陳潔

[摘要] 在精益求精、力求完美的工作理念之下，醫(yī)院檔案管理逐漸朝著精細(xì)化的方向發(fā)展，而為了能夠更好地優(yōu)化醫(yī)院檔案管理工作，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案建設(shè)醫(yī)院文化、保障醫(yī)院各項(xiàng)工作順利開展、推動醫(yī)院實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)發(fā)展的重要作用，目前有工作人員開始嘗試將數(shù)學(xué)運(yùn)算中的“加減乘除法”運(yùn)用在醫(yī)院檔案的精細(xì)化管理當(dāng)中。該文將通過簡單介紹目前應(yīng)用于醫(yī)院檔案精細(xì)化管理當(dāng)中的“加減乘除法”的具體內(nèi)涵，立足于其實(shí)際應(yīng)用意義，簡要談?wù)劇凹訙p乘除法”如何應(yīng)用在醫(yī)院檔案精細(xì)化管理中。

[關(guān)鍵詞] 加減乘除法；醫(yī)院檔案；精細(xì)化管理

[中圖分類號] R7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）02（a）-0035-02

在醫(yī)院的各項(xiàng)工作開展以及醫(yī)院本身的發(fā)展道路當(dāng)中，醫(yī)院檔案管理工作一直發(fā)揮著至關(guān)重要的幫助和影響作用，因此許多醫(yī)院紛紛加大了對醫(yī)院檔案管理工作的重視，為了能夠有效提升醫(yī)院檔案管理水平不僅采用了精細(xì)化的管理理念，同時(shí)也開始積極嘗試使用“加減乘除法”，并取得了一定的管理成效?；诖耍撐膶⒑喴治鲅芯俊凹訙p乘除法”在醫(yī)院檔案精細(xì)化管理中的實(shí)際運(yùn)用。

1 醫(yī)院檔案管理中的“加減乘除法”

在醫(yī)院檔案管理當(dāng)中的加法則通常是指收集和整理更多的檔案信息資料，用于不斷豐富和增加醫(yī)院檔案的內(nèi)容以及利用渠道。而在醫(yī)院檔案管理當(dāng)中的減法則一般指的是將檔案管理工作當(dāng)中各種冗余的環(huán)節(jié)和內(nèi)容、步驟等進(jìn)行“減法處理”，進(jìn)而在有效提升醫(yī)院檔案管理效率的同時(shí)，排除各種可能影響檔案管理工作的不安全因素[1]。而在醫(yī)院檔案管理當(dāng)中的乘法則指的是對現(xiàn)有存儲和傳播醫(yī)院檔案的媒介、途徑等進(jìn)行積極拓展和創(chuàng)新，利用各種先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)以整體提升醫(yī)院檔案管理成效；而醫(yī)院檔案管理中的除法則一般指的是提高檔案檢查和檢索的精確性，使得醫(yī)院檔案能夠?yàn)獒t(yī)院的發(fā)展發(fā)揮出最大的貢獻(xiàn)。

2 醫(yī)院檔案管理中運(yùn)用“加減乘除法”的重要性

2.1 避免醫(yī)院檔案管理有遺漏

在以往的醫(yī)院檔案管理當(dāng)中，由于工作人員缺乏主動意識，加之管理范圍具有一定的局限性，因此很多檔案信息和資料內(nèi)容未能及時(shí)歸納入檔，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理方面存在紕漏。而通過利用“加減乘除法”，尤其是其中的加法則能夠有效避免這一問題的發(fā)生，通過隨時(shí)緊跟醫(yī)院發(fā)展需要，及時(shí)補(bǔ)充檔案管理內(nèi)容，進(jìn)而為進(jìn)一步發(fā)展醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)造良好條件。

2.2 提高醫(yī)院檔案管理安全性

醫(yī)院檔案不僅記錄著醫(yī)院的發(fā)展歷程，同時(shí)其中包含的眾多病歷病情和患者的個人隱私緊密相關(guān)，因此在醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)中一直對檔案的完整性、保密性等要求頗高。而通過積極將“加減乘除法”運(yùn)用在醫(yī)院檔案的精細(xì)化管理，可以刪除許多冗余的管理內(nèi)容與干擾因素，將影響醫(yī)院檔案管理的因素進(jìn)行逐一排查和刪減，進(jìn)而有效保障醫(yī)院檔案的安全性和管理的有效性。

