周懿君

摘 要：隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷的發(fā)展，社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)都積極與國(guó)際接軌。作為人力資源重要組成部分的人事檔案管理來(lái)說(shuō)，正經(jīng)受著一次嚴(yán)厲的考驗(yàn)和一場(chǎng)難得的發(fā)展機(jī)遇，也面臨著許多新問(wèn)題新情況。如何適應(yīng)新形勢(shì)下檔案工作需要，怎樣做好以人事檔案代理為中心的新型管理模式是每個(gè)檔案工作者亟待研究和解決的新課題。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；常見問(wèn)題；解決策略

1當(dāng)前人事檔案管理常見的問(wèn)題

1.1檔案管理功能低下，不能適應(yīng)形勢(shì)變化要求

當(dāng)前，我國(guó)人事制度改革已進(jìn)入白熱化階段，用人制度已逐步走向開放，由過(guò)去的單一行業(yè)所有向市場(chǎng)化過(guò)渡，促進(jìn)人才市場(chǎng)供需主體到位，推動(dòng)了人才合理化流動(dòng)，并進(jìn)一步消除人才流動(dòng)中的城鄉(xiāng)區(qū)域部門行業(yè)身份和所有制限制，疏通各類人才之間的流動(dòng)渠道，推動(dòng)人才市場(chǎng)與其他要素市場(chǎng)相貫通，加快建設(shè)統(tǒng)一人才市場(chǎng)而在流動(dòng)過(guò)程中，最突出的主要問(wèn)題就是人事檔案管理。傳統(tǒng)的人事檔案管理是針對(duì)固定單位的人員進(jìn)行管理，僅僅局限在單位不變的情況下管理。隨著人才市場(chǎng)不斷擴(kuò)大，以人事代理為核心的人事人才社會(huì)化服務(wù)領(lǐng)域逐步延伸，功能進(jìn)一步完善，傳統(tǒng)人事檔案管理越來(lái)越不能適應(yīng)形勢(shì)所發(fā)展的需要，致使管理功能低下，如果不能適時(shí)改變管理方式，就不能在未來(lái)競(jìng)爭(zhēng)中占有優(yōu)勢(shì)，也就不能有所作為，更不能為經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展服務(wù)。

1.2企業(yè)人事檔案管理制度不完善，社會(huì)檔案意識(shí)薄弱

（1）缺乏對(duì)人事檔案管理制度的重視。有些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)人事檔案的重視停留在口頭上，甚至片面的認(rèn)為企業(yè)與員工是一種雇傭關(guān)系，沒(méi)必要把太多精力用在人事檔案管理上，說(shuō)起來(lái)重要，忙起來(lái)忘掉，人事檔案的管理工作沒(méi)有得到有力的支持。長(zhǎng)此以往，這種現(xiàn)象不斷自我強(qiáng)化，導(dǎo)致了企業(yè)人事檔案管理制度不健全，缺乏科學(xué)性和先進(jìn)性。

（2）缺少有效的檢查、監(jiān)督機(jī)制。許多單位的人事檔案長(zhǎng)期處于凌亂無(wú)人問(wèn)津的狀態(tài)，發(fā)揮不了應(yīng)有的作用。由于沒(méi)有定期檢查，使人事檔案管理有空可鉆，新增加材料的連續(xù)性出現(xiàn)斷裂現(xiàn)象；部分人員檔案材料遺失；一些單位趁人員調(diào)動(dòng)、單位合并之機(jī)把未整理的人事檔案材料順?biāo)浦垡平怀鋈?，推卸?zé)任，這給職工本人及新單位日后的工作添增了許多麻煩。

（3）檔案轉(zhuǎn)遞制度不健全。一是有的企業(yè)檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí)，操作程序不規(guī)范。例如，有的員工早已調(diào)離本單位，但其人事檔案還未按規(guī)定轉(zhuǎn)遞到新單位。二是有的企業(yè)違反規(guī)定，把人事檔案當(dāng)作普通郵件寄送，不做機(jī)要轉(zhuǎn)遞，不填寫轉(zhuǎn)遞單，不經(jīng)密封鈐印，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失檔案的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

2 針對(duì)人事檔案管理問(wèn)題應(yīng)采取的措施

2.1增強(qiáng)對(duì)人事檔案管理目的和意義的認(rèn)識(shí)，完善人事檔案管理制度

人事檔案管理工作是促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配置和合理使用、保證人才隊(duì)伍素質(zhì)的重要措施，是全面考察了解、正確評(píng)價(jià)和使用人才的重要依據(jù)。所以，在人事檔案管理中，對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度必須要進(jìn)行改革，及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案管理更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時(shí)、完整；在檔案的鑒別上必須嚴(yán)格審查，遵循。去偽存真，把好檔案材料質(zhì)量關(guān)；檔案的整理要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)；檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，注意檔案安全；檔案的更新應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，尤其應(yīng)注意對(duì)檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)、主動(dòng)的補(bǔ)充收集；檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程中一定要認(rèn)真履行職責(zé)，堅(jiān)持原則，按程序辦理。只有維護(hù)了企業(yè)人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性、有效性，才能更好的促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配置和合理使用，為企業(yè)人力資源建設(shè)提供更好的服務(wù)。

