馬睿

[摘要] 隨著科技的不斷更新與進步，信息化建設與發(fā)展越來越受到更多組織的認可與應用，且對于公立醫(yī)院檔案管理來說，傳統(tǒng)以人工為主的檔案管理模式無法繼續(xù)適應檔案管理新要求。該文結合公立醫(yī)院檔案管理的信息化特征，簡單闡述其信息化建設優(yōu)勢，并探究加強信息化建設的措施，促進公立醫(yī)院優(yōu)化檔案管理。

[關鍵詞] 公立醫(yī)院;檔案管理;信息化建設

[中圖分類號] R7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）08（c）-0031-02

在新時代，尤其是醫(yī)療衛(wèi)生改革越來越深入，使得公立醫(yī)院面臨更高的醫(yī)療管理要求，檔案管理也不例外。公立醫(yī)院的檔案主要包括患者信息、病歷資料等，有效管理這些資料對醫(yī)院后續(xù)的工作和發(fā)展有重要意義。只是當前的檔案管理存在投入不足、制度不完善、安全性得不到保障、人員隊伍整體素質(zhì)不高等問題，阻礙公立醫(yī)院加快檔案管理信息化建設進程，急需改進和優(yōu)化，促使檔案管理不斷趨于規(guī)范化、合理化、信息化。

1? 公立醫(yī)院檔案管理信息化的特征

首先，傳統(tǒng)檔案管理中的公立醫(yī)院檔案存儲方式主要是文本，而隨著現(xiàn)代檔案管理中信息化建設的加強與普及，檔案出現(xiàn)方式不再局限于文本，更多的是在服務患者的過程中生成的視聽檔案、電子文件等，涉及文本、圖像、聲音以及影像等多樣化存儲方式，在節(jié)省物理空間的同時擴大存儲范圍，保持檔案完整，延長壽命。其次，由于公立醫(yī)院的傳統(tǒng)檔案管理手段落后，存儲空間有限，導致檔案人員只能有選擇性地收集檔案，信息來源受到限制，在實行信息化建設之后則能促使各部門、各科室互聯(lián)互通，檔案人員幾乎能采集公立醫(yī)院的醫(yī)療、行政、財務、教學科研、人事等所有檔案信息，使其來源更加多元化。另外，公立醫(yī)院檔案不僅要為各個職能部門服務，還要為患者以及上級主管部門服務，所以檔案人員必須快速有效地處理檔案信息，使其系統(tǒng)化、電子化，方便使用。通過提供檔案信息的計算機管理、光盤存貯、網(wǎng)絡通信、視聽傳播等服務，促使使用者能多途徑獲取公立醫(yī)院的檔案信息，提高檔案處理時效，提高檔案信息利用率[1]。

2? 公立醫(yī)院檔案管理信息化建設的優(yōu)勢

加強檔案管理信息化建設有利于公立醫(yī)院保護珍貴檔案原件。在對公立醫(yī)院各種各樣的檔案實施信息化處理之后，能有效保護原件，預防檔案原件因被過多借閱、使用等出現(xiàn)損壞，降低甚至避免丟失重要資料的風險。與此同時，信息化建設有助于公立醫(yī)院整合并共享檔案信息資源。整合公立醫(yī)院檔案信息資源的主要目的在于體現(xiàn)檔案信息的有效性、系統(tǒng)性與共享性，進一步擴大使用檔案資源的范圍，促使檔案事業(yè)緊跟信息化發(fā)展步伐[2]。毫無疑問，電子文件和傳統(tǒng)檔案原件相比更容易導航，能提高原始檔案的使用率，方便公立醫(yī)院的各個部門與科室瀏覽，隨機存取，提高檔案信息利用率，實現(xiàn)最大程度的資源共享。除此以外，檔案管理信息化建設能促使公立醫(yī)院的檔案檢索與使用越來越便捷。手工查詢檔案的方式費時費力，且經(jīng)常無法達到目的，經(jīng)過信息化處理的檔案則使用電子文檔與電子目錄的方式歸檔，能通過信息系統(tǒng)便捷查詢，輸入關鍵詞即可找到所需資料與信息。