2.3 提升醫(yī)院檔案管理的效率

在管理醫(yī)院檔案的過程中，工作人員通過使用“加減乘除法”，配合使用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)以及現(xiàn)代信息技術(shù)，能夠一改傳統(tǒng)人工管理醫(yī)院檔案中存在失誤率較高、管理范圍有限等弊端，使得醫(yī)院檔案管理的效率以及精確性能夠得到大幅提升，進(jìn)而使得醫(yī)院擁有更加高層次的檔案管理水平，為其在新時(shí)期下的可持續(xù)發(fā)展提供有效幫助。

2.4 充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的價(jià)值

醫(yī)院檔案中有關(guān)醫(yī)院發(fā)展和醫(yī)院各項(xiàng)工作開展的信息內(nèi)容、文件資料等本身具有極高的運(yùn)用價(jià)值，通過對醫(yī)院檔案進(jìn)行精細(xì)化管理并提高醫(yī)院檔案資源的利用率，能夠有效幫助醫(yī)院在新時(shí)期下實(shí)現(xiàn)又好又快發(fā)展。而通過使用“加減乘除法”則可以充分發(fā)揮出醫(yī)院檔案的重要價(jià)值，在增加醫(yī)院檔案內(nèi)容并減少冗余項(xiàng)目、優(yōu)化管理方法等過程當(dāng)中，可以幫助相關(guān)工作人員結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，靈活運(yùn)用檔案內(nèi)容完成醫(yī)院內(nèi)部各項(xiàng)工作的有序開展[2]。

3 “加減乘除法”在醫(yī)院檔案精細(xì)化管理中的實(shí)際運(yùn)用

3.1 加法 增加檔案管理內(nèi)容

通過對醫(yī)院檔案管理當(dāng)中運(yùn)用“加減乘除法”的重要性進(jìn)行分析研究后我們可以得知，“加減乘除法”確實(shí)能夠在很大程度上幫助管理人員有效完成醫(yī)院檔案的管理工作，尤其是對于提高醫(yī)院檔案管理的精細(xì)化程度具有積極的促進(jìn)作用。而在將“加減乘除法”實(shí)際運(yùn)用在醫(yī)院檔案的精細(xì)化管理工作當(dāng)中，其中的“加法”要求檔案管理人員需要結(jié)合醫(yī)院具體情況靈活增加檔案管理內(nèi)容。除了現(xiàn)有的醫(yī)院檔案資源之外，上級的通知和命令以及醫(yī)院在開展各項(xiàng)工作中需要參考的公文、文件資料，包括醫(yī)院工程項(xiàng)目施工建設(shè)的合同、規(guī)劃書和醫(yī)院在科學(xué)研究等領(lǐng)域當(dāng)中獲得的獎杯、證書等均屬于醫(yī)院檔案管理內(nèi)容，需要工作人員將其一并加入醫(yī)院檔案管理名目當(dāng)中。但考慮到醫(yī)院檔案資源的格式各不相同，因此為有效提高醫(yī)院檔案管理的效率和精細(xì)化程度，對于文件類的醫(yī)院檔案資源則需要工作人員統(tǒng)一將其轉(zhuǎn)化成電子格式，而對于獎杯、證書以及工程圖等醫(yī)院檔案資源，則需要工作人員利用掃描儀等將其掃描成電子版的圖片格式或是視頻格式再進(jìn)行統(tǒng)一保管[3]。

除此之外，針對當(dāng)前醫(yī)患關(guān)系比較緊張，醫(yī)院內(nèi)經(jīng)常發(fā)生醫(yī)患糾紛案件的情況，在醫(yī)院檔案管理內(nèi)容當(dāng)中還需要積極增加醫(yī)患糾紛案例，并將其作為永久的案卷進(jìn)行妥善保管。此舉不僅能夠幫助醫(yī)務(wù)工作人員通過分析研究醫(yī)患糾紛案例，找出醫(yī)患關(guān)系之間的矛盾點(diǎn)，進(jìn)而更有針對性地調(diào)整自身對待患者的方式，督促其在工作中能夠更加以患者為中心，站在病人的角度上考慮和看待問題，進(jìn)而努力構(gòu)建其和諧良好的醫(yī)患關(guān)系；同時(shí)還可以使得醫(yī)院管理人員利用醫(yī)患糾紛案例完成對醫(yī)院各科室以及相關(guān)人員的績效考核評價(jià)工作，通過將醫(yī)患糾紛案例數(shù)量與各個科室以及醫(yī)務(wù)工作人員的獎金、福利待遇等相掛鉤，也同樣能夠有效幫助醫(yī)院與患者之間構(gòu)建其平等和諧的醫(yī)患關(guān)系，更好地幫助醫(yī)院為患者提供貼心、優(yōu)質(zhì)的就醫(yī)服務(wù)。

