周瑩瑩

摘要：本文對(duì)高校學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)的隸屬部門、建制和人員配置情況進(jìn)行調(diào)查分析，針對(duì)其存在的問題，提出高校要明確學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)的隸屬關(guān)系、合理設(shè)置高校學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)的建制、配備專職的學(xué)生檔案管理人員等措施。

關(guān)鍵詞：學(xué)生檔案檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置

學(xué)生檔案是在學(xué)生管理活動(dòng)中形成的反映學(xué)生個(gè)人經(jīng)歷、德才能績(jī)、學(xué)習(xí)和工作表現(xiàn)的重要記錄，是學(xué)生就業(yè)、升學(xué)、出國的重要依據(jù)。高校學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置直接關(guān)系到學(xué)生檔案管理質(zhì)量的優(yōu)劣，體現(xiàn)了高校對(duì)學(xué)生檔案管理水平的高低?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》對(duì)高校檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置及其管理人員作出明確規(guī)定，但對(duì)學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置并未統(tǒng)一規(guī)定。基于此，筆者在針對(duì)高校學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置、人員定編等進(jìn)行調(diào)研的基礎(chǔ)上，展開問題與對(duì)策研究，以促進(jìn)學(xué)生檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化。

一、高校學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)的調(diào)查方案設(shè)計(jì)

自2017年1月5日至1月20日，主要采用電話調(diào)查并輔之實(shí)地考察的方式，對(duì)江蘇省50所本科院校學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置情況進(jìn)行調(diào)研，調(diào)查內(nèi)容涵蓋學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)隸屬部門、管理機(jī)構(gòu)的建制和管理人員的數(shù)量三個(gè)方面。目前江蘇省共有52所本科院校，其中部屬院校10所，省屬院校31所，市屬院校5所，民辦院校4所，中外合作辦學(xué)2所。為保證調(diào)查結(jié)果的科學(xué)性，調(diào)研范圍包括了?？?、本科、研究生各層次學(xué)歷學(xué)生的檔案管理情況。需要說明的是，本次調(diào)查中，由于南京特殊教育師范學(xué)院和昆山杜克大學(xué)成立時(shí)間較短，故未納入本次調(diào)研。

二、高校學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置現(xiàn)狀及問題分析

（一）職能部門管理高校學(xué)生檔案占比六成

1.由職能部門（檔案部門、學(xué)生部門、教學(xué)部門）管理學(xué)生檔案的高校數(shù)量較多、占比較高，共有30所，占總數(shù)的60%。在各職能部門中，隸屬于學(xué)生部門的數(shù)量最多，共有22所。隸屬于檔案部門的僅7所，分別為東南大學(xué)、南京農(nóng)業(yè)大學(xué)、南京工業(yè)大學(xué)、南京師范大學(xué)、江南大學(xué)、鹽城師范學(xué)院和三江學(xué)院。隸屬于教學(xué)部門的僅常州工學(xué)院1所。

2.由學(xué)院（系）管理學(xué)生檔案的高校有11所，占總數(shù)的22%。分別為南京大學(xué)、河海大學(xué)、中國礦業(yè)大學(xué)、中國藥科大學(xué)、南京財(cái)經(jīng)大學(xué)、南京信息工程大學(xué)、江蘇師范大學(xué)、南通大學(xué)、常州大學(xué)、南京工程學(xué)院、泰州學(xué)院。

3.由職能部門和學(xué)院共管的高校（學(xué)生檔案平時(shí)由學(xué)院管理，畢業(yè)由學(xué)生工作處或招生就業(yè)處負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)寄的）有9所，占總數(shù)的18%。如由學(xué)生工作處負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)寄畢業(yè)生檔案的南京航空航天大學(xué)，由招生就業(yè)處負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)寄畢業(yè)生檔案的蘇州大學(xué)、揚(yáng)州大學(xué)、江蘇科技大學(xué)、徐州工程學(xué)院、南京曉莊學(xué)院、蘇州科技大學(xué)、常熟理工學(xué)院、南通理工學(xué)院8所高校。

