黃詩雯

采購業(yè)務(wù)是企業(yè)控制營運成本、持續(xù)盈利的重要環(huán)節(jié)，利用SAP系統(tǒng)強大的功能來完善企業(yè)采購業(yè)務(wù)，在企業(yè)中備受推崇。本文結(jié)合SAP系統(tǒng)中采購業(yè)務(wù)的特點，對SAP系統(tǒng)的采購業(yè)務(wù)存在的問題，提出一些思考并嘗試提出相關(guān)對策，以提高SAP系統(tǒng)在企業(yè)的運行效率。

ERP SAP 采購業(yè)務(wù)

SAP Business ByDesign簡介

SAP為了打開中小企業(yè)的市場，抓住中小企業(yè)的特點，有針對性的研發(fā)出一套最完善、適應(yīng)能力最強，貼近市場需求的業(yè)務(wù)解決方案SAP BusinessByDesign。企業(yè)可以借助SAP BusinessByDesign方案，迅速獲得實現(xiàn)目標(biāo)所需的統(tǒng)一業(yè)務(wù)過程的控制力。它將企業(yè)的各項運營流程緊密聯(lián)系在一起，使企業(yè)能達成目標(biāo)、完善財務(wù)流程、關(guān)注客戶、管理職工隊伍、整合供應(yīng)鏈、操作智能化，并實現(xiàn)完全合規(guī)性。SAP BusinessByDesign能幫助提高業(yè)務(wù)的透明度和可支配性，與此同時保證流程更加簡化，擴大職工和管理者的操作空間，從而提高企業(yè)靈活性與敏捷性。

SAP Business ByDesign采購業(yè)務(wù)簡介與相關(guān)流程

（1）采購業(yè)務(wù)簡介

SAP的采購業(yè)務(wù)循環(huán)主要涉及到物料需求計劃（Material RequirementsPlanning）。SAP的采購業(yè)務(wù)可以識別和選擇合適的新供應(yīng)商以及管理與現(xiàn)有供應(yīng)商的關(guān)系以滿足公司的日常采購需求。從最合適供應(yīng)商的識別和選擇到最終與選定供應(yīng)商談判采購合同和創(chuàng)建相應(yīng)采購合同。

（2） SAP Business ByDesign采購業(yè)務(wù)流程

在ALMIKA公司的采購部門實習(xí)的階段，對采購流程總結(jié)如下：

ALMIKA是專門生產(chǎn)和銷售商用和私人應(yīng)用加熱器的公司。采購經(jīng)理在海外貿(mào)易展覽會上發(fā)現(xiàn)一種新的太陽能鍋爐，并將太陽能加熱系統(tǒng)添加到ALMIKA的產(chǎn)品組合中。

首先得到ALMIKA產(chǎn)品及其供應(yīng)商的概述，了解ALMIKA的產(chǎn)品組合和供應(yīng)商。使用SAP Business ByDesign的分析選項，來得到最暢銷的產(chǎn)品和供應(yīng)商的概述。

其次，在一個電子市場產(chǎn)品目錄的太陽能鍋爐提供研究。在選擇一個產(chǎn)品，創(chuàng)建它在SAP Business ByDesign和分配一個產(chǎn)品類別。在成功地創(chuàng)建產(chǎn)品之后，可以在供應(yīng)商目錄中為您的新材料找到新的供應(yīng)商進入系統(tǒng)。新產(chǎn)品是從兩個不同的供應(yīng)商采購的，整個采購量將由兩份合同負責(zé)，因此，一份此類合同的報價請求將被啟動發(fā)送給潛在供應(yīng)商。

進入AMS和外國供應(yīng)商通過郵寄提交剛剛創(chuàng)建的RFQ報價。之后，雙方簽訂合同。談判了特殊的付款條件之后，增加合同，然后下達它。但是在合同成立的時候，首先必需得到經(jīng)理的批準(zhǔn)，狀態(tài)將從正在進行變成發(fā)布。

接管物料計劃（MRP和可用性檢查），需要輸入與物料清單相關(guān)的計劃和發(fā)票數(shù)據(jù)，執(zhí)行物料的供應(yīng)計劃過程并創(chuàng)建購買建議，購買建議將通過自動操作運行在SAP Business ByDesign自動釋放，發(fā)行將導(dǎo)致從供應(yīng)計劃轉(zhuǎn)移到采購，生成的購買請求在被批準(zhǔn)之后，就可以開始訂購了。

