盧山

【摘 要】隨著國家“走出去”戰(zhàn)略的推廣，以及企業(yè)內(nèi)外部信息融通需求的增長，外貿(mào)出口企業(yè)的業(yè)財一體化需求越來越迫切了，而同時財務(wù)信息化和“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展，也為業(yè)財融合提供了技術(shù)保障。本文結(jié)合實際對外貿(mào)出口企業(yè)采購、銷售、收款、物流等環(huán)節(jié)普遍存在的問題進(jìn)行分析，提出了業(yè)財一體化是公司內(nèi)部控制的要求也是公司長遠(yuǎn)發(fā)展必由之路的觀點。接下來以安泰國際貿(mào)易有限公司業(yè)財一體化為例，對安泰國際一體化建設(shè)中的基礎(chǔ)框架構(gòu)建、業(yè)財流程重塑、內(nèi)外信息融通、單項臺賬追蹤和業(yè)務(wù)財務(wù)崗位建立這五個方面的成功經(jīng)驗進(jìn)行了分析和總結(jié)。最后對外貿(mào)出口企業(yè)業(yè)財一體化的關(guān)鍵控制點進(jìn)行了概括，業(yè)財一體化建設(shè)應(yīng)抓住對外報送的控制點，設(shè)立業(yè)務(wù)財務(wù)崗位，應(yīng)以價值鏈的信息共享為切入點，建立信息的融通與比對鏈條。同時，外貿(mào)企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)自檢力度和實物流轉(zhuǎn)的參與度，應(yīng)做好合同應(yīng)收的管理和信用評價體制的建設(shè)，只有這樣才能夠彌補外貿(mào)企業(yè)缺乏業(yè)務(wù)參與度的短板，實現(xiàn)內(nèi)控的完善以及達(dá)到運行的高效。

【關(guān)鍵詞】業(yè)財一體化；信息共享；外貿(mào)出口企業(yè)

一、外貿(mào)企業(yè)業(yè)財一體化的必要性

業(yè)財一體化是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)迅猛發(fā)展和企業(yè)管理要求不斷提升的產(chǎn)物。通過建立一體化管理的信息平臺，可以實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的共享和信息的融通。通俗的說就是原來業(yè)務(wù)做一遍，財務(wù)做一遍，業(yè)務(wù)和財務(wù)再核對一遍的工作，變成業(yè)務(wù)和財務(wù)一起做一遍，然后不用核對。業(yè)財一體化包含采購管理、銷售管理、固定資產(chǎn)管理、成本控制、費用控制等等方面，本文僅對外貿(mào)出口企業(yè)容易出現(xiàn)問題的采購、銷售、收款、物流等環(huán)節(jié)進(jìn)行分析和提出改善建議。主要必要性分析如下：

1.加強(qiáng)對出入庫、物流環(huán)節(jié)的管理

出口貨物一般是由供應(yīng)商處直接發(fā)往國外，不經(jīng)過外貿(mào)出口企業(yè)倉庫。外貿(mào)企業(yè)對出口產(chǎn)品的數(shù)量、質(zhì)量、物流，甚至于真實性缺乏監(jiān)督。雖然根據(jù)出口退稅要求，增值稅發(fā)票、出口報關(guān)單必須單單一致且與實際相符，但外貿(mào)企業(yè)的檢查往往僅限于對出口單據(jù)的核對。一體化就是要將單據(jù)核對與實物監(jiān)督結(jié)合起來，加強(qiáng)單據(jù)流和實物流的一致性審核。

2.深入對合同應(yīng)收款的監(jiān)控

合同應(yīng)收款一般是截點日而不是時點日，即合同一般簽訂為發(fā)貨后多少天付款，而不是具體某天付款，由于對發(fā)貨時間的信息溝通不順暢，財務(wù)部不容易知道哪些應(yīng)收款的逾期風(fēng)險比較大，哪些應(yīng)收款還在賬期之內(nèi)。業(yè)財?shù)娜谕茏屫攧?wù)部按照逾期風(fēng)險將應(yīng)收賬款進(jìn)行分類，有利于監(jiān)控和風(fēng)險應(yīng)對。