3.2 減法 消除各種安全隱患

在現(xiàn)階段的醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)中，其精細(xì)化程度普遍不高，除了部分醫(yī)院檔案管理人員自身缺乏較高的綜合素質(zhì)以及職業(yè)能力之外，醫(yī)院檔案管理流程繁瑣、管理環(huán)節(jié)眾多，加之在運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)管理時(shí)也在一定程度上使得醫(yī)院檔案資源出現(xiàn)安全問題變得更加容易，因此嚴(yán)重影響了醫(yī)院檔案管理精細(xì)化水平的提升。為此需要工作人員主動在醫(yī)院檔案管理當(dāng)中使用“加減乘除法”，以盡快改善這一局面，幫助醫(yī)院有效提高其檔案管理的精細(xì)化程度。

在使用加法適當(dāng)增加醫(yī)院檔案管理內(nèi)容，擴(kuò)大醫(yī)院檔案管理范圍的基礎(chǔ)之上，需要工作人員主動使用其中的減法，對當(dāng)前醫(yī)院檔案管理流程進(jìn)行精簡優(yōu)化，刪除其中不需要的管理流程和管理環(huán)節(jié)，尤其是需要將上報(bào)、批準(zhǔn)審核的時(shí)間盡可能地縮短，并消除檔案精細(xì)化管理中的安全隱患和不確定因素。譬如說在使用“減法”的過程當(dāng)中，管理人員需要依照相關(guān)檔案管理的規(guī)章制度和流程要求，按照年度對檔案材料集中進(jìn)行修正并按照具體類別進(jìn)行分類排序和科學(xué)整理，為每一份醫(yī)院檔案清晰編著檔案名目，包括檔案的編號、內(nèi)容概括、編入時(shí)間等，并按照統(tǒng)一規(guī)格進(jìn)行裝訂入盒。在保管此類檔案的過程中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在分類整理的基礎(chǔ)之上統(tǒng)一將其保存在干燥、整潔的檔案室或是庫房中，并做好相關(guān)的防火、防潮和防盜工作，定期派人對檔案室或庫房進(jìn)行清掃整理和巡查，從而在根源上消除影響醫(yī)院檔案管理的不安全因素。而在將醫(yī)院檔案轉(zhuǎn)化成電子格式并錄入進(jìn)電子計(jì)算機(jī)的過程當(dāng)中，需要利用檢索技術(shù)在檢索欄中輸入目錄號、保管期限等關(guān)鍵詞進(jìn)行準(zhǔn)確錄入，進(jìn)而有效提高檔案管理和查找的準(zhǔn)確性以及有效性。

3.3 乘法 搭建精細(xì)管理系統(tǒng)

