汪箭

[摘要] 醫(yī)院每天都要接納上百位患者，患者的檔案收集工作尤為重要。醫(yī)院檔案是醫(yī)院工作展開(kāi)的重要憑據(jù)之一，有效地進(jìn)行檔案管理工作對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)政策的落實(shí)和完善有重要幫助。醫(yī)院檔案管理面對(duì)多方面挑戰(zhàn)，為了迎合時(shí)代的改變，醫(yī)院作出相應(yīng)管理模式改革。該文主要對(duì)檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行集中討論，再對(duì)檔案規(guī)范化管理的策略進(jìn)行分析，改進(jìn)管理模式，提高醫(yī)院檔案管理整體效率。

[關(guān)鍵詞] 檔案管理；模式改革；管理應(yīng)用

[中圖分類號(hào)] R197.323 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2018）02（a）-0045-02

Application of File Management Model Reform in the File Management in the Hospital

WANG Jian

Party Office， Liaoyungang Oriented Hospital， Lianyungang， Jiangsu Province， 222000 China

[Abstract] The file collection work is very important because the hospital should admit hundreds of patients， and the hospital file is one of the important evidence of hospital work， the effectively file management work is of important help to the implementation and improvement of various policies， and the hospital file management faces multiple challenges， in order to meet the changes of the times， the hospital should make the corresponding reform of management model， and the paper mainly discus the problems in the file management and analyzes the strategies of the standardized management of files in order to improve the management model and improve the holistic efficacy of hospital file management.

[Key words] File management； Reform of the model； Management and application

醫(yī)院檔案在醫(yī)院、國(guó)家中起到重要作用，在醫(yī)院中保證檔案管理正常進(jìn)行是維持醫(yī)院穩(wěn)定以及持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。就目前而言，檔案管理工作與醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)建設(shè)以及和諧社會(huì)的構(gòu)建都有一定關(guān)系，各個(gè)部門通過(guò)檔案管理建立一定關(guān)系，并與患者間出現(xiàn)緊密關(guān)聯(lián)。當(dāng)前是一個(gè)信息化社會(huì)，對(duì)醫(yī)院的檔案管理水平提出了很高要求，但現(xiàn)階段各大醫(yī)院都存在或多或少的檔案管理問(wèn)題，對(duì)檔案管理工作的規(guī)范化、制度化產(chǎn)生了一定影響。為提高各大醫(yī)院的檔案管理工作效率，要對(duì)現(xiàn)存的檔案管理方法進(jìn)行改革。

1 醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

現(xiàn)階段醫(yī)療技術(shù)不斷提升，醫(yī)院規(guī)模不斷擴(kuò)大，但還有很多醫(yī)院缺乏對(duì)檔案管理的重視，認(rèn)為其無(wú)所謂，沒(méi)有實(shí)際應(yīng)用價(jià)值，所謂檔案管理不過(guò)是一種表面形式，導(dǎo)致在檔案管理工作的過(guò)程中注意力不夠集中，而且工作態(tài)度不端正。在目前檔案管理工作中的研究發(fā)現(xiàn)[1]，相關(guān)工作人員缺乏檔案管理的專業(yè)性知識(shí)，在工作中的實(shí)際操作也不具備專業(yè)性，對(duì)于檔案管理法律意識(shí)較為薄弱，再加上工作不夠認(rèn)真，導(dǎo)致檔案管理工作的效率低下。在日常檔案管理工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案所需各種材料證明收集不齊全，保存不妥善等狀況，進(jìn)而出現(xiàn)在需要使用檔案時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案并不具備提供依據(jù)的能力，或是出現(xiàn)檔案被銷毀無(wú)跡可尋。此外，還有部分檔案的記錄不夠規(guī)范，甚至出現(xiàn)隨意涂畫的現(xiàn)象，影響了檔案的正常保存。以上這些問(wèn)題均是影響檔案壽命的主要問(wèn)題，究其原因，還是因?yàn)楣ぷ魅藛T對(duì)檔案管理的意識(shí)不夠強(qiáng)烈。

1.2 檔案材料收集不完全

檔案材料收集不齊全可分為多個(gè)方面：①檔案中往往需要記錄多個(gè)單位、生產(chǎn)廠家、材料來(lái)源等多個(gè)涉及面較廣的信息，致使在檔案記錄管理過(guò)程中，很可能因?yàn)橐恍┐中暮筒患?xì)致而遺漏一些重要信息，造成檔案不全面，在后續(xù)的使用中缺乏絕對(duì)可信度[2]。②部分工作人員在實(shí)際工作中經(jīng)常會(huì)借閱檔案，但可能出現(xiàn)遺失或者忘記歸還等情況，導(dǎo)致檔案空缺，影響從建院以來(lái)的檔案完整性，為之后的工作和查閱帶來(lái)不便。

1.3 檔案管理制度不完善

雖然很多醫(yī)院都已經(jīng)采用適合自己的檔案管理制度，但隨著問(wèn)題的不斷出現(xiàn)，檔案管理制度都出現(xiàn)或多或少的漏洞。在實(shí)際工作當(dāng)中，檔案的建立沒(méi)有采用同一方式，醫(yī)院檔案管理也處于較為放松隨意的狀態(tài)，管理制度落后，管理手段不多都是現(xiàn)階段檔案管理的致命缺陷。目前檔案管理工作最常使用的還是手工摘錄歸檔，由于是手工進(jìn)行，字跡不一是必然的，往往會(huì)出現(xiàn)部分檔案中字跡潦草，內(nèi)容摘錄不完善以及目錄填寫不完全等現(xiàn)象?，F(xiàn)階段大部分醫(yī)院不能按照規(guī)范檔案管理辦法進(jìn)行檔案收集，整體檔案管理水平有待提高[3]。

