李宇欣

[摘 要] 隨著全球信息化步伐的不斷加快，對(duì)檔案管理的要求也越來(lái)越高。為了適應(yīng)新時(shí)代的要求，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、合理及有效的管理至關(guān)重要。而檔案管理工作也是管理工作中必不可少的一環(huán)，做好相關(guān)的管理工作不僅能夠使檔案信息傳遞得更加快速、便捷，更主要的是檔案的科學(xué)化管理水平也是一個(gè)城市文化底蘊(yùn)的體現(xiàn)。從科學(xué)管理檔案工作的意義入手，簡(jiǎn)單探討了能夠有效提高管理水平的科學(xué)、合理的路徑。

[關(guān) 鍵 詞] 檔案管理；科學(xué)化；重要意義；路徑探索

[中圖分類(lèi)號(hào)] G717 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2018）02-0204-01

就我國(guó)目前檔案管理的情況來(lái)看，這項(xiàng)管理工作仍然存在一些問(wèn)題。另外，因?yàn)闄n案所記載的信息具有抽象性、動(dòng)態(tài)性，因此，在對(duì)其進(jìn)行管理的時(shí)候就需要考慮它的具體表現(xiàn)形式，從而方便人們的閱讀與理解。當(dāng)然，檔案所記載的信息十分復(fù)雜，不僅包括文字、圖片等內(nèi)容，還包括聲音這些要素。所以，提高檔案管理工作的科學(xué)性、有效性十分必要。

一、科學(xué)管理檔案的重要意義

檔案最主要的特點(diǎn)就是能夠真實(shí)記錄各種信息，因此，檔案的應(yīng)用與管理都必須謹(jǐn)慎操作，不管是國(guó)家事業(yè)單位還是一些私營(yíng)企業(yè)在建立內(nèi)部工作信息的時(shí)候都需要完善檔案管理制度。現(xiàn)階段的檔案管理已不是簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的人工管理，而是傾向于以信息技術(shù)為支持的電子文獻(xiàn)。除此之外，通過(guò)檔案收集市場(chǎng)以及各界信息也越來(lái)越方便，比如說(shuō)市場(chǎng)的行情以及國(guó)家的政策制度等。當(dāng)然，檔案中所記載的各種信息也是企業(yè)乃至國(guó)家進(jìn)行戰(zhàn)略決策的主要依據(jù)。所以，不管從什么方面考慮，提高檔案管理工作的科學(xué)化水平都十分重要。

從企業(yè)方面來(lái)講，市場(chǎng)環(huán)境瞬息萬(wàn)變，為了加強(qiáng)企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)能力，依據(jù)檔案所提供的信息完善企業(yè)內(nèi)部戰(zhàn)略規(guī)劃十分關(guān)鍵。而目前我國(guó)檔案管理工作卻面臨著很多難題，一方面是因?yàn)楝F(xiàn)階段的社會(huì)信息量大，而另一方面則是因?yàn)榭茖W(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，使信息變更以及技術(shù)更新的速度加快。企業(yè)在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候難免會(huì)因此而錯(cuò)失良機(jī)。除此之外，傳統(tǒng)的檔案管理工作在實(shí)際應(yīng)用的時(shí)候也難以滿(mǎn)足企業(yè)對(duì)信息的需求，為了改變這種狀況，加強(qiáng)科學(xué)化的檔案管理工作勢(shì)在必行。

二、提高檔案管理工作科學(xué)化水平的途徑

科學(xué)、合理的檔案管理工作對(duì)一個(gè)企業(yè)、一個(gè)社會(huì)乃至一個(gè)國(guó)家的發(fā)展都至關(guān)重要，因此，文章接下來(lái)就詳細(xì)闡述提高檔案管理工作科學(xué)化水平的有效方法。

（一）樹(shù)立先進(jìn)的管理理念，建立完善的管理機(jī)制

擁有先進(jìn)的管理理念是一切的基礎(chǔ)，檔案管理自然也不例外。先進(jìn)的管理理念也是將檔案管理工作科學(xué)化、系統(tǒng)化的前提條件。為了保證檔案管理工作的順利進(jìn)行，在對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候必須做好歸檔、使用、保密等工作，當(dāng)然，科學(xué)化的管理制度還應(yīng)當(dāng)包含獎(jiǎng)懲機(jī)制。另外，“分層建檔，集中管理”的管理模式也必須得到建立健全，除了需要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案進(jìn)行主管之外，還必須安排專(zhuān)業(yè)的管理人員從旁協(xié)助，負(fù)責(zé)檔案的管理。

（二）加快檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化建設(shè)

隨著時(shí)代的進(jìn)步與科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案的信息化也不可避免。雖然我國(guó)以前所采用的記錄檔案的方式都是通過(guò)紙張，但是，隨著現(xiàn)代化步伐的加快以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，電子版的文獻(xiàn)也逐漸替代了紙張檔案。因此，為了保證現(xiàn)階段檔案管理工作的科學(xué)性、有效性，必須加快這種工作的信息化以及現(xiàn)代化建設(shè)，并且在此基礎(chǔ)上，建立完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，從而方便人們的查閱與記錄。除此之外，檔案管理工作中檢索系統(tǒng)也必須得到加強(qiáng)。

（三）提高管理人員的能力

一般來(lái)講，檔案管理工作的難度決定了管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，為了加強(qiáng)科學(xué)化的檔案管理水平，必須要求管理人員熟練掌握各種先進(jìn)工具的操作方法。當(dāng)然，檔案存在的目的就是為人們提供真實(shí)、準(zhǔn)確的信息，而管理人員所掌握的專(zhuān)業(yè)技術(shù)則能為咨詢(xún)者提供最合理、最具有針對(duì)性的建議，從而使檔案中所記載的信息得到最大化利用。

（四）轉(zhuǎn)變檔案管理工作的服務(wù)方式

隨著檔案資料的不斷增多，使用檔案的人們也越來(lái)越多，而傳統(tǒng)的服務(wù)方式已經(jīng)不能夠滿(mǎn)足人們對(duì)檔案信息資料的需求，因此，為了進(jìn)一步提高檔案管理工作的科學(xué)性，必須轉(zhuǎn)變這種服務(wù)方式，比如說(shuō)將部分檔案管理的權(quán)限進(jìn)行下放。檔案存在的主要目的是滿(mǎn)足人們的需求，如今最方便快捷的方法就是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此，檔案管理的服務(wù)平臺(tái)可以向網(wǎng)絡(luò)咨詢(xún)平臺(tái)的方向發(fā)展，這樣既節(jié)省了時(shí)間又節(jié)約了檔案所占據(jù)的空間。

檔案管理工作不僅關(guān)系到一個(gè)企業(yè)的發(fā)展，還會(huì)對(duì)國(guó)家造成一定的影響，提高其科學(xué)化水平十分必要。隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的愈演愈烈，檔案管理工作也受到了極大的挑戰(zhàn)，尤其是現(xiàn)階段科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，也影響到了檔案管理工作的質(zhì)量。檔案管理工作也迎來(lái)了自己的機(jī)遇，從管理模式到管理理念，再到管理制度，科學(xué)有效的管理機(jī)制已經(jīng)日益完善。

參考文獻(xiàn)：

朱建華.面向大數(shù)據(jù)的檔案信息資源服務(wù)與利用[J].信息與電腦，2014（8）.