路曉艷

摘要：醫(yī)院檔案大多還在進(jìn)行手工管理，與現(xiàn)在醫(yī)院的發(fā)展和管理相差甚遠(yuǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化是提高檔案管理水平的重要途徑，加大財(cái)力投入，提高檔案人員的素質(zhì)是關(guān)鍵

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案；數(shù)字化

隨著科學(xué)技術(shù)與信息技術(shù)迅速的發(fā)展，檔案數(shù)字化是在必行，在醫(yī)院檔案的管理中，電子文件成為醫(yī)院信息化的重要的內(nèi)容。但是當(dāng)前的檔案的電子化中，仍然存在一些問(wèn)題，不能夠滿足人們的使用需要，檔案管理水平與人們的使用需求之間的矛盾日益凸顯出來(lái)，檔案數(shù)字化時(shí)不我待。。

一、醫(yī)院檔案數(shù)字化的現(xiàn)狀

1.領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠。大部分的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視程度不夠，認(rèn)識(shí)不足，檔案還停留在紙質(zhì)保管的水平上，對(duì)于電子檔案管理僅僅是停留在應(yīng)付上級(jí)檢查層面上，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案電子管理在醫(yī)院管理、醫(yī)院運(yùn)作、病患關(guān)系中的重要作用，在電子檔案管理上的資金投入、人員配備、基礎(chǔ)設(shè)施上都嚴(yán)重不足。

2.檔案管理滯后。在當(dāng)前的檔案的管理中，往往是將檔案分門(mén)別類的整理，然后裝訂成一個(gè)個(gè)小冊(cè)子，在需要檔案的時(shí)候，要查詢到相關(guān)的檔案資料，翻閱卷宗目錄，然后翻閱每個(gè)柜子查找，非常的繁瑣與費(fèi)力，特別是有的人還需要復(fù)印，這個(gè)時(shí)候就要將裝訂線去掉，再一頁(yè)頁(yè)的抽出來(lái)，打印之后還要再一次的裝訂回去，這樣一次次的折騰下去，檔案難免會(huì)出現(xiàn)丟失損壞的現(xiàn)象，影響檔案的美觀、整潔，當(dāng)形成電子文件管理的時(shí)候，在人們需要的時(shí)候，就可以直接去網(wǎng)站上下載下來(lái)，省時(shí)省力，方便快捷。

3.檔案管理水平與新的形勢(shì)不相適應(yīng)。比較突出與關(guān)鍵的問(wèn)題就是管理人員的素質(zhì)有待提升，檔案管理相關(guān)人員都是一些年級(jí)比較大的工作人員，在技能上與新的時(shí)代要求不相適應(yīng)，有的甚至不能夠有效的操作計(jì)算機(jī)，這些人員知識(shí)老化、基本素質(zhì)不夠，在電子文件歸檔的時(shí)候感覺(jué)力不從心，不知道如何進(jìn)行科學(xué)合理的分類、分析、加工、組織、排列，嚴(yán)重影響了檔案信息的電子化的建設(shè)，使檔案的質(zhì)量逐漸的下降，影響的工作效率的提升。

二、檔案的電子文件歸檔的重要意義

根據(jù)醫(yī)院的職能檔案一般分為業(yè)務(wù)類、行政類與黨群類，這些檔案里面有著大量的信息值得研究，通過(guò)這些檔案我們可以查詢到很多信息，可以為醫(yī)院日常的管理活動(dòng)中存在的問(wèn)題提供一定的依據(jù)。但是檔案的內(nèi)容量非常大， 系統(tǒng)性相對(duì)來(lái)說(shuō)也比較繁雜，因此依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理、人工管理比較費(fèi)時(shí)費(fèi)力。因此，必須轉(zhuǎn)變管理方式，形成電子化管理，這樣才可以迅速的查找到相關(guān)的信息，解決相關(guān)的問(wèn)題，制定方案等等，醫(yī)院文書(shū)檔案電子化管理對(duì)于醫(yī)院的運(yùn)作、發(fā)展，解決醫(yī)患關(guān)系中的一些問(wèn)題具有非常重要的意義。

