方曉華

摘 要：在事業(yè)單位的管理過程中，檔案管理是一項(xiàng)十分重要的工作，它具備一定的基礎(chǔ)性，能夠保證事業(yè)單位穩(wěn)定運(yùn)行，為相關(guān)決策的制定提供主要的參考依據(jù)。本文論述了新形勢下事業(yè)單位檔案管理特點(diǎn)和信息化管理改革的必要性，分析了存在的問題，提出了相應(yīng)的對策。

關(guān)鍵詞：新形勢；事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新；服務(wù)模式研究

對于事業(yè)單位本身來講，檔案能夠準(zhǔn)確記錄事業(yè)單位開展社會活動和過程中的所有資料，因此，加強(qiáng)檔案管理工作，能夠保證事業(yè)單位穩(wěn)定運(yùn)行。從我國事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀可以看出，檔案管理工作期間還存在著一些問題，這些問題影響了事業(yè)單位的發(fā)展。

1、新形勢下事業(yè)單位檔案管理特點(diǎn)以及信息化管理改革的必要性

在新形勢背景下，信息化社會進(jìn)程有了明顯加快，事業(yè)單位檔案管理發(fā)展迅速，其中主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

第一，事業(yè)單位檔案整理不但可以減少檔案管理工作的成本費(fèi)用，同時(shí)還能夠提升工作效率，意義重大。另一方面，檔案管理工作的有效開展，從一定程度上增加了部門之間的交流和溝通，保證了檔案管理工作質(zhì)量。

第二，所謂事業(yè)單位檔案管理信息化，主要是指在管理事業(yè)單位檔案的時(shí)候，通過建立信息技術(shù)和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案虛擬化、信息化的處理，使其服務(wù)職能更加具備高效率。同時(shí)，事業(yè)單位檔案管理化的建立和發(fā)展具有一定的必然性。

首先，現(xiàn)代數(shù)字化信息技術(shù)有了明顯改進(jìn)，其性能良好，被逐漸應(yīng)用到了各個(gè)行業(yè)的發(fā)展中，它可以解決檔案管理工作面臨的各種問題，從中可以看出，事業(yè)單位檔案管理信息化是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然需求。再者，目前，事業(yè)單位還處于發(fā)展中階段，其中最為關(guān)鍵的一點(diǎn)便是現(xiàn)代單位制度的改進(jìn)，其改進(jìn)過程少不了信息化平臺系統(tǒng)的支撐，這為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)提供了很大的幫助。因此，事業(yè)單位檔案管理信息化能夠順應(yīng)事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展。

第三，以往傳統(tǒng)的檔案管理方式比較單一，流程混亂，為信息資料的整體增加了一定的難度，尤其是在查詢相關(guān)歷史信息的時(shí)候，經(jīng)常發(fā)生資料不完整等情況，通過將信息化引進(jìn)事業(yè)單位檔案中去，可以有效解決上述現(xiàn)象。所以，事業(yè)單位檔案管理信息化是開展檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢。

2、我國事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

檔案主要記載事業(yè)單位建立和發(fā)展過程，它能夠明確體現(xiàn)出單位的本身性質(zhì)、工作內(nèi)容、發(fā)展水平等，檔案管理是否具備科學(xué)性，直接決定了事業(yè)單位能否穩(wěn)定運(yùn)行。從當(dāng)前我國事業(yè)單位檔案管理實(shí)際情況來看，存在的問題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

2.1檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提升

檔案管理本身是一項(xiàng)系統(tǒng)性高。專業(yè)性好的工作，它對于專業(yè)人員有著十分嚴(yán)格的要求，明確要求人員不但掌握完整的管理知識，同時(shí)還具備良好的素質(zhì)?？墒牵瑥膶?shí)際情況來看，大多數(shù)檔案人員一人都是身兼數(shù)職，或者由于待遇問題工作起來不積極，在此種現(xiàn)狀下，檔案管理部門便出現(xiàn)了專業(yè)人員缺乏等情況，并且有的檔案管理人員僅僅依靠自身以往經(jīng)驗(yàn)來開展工作，自身缺少專業(yè)性知識，對于檔案管理的文件內(nèi)容、基本操作流程不了解，在對檔案進(jìn)行分類、整理以及保存上，操作不熟練，甚至出現(xiàn)沒有及時(shí)將檔案歸檔的情況，導(dǎo)致工作效率不高。