3.避免誤退稅風(fēng)險，加快貨物驗收情況的實時反饋速度

根據(jù)出口退稅政策，一般貿(mào)易出口貨物必須在次年4月15日以前收匯，否則不可以辦理出口退稅。同時，出口貨物出現(xiàn)質(zhì)量問題，也應(yīng)在一年內(nèi)退回，以退貨方式報關(guān)進(jìn)口，原出口貨物不得辦理出口退稅。但實際中存在外商認(rèn)為商品質(zhì)量有問題而拒絕付匯或要求退款，但外貿(mào)企業(yè)由于不知情而辦理出口退稅的風(fēng)險。實現(xiàn)信息的共享，可以使外貿(mào)企業(yè)的出口退稅申報真實準(zhǔn)確。

4.提升信息準(zhǔn)確性和報表質(zhì)量

外貿(mào)企業(yè)由于收到的出入庫和物流信息滯后，導(dǎo)致公司在收入體現(xiàn)、成本預(yù)估、應(yīng)收確認(rèn)等方面滯后，報表無法反映公司的經(jīng)營以及風(fēng)險情況。財務(wù)更關(guān)注眾多品類商品的匹配，采購與報關(guān)的單單一致，而忽視對當(dāng)期業(yè)務(wù)進(jìn)展的監(jiān)控。業(yè)財一體化能讓財務(wù)深入業(yè)務(wù)前端，實時掌握并反映合同的進(jìn)展情況和公司的經(jīng)營狀況。

二、安泰國際業(yè)財一體化案例分析

1.案例企業(yè)背景

安泰國際貿(mào)易有限公司（以下簡稱安泰國際）是中國鋼研科技集團(tuán)有限公司旗下全資二級子公司，作為集團(tuán)的出口平臺主要從事金屬原材料、冶金制品的出口貿(mào)易，客戶集中在美國、德國、香港等地，其中不乏世界五百強(qiáng)企業(yè)。主要商品均采購自集團(tuán)內(nèi)的制造企業(yè)，同時自身也在尋找集團(tuán)外的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。安泰國際出口特點是批次多、品種繁雜、貿(mào)易形式多樣。

安泰國際自身沒有生產(chǎn)能力，一般的貿(mào)易流程是通過展會和商務(wù)考察尋找客源，通過市場調(diào)研、交易磋商選定集團(tuán)內(nèi)供應(yīng)商，在樣品試單完成后，簽訂正式的貿(mào)易合同。集團(tuán)內(nèi)生產(chǎn)的產(chǎn)品屬于工業(yè)半成品，需要按照客戶要求的尺寸規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)含量等來進(jìn)行生產(chǎn)，屬于差異化產(chǎn)品。所以，一旦銷售穩(wěn)定之后，安泰國際在出口貿(mào)易中的話語權(quán)就會逐漸下降。同時，由于貨物一般都是由供應(yīng)商倉庫直接發(fā)往口岸然后出口，安泰國際以往在整個貿(mào)易過程中，對商品實物流轉(zhuǎn)的控制以及商品合規(guī)合法性的控制比較弱，業(yè)財融合度一般不高。由于存在以上種種弊端，安泰國際開始推行基于財務(wù)信息化和價值鏈管理的業(yè)財一體化。

2.安泰國際業(yè)財一體化構(gòu)建

安泰國際在一體化實施之初進(jìn)行了廣泛的市場調(diào)研，選擇了適應(yīng)出口流程和合同核算的南北天地軟件作為一體化和流程重建的平臺。安泰國際一體化實施以框架設(shè)計為基礎(chǔ)，以流程再造為主線，以信息共享為紐帶，大膽設(shè)立業(yè)務(wù)會計崗位，一體化建設(shè)卓有成效。

