蔡欣

摘要：新時代檔案信息化，是指對檔案信息資源進(jìn)行分類、整理和保存，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行圖像處理，進(jìn)行數(shù)字化，建立數(shù)字檔案。檔案信息化的特點(diǎn)和作用，需加快制度、體制、管理模式、人員培訓(xùn)的建設(shè)。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；新時代

隨著以信息化和數(shù)字化等為特征的新時代的到來和普及，檔案信息化也成為時代形勢和社會發(fā)展的必然選擇。新時代檔案信息化，是指對檔案信息資源進(jìn)行分類、整理和保存，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行圖像處理，進(jìn)行數(shù)字化，建立數(shù)字檔案。

一、數(shù)字檔案的特點(diǎn)。

在信息時代下，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)檔案數(shù)字化，有利于更快的檢索檔案，提高檔案利用率，拉近不同利用者的距離。另外，通過檔案的數(shù)字化處理，也有利于防止部分篡改檔案的行為。檔案數(shù)字化使檔案在管理過程中更具有高效性和準(zhǔn)確性，更好的適合新時代中國特色發(fā)展的步伐。

二、信息時代完善檔案信息化的措施

1、加快檔案制度建設(shè)。

檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，是實現(xiàn)檔案管理的保證，建立健全檔案管理制度是做好檔案工作的基礎(chǔ)。制度本身就是一種規(guī)范，在一定程度上是規(guī)范管理的根本，同時也是對檔案管理信息化的基本要求。做好檔案管理工作，首先要加強(qiáng)制度建設(shè)，要根據(jù)檔案工作的實際，建立健全文件形成、收集、整理、運(yùn)轉(zhuǎn)、編目、立卷、檢索、安全保管、利用方式方法等一系列基礎(chǔ)性工作的各項規(guī)章制度，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范整理，做到有章可循、有據(jù)可依，嚴(yán)格執(zhí)行。同時，由于檔案管理方式的變革，檔案管理制度實踐中還需要逐步完善，根據(jù)實際作出相應(yīng)的調(diào)整，對不適應(yīng)發(fā)展的制度進(jìn)行修訂，對空白的地方要作出補(bǔ)充，這樣才能真正實現(xiàn)檔案管理各環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

2、完善檔案管理的體制。

由于信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作能夠和信息技術(shù)進(jìn)行更加有效的結(jié)合。但是就目前來說，在信息化的時代下，檔案信息管理體制在一定程度上還存在著管理力度不夠、檔案利用過程不便、檔案信息系統(tǒng)建設(shè)過程分散、軟硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)等問題。所以在管理體制上我們必須要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，那就是加強(qiáng)相關(guān)部門對信息自動化系統(tǒng)的統(tǒng)一規(guī)范管理，這不僅要求對技術(shù)操作進(jìn)行有效的規(guī)范，還要求對軟硬件設(shè)施的選擇進(jìn)行統(tǒng)一的界定。

3、實現(xiàn)檔案信息資源共享。

目前在信息化建設(shè)過程中，對軟件的使用比較混亂，而且硬件上的功能在一定程度上也沒有得到有效地發(fā)揮，這樣就會進(jìn)一步導(dǎo)致檔案信息資源不能充分共享，相關(guān)各個部門在檔案信息管理的過程中都是各自為營。所以，我們需要明確檔案管理過程中的內(nèi)容以及范圍、規(guī)范檔案管理過程中的各項工作、理順檔案管理過程中的各個環(huán)節(jié)、建立相對規(guī)范的系統(tǒng)工程，以保證檔案信息資源共享渠道的暢通。

4、加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。

檔案信息化目前還處在文件處理向信息化管理過渡的階段，要想讓這個過程更快、更規(guī)范，最重要的就是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不僅是檔案信息管理的核心，同時還是其重要的基礎(chǔ)。檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)需要長期的過程，在建設(shè)過程中我們應(yīng)該本著從低級到高級的原則，有效結(jié)合檔案管理工作和計算機(jī)技術(shù)，整合檔案綜合數(shù)據(jù)及檔案目錄庫，形成開發(fā)式網(wǎng)絡(luò)以及分布式的數(shù)據(jù)庫，不斷提高檔案信息化管理的工作效率。

5、提高檔案管理人員素質(zhì)。

隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案管理工作發(fā)生了顯著變化，這也就對從事檔案管理人員提出了更高、更新的要求，造就一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍，是強(qiáng)化檔案管理的關(guān)鍵。如何提高檔案從業(yè)人員素質(zhì)？一是要有專業(yè)素質(zhì)和能力，檔案人員應(yīng)具有較高相應(yīng)的專業(yè)知識，不僅掌握檔案理論知識（如歸檔程序、編目、檢索、利用等），還要熟悉與檔案工作相關(guān)的文化、理論與科學(xué)技術(shù)（如：文史知識、社會學(xué)、情報學(xué)、統(tǒng)計學(xué)等學(xué)科），不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，并對其相關(guān)知識進(jìn)行有效的的掌握，運(yùn)用現(xiàn)代化手段對檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。二是要有責(zé)任心和事業(yè)心，檔案管理人員一定要具備較強(qiáng)的責(zé)任心和事業(yè)心，對檔案管理工作能夠全身心地投入。三是要有政治素養(yǎng)和大局意識，檔案工作人員要樹立較強(qiáng)的大局意識，使檔案管理工作能夠滿足相關(guān)法律法規(guī)制度的要求，保證工作的過程中不會出現(xiàn)紕漏。

在信息技術(shù)逐漸發(fā)展的今天，辦公逐漸的走向無紙化，檔案也要適應(yīng)新的發(fā)展趨勢，轉(zhuǎn)變管理理念，采取相關(guān)的管理措施，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，建立相關(guān)的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案資源的共享，滿足人們的服務(wù)需求，不斷提高檔案管理水平，提高檔案人員的服務(wù)水平。

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