（二）高校學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)的建制受限

江蘇省50所本科院校中，無任何職務(wù)級(jí)別的學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)有39所高校，占總數(shù)的78%。正科級(jí)建制的有6所高校，分別為東南大學(xué)、江南大學(xué)、南京工業(yè)大學(xué)、南京農(nóng)業(yè)大學(xué)、南京師范大學(xué)和南京理工大學(xué)，占總數(shù)的12%。副科級(jí)建制的有5所，分別為南京林業(yè)大學(xué)、南京郵電大學(xué)、江蘇大學(xué)、徐州醫(yī)科大學(xué)和蘇州科技大學(xué)，占總數(shù)的10%。

（三）高校學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)人員配置不均衡

在江蘇省高校學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)中，無專職檔案管理人員的有20所高校，占總數(shù)的40%。配置1人的有16所高校，占總數(shù)的32%。配置2人的有8所高校，占總量的16%。配置3人的有4所高校，分別是南京農(nóng)業(yè)大學(xué)、南京工業(yè)大學(xué)、江蘇大學(xué)和南京理工大學(xué)，僅占總數(shù)的8%；人員配置最多的是4人，有2所高校，分別是東南大學(xué)和南京師范大學(xué)，僅占總數(shù)的4%。

三、高校學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置的建議

（一）明確高校學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)的隸屬關(guān)系

由調(diào)查可知，上述幾種學(xué)生檔案管理的方式存在各自缺陷。隸屬二級(jí)學(xué)院管理的學(xué)生檔案，由于人員變動(dòng)頻繁，畢業(yè)生查詢檔案去向是最大問題；隸屬非檔案部門、由其他職能部門（教務(wù)處、學(xué)生處等）管理的學(xué)生檔案，主要是兼職人員負(fù)責(zé)管理，檔案業(yè)務(wù)技能缺乏，管理不夠規(guī)范，材料歸檔不全；隸屬二級(jí)學(xué)院和檔案部門共管的學(xué)生檔案，雙方責(zé)任界定不清，容易出現(xiàn)責(zé)任推諉的問題。綜上可見，筆者認(rèn)為較為理想的學(xué)生檔案管理方式應(yīng)由高校檔案部門統(tǒng)一管理。理由有二：一是中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳在《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》中提出：“堅(jiān)持并不斷完善黨委和政府領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門歸口負(fù)責(zé)、各方面共同參與的檔案工作體制，確保分工明確、各司其職、密切配合、形成合力，促進(jìn)檔案事業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展”，并進(jìn)一步要求，“有條件的地方要對(duì)機(jī)關(guān)檔案機(jī)構(gòu)和人員進(jìn)行有效整合，進(jìn)一步降低行政成本，提高工作效能?！盵1]二是全國幾乎所有高校都成立了檔案館或綜合檔案室等檔案機(jī)構(gòu)保管檔案并提供利用。高校檔案館（室）作為學(xué)校檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，具備符合要求的檔案庫房和管理設(shè)施。

對(duì)于無法實(shí)現(xiàn)檔案部門統(tǒng)一管理，由非檔案部門管理的高校，應(yīng)將學(xué)生檔案管理職責(zé)納入相關(guān)部門、二級(jí)學(xué)院檔案工作計(jì)劃，納入檔案人員的績(jī)效考核，強(qiáng)化相關(guān)人員的檔案責(zé)任意識(shí)。同時(shí)，高校檔案部門應(yīng)加強(qiáng)學(xué)生檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，及時(shí)向相關(guān)部門、二級(jí)學(xué)院傳達(dá)學(xué)生檔案工作的方針政策，并加強(qiáng)學(xué)生檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，推動(dòng)學(xué)生檔案管理走向規(guī)范化。