三、醫(yī)院文書(shū)檔案的電子化管理的實(shí)現(xiàn)途徑

1.提高認(rèn)識(shí)。在檔案的管理中，需要加強(qiáng)現(xiàn)代化的管理意識(shí)，要與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓創(chuàng)新，隨著信息技術(shù)與科技技術(shù)的發(fā)展而不斷地變化發(fā)展。醫(yī)院要對(duì)檔案的電子化管理給與高度的重視，加強(qiáng)對(duì)檔案的利用，提高管理水平，從領(lǐng)導(dǎo)層面上樹(shù)立比較明確的目標(biāo)，在思想上、行動(dòng)上、基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)上以及管理制度的建設(shè)上，都要為實(shí)現(xiàn)電子檔案的管理水平提供支持，適應(yīng)檔案電子化管理水平新的需求。

2.對(duì)檔案實(shí)施現(xiàn)代化的管理。采取一些有效措施著力提高檔案的管理水平和檔案利用效果，為當(dāng)前的工作提供一些幫助，這才是醫(yī)院檔案管理的重要的內(nèi)容。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公的信息化、自動(dòng)化、科技化已經(jīng)是必然的趨勢(shì)，辦公正在向無(wú)紙化發(fā)展，這樣可以節(jié)省紙張資源，減少在各種各樣的文件發(fā)放的過(guò)程中物質(zhì)的消耗與資源的浪費(fèi)，有利于保護(hù)生態(tài)環(huán)境，在電子文化管理中，在網(wǎng)上建立信息庫(kù)，有利于實(shí)現(xiàn)信息的與資源的共享，促進(jìn)檔案逐漸的信息化與電子化，有利于實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。因此，在醫(yī)院檔案的管理中，必須實(shí)施現(xiàn)代化的管理，在傳統(tǒng)的管理模式中注入現(xiàn)代化的管理因素，逐漸提高檔案的管理水平。

3.建立電子檔案的管理制度。在檔案的管理中，建立電子檔案制度有利于促進(jìn)其管理的科學(xué)化與合理化，這些規(guī)章制度的建立必須與醫(yī)院的實(shí)際情況結(jié)合起來(lái)，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際的工作需要，制度要簡(jiǎn)明、易于理解還要實(shí)用，具有可操作性，便于更好地發(fā)揮檔案電子文件的重要作用，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化，在執(zhí)行制度的時(shí)候要主要堅(jiān)持規(guī)范性、保密性，體現(xiàn)相關(guān)制度的權(quán)威性，提高管理制度的有效性。

4.加強(qiáng)檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)。電子文件的形成、處理都是在計(jì)算機(jī)軟件中形成的，需要管理人員的專業(yè)素質(zhì)以及操作計(jì)算機(jī)的技能，對(duì)于文件的整理、保管等等都能夠有效的操作。因此，要對(duì)管理人員進(jìn)行及時(shí)的培訓(xùn)，提升他們?cè)谛畔⒓夹g(shù)上的技能，重視這些工作人員外語(yǔ)水平的提升，使管理水平適應(yīng)新的形勢(shì)發(fā)展的需要。

總而言之，在信息技術(shù)逐漸發(fā)展的今天，辦公逐漸的走向無(wú)紙化，醫(yī)院檔案也要適應(yīng)新的發(fā)展趨勢(shì)，轉(zhuǎn)變管理理念，采取相關(guān)的管理措施，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，建立相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，建立公正的、透明的、人們滿意的醫(yī)院，滿足人們的服務(wù)需求，不斷提高檔案管理水平，提高醫(yī)院的服務(wù)水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]余立娟；淺談醫(yī)院檔案管理工作[A]；新時(shí)期檔案工作論文集[C]；2005年

[2]張莉；談如何做好醫(yī)院檔案工作[A]；齊魯檔案論壇——山東省檔案學(xué)會(huì)2009年學(xué)術(shù)年會(huì)會(huì)刊[C]；2009年

[3]吳善鋒；加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理 努力發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用[A]；齊魯檔案論壇——山東省檔案學(xué)會(huì)2009年學(xué)術(shù)年會(huì)會(huì)刊[C]；2009年

[4]謝素菊；拓展醫(yī)院檔案收集范圍 彰顯醫(yī)院檔案的重要性[A]；廣西檔案2010年第6期（總第102期）[C]；2010年