在將“加減乘除法”中的乘法運(yùn)用在醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的過程當(dāng)中，需要工作人員主動運(yùn)用當(dāng)前最為先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù)，搭建起檔案精細(xì)化管理系統(tǒng)，從而有效節(jié)省檔案管理的成本，并以更加高效的方式妥善完成檔案資源的管理工作。譬如說工作人員可以通過云計(jì)算技術(shù)，在自動完成醫(yī)院檔案信息內(nèi)容的搜集整理和初步分析之后，由工作人員在檔案精細(xì)化管理系統(tǒng)當(dāng)中設(shè)置相關(guān)管理參數(shù)，如年度等從而使得醫(yī)院檔案能夠在短時(shí)間內(nèi)完成精確分類，之后利用醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中的一鍵上傳功能，即可將檔案資源上傳至云端進(jìn)行保管。而如果系統(tǒng)中檔案信息出現(xiàn)變更，則存儲于云端當(dāng)中的檔案信息也將隨之發(fā)生變化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的同步更新管理。利用現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案系統(tǒng)，不僅可以對任何格式的醫(yī)院檔案資源進(jìn)行安全、有效保管，同時(shí)也可以幫助醫(yī)院節(jié)省大量的人力物力以及資金成本，從而有效實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理成效的進(jìn)一步優(yōu)化。尤其是在醫(yī)改穩(wěn)步推進(jìn)落實(shí)之下，利用信息化的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，工作人員只需要將醫(yī)院評審標(biāo)準(zhǔn)以及檔案編制制度的相關(guān)要求等輸入進(jìn)系統(tǒng)當(dāng)中，即可通過系統(tǒng)自動匯編醫(yī)院檔案，并生成相關(guān)檔案名錄，此后利用系統(tǒng)當(dāng)中的分析功能，可以對醫(yī)院檔案中的信息內(nèi)容和關(guān)鍵數(shù)據(jù)等進(jìn)行深入分析，并由此提煉出醫(yī)院在管理、醫(yī)療等方面的經(jīng)驗(yàn)和對策[4]。

3.4 除法 提高檔案的貢獻(xiàn)率

將“加減乘除法”中的“除法”應(yīng)用在醫(yī)院檔案的精細(xì)化管理當(dāng)中，需要醫(yī)院能夠在立足于自身實(shí)際情況以及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求之上，構(gòu)建起以院長為核心的責(zé)任人制度，并對現(xiàn)有的績效考核制度進(jìn)行更新和完善。當(dāng)醫(yī)院在接受相關(guān)審計(jì)部門和管理部門的審計(jì)監(jiān)督與管理的過程當(dāng)中，需要由管理人員直接從系統(tǒng)當(dāng)中檢索和抽調(diào)與之相關(guān)的信息數(shù)據(jù)，為醫(yī)院積極配合有關(guān)部門的審計(jì)管理提供重要幫助，在進(jìn)一步提高檔案貢獻(xiàn)率的同時(shí)也為醫(yī)院的長穩(wěn)發(fā)展奠基。另外，為充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的自身價(jià)值，提高醫(yī)院檔案的資源利用率，在醫(yī)院內(nèi)部需要定期召開相關(guān)會議，并聯(lián)合醫(yī)院中的新聞媒體等在醫(yī)院內(nèi)部創(chuàng)辦相關(guān)信息刊物，從而在主動為醫(yī)院檔案擴(kuò)展資源范圍的基礎(chǔ)之上，使得醫(yī)院的影響范圍和影響力可以得到不斷擴(kuò)大，并為醫(yī)院建立良好的形象提供重要平臺。

4 結(jié)語

綜上所述，通過在醫(yī)院檔案管理中運(yùn)用“加減乘除法”，不僅可以有效提升醫(yī)院檔案管理的效率以及工作覆蓋范圍，同時(shí)還可以充分發(fā)揮出醫(yī)院檔案的自身價(jià)值，對醫(yī)院的長久穩(wěn)定發(fā)展具有十分重要的推動意義。因此利用“加減乘除法”需要醫(yī)院在進(jìn)行檔案的精細(xì)化管理過程中，能夠充分結(jié)合自身的實(shí)際情況，適當(dāng)增加檔案管理內(nèi)容并對各種影響安全管理的因素進(jìn)行排查，在積極運(yùn)用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)之下努力提高檔案的貢獻(xiàn)率，為醫(yī)院檔案資源利用率的提升和應(yīng)有效用的充分發(fā)揮奠定良好基礎(chǔ)。

[參考文獻(xiàn)]

[1] 朱麗麗，李娜，宋茂民，等.“加減乘除法”應(yīng)用于醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的探討[J].中國病案，2016（6）：51-53.

[2] 高萌.精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（13）：115-116.

[3] 逄晶.淺談精細(xì)化管理在醫(yī)院病案管理中的應(yīng)用研究[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2015（26）：191-192.

[4] 宋立民.實(shí)現(xiàn)職校檔案規(guī)范化創(chuàng)新管理及信息化建設(shè)的途徑分析[J].黑龍江檔案，2015（5）：72-74.

（收稿日期：2017-11-01）