由此可見，基于檔案信息化特征加強公立醫(yī)院檔案管理信息化建設有諸多優(yōu)勢，是時代發(fā)展需要。隨著人們對公立醫(yī)院檔案信息的需求越來越大、對共享檔案信息資源的要求越來越強、對檔案管理信息化服務的要求越來越高，傳統(tǒng)檔案管理不斷受到來自現(xiàn)代科技的沖擊與挑戰(zhàn)，公立醫(yī)院檔案人員必須把握機遇、迎接挑戰(zhàn)，加快信息化建設，更好地適應新要求，更好地為公立醫(yī)院的臨床醫(yī)療、教學科研等提供優(yōu)質(zhì)檔案服務，滿足醫(yī)務人員、上級主管部門、患者以及公眾對醫(yī)療信息的需求，更好地為公立醫(yī)院發(fā)展醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)服務。

3? 加強公立醫(yī)院檔案管理信息化建設的措施

3.1? 增加投入，改善檔案管理條件

增加檔案管理投入，改善檔案管理條件，這是公立醫(yī)院加強檔案管理信息化建設的基礎。為加快檔案管理信息化建設進程，公立醫(yī)院必須增加投入，有效解決檔案管理信息化建設的硬件與基礎設施問題。公立醫(yī)院不僅要增加資金投入，將檔案管理信息化建設所需資金納入財政預算以及公立醫(yī)院建設規(guī)劃，通過計劃投入多渠道籌措信息化建設經(jīng)費，解決檔案管理條件差、硬件與基礎設施建設落后的問題，還要配齊檔案管理信息化建設的軟硬件設施設備，基于實際要求以及技術標準，嚴格遵守在滿足工作要求的同時控制成本的基本原則，配足必需的檔案管理信息化建設設備，主要有專用計算機、服務器以及掃描儀、移動存儲器、UPS電源等，更要加速公立醫(yī)院檔案管理信息化網(wǎng)絡平臺、內(nèi)部局域網(wǎng)的建設，促進各個部門和科室之間的網(wǎng)絡化連接、網(wǎng)絡化管理，充分利用檔案信息，實現(xiàn)資源共享，切實有效提高檔案利用效益。

3.2? 完善制度，控制管理的隨意性

公立醫(yī)院務必要注意完善檔案管理信息化建設制度，明確職能科室和個人在檔案管理信息化建設中的職責，嚴格控制檔案管理的隨意性，提高信息化水平。公立醫(yī)院的檔案整理以及信息化建設工作涉及大量材料，按照材料提供對象主要分為個人提供材料、組織提供材料，其中的個人提供材料主要有醫(yī)院全體醫(yī)務人員的學籍材料、進修材料等，很容易存在材料不完整、填寫不規(guī)范、提交不及時等現(xiàn)象;組織提供材料主要有各個科室的臨床醫(yī)務材料、部門科室信息、人事材料、財務資料、教學科研材料等，通常是統(tǒng)一收集，有較高的規(guī)范性，有利于檔案管理工作效率的提升。對此，公立醫(yī)院應基于形成檔案材料的一般規(guī)律，定時定向收集材料并及時有效歸檔，注意登記、催繳、補充檔案中缺少的資料，保證檔案的完整性。特別是檔案管理部門要制定并執(zhí)行檔案立卷歸檔制度，詳細規(guī)定收集各項材料的時間以及電子檔案的格式、內(nèi)容等要求，且為預防個人提交材料發(fā)生不規(guī)范填寫的現(xiàn)象，應指定檔案人員負責初步審核個人提交的材料，嚴格把控入檔大關，鑒別材料真?zhèn)?，注意查漏補缺，保證材料檔案的規(guī)范性。如果發(fā)現(xiàn)材料與歸檔要求不符，必須及時處理，通知個人補繳檔案缺少的材料，材料手續(xù)不全時也要退回補充，禁止虛假信息入檔，要求個人對無法提交原件的材料繳納證明材料，保證檔案完整。

公立醫(yī)院檔案管理信息化建設是龐大的系統(tǒng)工程，前期要進行大量基礎性的整理、掃描、上傳等工作，為準確分類并有序編排檔案，有效銜接信息化建設的各個環(huán)節(jié)，應在完善制度的基礎上優(yōu)化工程流程，做好記錄，方便核查進度。在檔案管理信息化建設的核查中則要執(zhí)行存儲圖片的標準，每一張圖片都必須完整、清晰，禁止圖片尺寸失真、歪斜、過度曝光，并由專人負責處理圖片[3]。在檔案材料入庫之前，應抽查對比紙質(zhì)檔案材料與圖片存儲標準，確保數(shù)據(jù)庫中的圖片材料真實還原原件，同時要科學布局掃描儀器，減少材料對接環(huán)節(jié)，促進檔案管理信息化建設的提速提質(zhì)。