采購訂單通過RFQ的方式發(fā)送，貨物幾天之后到底，。將在SAP BusinessByDesign系統(tǒng)收貨發(fā)貨通知記錄，入庫貨物由倉庫工人帶到相應(yīng)的物流區(qū)，最后進入SAP Business ByDesign中開出發(fā)票。

對SAP采購業(yè)務(wù)的思考

在一個企業(yè)中，企業(yè)物資的重點人口部門便是采購部門。采購部門與各個部門都有密切的關(guān)系，與生產(chǎn)部門、財務(wù)部門和倉庫部門的業(yè)務(wù)聯(lián)系是根據(jù)生產(chǎn)計劃和物料需求計劃制定采購計劃，并形成用款計劃交財務(wù)；再發(fā)出采購訂單，供應(yīng)商按照計劃發(fā)貨，倉庫部門根據(jù)訂單收料，安排檢驗，辦理入庫，財務(wù)根據(jù)發(fā)票形成應(yīng)收款。

SAP系統(tǒng)的采購業(yè)務(wù)雖然邏輯嚴(yán)密、自動化程度高，但是由于對數(shù)據(jù)的過分依賴，導(dǎo)致對公司操作人員的素質(zhì)和能力要求較高，進而增加了采購業(yè)務(wù)內(nèi)部監(jiān)管的難度。雖然SAP系統(tǒng)將不同的職務(wù)權(quán)限分配給各個不相容的崗位，再有這些人員去執(zhí)行。例如采購申請根據(jù)采購物料的金額和性質(zhì)分別交給不同權(quán)限的人員審批，付款與申請付款權(quán)限相分離，財務(wù)部門需要在其他部門提交付款申請，審核通過之后，才能付款，通過這樣的方式對企業(yè)資產(chǎn)進行保護。但采購業(yè)務(wù)有其業(yè)務(wù)性質(zhì)的特殊性，涉及到個人或部門的相關(guān)利益，在執(zhí)行采購業(yè)務(wù)過程中，一些決策的判斷是否正確與參與工作人員的能力與經(jīng)驗相關(guān)性很大。

針對這些問題，提出-些對策。首先，企業(yè)管理層必需強化對SAP系統(tǒng)的認識，管理和把握好各個部門的協(xié)調(diào)合作，加強對操作人員的技術(shù)培訓(xùn)和思想指導(dǎo)。其次，根據(jù)SAP的流程和企業(yè)實際情況建立相應(yīng)的管理制度，并且對管理制度的規(guī)范運行進行監(jiān)督。最后是對采購人員進行SAP操作和流程的培訓(xùn)，使采購人員對SAP采購業(yè)務(wù)產(chǎn)生真正的理解，加強對員工的監(jiān)督，避免人員疏忽和操作錯誤，降低數(shù)據(jù)差錯。

結(jié)論

在當(dāng)下信息時代，ERP軟件的應(yīng)用越來越普及。因為采購業(yè)務(wù)的敏感和特殊性，歷來是企業(yè)關(guān)注的重中之重，即使在計算機代替人工的環(huán)境下，也不能忽視采購業(yè)務(wù)的風(fēng)險性。本文通過對ALMIKA公司SAP系統(tǒng)采購業(yè)務(wù)的梳理，提出來對采購業(yè)務(wù)的思考，并提出一些對策。對于實施SAP項目的企業(yè)來說，進一步完善采購業(yè)務(wù)流程，提高對企業(yè)采購的管理，對于有效的控制采購成本，提高企業(yè)盈利水平，都是具有一定現(xiàn)實意義的。

[1]公維軍.淺析SAP系統(tǒng)的采購業(yè)務(wù)內(nèi)控探討[J].中國集體經(jīng)濟.2017（11）

[2]陶如純.SAP環(huán)境下S公司應(yīng)付賬款流程內(nèi)部控制研究[D].江蘇大學(xué).2016

[3]曹晰，浦曲.基于SAP的采購系統(tǒng)設(shè)計[J].長春師范學(xué)院學(xué)報.2013（04）

[4]陸海平.SAP與采購系統(tǒng)的集成研究與設(shè)計[D].上海交通大學(xué).2013

[5] SAP Business ByDesign功能概要

[6]基于SAP采購系統(tǒng)設(shè)計——曹晰

[7]淺析SAP系統(tǒng)的采購業(yè)務(wù)內(nèi)控探討——公維軍