（1）做好框架設(shè)計，統(tǒng)一基礎(chǔ)信息

信息化搭建的基礎(chǔ)就是要實現(xiàn)人員結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一、商品庫的統(tǒng)一和合同號的規(guī)范統(tǒng)一。在建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫時，安泰國際充分了考慮了公司業(yè)務(wù)類型、審批要求，甚至考核標(biāo)準(zhǔn)，按照一個標(biāo)準(zhǔn)一個分類來統(tǒng)一進(jìn)行人員結(jié)構(gòu)搭建。統(tǒng)一商品庫的建立方便了出口單據(jù)的制作，也滿足了后續(xù)業(yè)務(wù)和財務(wù)統(tǒng)計的需求。由于出口業(yè)務(wù)需要單項業(yè)務(wù)核算資金、損益、稅金的需要，建立了公司合同號的規(guī)范編號制度，實現(xiàn)了合同號與業(yè)務(wù)類型、出口年份、部門代碼、商品編碼的映射關(guān)系，為以后單項業(yè)務(wù)的分析和統(tǒng)計奠定了基礎(chǔ)。

（2）重塑業(yè)財流程，固化操作規(guī)范

流程再造，將內(nèi)控固化在信息系統(tǒng)里強(qiáng)制執(zhí)行，將標(biāo)準(zhǔn)化貫穿于整個價值鏈。業(yè)財一體化不僅包含內(nèi)部一體化還包含價值鏈的一體化。價值鏈的一體化突破了企業(yè)組織的界限，將企業(yè)與組織上下游的貿(mào)易伙伴和客戶緊密聯(lián)系在一起，帶來了整個公司信息流、物流、資金流以及作業(yè)流的協(xié)同合作。

安泰國際在一體化實施中力推業(yè)務(wù)表單化，表單流程化。將合同詢價、合同簽訂、采購入庫、現(xiàn)金付款、報關(guān)出口、商品驗收、出口收款等流程，按照特點進(jìn)行分類，匯總相關(guān)表單，實現(xiàn)信息自動采集、共享、實時控制與輸出。將公司的內(nèi)控管理嵌入到ERP執(zhí)行的過程中，將業(yè)務(wù)運行的審批流固化，將信息流分類匯總。同時，規(guī)范不相容崗位的分離，比如詢價與合同簽訂、單據(jù)管理與物流管理等崗位。

（3）利用內(nèi)外信息，融通始于共享

建立數(shù)據(jù)共享平臺，將業(yè)務(wù)部的合同數(shù)據(jù)、采購數(shù)據(jù)、報關(guān)數(shù)據(jù)、付款申請、發(fā)票信息共享到數(shù)據(jù)平臺，將財務(wù)部的來款信息、付款信息也共享到數(shù)據(jù)平臺，在平臺內(nèi)進(jìn)行數(shù)據(jù)比對驗證，然后將對方的工作進(jìn)展回錄入相關(guān)流程中。

要做好一體化，就要做好信息化建設(shè)，做好內(nèi)外部資源的整合和流程再造。對內(nèi)做好ERP軟件的設(shè)計和執(zhí)行，對外充分利用XBRL語言做好各類報告間的數(shù)據(jù)映射。出口業(yè)務(wù)由于涉外及風(fēng)險大的特征，稅務(wù)局、海關(guān)、外管局的管理手段都強(qiáng)于對國內(nèi)貿(mào)易的管理，安泰國際利用政府管理監(jiān)督的數(shù)據(jù)開放平臺，通過接口，抓取政府部門的權(quán)威數(shù)據(jù)，完成對業(yè)務(wù)的實時監(jiān)控與反饋。

（4）設(shè)立業(yè)務(wù)財務(wù)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)管理