2.2借助現(xiàn)代信息技術(shù)，加快企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程

計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，已經(jīng)對(duì)人事檔案管理工作產(chǎn)生了劃時(shí)代的巨大影響，我們要借助現(xiàn)代信息技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，對(duì)檔案管理中不適應(yīng)的一些方法和手段進(jìn)行改革。隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大和經(jīng)濟(jì)實(shí)體增加，人事制度改革和人員模式改變，給企業(yè)帶來(lái)了人事眾多，管理多元化的特點(diǎn)，也給人事檔案的管理模式提出了新的要求。因此企業(yè)人事檔案管理應(yīng)該以充分開發(fā)和利用人力資源信息為基礎(chǔ)，轉(zhuǎn)化企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。通過(guò)對(duì)檔案深層次開發(fā)，提高檔案的使用價(jià)值，如人才信息軟件的開發(fā)，人事信息的共享都能為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供必要的服務(wù)。

2.3加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，努力提高人事檔案適應(yīng)新形勢(shì)變化要求

人才市場(chǎng)是重要的要素市場(chǎng)，在人才資源配置中起著基礎(chǔ)性作用，人事檔案以明顯的社會(huì)效益和逐步增加的經(jīng)濟(jì)效益顯示出產(chǎn)業(yè)化的發(fā)展勢(shì)頭，顯得尤為重要和迫切。因此，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要從對(duì)事業(yè)負(fù)責(zé)的高度充分認(rèn)識(shí)人事檔案管理的必要性，要從組織上制度上給予保證，促進(jìn)人事檔案沿著正確的健康的方向發(fā)展。與此同時(shí)，要成立由單位一把手任組長(zhǎng)，分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)為副組長(zhǎng)，有關(guān)人員為成員的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，切實(shí)將檔案工作納入單位領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，列入長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和年度計(jì)劃，確保檔案工作有人管有人干，力促檔案工作再上新臺(tái)階。

2.4強(qiáng)化措施，不斷開拓人事檔案收集工作新局面

人事檔案收集是一項(xiàng)點(diǎn)多面廣線長(zhǎng)且細(xì)之又細(xì)的工作，其開展好壞直接影響到人事檔案的利用，影響人才的脫穎而出，影響領(lǐng)導(dǎo)決策層的正確領(lǐng)導(dǎo)。因此，做好人事檔案收集工作至關(guān)重要，主要做好以下幾方面收集工作，首先積極與人事部門協(xié)調(diào)，搞好人事檔案的復(fù)制工作，因人才流動(dòng)大，部分是通過(guò)人事部門的人才流動(dòng)中心，人事檔案代理正成為一項(xiàng)新時(shí)期檔案工作的亮點(diǎn)和熱點(diǎn)接收單位基本上沒(méi)有全面的個(gè)人檔案信息，使用人單位不能及時(shí)了解人才的詳細(xì)情況，不能及時(shí)做出科學(xué)合理的決策，所以用人單位檔案管理人員要不失時(shí)機(jī)地與人事部門協(xié)調(diào)，爭(zhēng)取他們的支持，將代理的個(gè)人檔案進(jìn)行復(fù)制或借閱，為用人單位提供詳實(shí)可靠的理論依據(jù)，其次采取走出去的辦法，進(jìn)一步豐富個(gè)人檔案內(nèi)容，針對(duì)有些個(gè)人檔案扣留在原有單位情況，作為用人單位檔案管理人員要采取切實(shí)可行的有效手段，及時(shí)與該單位磋商，努力做好思想工作，盡量將原有檔案齊全完整地辦好交接，再次詳細(xì)全面查漏補(bǔ)缺，進(jìn)一步完善人事檔案內(nèi)容，由于人才市場(chǎng)服務(wù)功能進(jìn)一步加強(qiáng)，人才流動(dòng)空前高漲，人事檔案情況也不盡相同。針對(duì)有些人才在脫離原單位時(shí)，對(duì)所帶檔案材料不齊全，不完整，作為檔案管理人員來(lái)說(shuō)要耐心細(xì)致地認(rèn)真查看每個(gè)檔案材料，對(duì)于沒(méi)有檔案或檔案不連續(xù)的人員，要在詢問(wèn)他本人的基礎(chǔ)上想方設(shè)法到原單位進(jìn)行查找并補(bǔ)齊所要檔案材料，確保檔案資料齊全完整。

3結(jié)語(yǔ)

綜上所述，我們要不斷創(chuàng)新企業(yè)人事檔案管理工作的新思路，積極解決管理現(xiàn)狀中存在的問(wèn)題，用各種先進(jìn)的技術(shù)手段更好的利用檔案資源，發(fā)揮人事檔案的實(shí)際效能，提升企業(yè)人事檔案的使用價(jià)值。

（作者單位：黔東南州煙草公司）