3.3? 消除障礙，確保檔案的安全性

公立醫(yī)院各個科室還存在相互獨立的情況，組織界限分明，不但妨礙相互之間的交流，還給檔案人員收集和編研檔案信息造成阻礙。因此，公立醫(yī)院務要淡化科室概念，消除科室界限與障礙，改變過去各自為政的不良局面，強化橫向聯(lián)系，從分散型、封閉式走向開放式，實施一體化、網(wǎng)絡化的無縫隙管理，以便檔案部門及時把各個部門與科室的信息匯集起來。在該過程中，檔案部門要遵守國家規(guī)范與標準，吸收行業(yè)管理經(jīng)驗、參考行業(yè)管理標準，完善公立醫(yī)院管理電子文件的標準、規(guī)范，加強對電子文件的收集、歸檔、鑒定以及銷毀、利用、保密等，基于電子文件的特征嚴格執(zhí)行技術標準，規(guī)范數(shù)據(jù)格式，對公立醫(yī)院的電子文件與電子檔案等實施全過程管理。檔案人員還要借助信息化建設的技術力量，制定并執(zhí)行檔案管理信息化建設的各項標準、規(guī)范，確保在信息化環(huán)境下有條不紊地開展檔案管理工作。檔案部門還務必要配備專業(yè)檔案安全管理人員，實行檔案的專業(yè)化安全管理，憑借較強的風險防范意識實時監(jiān)控公立醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)，防止黑客篡改或盜取檔案信息，維護系統(tǒng)安全。尤其要注意給檔案系統(tǒng)安裝防病毒軟件，杜絕病毒入侵，保證檔案信息的安全性。

3.4? 以人為本，打造優(yōu)質(zhì)管理隊伍

公立醫(yī)院的檔案管理信息化建設有很強的專業(yè)性、技術性，一支事業(yè)心強、基礎扎實、對信息技術能熟練運用的專業(yè)復合型人才隊伍不可或缺[4-5]?；诋斚鹿⑨t(yī)院的實際情況，為提高檔案人員隊伍整體素質(zhì)，打造優(yōu)質(zhì)人才隊伍，必須要做好幾方面工作：①積極引進優(yōu)秀的檔案專業(yè)畢業(yè)生，吸納優(yōu)秀的管理專業(yè)人才，優(yōu)化檔案人員隊伍結構，加速調(diào)整公立醫(yī)院檔案管理人才結構，促進技能升級;②強化對公立醫(yī)院在職檔案人員的培訓，使其在參觀學習、崗位培訓、繼續(xù)教育、脫產(chǎn)進修等活動中不斷提升崗位技能以及綜合素質(zhì)，具備更強的信息化管理知識與專業(yè)能力;③強化檔案人員考核，完善檔案管理信息化建設的獎勵和淘汰制度，基于信息化建設的現(xiàn)實需要以及檔案管理崗位要求，大力整頓隊伍，優(yōu)化隊伍結構，無法勝任檔案管理信息化建設工作的人員應轉(zhuǎn)崗或者是下崗，淘汰工作不負責任、專業(yè)素質(zhì)差的檔案人員，鼓勵優(yōu)秀人員、獎勵優(yōu)秀人員，調(diào)動每一名檔案人員的主動性、積極性、創(chuàng)造性，持續(xù)全面提升公立醫(yī)院檔案管理信息化建設的整體水平與效能。

綜上所述，加強公立醫(yī)院檔案管理信息化建設是促使醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的保障，是公立醫(yī)院在當今的網(wǎng)絡信息時代增強競爭力的關鍵，是新世紀發(fā)展檔案事業(yè)的重要方向，公立醫(yī)院的檔案人員務必要堅持信息化建設理念，利用所有可利用的資源，清楚認識檔案管理信息化的存儲方式多樣、信息來源多元、處理追求時效等特征，注意發(fā)揮優(yōu)勢，增加投入，改善檔案管理條件，并完善檔案管理信息化建設制度，消除安全障礙，打造優(yōu)質(zhì)檔案管理隊伍，加快信息化建設進程，促使公立醫(yī)院的檔案管理信息化建設實現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

[參考文獻]

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[3]? 丁宇琳.基于信息化技術對醫(yī)院檔案管理的新模式探討研究[J].管理觀察，2015（36）：188-190.

[4]? 劉曉華.新形勢下醫(yī)院檔案管理信息化的問題與對策研究[J].中國管理信息化，2016（2）：183.

[5]? 游昌財.城市公立醫(yī)院綜合改革與檔案管理工作[J].海峽科學，2016（2）：60-62.

（收稿日期：2018-05-27）