財務(wù)會計從核算型財務(wù)向業(yè)務(wù)型財務(wù)轉(zhuǎn)變，業(yè)務(wù)財務(wù)滲透在業(yè)務(wù)的各個層面，為經(jīng)營提供專業(yè)支持，真正成為業(yè)務(wù)的伙伴，分析經(jīng)濟(jì)運行，進(jìn)行內(nèi)控執(zhí)行和評價。

核算會計更多的強(qiáng)調(diào)專業(yè)技術(shù)性而不是管理信息決策的支持，而業(yè)務(wù)會計則更加重視與業(yè)務(wù)的溝通交流和報表背后數(shù)據(jù)信息的有用性。會計人員不但加強(qiáng)協(xié)同協(xié)作，而且向業(yè)務(wù)管理范疇延伸。將財務(wù)的重點工作從交易處理向管理控制、決策支持推進(jìn)。

合同執(zhí)行過程中，采購合同需要加蓋單位公章，銷售報關(guān)需要公司出具報關(guān)委托書或者使用公司口岸IC卡。業(yè)務(wù)會計在此時的審核重點是：

①主要審核原始訂單以及合同錄入的完整性和正確性，特別關(guān)注生產(chǎn)周期和賬期。

②在合同審核的過程中一定要關(guān)注客戶的要求，尤其是客戶所需要的型號、交貨期、運輸方式等，并與相應(yīng)的采購合同匹配，在采購合同中同樣表明以上信息，以免出口后由于質(zhì)量問題產(chǎn)生糾紛。

③關(guān)注出口貨物的貨運、報關(guān)、投保手續(xù)。

（5）建立單項臺賬，實現(xiàn)合同追蹤

根據(jù)出口退稅單單一致的要求，出口企業(yè)務(wù)必建立發(fā)貨、報關(guān)、收款一一對應(yīng)的臺賬管理模式。單項業(yè)務(wù)臺賬包括單項業(yè)務(wù)資金臺賬、單項業(yè)務(wù)購銷臺賬、單項業(yè)務(wù)損益臺賬。根據(jù)單項業(yè)務(wù)臺賬可以根據(jù)合同查看發(fā)貨情況，可以根據(jù)合同賬期和發(fā)貨日期統(tǒng)計應(yīng)收賬款賬齡和逾期情況。同時，還能查詢到退稅是否收到、貨款是否支付、發(fā)票是否開具等信息。

3.安泰國際業(yè)財一體化的實施效果和評價

安泰國際推行業(yè)財融合以來，取得了較好的成效，第一解決了財務(wù)業(yè)務(wù)信息相互獨立的問題，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)庫內(nèi)數(shù)據(jù)的共享；第二財務(wù)工作前置，加強(qiáng)了對物流、資金流、合同流的控制；第三將管理會計融合到企業(yè)的經(jīng)營活動，提高了管理會計信息的決策支持有用性。

安泰國際一體化實施的不足就是信息交互平臺的工作量過于繁重，物流部門、購銷部門、財務(wù)部門傳遞的信息需要在這里進(jìn)行核對，由于信息量過大，有問題的數(shù)據(jù)有可能會淹沒在眾多正常的數(shù)據(jù)中間，為發(fā)現(xiàn)問題造成了障礙。

三、完善外貿(mào)出口企業(yè)業(yè)財一體化的關(guān)鍵控制點

1.抓住購銷始末，將業(yè)務(wù)會計嵌入合同執(zhí)行中

出口操作是一個集成化的流程，應(yīng)對采購、銷售、庫存、生產(chǎn)、應(yīng)收等環(huán)節(jié)進(jìn)行集中化管理。公司對業(yè)務(wù)管理的突破口就是對采購合同和銷售合同的管理。采購和銷售合同需要加蓋公司印章，而報關(guān)環(huán)節(jié)需要使用公司的報關(guān)委托書和電子口岸IC卡?？刂坪昧艘陨蠈ν廨敵龅年P(guān)鍵點，就能保證在采購銷售出口之前已經(jīng)完成了內(nèi)部的審批和數(shù)據(jù)的比對，業(yè)務(wù)會計此時應(yīng)核對資金流、物流、信息流、發(fā)票流的一致和合規(guī)，為以后物流和應(yīng)收的追蹤和管理奠定了基礎(chǔ)。