（二）合理設(shè)置高校學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)的建制

調(diào)查顯示，非檔案部門管理的學(xué)生檔案管理人員，因受限于機(jī)構(gòu)建制，在職務(wù)晉升、職稱評(píng)聘上受阻較大。在調(diào)查的50所本科院校中，檔案管理人員為副處級(jí)及其以上職務(wù)的，極少數(shù)享受正科或副科的待遇；教務(wù)處、學(xué)生處等職能機(jī)構(gòu)的學(xué)生檔案管理人員，屬行政管理人員，不能評(píng)聘職稱；隸屬二級(jí)學(xué)院管理學(xué)生檔案的人員，絕大部分是輔導(dǎo)員或秘書兼任，人員變動(dòng)頻繁，如崗位調(diào)整、職務(wù)晉升后不再兼管學(xué)生檔案；即使崗位無變動(dòng)，由于職務(wù)晉升、職稱評(píng)審受限，管理學(xué)生檔案的積極性不高。據(jù)此，筆者建議由高校檔案部門統(tǒng)一管理學(xué)生檔案，并設(shè)立學(xué)生檔案管理科，與綜合檔案管理科、檔案利用科、檔案編研科等科室同為科級(jí)建制。2008年教育部和國家檔案局聯(lián)合頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》第十二條規(guī)定“高校檔案機(jī)構(gòu)中的專職檔案工作人員，實(shí)行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或者職員職級(jí)制，享受學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員同等待遇。”[2]高校應(yīng)制定政策，為學(xué)生管理人員在職務(wù)晉升、職稱評(píng)聘上提供晉升空間，保障他們“能享有同其他行業(yè)檔案工作人員一樣的權(quán)利、義務(wù)和待遇”[3]；為學(xué)生檔案管理人員提供相應(yīng)的培訓(xùn)，調(diào)動(dòng)學(xué)生檔案管理人員工作積極性，全面促進(jìn)高校學(xué)生檔案管理水平的提升。

（三）配備專職的學(xué)生檔案管理人員

1999年9月27日，由中央機(jī)構(gòu)編制委員會(huì)辦公室、教育部、財(cái)政部共同頒布的《普通高等學(xué)校編制管理規(guī)程（草案）》，明確檔案人員為“教學(xué)輔助人員”，規(guī)定“學(xué)校教學(xué)科研人員和教育教學(xué)輔助人員應(yīng)占學(xué)校人員總數(shù)的80%以上”。其中并未規(guī)定檔案人員所占具體比例，但可為高校檔案部門提供“設(shè)崗定編的基本依據(jù)”。[4]與此相聯(lián)系，《高等學(xué)校檔案管理辦法》第十條規(guī)定：“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)為高校檔案機(jī)構(gòu)配備專職檔案工作人員。高校專職檔案工作人員列入學(xué)校事業(yè)編制，其編制人數(shù)由學(xué)校根據(jù)本校檔案機(jī)構(gòu)的檔案數(shù)量和工作任務(wù)確定”。[5]該辦法為高校學(xué)生檔案管理人員定編提供了主要依據(jù)。為此，筆者建議應(yīng)按學(xué)生數(shù)量比配備專職的學(xué)生檔案管理人員，并構(gòu)建學(xué)生檔案工作網(wǎng)絡(luò)。該網(wǎng)絡(luò)不屬于常設(shè)性機(jī)構(gòu)，可由相關(guān)部門、二級(jí)學(xué)院分管學(xué)生工作的負(fù)責(zé)人和兼職檔案員（一般為輔導(dǎo)員、班主任和教務(wù)秘書）組成。學(xué)生檔案工作網(wǎng)絡(luò)是為彌補(bǔ)學(xué)生檔案工作人員不足而設(shè)置的，其主要職責(zé)是根據(jù)學(xué)生檔案的歸檔范圍，協(xié)助檔案館（室）做好學(xué)生檔案的收集工作并及時(shí)移交，配合檔案館（室）做好畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞后的去向查詢工作。

*本文為2014年度江蘇省檔案局科技項(xiàng)目“就業(yè)視角下高校學(xué)生檔案服務(wù)體系建設(shè)研究”（項(xiàng)目編號(hào)：2014-12）；2013年江蘇省高校檔案研究會(huì)科研課題“加強(qiáng)高校學(xué)生檔案服務(wù)功能的研究”（項(xiàng)目編號(hào)：JS？ GDF2013-21）的階段性研究成果。

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1]中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳.關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見[J].中國檔案，2014（5）：12-14.

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[3]徐莉，安靜.高校人事檔案應(yīng)納入檔案綜合管理機(jī)制[J].蘭臺(tái)世界，2006（16）：33-34.

[4]陳永生.論高校檔案機(jī)構(gòu)人員編制依據(jù)[J].城建檔案，2016（2）：81-82.

作者單位：鹽城師范學(xué)院檔案館