隊伍能力不足、信息化建設(shè)工作開展遲緩等問題，影響了檔案管理的效率。目前，我國對于檔案管理工作大多采用手工操作，信息化建設(shè)一直較為落后，制約了檔案管理信息化的發(fā)展。部分職業(yè)院校利用計算機(jī)管理檔案，但是僅限于在人工管理的基礎(chǔ)上增加了計算機(jī)設(shè)備，未能真正完成檔案管理信息化進(jìn)程。

3.檔案管理人員素質(zhì)有待提高

當(dāng)前許多職業(yè)院校具備了一定的檔案管理能力，也有專業(yè)的檔案管理隊伍。但是檔案管理人員的素質(zhì)還有待提高。管理人員專業(yè)素養(yǎng)缺乏，成為制約職業(yè)院校檔案管理發(fā)展的重要因素。職業(yè)院校的檔案管理隊伍，結(jié)構(gòu)不合理，人員素質(zhì)參差不齊，無法完成科學(xué)高效的檔案管理工作，更無法在信息技術(shù)不斷發(fā)展的當(dāng)下實現(xiàn)檔案管理的信息化進(jìn)程。

二、職業(yè)院校檔案管理信息化建設(shè)的必要性

職業(yè)院校檔案信息的供求之間存在矛盾。職業(yè)院校的檔案管理工作一直以來不受重視，未能妥善進(jìn)行信息化進(jìn)程，導(dǎo)致人們在應(yīng)用檔案信息時的要求無法得到滿足，違背了檔案管理的初衷，也浪費(fèi)了檔案管理資源。

信息時代對檔案管理人員的素質(zhì)提出了新的要求?，F(xiàn)代社會技術(shù)不斷革新發(fā)展，檔案管理人員的技能和意識如不適應(yīng)社會發(fā)展，則無法推動職業(yè)院校檔案信息化工作。另外，僅依靠人工管理檔案，已經(jīng)無法滿足當(dāng)前信息社會環(huán)境下的檔案管理需要，也無法滿足人們對于檔案查閱、分析、調(diào)用方面的應(yīng)用要求。因此，在職業(yè)院校開展檔案管理信息化工作是非常有必要的。

三、職業(yè)院校檔案管理信息化的建議

1.增強(qiáng)對檔案管理信息化的重視程度

職業(yè)院校的檔案管理信息化需要院校管理者提高重視，帶著責(zé)任心與緊迫感，不斷推動檔案管理信息化進(jìn)程。當(dāng)前職業(yè)院校的各項工作都在向著信息化方向發(fā)展，增長速度非常快。隨著職業(yè)院校學(xué)生的增加，對學(xué)生檔案調(diào)取利用的需求相應(yīng)增加，對檔案的分類、編目、排列、檢索提出了更高的要求，如果仍然采用手工操作，會嚴(yán)重影響工作效率。職業(yè)院校應(yīng)加強(qiáng)檔案管理信息化進(jìn)程，提高工作能力與工作效率。

2.加大資源投入

職業(yè)院校檔案信息化管理需要院校領(lǐng)導(dǎo)給予足夠的重視，提供相應(yīng)資源，包括資金、新型信息化設(shè)備、檔案管理軟件的研發(fā)及投入使用、人力資源投入等。檔案管理的信息化進(jìn)程需要人力、物力、時間、技術(shù)、資金等多方面的投入，職業(yè)院校應(yīng)立足自身檔案信息化需求，根據(jù)自身資源條件，最大限度地支持檔案管理信息化工作，推動檔案管理信息化進(jìn)程。

3.保障檔案安全

隨著檔案管理的信息化不斷加深，檔案信息的查閱，調(diào)用更加方便。但是也要注意因此帶來的安全問題。當(dāng)前，安全問題成為管理工作的重點(diǎn)。檔案管理有獨(dú)有的特點(diǎn)，保密性較強(qiáng)。檔案管理信息化的工作不僅在于科學(xué)管理檔案，也在于保護(hù)檔案安全。檔案管理人員應(yīng)提高安全意識，注重對檔案安全方面的信息化建設(shè)，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提高檔案管理的安全性。

四、結(jié)語

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化建設(shè)是當(dāng)前社會檔案管理的主要趨勢，也是職業(yè)院校檔案管理工作的主流方向。職業(yè)院校要認(rèn)識到檔案信息化管理的重要性，認(rèn)真面對其復(fù)雜性，系統(tǒng)地提升職業(yè)院校檔案信息化管理的能力，促使檔案管理跟上科技發(fā)展與時代進(jìn)步的步伐。

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作者簡介：盧亞光（1978— ），山東濰坊人，本科，研究方向：檔案管理。