2.關(guān)注電子口岸及訂艙租船信息，與供應(yīng)商系統(tǒng)接口，完成出入庫和物流信息匹配

貨物出口報關(guān)后及時從電子口岸下載出口信息，并與集團(tuán)內(nèi)的兄弟單位做好業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對接，將相關(guān)信息導(dǎo)入系統(tǒng)中，與采購合同和銷售合同進(jìn)行匹配。電子口岸信息是海關(guān)核對后的信息，供應(yīng)商出口信息是第三方信息，核對后數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時性都比較高，出現(xiàn)問題，比如延遲發(fā)貨等都能及時發(fā)現(xiàn)。根據(jù)船公司的提單，關(guān)注收發(fā)貨人、商品數(shù)量、種類、價格等要素，與購銷合同核對，完成對業(yè)務(wù)正確性和真實性的核對。

做好訂單的跟進(jìn)，完成客戶和供應(yīng)商的有效銜接。同時，新產(chǎn)品還應(yīng)關(guān)注抽樣結(jié)果和整改意見，批量生產(chǎn)的產(chǎn)品也應(yīng)注意監(jiān)測結(jié)果，尤其是對于精密零件，加強(qiáng)質(zhì)量的監(jiān)督管控，避免出口后的損失。

3.做好自檢，對可能發(fā)生的退貨或者回款問題及時進(jìn)行反饋和調(diào)整

外貿(mào)企業(yè)不僅要做到采購和銷售的單單一致，還要對商品進(jìn)行抽查自檢，這樣可以發(fā)現(xiàn)問題，避免客戶驗貨不合格和海關(guān)查驗的風(fēng)險。而且，如果不自檢，那么如果不良供應(yīng)商裝貨是一種東西，報關(guān)時另一個東西，外貿(mào)企業(yè)就發(fā)現(xiàn)不了，最后就外貿(mào)企業(yè)就容易被海關(guān)處罰甚至還要被定性為走私。自檢的過程也要固化到流程中，對于新業(yè)務(wù)、批量大的業(yè)務(wù)，應(yīng)加強(qiáng)抽查比例。

4.對應(yīng)收賬款按照合同進(jìn)行統(tǒng)計和關(guān)注

根據(jù)合同，有的銷售是給予賬期的，有的是要收預(yù)付款的，根據(jù)合同出具應(yīng)收款分析表，做好資金的管理和預(yù)警的工作。應(yīng)收賬款不僅按照賬齡進(jìn)行分析，還按照合同應(yīng)收款的進(jìn)度表進(jìn)行分析。對于發(fā)貨后1個月的貨物，應(yīng)向客戶催要驗收入庫單，以便后續(xù)辦理出口退稅或者合同賬期催要收款。

5.建立信用評價機(jī)制

建立供應(yīng)商和客戶的信用評價體系，對于多次出現(xiàn)質(zhì)量問題的供應(yīng)商以及未按照合同回款的客戶降低信用評級。供應(yīng)商評價方面可以制定供應(yīng)商評價制度，對于存在質(zhì)量問題的供應(yīng)商應(yīng)及時從名錄中摘除?？蛻粼u價方面可以建立出口賒銷查詢庫，根據(jù)合同，將合同應(yīng)收款和實際收款進(jìn)行比對和追蹤，對未足額收款和未按期收款的合同進(jìn)行定期排查，這樣財務(wù)人員就可以協(xié)助業(yè)務(wù)人員選擇最佳供應(yīng)商，在后續(xù)業(yè)務(wù)中優(yōu)先選擇評級高的企業(yè)。

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