2.2沒有全面認(rèn)識到檔案管理工作的重要性

其實(shí)，合理的開展檔案管理工作能夠從很大一方面上提升事業(yè)單位的發(fā)展速度和效率，但是受固有認(rèn)識因素的影響，長時(shí)間以來，事業(yè)單位一直將工作重點(diǎn)放在服務(wù)性業(yè)務(wù)中，對于檔案管理工作的重要性認(rèn)識不充分，不了解相關(guān)內(nèi)容?；趯n案管理這一工作的認(rèn)識，大多數(shù)事業(yè)單位人員單純的認(rèn)為檔案管理并不能提升單位經(jīng)濟(jì)效益，因此，這種錯誤的理念使得事業(yè)單位在檔案管理工作上人力和物力投入力度不足，檔案管理工作效率降低。另外，檔案管理工作比較枯燥，在監(jiān)督力度不足的情況下，檔案人員沒有遵循檔案管理規(guī)定內(nèi)容實(shí)行整理工作，檔案管理需要的財(cái)力、物力以及人員都缺少相應(yīng)的保證，所以，從一定程度上限制了檔案管理工作的開展。

2.3檔案管理方法不具備科學(xué)性

在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)逐漸在事業(yè)單位中的檔案管理系統(tǒng)中受到了廣泛應(yīng)用，但是各個(gè)單位再利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，并沒有同步落實(shí)好電子檔案管理，沒有制定和檔案管理工作相同的電子檔案管理專業(yè)型人才、計(jì)算機(jī)和設(shè)備等，即便構(gòu)建了電子檔案管理系統(tǒng)，可是在職的檔案管理人員不能熟練進(jìn)行操作，使得檔案管理工作缺少合理性，應(yīng)用水平低下。

3、新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新及服務(wù)模式改革

對于事業(yè)單位檔案管理工作中存在的各種各樣的問題，加大人才培養(yǎng)力度、引進(jìn)新型的檔案管理技術(shù)，并且提升事業(yè)單位內(nèi)部人員對檔案管理工作的重視力度，是事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新和服務(wù)模式改革的重點(diǎn)。

3.1提升檔案人員整體素質(zhì)

從某些情況來看，檔案管理人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)水平和工作表現(xiàn)對檔案管理效率以及質(zhì)量有著很大的影響，因此，事業(yè)單位要培養(yǎng)工作人員素質(zhì)，在建設(shè)制度的基礎(chǔ)上，制定和檔案工作管理相符合的崗位制度，不斷提高檔案管理人員工作水平，加大教育力度，定期對人員實(shí)施培訓(xùn)工作，在遵循學(xué)以致用的原則上，培養(yǎng)出更加專業(yè)的專業(yè)型人才。另外，對于檔案管理人員本身來講，可以采取自學(xué)的方法來掌握知識點(diǎn)，熟悉檔案管理基本流程，注重工作效率和質(zhì)量的全面提升。檔案管理部門也要尋求有效的管理方式，保證工作穩(wěn)定開展。

3.2加大對檔案管理的重視力度

在事業(yè)單位開展過程中，檔案工作是實(shí)施各項(xiàng)業(yè)務(wù)的關(guān)鍵，要想提升事業(yè)單位整體工作效率，保證其穩(wěn)定運(yùn)行，加強(qiáng)檔案管理是很有必要的。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)全面認(rèn)識到，檔案對單位各項(xiàng)工作以及員工活動的基本記錄，運(yùn)用檔案，能夠有效監(jiān)督單位人員以及各個(gè)工作流程，從而為后續(xù)工作評價(jià)、決策以及改進(jìn)方案的制定提供主要的依據(jù)。另外，還要加強(qiáng)檔案管理人員的教育工作，根據(jù)檔案管理實(shí)際情況借鑒其它事業(yè)單位新型的檔案管理工作理念，不斷增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任心，全方面分析檔案管理工作新形勢，逐漸完善自身工作水平，使檔案管理工作呈現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展方向。

3.3完善檔案管理方法

對于事業(yè)單位而言，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化檔案管理制度的執(zhí)行力度，建立和自身發(fā)展情況相符合的檔案管理制度，各個(gè)部門領(lǐng)導(dǎo)人員做好帶頭作用，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的制度內(nèi)容實(shí)施工作，管理好人員。同時(shí)，在檔案管理部門中，工作人員應(yīng)當(dāng)樹立良好的創(chuàng)新意識和服務(wù)意識，使每個(gè)人都可以利用現(xiàn)有的信息化資源，高效率的完成檔案管理工作。此外，還可以把檔案信息化引進(jìn)工作日程中去，為單位檔案部門配置專門的信息化設(shè)備，在此基礎(chǔ)上，對人員開展計(jì)算機(jī)知識培訓(xùn)工作，使其熟練使用各項(xiàng)技術(shù)。

4、結(jié)語：

檔案在事業(yè)單位工作中的價(jià)值不言而喻。在時(shí)代發(fā)展背景下，事業(yè)單位要根據(jù)發(fā)展需求，不斷培養(yǎng)人才和更新觀念，以此推動事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理模式的創(chuàng)新，保證其穩(wěn)定發(fā)展。

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