1.4 專業(yè)性檔案管理人才的不足

在實(shí)際檔案管理過(guò)程中，往往會(huì)出現(xiàn)檔案室人員不足的情況，特別是某些大型醫(yī)院，每日要接診數(shù)百位患者，導(dǎo)致檔案記錄量龐大，而每個(gè)醫(yī)院的檔案室工作人員基本都是固定的，所以易出現(xiàn)工作應(yīng)接不暇，導(dǎo)致工作負(fù)擔(dān)變重，影響工作效率。當(dāng)工作繁忙時(shí)，有可能會(huì)遺漏某個(gè)病歷的記錄，造成工作上的失誤。

2 醫(yī)院檔案管理模式改革策略

2.1 改變檔案管理模式，多采用數(shù)字化、信息化收集并進(jìn)行管理

當(dāng)代社會(huì)是一個(gè)集信息化和數(shù)字化于一身的新型社會(huì)，為了符合時(shí)代進(jìn)程，檔案管理也應(yīng)該進(jìn)行相應(yīng)變革，使其變成數(shù)字化、信息化。在檔案管理過(guò)程中，傳統(tǒng)思想深入人心，并且根深蒂固，但數(shù)字化、信息化是必然趨勢(shì)，唯有不斷更新自我理念，才能與時(shí)俱進(jìn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式較為繁瑣，為將其變成高效管理：①要讓工作人員明白檔案信息化和數(shù)字化的重要性以及檔案信息管理對(duì)醫(yī)院以及管理工作的意義；②要加強(qiáng)檔案管理中網(wǎng)絡(luò)建設(shè)自己網(wǎng)絡(luò)的使用度?；A(chǔ)設(shè)施是檔案信息化、數(shù)字化的前提，只有不斷提升基礎(chǔ)設(shè)施，才能促進(jìn)檔案管理水平。在檔案信息數(shù)字化和信息化的進(jìn)程當(dāng)中，要設(shè)立一條專項(xiàng)數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)，與醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行區(qū)分[4]。在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)交換時(shí)，要進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)保密，保證檔案安全，使其具體信息不外流，以保證患者權(quán)益。此外，醫(yī)院中收集的檔案內(nèi)容較多，需要足夠的硬件設(shè)施進(jìn)行支持，以滿足檔案管理的需求。軟件方面則需要提供穩(wěn)定的操作系統(tǒng)，可以進(jìn)行軟件掃描和圖像處理，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)各個(gè)科室的銜接。

2.2 加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)教育

醫(yī)院要將檔案管理工作人員的專業(yè)性知識(shí)教育放在檔案管理工作的首位，可以通過(guò)定期培訓(xùn)，開(kāi)展持久涉及面較廣的知識(shí)教育，提升醫(yī)院檔案管理人員的管理意識(shí)以及專業(yè)水平，從培訓(xùn)中提升相關(guān)工作人員對(duì)實(shí)際突發(fā)情況的處理能力，將理論知識(shí)與實(shí)踐相結(jié)合，使其可以適應(yīng)檔案管理這份工作[5]。由于近些年一直在使用信息化管理，在選拔人才方面更要注重科技型人才，使其能更快更好地投入檔案管理工作當(dāng)中。

2.3 完善檔案管理制度，規(guī)范實(shí)際操作

一直以來(lái)，各個(gè)醫(yī)院都存在一定程度忽視檔案管理的現(xiàn)象，致使工作效率低下。如果醫(yī)院高層對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知還停在傳統(tǒng)階段，對(duì)檔案管理工作的展開(kāi)以及完善會(huì)產(chǎn)生一定影響[6]。為了確保檔案管理有序合理的進(jìn)行，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行明確規(guī)定，具體工作流程操作規(guī)范，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作水平的整體提高都有顯著幫助。

①檔案管理工作人員要明確自我工作職責(zé)，并了解檔案管理安全的重要性。在檔案整理收錄完畢后，防止檔案被人為破壞，以確保檔案能夠長(zhǎng)久保存并使用。

②檔案管理工作人員清楚關(guān)于檔案管理相關(guān)法令法規(guī)，嚴(yán)格遵守規(guī)定，避免因自身失誤造成嚴(yán)重影響。

為此，醫(yī)院可以根據(jù)有關(guān)部門的相關(guān)法令建立相應(yīng)的檔案管理制度，在實(shí)際工作中加大監(jiān)督力度，督促檔案管理工作人員認(rèn)真完成工作。

3 小結(jié)

檔案管理工作對(duì)醫(yī)院意義重大，能幫助其高速發(fā)展，并為就診患者提供一定幫助。但現(xiàn)階段存在一定問(wèn)題，通過(guò)新字化、信息化的改革，并完善檔案管理制度，能從各方面提升醫(yī)院的工作效率。

[參考文獻(xiàn)]

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[2] 衛(wèi)淼.檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用研究進(jìn)展[J].中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2016，13（20）：147-149.

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[6] 熊雪蓮.淺議基于現(xiàn)代人力資源管理視角的人事檔案管理變革趨勢(shì)[J].中國(guó)管理信息化，2016，19（14）：165-166.

（收稿日期：2017-11-16）